ما هو النموذج W-9؟

النتائج الرئيسية

• ما هو النموذج W-9 : يُستخدم النموذج W-9 لجمع المعلومات الضريبية الخاصة بالمقاول. فهو يتيح لك تقديم نماذج 1099 دقيقة وتجنب الاقتطاع الاحتياطي والعقوبات.

• كيفية مقارنة النموذج W-9 بالنماذج الأخرى: نموذج W-9 مخصص فقط لحفظ السجلات ويسري على المقاولين الأمريكيين. نموذج W-8 مخصص للمواطنين غير الأمريكيين. W-2 يستخدم الموظفون النماذج لإعداد ضرائبهم. 1099 النماذج مخصصة للإبلاغ عن أنواع الدخل المختلفة، مثل المدفوعات المتنوعة للمقاولين.

• أين تحصل على نموذج W-9:  يمكنك تنزيل نموذج W-9 على موقع مصلحة الضرائب الأمريكية أو إنشاء نموذج مع G-P Contractor™.

• مَن يُطلب منه ملء W-9: يجب على  الأفراد والشركات التي تعمل مع شركتك، مثل المقاولين والموردين المستقلين، ملء نموذج W-9.

إن تعيين مقاولين مستقلين يجعل من السهل توسيع نطاق أعمالك  أو تقليصها مع تغير احتياجاتك. على الرغم من أن  المقاولين ليسوا مدرجين في كشف رواتب شركتك، إلا أنك لا تزال بحاجة إلى  اتباع متطلبات  معينة للتعامل مع هذا النوع من العمال.

في الولايات المتحدة، يقوم الموظفون بدوام كامل بملء I-9 نموذج، بينما يقوم المقاولون المستقلون أو  1099 عامل بملء W-9 نموذج. تساعد هذه النماذج  على ضمان الامتثال الضريبي وتقليل مخاطر العقوبات على المعلومات غير الصحيحة أو المفقودة. 

 لنحلل  ما هو النموذج الضريبي W-9 ،  وما هي دواعي استعماله، وكيفية تعبئته، والأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها.

ما هو نموذج W-9؟

يقوم نموذج A W-9  بجمع معلومات المكلفين من المقاولين المستقلين والكيانات التجارية، حتى تتمكن من تقديم إقرارات دقيقة. أنت لا تقدم W-9 إلى دائرة الإيرادات  الداخلية (IRS).  ولكنك تستخدم المعلومات الواردة في هذا النموذج لإعداد  نموذج   1099  الذي تقدمه إلى مصلحة الضرائب الأمريكية في نهاية العام. 

يجمع الرقم W-9 رقم التعريف الضريبي (TIN) من الأفراد والكيانات. بالنسبة للأفراد، عادةً ما يكون هذا هو رقم الضمان الاجتماعي (SSN)، وبالنسبة للشركات، يكون هو رقم تعريف صاحب العمل (EIN).

ملاحظة: لا يوجد نموذج  W-9 للموظفين.  A W-9 مخصص فقط للمقاولين المستقلين أو الشركات المستقلة.

كيفية مقارنة النموذج W-9 بالنماذج الأخرى

نموذج W-9 للشركات مخصص فقط لحفظ السجلات. إليك  كيف يختلف   W-9 عن نماذج IRS الأخرى:

W-9 مقابل W-2 النماذج

بينما  يقوم المقاولون  المستقلون بملء نموذج W-9 ، تقوم الشركات بإكمال وإرسال W-2 نموذج إلى مصلحة الضرائب  الأمريكية.

يستخدم الموظفون W-2  نموذجًا لإعداد الضرائب. قبل أن يحصل الموظفون على W-2، يجب عليهم ملء النموذج W-4 والإشارة إلى معلوماتهم الضريبية وحالة تقديم الإقرارات والوظائف الأخرى، إن وجدت. ستقوم بحساب الضرائب التي سيتم اقتطاعها بناءً على النموذج W-4، بينما يجب أن يعكس النموذج W-2 هذه الضرائب.

نموذج W-9   مخصص لإعداد  نموذج 1099. يحتوي الرقم W-9 على اسم المقاول وعنوانه ورقم التعريف الضريبي الخاص به. على عكس الموظفين، يتحمل المقاولون مسؤولية الإبلاغ عن ضرائبهم ودفعها. بشكل عام، لا يوجد اقتطاع ضريبي للمقاولين، إلا في حالات معينة، مثل إذا لم  يقدموا  أو يصدقوا على رقم تعريف ضريبي صحيح. 

W-9 مقابل 1099 النماذج

الرقم 1099 عبارة عن مجموعة من نماذج IRS التي تبلغ عن أنواع دخل مختلفة. تستخدم الشركات بشكل شائع:

• 1099-NEC: استخدم هذا النموذج إذا كنت تدفع للمتعاقدين المستقلين 600  دولار أمريكي أو أكثر سنويًا.  

