הונאת שכר היא כמו צינור מים דולף לאט. בהתחלה, הנזק יכול להיות קשה לאיתור או שהוא אולי לא נראה משמעותי. אבל עם הזמן, סכום הכסף שגנבים יכולים לגנוב מעסק באמצעות תוכניות שכר בינלאומיות יכול להיות ניכר. בדוגמה אחת, אישה הצליחה לגנוב כמעט $300,000 ממעסיקתה במהלך עבודתה. למרות שהמסמכים גילו הפסדים של 300,000 דולר, התובעים העריכו כי האישה נטלה יותר משלושה רבעי מיליון דולר ממעסיקה, החל מרגע שהועסקה לראשונה בשנת 2010 ועד לפיטוריה בשנת 2013.
הונאת שכר יכולה לקרות לחברה בכל גודל, אך מהווה סיכון במיוחד עבור עסקים קטנים. 2018 שלהם לאומות, איגוד בוחני ההונאה המוסמכים (ACFE) מצא כי חברות עם פחות מ- 100 עובדים היו בעלות סיכוי גבוה פי שניים לחוות הונאות שכר בהשוואה לעסקים גדולים יותר. הונאת שכר היא גם בינלאומית. היו דיווחים על כך שהתרחש בחברות ברחבי העולם. הבנת הסיכון להונאת שכר וכיצד היא מתרחשת יכולה לעזור לעסק הגלובלי שלך לנקוט צעדים למניעתה.
עד כמה חמורה הונאת שכר?
הסכומים שאנשים יכולים לגנוב ממעסיקיהם באמצעות תוכניות הונאת שכר הם בדרך כלל משמעותיים. במקרה בולט במיוחד, נשיא של חברת עיבוד שכר, שטיפלה בשכר ובתשלומים עבור עסקים אחרים, גנב 26 מיליון דולר. דוגמה נוספת של הונאת שכר עלתה לעיר ניו יורק 600 מיליון דולר.
ה-ACFE מדווח שכ- 7% מכלל מקרי ההונאה הם הונאות שכר וחברה ממוצעת מפסידה כ- 63,000דולר. תוכנית הונאת שכר טיפוסית היא ארוכת טווח - משך התוכנית החציוני הוא כ- 30 חודשים.
מכיוון שהונאות שכר נוטות להימשך זמן מה לפני שהן מתגלות, חברות שנפגעו ממנה עלולות להתקשות לקבל פיצוי על הכספים שאבדו. במקרה של האישה שנמצאה אשמה בגניבת כ- 300$,000, הסכום שעליה להחזיר למעסיקה הקודם הוא כמעט שליש מהסכום שהיא חשודה בגניבתו בפועל במהלך התוכנית.
הונאת שכר משפיעה גם על עוברי אורח תמימים. כאשר נשיא של חברת עיבוד שכר גנב מיליוני דולרים מלקוחותיה, האנשים שנפגעו מיד היו עובדי לקוחות חברת העיבוד. אלפי עובדים התעוררו בוקר אחד ונודע להם שמשכורותיהם נמשכות מחשבונותיהם. במקרים מסוימים, המשיכות הובילו למשיכות יתר ולעמלות הכרוכות במשיכות יתר. בנוסף לאובדן משכורותיהם של אנשים, ההונאה גרמה גם לעובדי חברת השכר לאבד את מקום עבודתם ואת מקור הכנסה.
אל תזלזלו בהשפעות של הונאות שכר על החברה שלכם ועל האנשים שאתם עובדים איתם. תפוח רקוב אחד יכול להשפיע קשות על המוניטין של החברה שלך ועל יכולתה לעמוד בתשלומים שלה.
כיצד מתרחשת הונאת שכר
ישנן סיבות רבות להונאת שכר בינלאומית. ההונאה יכולה לנבוע מפעולות שבוצעו על ידי עובדי חברה או על ידי החברה עצמה. על פי מחקר של ACFE, כאשר מתבצעת הונאת שכר על ידי עובד, זה בדרך כלל על ידי מישהו שעובד בחשבונאות או בתמיכה אדמיניסטרטיבית. למרות ששני אנשים או יותר העובדים יחד יכולים לבצע הונאת שכר, בדרך כלל אדם אחד אחראי.
