Cómo pagar a los contratistas

Conclusiones clave

• Principales desafíos de pagar a los contratistas: Pagar a los contratistas sin realizar la diligencia debida puede llevar a la clasificación errónea de los trabajadores, la violación de las leyes laborales locales y cargos sorpresa.

• Qué considerar al pagar a los contratistas: Para pagarles a los contratistas independientes de manera adecuada, debe  conocer  sus obligaciones impositivas, con cuántos contratistas puede trabajar según su presupuesto y los términos de pago, incluidas las tarifas y los cronogramas.

• Mejores prácticas para pagar a los contratistas: Establezca una relación clara con los contratistas a través de acuerdos de  servicios que cumplan con las normas. Utilice G-P Contractor™   para crear contratos y pagar a los contratistas en 195 mercados en minutos, no en horas. 

Las relaciones sólidas con los  contratistas se basan en la confianza. Y nada rompe la confianza más rápido que los pagos inexactos o retrasados. A escala global, las apuestas son aún más altas. Cada país  tiene sus propios estándares impositivos y de presentación de informes. Pero existen ciertas prácticas  que pueden ayudar a garantizar pagos sin problemas de los contratistas. 

Estas son algunas consideraciones para pagar a  contratistas  independientes.

Los 3 desafíos principales de los contratistas pagadores

Los contratistas independientes son  profesionales  autónomos. A diferencia de los empleados, los contratistas tienen más  control e  independencia sobre la relación laboral.Los  gobiernos  locales  tienen criterios específicos sobre  cómo debería ser esta relación. Algunos incluso  tienen pruebas  para determinar  si tiene un contratista o una relación empleador-empleado.  

Crear contratos que cumplan con las normas a nivel mundial  puede ayudarlo a evitar litigios y sanciones considerables. 

1.Clasificación  errónea del  trabajador

La clasificación  errónea de los trabajadores  es cuando trata a  un empleado  como  contratista.  Esto da lugar a violaciones legales y multas, a la vez que afecta la reputación de  su  empresa.  Lo que es más importante, la clasificación errónea quita al trabajador de protecciones  como  beneficios y compensación salarial mínima. Los contratistas son  responsables de sus propios impuestos, por lo que  también podría  terminar adeudando impuestos retroactivos para  los empleados clasificados erróneamente.

Algunos países  ofrecen recursos  para determinar la  clasificación de los trabajadores. En el  Reino Unido, puede usar la  herramientaVerificar estado de empleo para impuestos . Esta herramienta también le permite saber si los cambios en el contrato alteran la situación laboral del trabajador. 

Otros países no tienen herramientas específicas,  lo que dificulta la determinación. Sus  acuerdos  deben definir claramente  la relación  laboral, el alcance del trabajo, los términos de pago y los acuerdos de confidencialidad  para garantizar el cumplimiento. 

Con G-P Contractor, puede verificar instantáneamente los contratos para detectar la clasificación errónea de los trabajadores y obtener orientación procesable para proteger su negocio de multas costosas.

2. Diversas leyes laborales

Las leyes laborales afectan  sus obligaciones fiscales y relaciones con los  trabajadores. En países como la  India,  los tribunales miran más allá de los contratos escritos y  examinan la verdadera naturaleza de la relación laboral para determinar la clasificación errónea. 

3. Presupuesto impredecible

Las tasas de cambio y los cargos por transferencia fluctuantes  pueden abolladurar mucho su presupuesto. Para pagar a contratistas internacionales  sin sacrificar su presupuesto, considere las tasas del mercado medio y garantizadas. Una tasa del mercado medio es el punto medio entre las tasas de compra y venta de una moneda. Una tasa garantizada es una tasa fija durante un tiempo específico. 

Además, comuníquese con su contratista sobre quién cubrirá las tarifas de transferencia. Aunque estos cargos pueden ser pequeños, se  acumulan  con el tiempo  y afectan el flujo de  efectivo. G-P Contractor puede ayudarle a ahorrar dinero a través de tasas de pago más bajas y sin cargos sorpresa.

Consideraciones principales para los contratistas  pagadores

Para garantizar pagos sin problemas del contratista, presupuestar lo siguiente:

Impuestos

Las leyes impositivas varían según el país. Necesita un sistema para cumplir. Por ejemplo, si contrata contratistas con sede en los EE. UU., debe recopilar el Formulario W-9 para obtener su información de contribuyente, incluido su número de Seguro Social o número de identificación de empleador. Esto le permite presentar fácilmente 1099 Formularios, especialmente 1099-NEC y 1099-MISC, que informan  pagos anuales de contratistas superiores a 600 USD. 

Los contratistas independientes en los EE. UU. a veces se denominan 1099 trabajadores debido a estos formularios. No retiene impuestos  para pagar a 1099 trabajadores. Los contratistas son responsables de pagar sus impuestos. Para pagar impuestos como trabajadores 1099 , los contratistas deben considerar las leyes fiscales federales, estatales y locales.

En el  Reino Unido, los contratistas independientes también presentan sus impuestos con su número de referencia de contribuyente único. Sin embargo, el país tiene  reglas de trabajo fuera de la nómina conocidas como IR35. Si la naturaleza de los servicios del trabajador los clasifica como un empleado, se aplica IR35 , y  el empleador  debe deducir los impuestos aplicables. HM Revenue and Customs (HMRC) identifica cualquier posible clasificación errónea del trabajador.