• 1099-MISC: استخدم هذا النموذج للإبلاغ عن المدفوعات المتنوعة، مثل الإتاوات ومدفوعات الرعاية الصحية والإيجار، إذا كانت تبلغ  600  دولار أمريكي أو أكثر في السنة.

تتحمل شركتك مسؤولية ملء  وإرسال 1099 نموذج  إلى مصلحة الضرائب الأمريكية.  وعلى النقيض من ذلك، يقوم المقاولون المستقلون بملء W-9 نموذج، والتي ستحتفظ بها في سجلاتك. تحتاج فقط إلى W-9 نماذج  كمرجع لتقديم النموذج 1099.

W-9 مقابل W-8 النماذج

يعتمد ما إذا كنت ستستخدم نموذج W-9 أو W-8 على  حالة جنسية المقاول المستقل. W-9 النماذج  مخصصة للمواطنين الأمريكيين، في حين يحتاج المواطنون غير الأمريكيين إلى W-8.  

هناك نوع واحد فقط من W-9 Form. ومع ذلك،  هناك خمسة أنواع من W-8 النماذج. يعتمد النموذج الصحيح على ما إذا كان المقاول فردًا أو شركة، ونوع الدخل، وما إذا كان مؤهلاً لمعاملة ضريبية خاصة. 

 يجب أن  تستلم نموذج W-8 قبل أن تدفع أول دفعة. من الأفضل أن تستلم نموذج W-9 قبل أن يقوم المقاول بأي عمل.

من أين تحصل على نموذج W-9

يمكن للمقاولين  تنزيل النموذج W-9 مباشرةً من موقع مصلحة الضرائب الأمريكية. أو يمكنك  استخدامG-P Contractor لتبسيط دورة حياة تعيين المقاول بأكملها - بدءًا من المدفوعات إلى إدارة الأعمال الورقية. يمكنك بسهولة إنشاء W-9 نموذج والوصول إلى جميع معلومات القوى العاملة لديك على لوحة معلومات واحدة.

 إذا كنت تقوم بتوسيع نطاق وبناء فرق عالمية،  فإن G-P Gia™ ، وهو الذكاء  الاصطناعي الوكيل الأول من نوعه للموارد البشرية، يقدم رؤى مفصلة حول  قوانين  العمل واللوائح الضريبية والمزايا في أكثر من 50 دولة وجميع الولايات الأمريكية الـ 50 .

من المطلوب منه ملء W-9؟

يحتاج بعض الأفراد  والكيانات  التجارية التي تتلقى دخلاً من شركتك إلى ملء النموذج W-9.  ويشمل  ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، المقاولين المستقلين والبائعين والشراكات والشركات ذات المسؤولية المحدودة (LLC) والشركات والصناديق الائتمانية والعقارات.

فيما يلي بعض الأمثلة على السيناريوهات التي يكون فيها W-9 ضروريًا:

1. أنت شركة صغيرة تقوم بتوظيف مقاولين في الولايات المتحدة.  وغالبًا  ما تقوم الشركات الصغيرة التي ليس لديها فرق كبيرة داخل الشركة بتوظيف مقاولين مستقلين. على سبيل المثال، إذا كنت  تستخدمG-P Contractor لتوظيف مقاولين ودفع مقابل لهم لمشروع تصميم جرافيك، يمكن للعامل استخدام ميزة إنشاء نموذج W-9 لإكمال النموذج قبل أن يبدأ العمل. 

2. أنت بنك لديه عميل يفتح حسابًا جديدًا. تستخدم البنوك W-9 Forms  لجمع معلومات المكلفين اللازمة للإبلاغ عن الفائدة والأرباح الأخرى إلى مصلحة الضرائب الأمريكية.

3. لقد ألغيت دينًا. غالبًا ما يُعتبر الدين المُلغى دخلًا خاضعًا للضريبة. يساعد النموذج W-9 في تقديم المعلومات المطلوبة.

4. أنت شركة استثمار. ستحصل على النموذج W-9 من عملائك، ثم تبلغ مصلحة الضرائب الأمريكية بأرباحك في النموذج المناسب 1099.

متى ولماذا يتم طلب W‑9

نموذج  W-9 مطلوب   فقط للموردين الذين تدفع لهم مقابل الخدمات. لا يشمل ذلك الشركات، لأنها عادةً ما تكون معفاة من الإبلاغ 1099 . لا تحتاج أيضًا إلى W-9 لأي بائعين تدفع من خلال البطاقة، حيث يتم الإبلاغ عن هذه المدفوعات من قبل معالج الدفع.

 يتيح لك  النموذج W-9 الإبلاغ بدقة عن مدفوعات المقاول إلى مصلحة الضرائب الأمريكية. على الرغم من أنك لست بحاجة إلى تقديم هذا المستند، إلا أن الاحتفاظ به في متناول يدك يجعل إعداد 1099 نموذج أسهل. كما ستتجنب غرامات عدم الامتثال والعقوبات المدنية أو الجنائية لعدم جمع النموذج.

