Was ist Formular W-9?

Wichtige Erkenntnisse

• Was Formular W-9 ist: Formular W-9 wird verwendet, um Steuerinformationen eines Auftragnehmers zu sammeln. Damit können Sie genaue 1099 -Formulare einreichen und Sicherungseinbehaltungen und Strafen vermeiden.

• Wie das Formular W-9 im Vergleich zu anderen Formularen abschneidet: Ein Formular W-9 dient nur der Aufbewahrung von Unterlagen und gilt für US-Auftragnehmer. Ein W-8 -Formular ist für Nicht-US-Bürger. W-2 Formulare werden von Mitarbeitern zur Vorbereitung ihrer Steuern verwendet. 1099 Formulare dienen der Berichterstattung über verschiedene Einkommensarten, wie z. B. verschiedene Zahlungen an Auftragnehmer.

• Wo Sie ein Formular W-9 erhalten: Sie können das Formular W-9 auf der IRS-Website herunterladen oder mit G-P Contractor™ erstellen.

• Wer eine W-9: Personen und Unternehmen, die mit Ihrem Unternehmen zusammenarbeiten, wie unabhängige Auftragnehmer und Lieferanten, muss ein Formular W-9 ausfüllen.

Die Einstellung unabhängiger Auftragnehmer erleichtert die Skalierung deines Unternehmens , wenn sich deine Bedürfnisse ändern. Obwohl  Auftragnehmer nicht auf Ihrer Unternehmensabrechnung stehen, müssen Sie dennoch  bestimmte Anforderungen  befolgen, um mit diesem Mitarbeitertyp in Kontakt zu treten.

In den USA füllen Vollzeitmitarbeiter I-9 Formulare aus, während unabhängige Auftragnehmer oder  1099 Mitarbeiter W-9 Formulare ausfüllen. Diese Formulare  tragen dazu bei, die Einhaltung der Steuervorschriften sicherzustellen und das Risiko von Strafen für falsche oder fehlende Informationen zu reduzieren. 

Lassen Sie uns  aufschlüsseln,  was ein W-9 -Steuerformular ist,  wofür es verwendet wird, wie es auszufüllen ist und häufige Fehler zu vermeiden sind.

Was ist ein W-9-Formular?

Das A W-9 -Formular dient  derErhebung von Steuerdaten von unabhängigen Auftragnehmern und Geschäftseinheiten, sodass Sie genaue Rückgaben vornehmen können. Sie reichen keine W-9 beim  Internal Revenue Service (IRS) ein.  Sie verwenden jedoch die Informationen auf diesem Formular, um  ein 1099 Formular vorzubereiten , das Sie am Ende des Jahres an den IRS senden. 

Der W-9 erfasst die Steueridentifikationsnummer (TIN) von natürlichen und juristischen Personen. Für Einzelpersonen ist dies typischerweise die Sozialversicherungsnummer (SSN), für Unternehmen die Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN).

Hinweis: Es gibt Formular Nr.  W-9 für Mitarbeiter.  Ein Formular Nr. W-9 ist nur für unabhängige Auftragnehmer oder Unternehmen bestimmt.

Wie Formular W-9 im Vergleich zu anderen Formularen abschneidet

Ein W-9 -Formular für Unternehmen dient nur zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen. So unterscheidet sich   das W-9 von anderen IRS-Formularen:

W-9 vs. W-2 Formulare

Während  unabhängige Auftragnehmer  ein W-9 -Formular ausfüllen, füllen Unternehmen W-2 Formulare aus und senden sie an  den IRS.

Mitarbeiter verwenden W-2 Formulare  zur Vorbereitung von Steuern. Bevor sie eine W-2 erhalten, müssen Mitarbeiter Formular W-4 ausfüllen und ihre Steuerinformationen, ihren Einreichungsstatus und gegebenenfalls andere Stellen angeben. Sie berechnen die einzubehaltenden Steuern auf der Grundlage von Formular W-4, während Formular W-2 diese Steuern widerspiegeln sollte.

Ein W-9 Formular  dient zur Vorbereitung des  1099 Formulars. W-9 enthält den Namen, die Adresse und die TIN des Auftragnehmers. Im Gegensatz zu den Mitarbeitern sind Auftragnehmer für die Meldung und Zahlung ihrer Steuern verantwortlich. Im Allgemeinen gibt es keine Steuereinbehaltung für Auftragnehmer, außer in bestimmten Situationen, z. B. wenn sie keine korrekte TIN  bereitstellen  oder bestätigen. 

