Conclusiones clave
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Qué es el Formulario W-9 : el Formulario W-9 se utiliza para recopilar información fiscal de un contratista. Le permite presentar formularios 1099 precisos y evitar retenciones y sanciones de respaldo.
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Cómo se compara el Formulario W-9 con otros formularios: Un Formulario W-9 es solo para el mantenimiento de registros y se aplica a contratistas estadounidenses. Un Formulario W-8 es para ciudadanos no estadounidenses. W-2 Los empleados utilizan los formularios para preparar sus impuestos. 1099 Los formularios son para informar diferentes tipos de ingresos, como pagos varios a contratistas.
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Dónde obtener un Formulario W-9: Puede descargar el Formulario W-9 en el sitio web del IRS o generar uno con G-P Contractor™.
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Quién debe completar un formulario W-9: Las personas y las empresas que trabajan con su empresa, como contratistas y proveedores independientes, deben completar un formulario W-9.
Contratar contratistas independientes hace que sea más fácil escalar su negocio hacia arriba o hacia abajo a medida que cambian sus necesidades. Si bien los contratistas no están en la nómina de su empresa, aún debe seguir ciertos requisitos para participar con este tipo de trabajador.
En los EE. UU., los empleados de tiempo completo completan I-9 Formularios, mientras que los contratistas independientes o 1099 trabajadores completan W-9 Formularios. Estos formularios ayudan a garantizar el cumplimiento fiscal y reducen el riesgo de sanciones por información incorrecta o faltante.
Analicemos qué es un formulario de impuestos W-9 ,para qué se usa, cómo completarlo y los errores comunes que se deben evitar.
¿Qué es un formulario W-9?
El Formulario A W-9 es pararecopilar información de los contribuyentes de contratistas independientes y entidades comerciales, para que pueda presentar declaraciones precisas. No presenta un formulario W-9 ante el Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service, IRS). Pero usted utiliza la información de este formulario para preparar un formulario 1099 que envía al IRS al final del año.
El formulario W-9 recopila el número de identificación fiscal (TIN) de personas y entidades. En el caso de las personas, este suele ser el número de Seguro Social (Social Security Number, SSN) y, en el caso de las empresas, el número de identificación del empleador (Employer Identification Number, EIN).
Nota: No hay formulario W-9 para empleados. Un formulario W-9 es solo para contratistas o empresas independientes.
Cómo se compara el Formulario W-9 con otros formularios
Un Formulario W-9 para empresas es solo para llevar registros. Así es como el W-9 difiere de otros formularios del IRS:
W-9 frente a W-2 Formularios
Si bien los contratistas independientes completan un Formulario W-9 , las compañías completan y envían W-2 Formularios al IRS.
Los empleados utilizan W-2 Formularios para preparar impuestos. Antes de recibir un formulario W-2, los empleados deben completar el Formulario W-4 e indicar su información fiscal, estado civil y otros trabajos, si corresponde. Calculará los impuestos a retener en función del Formulario W-4, mientras que el Formulario W-2 debe reflejar estos impuestos.
Un Formulario W-9 es para preparar el Formulario 1099. Un W-9 contiene el nombre, la dirección y el TIN del contratista. A diferencia de los empleados, los contratistas son responsables de informar y pagar sus impuestos. Por lo general, no hay retención de impuestos para los contratistas, excepto en ciertas situaciones, como si no proporcionan o certifican un TIN correcto.
W-9 frente a 1099 Formularios
El formulario 1099 es un conjunto de formularios del IRS que informan diversos tipos de ingresos. Las empresas utilizan con mayor frecuencia:
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1099-NEC: Use este formulario si paga a sus contratistas independientes USD 600 o más anualmente.
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1099-MISC: Utilice este formulario para informar pagos varios, como regalías, pagos de atención médica y alquiler, si ascienden a 600 USD o más por año.
Su empresa es responsable de completar y enviar los formularios 1099 al IRS. Por el contrario, los contratistas independientes completan los formularios W-9, que usted conservará en sus registros. Solo necesita W-9 Formularios como referencia para presentar el Formulario 1099.
W-9 frente a W-8 Formularios
El uso de un formulario W-9 o W-8 depende del estado de ciudadanía del contratista independiente. W-9 Los formularios son para ciudadanos estadounidenses, mientras que los ciudadanos no estadounidenses requieren un W-8.
Solo hay un tipo de formulario W-9. Sin embargo, hay cinco tipos de W-8 Formularios. El formulario correcto depende de si el contratista es una persona o una empresa, el tipo de ingresos y si califica para un tratamiento fiscal especial.
Debe recolectar el Formulario W-8 antes de realizar su primer pago. Es mejor recolectar el Formulario W-9 antes de que el contratista realice cualquier trabajo.
Dónde obtener un Formulario W-9
Los contratistas puedendescargar el Formulario W-9 directamente desde el sitio web del IRS. O puede usarG-P Contractor para simplificar todo el ciclo de vida de contratación de contratistas, desde pagos hasta la gestión de la documentación. Genere fácilmente formularios W-9 y acceda a toda la información de su fuerza laboral en un solo panel.