חלק מסוגי תוכניות השכר הבינלאומיות כוללים:
- עובדי רפאים: עובדי רפאים מקבלים תלוש משכורת מחברה אך לא עובדים שם בפועל. במקרים רבים, העובדים אינם קיימים ומעולם לא עבדו עבור העסק. קל לזהות עובדים רפאים במקרים מסוימים. חלק מהנוכלים אינם יצירתיים במיוחד בכל הנוגע למתן שמות של חברי הצוות הבדויים שלהם. הם עשויים להשתמש בווריאציה של שמם, מציין מיקום כמו "ג'ון דו", או אפילו משהו כמו "X".
- הונאת דוחות שעות: הונאת דוחות שעות היא צורה נפוצה מאוד של הונאת שכר. עובד עשוי להתאים את כמות הזמן שהוא מדווח על עבודה כלפי מעלה כדי לקבל יותר כסף מהמעסיק שלו. לעתים קרובות, פרקי הזמן קטנים מספיק כדי לא לזהות הודעה מיידית. לדוגמה, עובד עשוי להוסיף 15 דקות נוספות לשעות המדווחות שלו בכל יום. כתוצאה מכך, הם עשויים לעבוד יותר מ- 40 שעות בשבוע ולקבל תשלומי שעות נוספות מהמעסיק, גם אם לא עבדו בפועל שעות רבות.
- ניקוב חברים: מעסיקים המשתמשים בשעוני נוכחות וכרטיסי ניקוב עלולים לחוות הונאת שכר בצורה של ניקוב חברים. סוג כזה של הונאה יכול להיראות תמים. לדוגמה, עובד שמאחר עשוי לבקש מעמית ידידותי לנקב עבורו את כרטיס השעות כדי שייראה כאילו הגיע לעבודה בזמן. אבל זו עדיין סוג של הונאה, שכן עובדים טוענים שהם עומדים בזמנים בזמן שהם לא באמת בעבודה.
- סיווג שגוי של עובדים: סוגים מסוימים של הונאות שכר מבוצעים על ידי המעסיק, ולא על ידי העובדים. דוגמה אחת היא סיווג שגוי של עובדים או עובדים כדי להימנע מתשלום מיסי שכר או הטבות. מעסיקים יתייחסו לעיתים לעובדים כאל קבלנים עצמאיים, גם אם הם אינם עומדים בדרישות ההגדרה. דוגמה נוספת לסיווג שגוי של עובדים מתרחשת כאשר מעסיק משלם "מתחת לשולחן" ואינו מנפיק כלל מסמכי מס.
- מקדמות שכר שלא משולמות: עובדים עשויים לבקש מקדמות על שכרם מעת לעת, מתוך הנחה שהם יחזירו את המקדמה. כאשר המקדמה לא מוחזרת, זו הונאה. במקרים מסוימים, ייתכן שהמקדמה לא תירשם כראוי על ידי צוות השכר. ייתכן שהם ירשום את זה כהוצאה, ולא כנכס. לחלופין, צוות השכר עלול לא לבצע מעקב עם העובד כדי לוודא שהמקדמה תוחזר.
- שיעורי שכר הונאה: דוגמה נוספת להונאת שכר מתרחשת כאשר שיעורי שכר מדווחים באופן שגוי. אדם במחלקת השכר עשוי להתאים את שכרו השעתי של עובד כלפי מעלה, לדוגמה, לתת למישהו $21 לשעה במקום $20 שהוא אמור להרוויח. כדי להימנע מגילוי, חלק מהעובדים יתאימו את שיעור השכר לתקופה מוגבלת, כגון רק כמה תלושי שכר.
