טיפים ממומחים על הכלים הטובים ביותר לתמיכה בצוותים מרוחקים גלובליים

כאשר חברות מבקשות להסתגל לעולם שלאחר המגפה ולענות על הצרכים המשתנים של הצוות שלהן, השקעה בכלים הטובים ביותר היא קריטית. זה יבטיח שחברות ישמרו על תקשורת ברורה ויעודדו שיתוף פעולה הדוק, שהוא חיוני לשימור ומשיכת כישרונות מובילים המחפשים חוויית עובד חיובית.

למרות שטכנולוגיה מאפשרת לעובדים שעבדו בעבר במשרד לבצע את אותה עבודה בכל מקום, עם העלייה בפריון, לא כל כלי העבודה מרחוק נוצרים שווים. בואו נבחן כמה כלים דיגיטליים חיוניים שיעזרו לעובדים ולצוותים שלכם לשגשג.

מהו האתגר הגדול ביותר בעבודה מרחוק?

אחד האתגרים העומדים בפני צוותים מרוחקים הוא שמירה על קשר. כדי להתמודד עם זאת, חברות חייבות למצוא ולהשתמש בכלים הטובים ביותר כדי להפוך את שילוב העבודה מרחוק לחלק ככל האפשר.  עם זאת, עבודה מרחוק הובילה לרוויה של שירותי תוכנה. אז, אילו כלים אתם צריכים כדי שהצוות המרוחק שלכם יוכל לשגשג תוך כדי עבודה במקומות שונים ברחבי העולם? ביקשנו מסטיבן מקורמק, מומחה של Globalization Partners (G-P), סגן נשיא טכנולוגיית המידע , לספר לנו על הבחירות המובילות שלו בנוגע לקישוריות והעצמת צוות מרוחק.

להלן הוא מדגיש כמה מהכלים מרחוק הטובים מסוגם, החל מגיוס עובדים ועד קליטת עובדים ושיחות וידאו.

מהם הכלים הטובים ביותר לגיוס G-P?

סטיבן: כשמדברים על כלים מרוחקים, חשוב להכיר בהשפעתם ובתועלתם עוד לפני שעובד מתקבל לעבודה.

• אנאפלן: לדוגמה, אנו משתמשים באנפלן כדי לספק תחזיות אוטומטיות ומונעות נתונים, המאפשרות לנו לתכנן במדויק את צרכי הגיוס שלנו.
• חֲמָמָה: חֲמָמָה הוא כלי מרוחק המאפשר לנו לתעד את תהליך ראיון העבודה שלנו ולעקוב אחר המסע של מועמד מתחילתו ועד סופו. מנהלי הגיוס שלנו ושותפי גיוס קישורים משתמשים בו כדי לעבד כל תפקיד רלוונטי ולסנן מועמדים לפני שלב הראיונות. לאחר עריכת ראיון, המשוב מעובד ב-Greenhouse, אשר יהיה גלוי לכל הגורמים הפנימיים הרלוונטיים הקשורים לעמדה הפתוחה.
• קרוסצ'ק: Crosschq משמש כאשר החלטנו על מועד, ויש לבדוק את ההפניות של המרואין המוצלח. Crosschq הוא דוגמה מצוינת לכלי מקוון שהחליף את שיחת הטלפון המסורתית לקבלת משוב רלוונטי על מועמד. זה מאפשר לשופט להקדיש זמן למתן הקלט ולעשות זאת בקצב ובלוח הזמנים שלו, מה שמאפשר למשוב שלו להיות מדויק ובעל ערך רב יותר.
• DocuSign: DocuSign הוא כלי מרוחק אחרון שכדאי להזכיר בו בתהליך ההעסקה. לאחר הגשת הצעה וקבלתה, החוזה מונפק לעובד הפוטנציאלי. DocuSign מאפשר למועמד הנבחר לחתום על החוזה שלו מרחוק ולהחזירו למנהל הגיוס בלחיצת כפתור.

איזה סוג של טכנולוגיות עוזרות לקלית עובדים מרחוק?

סטיבן: חלק חיוני בבניית כל צוות מרוחק הוא מערכת ניהול למידה יעילה. ב- G-P, אנחנו משתמשים ב-Lessonly.

להיות חברה עם עבודה מרחוק פירושו שכל העובדים החדשים מתחילים בדרך כלל את החיים אצל G-P מהמשרד הביתי שלהם. לכן, ל-Lessonly תפקיד מכריע בסיוע בהבנת:

• החברה כולה
• המחלקה הרלוונטית שלהם
• מדיניות ונהלים של החברה
• תרשימי ארגון
• בנוסף, כל הכלים המרוחקים השונים בפעולה

שיעור הוא מפתח לקלית עובדים העובדים שלנו בהצלחה. המנהל הרלוונטי ואנשי משבי אנוש עובדים בשיתוף פעולה הדוק עם העובד החדש כדי לתזמן כל מודול הכשרה של Lessonly במהלך השבועיים הראשונים של הקריירה החדשה שלהם ב- G-P.

אילו כלים דיגיטליים מסייעים בביצוע הערכת ביצועים מרחוק?

סטיבן: כשמנהלים צוות מרוחק, חיוני שיהיה לכם כלי במאגר המידע שלכם שמספק לעובד גישה קבועה ומובנית למנהל שלו. 15חמש מאפשרת לעובדים לעדכן מדי שבוע על פעילותם ולהדגיש את מה שהם מתכננים להשיג במהלך שבעת הימים הקרובים. בנוסף, הם יכולים לעקוב אחר התקדמותם לקראת השגת יעדיהם האישיים, המחלקתיים והחברה.