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¿Quién debe completar un W-9?
Ciertas personas y entidades comerciales que reciben ingresos de su compañía deben completar el Formulario W-9. Estos incluyen, entre otros, contratistas independientes, proveedores, asociaciones, compañías de responsabilidad limitada (Limited Liability Companies, LLC), corporaciones, fideicomisos y patrimonios.
Estos son algunos ejemplos de situaciones en las que es necesario un W-9 :
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Usted es una pequeña empresa que contrata contratistas en los EE. UU. Las pequeñas empresas sin grandes equipos internos a menudo contratan contratistas independientes. Por ejemplo, si utilizaG-P Contractor para contratar y pagar contratistas para un proyecto de diseño gráfico, el trabajador puede utilizar la función de generación de formularios W-9 para completar el formulario antes de que comience a trabajar.
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Usted es un banco con un cliente que abre una cuenta nueva. Los bancos utilizan formularios W-9 para recopilar la información de los contribuyentes necesaria para informar intereses y otras ganancias al IRS.
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Canceló una deuda. La deuda cancelada a menudo se considera un ingreso gravable. El Formulario W-9 ayuda a enviar la información requerida.
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Usted es una empresa de inversión. Recopilará el Formulario W-9 de sus clientes y luego informará sus ganancias al IRS en el Formulario 1099 correspondiente.
Cuándo y por qué se solicita un W‑9
El formulario W-9 solo se requiere para los proveedores que usted paga por los servicios. Esto no incluye a las corporaciones, ya que generalmente están exentas de los informes 1099 . Tampoco necesita un W-9 para ningún proveedor a través del cual pague con tarjeta, ya que el procesador de pagos informa esos pagos.
Un formulario W-9 le permite informar con precisión los pagos de los contratistas al IRS. Si bien no necesita presentar este documento, tenerlo a mano facilita la preparación de formularios 1099 . También evitará multas por incumplimiento y sanciones civiles o penales por no recopilar el formulario.
Cómo completar un formulario W-9
Los contratistas deben completar un formulario W-9 con precisión para garantizar el cumplimiento. Pueden seguir estas W-9 instrucciones:
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Indique el nombre del contratista o de la empresa: Los contratistas colocan su nombre en la Línea 1 como aparece en su declaración de impuestos. Las entidades legales, como una sociedad, LLC o corporación, ponen su nombre en la Línea 2, utilizando su información de “hacer negocios como”. Si el contratista opera bajo un nombre comercial específico, debe ingresar esta información en la línea “Nombre comercial”.
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Seleccione la clasificación fiscal federal: El contratista marca la casilla correspondiente para la clasificación fiscal. Algunas opciones incluyen individuo, corporación C, corporación S, sociedad, fideicomiso o patrimonio, o LLC.
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Agregar TIN: los contratistas deben agregar su SSN si son una persona. Las empresas deben agregar su EIN. Según su ciudadanía o condición de entidad, los contratistas pueden solicitar un TIN y escribir “solicitado” en la Parte I. Estarán sujetos a retenciones de respaldo hasta que reciban su TIN. Después de eso, deben enviar un formulario W-9 actualizado.
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Ingrese la dirección: En la línea “dirección”, agregue la dirección asociada con el TIN.
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Certifique el formulario: Toda la información debe ser precisa y coincidir con los registros del IRS. La persona que completa el formulario debe firmar y fechar las áreas designadas para certificar. Puede utilizar el programa de coincidencia de TIN del IRS para verificar los registros.
G-P Contractor facilita el llenado y la recolección de formularios. Los contratistas pueden generar el formulario en la plataforma, al que puede acceder en cualquier momento.
Cómo enviar y almacenar un formulario W-9
El contratista o entidad independiente debe enviarle el formulario completo para llevar registros. Debe almacenar los formularios W-9 duranteal menos cuatro años. El mantenimiento de registros más largo también ayuda con períodos de auditoría extendidos.
3 errores comunes W-9 y cómo evitarlos
Si bien no es necesario que presente W-9 Formularios al IRS, aún deben ser precisos para evitar problemas legales y financieros. Tenga cuidado con estos errores comunes:
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Agregar información incorrecta: Los errores incluyen el uso del TIN y el tipo de entidad incorrectos. Un TIN incorrecto puede dar lugar a un aviso del IRS, mientras que el tipo de negocio correcto garantiza que sus informes 1099 sean precisos.
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Recopilación tardía de formularios: Debe cobrar formularios W-9 antes de que los contratistas o entidades comiencen a trabajar y antes de realizar su primer pago. De esta manera, está preparado para los informes de fin de año.
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No actualizar: Crear un sistema para revisar y actualizar regularmente la información W-9 . Utilice métodos en los que un contratista pueda actualizar fácilmente su información.
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