كيفية ملء نموذج W-9

يجب على المقاولين ملء  نموذج W-9  بدقة لضمان الامتثال. يمكنهم اتباع التعليمات W-9 التالية:

1. اذكر اسم المقاول أو الشركة: يضع المقاولون أسمائهم في السطر 1 كما يظهر في إقرارهم الضريبي. تضع الكيانات القانونية، مثل شركة تضامن، أو شركة ذات مسؤولية محدودة، اسمها على السطر 2، باستخدام معلومات "مزاولة الأعمال التجارية كـ" الخاصة بها. إذا كان المقاول يعمل تحت اسم تجاري معين، فيجب عليه إدخال هذه المعلومات في سطر "اسم العمل".

2. حدد تصنيف الضريبة الفيدرالية: يتحقق المقاول من المربع ذي الصلة لتصنيف الضريبة. تشمل بعض الخيارات الفرد، أو الشركة C، أو الشركة S، أو الشراكة، أو الصندوق الاستئماني، أو التركة، أو الشركة ذات المسؤولية المحدودة.

3. إضافة رقم تعريف ضريبي: يجب على المقاولين إضافة رقم الضمان الاجتماعي الخاص بهم إذا كانوا أفرادًا. يجب على الشركات إضافة رقم تعريف الشركة الخاص بها. بناءً  على جنسيتها أو حالة الكيان، يمكن للمقاولين التقدم بطلب للحصول على  رقم تعريف ضريبي وكتابة "تقدموا بطلب للحصول عليه" بموجب الجزء الأول. وسيخضعون للاقتطاع الاحتياطي حتى يتلقوا رقم التعريف الضريبي الخاص بهم. وبعد ذلك، يتعين عليهم إرسال W-9 محدث.

4. أدخل العنوان:  أسفل سطر "العنوان"، أضف العنوان المرتبط برقم التعريف الضريبي. 

5. التصديق على النموذج: يجب أن تكون جميع المعلومات دقيقة وتتطابق مع سجلات مصلحة الضرائب الأمريكية. يجب على الشخص الذي يملأ النموذج التوقيع على المناطق المخصصة وتأريخها للتصديق. يمكنك استخدام  برنامج مطابقة رقم التعريف الضريبي الخاص بـIRS للتحقق من السجلات.

G-P Contractor يجعل ملء النماذج وجمعها أسهل. يمكن للمقاولين إنشاء النموذج على المنصة، والذي يمكنك الوصول إليه في أي وقت.

كيفية إرسال  نموذج W-9 وتخزينه

يجب أن يرسل لك المقاول أو الكيان المستقل النموذج المكتمل لحفظه في السجلات. يجب عليك تخزين W-9 نموذجًا  لمدة  أربع سنوات على الأقل. كما يساعد الاحتفاظ بالسجلات لفترة أطول على إطالة فترات التدقيق. 

3 خطأ شائع W-9 وكيفية تجنبها

على الرغم من أنك لست بحاجة إلى  إرسال W-9 نماذج إلى مصلحة الضرائب الأمريكية، إلا أنها لا  تزال  بحاجة إلى أن تكون دقيقة لتجنب المشكلات القانونية والمالية. انتبه لهذه الأخطاء الشائعة:

1. إضافة معلومات  غير صحيحة: تشمل الأخطاء استخدام رقم التعريف الضريبي ونوع الكيان الخاطئين. يمكن أن يؤدي رقم التعريف الضريبي غير الصحيح إلى إشعار مصلحة الضرائب الأمريكية، بينما يضمن نوع العمل الصحيح دقة تقاريرك البالغ عددها 1099 تقرير. 

2. استلام النماذج متأخرًا: يجب عليك جمع W-9 نماذج  قبل بدء  عمل المقاولين أو الكيانات  وقبل سداد أول دفعة. بهذه الطريقة، أنت مستعد لإعداد تقارير نهاية العام.

3. الفشل في التحديث: إنشاء نظام لمراجعة وتحديث معلومات W-9 بانتظام. استخدم الطرق التي يمكن للمقاول من خلالها تحديث معلوماته بسهولة.

تعيين الموظفين  والمقاولين مع G-P

يكافح أكثر من  80% من قادة الأعمال  للعثور على المواهب الماهرة في سوقهم الحالية.تقدم  G-P حلاً سريعًا ومتوافقًا لتوظيف الموظفين والمقاولين  العالميين، دون إنشاء كيانات جديدة.

تدعم أكبر فريق من خبراء الموارد البشرية والشؤون القانونية والامتثال داخل الدولة  حلول EOR والمقاول المدعومة بالذكاء الاصطناعي لتبسيط دورة حياة التوظيف العالمية بأكملها. أضف موهبة عالمية المستوى إلى فريقك دون إجهاد الامتثال الضريبي الدولي.

احجز عرضًا توضيحيًا اليوم.

W-9 الأسئلة الشائعة حول النموذج