Cantidad de contratistas

Las tarifas por hora del contratista suelen costar más que las tarifas por hora del empleado para explicar la falta de beneficios. Un presupuesto insuficiente o una sobrecontratación pueden dar lugar a pagos atrasados y, a su vez, afectar el flujo de caja y los servicios del contratista.

Métodos de pago

Ya sea que esté buscando pagar  a contratistas con depósito directo u otros medios, hay múltiples métodos de pago disponibles. Los contratistas pueden tener sus preferencias, pero puede sugerir opciones que proporcionen documentación para fines fiscales. Además, considere el tiempo que lleva enviar el dinero. La comodidad a menudo viene con tarifas más altas. 

Los métodos de pago tradicionales incluyen cheques y transferencias electrónicas. Las plataformas de pago en línea pueden ayudarle a enviar dinero fácilmente. Sin embargo, esté atento a cargos inesperados  y tiempos de procesamiento  lentos. G-P Contractor  es la manera más fácil de pagar a contratistas y procesar facturas. Elija entre más de 130 monedas y acceda a cargos globales más bajos por transferencia de dinero en más de 190 mercados.

Tasas y frecuencia de pago

Las estructuras de pago varían según el tipo de trabajo  y los términos del contrato del contratista. Su contratista puede solicitar:

• Tarifas por hora: Los servicios basados en el tiempo, como los servicios de consultoría y asistencia virtual, pueden necesitar una tarifa por hora.

• Pagos por hitos: Los proyectos más grandes que tardan tiempo en completarse, como los proyectos de construcción, necesitan pagos basados en hitos para el flujo de efectivo. Estos también son pagos por completar las fases del proyecto.

• Tarifas del proyecto: estas son tarifas fijas para entregables específicos, donde el pago se basa en la finalización del proyecto.

• Honorarios de retención: Los honorarios de retención generalmente son para continuar el trabajo con un contratista. Es una tarifa de compromiso que permite a un contratista  reservar tiempo en su cronograma para sus proyectos. 

Indique claramente la estructura de pago acordada, el cronograma de facturación y los métodos de pago en el contrato. Si bien algunos contratistas proporcionan sus propios contratos, es mejor que pueda redactar los suyos. Ya sea que esté contratando a un contratista o a un equipo completo, G-P Contractor le permite crear y emitir contratos en minutos. 

Cronograma de pagos

Los contratistas deben recibir su pago según el cronograma acordado,  independientemente de las diferencias de tiempo. Los pagos a tiempo generan confianza  y mantienen a  los contratistas motivados en su trabajo. G-P Contractor ayuda con las ejecuciones de pagos más rápidas. Los pagos automatizados garantizan que los contratistas reciban el pago a tiempo mientras reducen los costos administrativos de su parte.

Mejores prácticas para pagar a contratistas

Si no está seguro de cuáles  son  las  mejores formas de pagar a los contratistas, hemos reunido algunas de las mejores prácticas:

1. Confirme el estado del contratista: Esto generalmente se determina por el grado de control y la naturaleza de su relación laboral. Investigue  las  leyes del país del contratista y los criterios de clasificación del trabajador. En los EE. UU., las  normas de derecho común determinan la clasificación de los contratistas. Mientras tanto, Alemania tiene múltiples pruebas de umbral para clasificar a los contratistas. El país también  clasifica a los contratistas como Gewerbetreibende (contratistas en la industria comercial) o Freie Berufe (profesionales de libertad).

2. Redacte un acuerdo de servicios: Su contrato debe indicar la estructura de pago, el monto, el método de facturación y la  frecuencia de pago. También puede incluir cargos por pago atrasado o sanciones por pagos atrasados o fechas límite incumplidas.

Utilice la tecnología para realizar un seguimiento del trabajo: El uso de la tecnología para realizar un seguimiento de las horas de trabajo y el progreso le permite crear facturas detalladas.

Cómo informar pagos de contratistas independientes

La forma correcta de informar los pagos de los contratistas  depende del  país. Por ejemplo, en los EE. UU., el Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service, IRS) es el principal organismo responsable de los impuestos. Debe presentar los formularios 1099  correspondientes para pagos de contratistas superiores a 600 USD en un año. Los contratistas deben   entregarle un formulario W-9 , para que tenga todo lo que necesita para preparar formularios de impuestos como el formulario 1099-NEC. 

Simplifique los pagos de contratistas con G-P Contractor

Ya sea que esté contratando empleados o contratistas,  nuestros productos de empleo global impulsados por IA, EOR, Contractor y Gia, cubren todas las  necesidades de su  fuerza laboral.

G-P Contractor reduce sus procesos de facturación a minutos en lugar de horas. Agilice los pagos  pagando en una moneda mientras sus contratistas los reciben en su moneda preferida, a través de nuestras opciones de pago flexibles. 

Y si desea contratar empleados de tiempo completo, G-P EOR lo tiene cubierto. Contratar de manera rápida y conforme en más de 180 países, sin establecer entidades. 

Reserve una demostración hoy mismo.