W-9 vs. 1099 Formulare

Die 1099 ist eine Reihe von IRS-Formularen, die unterschiedliche Einkommensarten melden. Unternehmen verwenden am häufigsten:

• 1099-NEC: Verwenden Sie dieses Formular, wenn Sie Ihren unabhängigen Auftragnehmern jährlich 600  USD oder mehr zahlen.  

• 1099-MISC: Verwenden Sie dieses Formular, um verschiedene Zahlungen wie Lizenzgebühren, Zahlungen im Gesundheitswesen und Miete zu melden, wenn diese  USD  600 oder mehr pro Jahr betragen.

Ihr Unternehmen ist dafür verantwortlich, 1099 Formulare auszufüllen und an das IRS  zu  senden.  Im Gegensatz dazu füllen unabhängige Auftragnehmer W-9 Formulare aus, die Sie in Ihren Unterlagen aufbewahren. Sie benötigen  nurW-9 Formulare  als Referenz für die Einreichung von Formular 1099.

W-9 vs. W-8 Formulare

Ob Sie ein W-9 - oder ein W-8 -Formular verwenden, hängt vom  Staatsangehörigkeitsstatus des unabhängigen Auftragnehmers ab. W-9 Formulare  sind für US-Bürger, während Nicht-US-Bürger eine W-8 benötigen.  

Es gibt nur eine Art von W-9 Formular.  Es gibt jedoch fünf Arten von W-8 Formularen. Das richtige Formular hängt davon ab, ob der Auftragnehmer eine Einzelperson oder ein Unternehmen ist, welche Einkommensart er hat und ob er für eine spezielle steuerliche Behandlung qualifiziert ist. 

Sie  sollten das W-8 -Formular  einsammeln, bevor Sie Ihre erste Zahlung vornehmen.  Es empfiehlt sich, die W-9 einzusammeln, bevor der Auftragnehmer Arbeiten ausführt.

Wo Sie ein Formular W-9 erhalten

Auftragnehmer können  Formular W-9 direkt von der IRS-Website herunterladen . Oder Sie können  G-P Contractor verwenden, um den gesamten Einstellungslebenszyklus von Auftragnehmern zu vereinfachen – von Zahlungen bis hin zur Verwaltung von Unterlagen. Erstelle ganz einfach W-9 Formulare und greife auf alle deine Mitarbeiterinformationen auf einem Dashboard zu.

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Wer muss eine W-9 ausfüllen?

Bestimmte natürliche und   juristische Personen, die Einkommen von Ihrem Unternehmen erhalten, müssen Formular W-9 ausfüllen.  Dazu  gehören unter anderem unabhängige Auftragnehmer, Anbieter, Partnerschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung (Limited Liability Companies, LLCs), Unternehmen, Trusts und Nachlassvermögen.

Hier sind einige Beispielszenarien, in denen eine W-9 erforderlich ist:

1. Sie sind  ein kleines Unternehmen, das Auftragnehmer in den USA einstellt. Kleine Unternehmen ohne große interne Teams stellen oft unabhängige Auftragnehmer ein. Wenn Sie beispielsweise  G-P Contractor verwenden, um Auftragnehmer für ein Grafikdesignprojekt einzustellen und zu bezahlen, kann der Arbeiter die W-9 -Formularerstellungsfunktion verwenden, um das Formular auszufüllen, bevor er mit der Arbeit beginnt. 

2. Sie sind eine Bank, bei der ein Kunde ein neues Konto eröffnet. Banken verwenden W-9 Formulare,  um Steuerzahlerinformationen zu sammeln, die erforderlich sind, um Zinsen und andere Einnahmen an den IRS zu melden.

3. Sie haben eine Schuld storniert. Stornierte Schulden gelten oft als steuerpflichtiges Einkommen. Formular W-9 hilft bei der Übermittlung der erforderlichen Informationen.

4. Sie sind eine Investmentfirma. Sie sammeln Formular W-9 von Ihren Kunden und melden dann Ihre Einnahmen dem IRS auf dem entsprechenden Formular 1099.

Wann und warum eine W‑9 angefordert wird

Das W-9 Formular ist  nur für Anbieter erforderlich, die Sie für Dienstleistungen bezahlen. Dies schließt keine Unternehmen ein, da sie normalerweise von der 1099 -Berichterstattung ausgenommen sind. Sie benötigen auch keine W-9 für Anbieter, über die Sie mit Karte bezahlen, da diese Zahlungen vom Zahlungsabwickler gemeldet werden.