שוב, בחברה עם עבודה מרחוק כמו G-P, כלי כמו 15Five הוא דוגמה מצוינת לאופן הטוב ביותר לשמור על כולם מחוברים, הן למעלה והן למטה בשרשרת הפיקוד. כמובן, מנהל צריך גם לקיים פגישות 1:1 לפחות פעם בשבוע ולספק עדכונים לצוות שלו.

אבל העבודה תמיד כל כך עמוסה, והזמן נוטה לטוס. 15חמש מקדמת תקופה אוטומטית של התבוננות, בדרך כלל בסוף השבוע, שבה נוכל לשקול את המטרות שלנו וכיצד נעמוד בהן במהלך השבוע הקרוב. ברור שזה מאוד חשוב.

ומה לגבי כלים לניהול פיננסי?

סטיבן: השקנו Workday ב- G-P ביולי השנה. Workday היא מערכת ניהול ההון האנושי והפיננסי העיקרית שלנו בשילוב. זהו למעשה כלי תכנון משאבי הארגון שלנו.

בעבר היו לנו כמה אפליקציות נפרדות שביצעו את המשימות הללו. מאז פריסת Workday, איחדנו את כל אלה תחת מטרייה אחת.

בקצרה, Workday משמש כמקור תיעוד עבור עובד מבחינת חגים, הוצאות, שכר וכל מיני מידע על משאבי אנוש. זה משמש גם כמקור תיעוד פיננסי, שהגיע לשיאו בהפקת סט הספרים הפיננסי שלנו בכל חודש בשנה.

מהו הכלי הטוב ביותר לשיחות וידאו?

סטיבן: G-P משתמש בזום לפגישות הווידאו שלנו. הוא משמש הן באופן פנימי והן עם שותפים חיצוניים. אנו משתמשים בזום לכל פגישות הכנסים שלנו, אירועים משמעותיים, וובינרים וכו', וזה תמיד הוכיח את עצמו כהצלחה ניכרת.

מהו כלי התקשורת הטוב ביותר עבור צוותים מרוחקים?

סטיבן: בנוגע להודעות מיידיות, Slack הוא כלי שיתוף הפעולה המועדף על ידי עמיתים ב- G-P. מניסיוננו, Slack מצוין לפעילות שיתופית בין יחידים וצוותים. לסלאק יש מגוון הזדמנויות לשיתוף פעולה ותקשורת, החל מערוצים כלליים לערוצי פרויקטים ספציפיים, דרך ערוצי צוות ועד להודעות ישירות אישיות בין עמיתים.

מה הכי טוב לאחסון תיעוד וקבצים?

סטיבן: אנו משתמשים בכלים רבים לאחסון קבצים מובנה, החל מ- Confluence ו- SharePoint ועד OneDrive. SharePoint ו- OneDrive הם חלק מחבילת המוצרים של מיקרוסופט 365 ודורשים הקדמה מועטה.

Confluence הוא חלק מחבילת המוצרים של Atlassian. אנו משתמשים ב-Confluence ב- G-P כפורום תיעוד אד-הוק, שהוא גמיש מאוד בהתבסס על דרישות הצוות הספציפיות.

אילו כלים מרחוק משתמשת G-P לאבטחת סייבר?

סטיבן: אחת המשימות העיקריות שלי ב- G-P היא ניהול אבטחת מידע. להיות חברה עם עבודה מרחוק מביאה אתגרים בתחום הזה.

כאשר הצוות שלכם עובד במשרד, יש לכם שליטה רבה מבחינת אבטחת מידע. אבל מנקודת מבט 300 1. אז, זו יכולה להיות סביבה מאתגרת להבטיח שהמשתמשים והמערכות שלנו בטוחים מנקודת מבט של אבטחת מידע. כדי לסייע בהשגת מטרה זו, אנו פורסים מספר כלים מרחוק שיכולים להתריע בפנינו על כל בעיה פוטנציאלית ולאפשר לנו להגיב בהתאם ובדייקנות בעת הצורך. אלה כוללים את Barracuda, Inky, Crowdstrike ו- Netskope , אם למנות רק כמה.

מלבד חבילת הכלים המרוחקים שעוזרים לשמור עלינו בטוחים, גם חינוך המשתמשים שלנו הוא קריטי. אנו עורכים תרגילי פישינג פנימיים כדי לפתח בגרות בתחום אבטחת הסייבר בקרב הצוות שלנו. אנו בונים מודעות באמצעות תוכניות הכשרה הזמינות באופן קבוע ב-Lessonly ובאמצעות Knowbe4.

האקרים יכולים לפעול יחד, ולכן כדי לנטרל זאת, חיוני שגם צוות החברה יעבוד יחד - נדרשת רשת כדי לנצח רשת.

בנו עוד היום צוות גלובלי מרוחק

כשבונים צוות מרוחק, יכול להיות קשה יותר להבטיח שכולם יישארו מחוברים. אבל כאשר מיישמים את כלי התקשורת והדיגיטל הטובים ביותר, אפשר להבטיח בסיס איתן. כאשר צוות מרוחק מקבל את הכלים הנכונים לעבודה משותפת, הוא מגביר את הפרודוקטיביות בהשוואה לצוות פנימי, מה שתורם להצלחת החברה.

לקבלת טיפים ואסטרטגיות נוספות, הורידו את הספר האלקטרוני שלנו, המדריך המלא לבניית צוות גלובלי מרוחק, כדי ללמוד:

• איך למצוא את הכישרונות הבינלאומיים הטובים ביותר.
• כיצד ליצור מערכת ניהול מרחוק יעילה.
• כיצד להגביר את הפרודוקטיביות על ידי בניית תרבות עבודה איתנה שתאפשר לחברה שלך לעבוד מרחוק.