Mit einem W-9 Formular  können Sie Auftragnehmerzahlungen genau an den IRS melden. Obwohl Sie dieses Dokument nicht einreichen müssen, erleichtert es die Vorbereitung von 1099 Formularen, es bereitzuhalten. Sie vermeiden auch Bußgelder und zivil- oder strafrechtliche Sanktionen, wenn Sie das Formular nicht einsammeln.

So füllen Sie ein W-9-Formular aus

Auftragnehmer müssen ein W-9 Formular  korrekt ausfüllen, um die Einhaltung zu gewährleisten. Sie können diese W-9 Anweisungen befolgen:

1. Geben Sie den Namen des Auftragnehmers oder des Unternehmens an: Auftragnehmer tragen ihren Namen in Zeile 1 ein, wie er in ihrer Steuererklärung erscheint. juristische Personen, wie z. B. eine Personengesellschaft, LLC oder ein Unternehmen, tragen ihren Namen in Zeile 2 ein und verwenden dabei ihre „Geschäftstätigkeit als“-Informationen. Wenn der Auftragnehmer unter einem bestimmten Geschäftsnamen tätig ist, sollte er diese Informationen in die Zeile „Geschäftsname“ eingeben.

2. Wählen Sie die Bundessteuerklassifizierung: Der Auftragnehmer markiert das entsprechende Kästchen für die Steuerklassifizierung. Einige Optionen umfassen Einzelpersonen, C-Gesellschaften, S-Gesellschaften, Personengesellschaften, Treuhandgesellschaften oder Nachlassgesellschaften oder LLC.

3. TIN hinzufügen: Auftragnehmer sollten ihre SSN hinzufügen, wenn sie eine Einzelperson sind. Unternehmen sollten ihre EIN hinzufügen.  Abhängig  von ihrer Staatsbürgerschaft oder ihrem Entitätsstatus können Auftragnehmer  eine TIN beantragen und unter Teil I „beantragt“ schreiben. Sie unterliegen der Quellensteuer, bis sie ihre TIN erhalten. Danach müssen sie ein aktualisiertes W-9 einreichen.

4. Adresse eingeben:Fügen Sie  unter der Zeile „Adresse“ die Adresse hinzu, die mit der TIN verknüpft ist. 

5. Bestätigen Sie das Formular: Alle Informationen sollten korrekt sein und mit den IRS-Datensätzen übereinstimmen. Die Person, die das Formular ausfüllt, sollte die zu zertifizierenden Bereiche unterschreiben und datieren. Sie können  dasIRS TIN Matching-Programm verwenden, um Datensätze zu überprüfen.

G-P Contractor erleichtert das Ausfüllen und Sammeln von Formularen. Auftragnehmer können das Formular auf der Plattform erstellen, auf das Sie jederzeit zugreifen können.

Ein W-9 Formular einreichen und speichern

Der unabhängige Auftragnehmer oder das unabhängige Unternehmen sollte Ihnen das ausgefüllte Formular zur Aufzeichnung zusenden. Sie müssen W-9 Formulare  mindestens vier Jahre  lang aufbewahren. Eine längere Buchführung hilft auch bei verlängerten Prüfungszeiträumen. 

3 häufige W-9 Fehler und wie man sie vermeidet

Sie müssen W-9 Formulare zwar nicht an den IRS  senden,  müssen aber  dennoch korrekt sein, um rechtliche und finanzielle Probleme zu vermeiden. Achten Sie auf diese häufigen Fehler:

1. Hinzufügen  falscher Informationen: Fehler umfassen die Verwendung der falschen TIN und des falschen Entitätstyps. Eine falsche TIN kann zu einem IRS-Hinweis führen, während der richtige Geschäftstyp sicherstellt, dass Ihre 1099 -Berichte korrekt sind. 

2. Formulare verspätet einsammeln: Sie müssen W-9 Formulare einsammeln,  bevor Auftragnehmer oder Unternehmen mit der  Arbeit beginnen  und bevor Sie Ihre erste Zahlung vornehmen. Auf diese Weise sind Sie auf die Berichterstattung zum Jahresende vorbereitet.

3. Aktualisierung fehlgeschlagen: Erstellen Sie ein System zur regelmäßigen Überprüfung und Aktualisierung von W-9 -Informationen. Verwenden Sie Methoden, bei denen ein Auftragnehmer seine Informationen einfach aktualisieren kann.

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