- בונוסים לא מורשים: הונאת שכר יכולה להתרחש כאשר מישהו מנפיק צ'ק בונוס לעובד או לעצמו ללא אישור מהאדם או המחלקה המתאימים.
- חופשה מזויפת או חופשה בתשלום: אם עובד טוען לחופשה בתשלום כאשר אינו זכאי לה, או לוקח חופשה בתשלום כאשר אינו אמור להיות זכאי, זוהי סוג של הונאת שכר.
- ניכוי כספי במקור מזויף: במקרים מסוימים, הונאת שכר מתרחשת כאשר סכומים שיש לנכות ממשכורתו של אדם אינם מנוכים, כגון מיסים, תשלומי פרישה ותגמולי ביטוח. החברה עדיין משלמת את ההוצאות, מה שאומר שהיא עלולה להפסיד סכום כסף משמעותי לאורך זמן.
- הוצאות מזויפות: עובדים עם חשבונות הוצאות עלולים לבצע הונאת שכר על ידי תביעת הוצאות שאינן קשורות לעבודה. לדוגמה, עובד עשוי לקחת את משפחתו לארוחת ערב ולגרום להוצאה כספית. הם עשויים גם ליצור קבלה מזויפת עבור רכישה שמעולם לא התרחשה.
כיצד לזהות ולתקן הונאות שכר
סוגים מסוימים של הונאות שכר יכולים להיות קלים יותר לזיהוי מאחרים. לדוגמה, זה יכול להיות קשה לדעת כיצד לזהות עובדים רפאים אם לעסק שלך יש סניפים ברחבי העולם. אין לך שום דרך לדעת מי בדיוק עובד במשרד שלך בטוקיו אם אתה נמצא בארה"ב, למשל. דרך אחת לזהות עובדים רפאים היא לעבוד עם צד שלישי שיש לו אנשים בארץ עבורך. הצד השלישי שלכם יכול להיות צייד רוחות, ולוודא שכל מי שמקבל תלוש משכורת מהעסק שלכם אכן עובד עבור החברה. הצד השלישי יכול גם לשמש כארגון מעסיקים מקצועי, לנהל את כל היבטי השכר עבור העובדים הבינלאומיים שלכם, ולהוריד דבר נוסף מרשימת המטלות של החברה שלכם.
יחד עם עבודה עם ארגון מעסיקים מקצועי, תוכלו לנקוט באמצעים כדי לוודא שכל מי שמקבל שכר מהחברה שלכם אכן עובד שם וקיים שם. יצירת קשר עם ממליצים וביצוע בדיקות רקע על עובדים פוטנציאליים חדשים היא דרך אחת לוודא שהם אמיתיים. דרישה להפקדה ישירה מכל העובדים היא דרך נוספת להפחית את הסיכון לתשלום רוחות רפאים.
ניתן לזהות סוגים אחרים של הונאות שכר, כגון שכר, גיליונות זמנים והוצאות מזויפים, על ידי ביקורת וסקירת שכר לפני ביצוע תשלומים. האדם שבודק ומאשר את השכר לא צריך להיות אותו אדם שמעבד אותו. האדם שבודק את שכר העבודה צריך להיות אחראי לוודא ש:
- שעות העבודה תואמות את מספר השעות הצפוי שעובד צריך לעבוד: אם עובד עובד יותר מ- 40 שעות או עובד יותר ממספר השעות שעבורן נשכר, האדם שבודק את השכר צריך לעקוב אחר הממונה עליו כדי לוודא שהכל תקין. אפשרות נוספת היא לדרוש אישור לפני שכל עובד יכול להגיש גיליון שעות עם יותר מ- 40 שעות עבודה בשבוע אחד.
- שכר שעתי מדויק: על האדם שבודק את משכורותיו להשוות את שכרם השעתי הצפוי של העובדים לשכר שהם מקבלים בפועל. אם יש פער, יש לבצע חקירה נוספת.
- סכומים מתאימים מנוכים: יש לנכות מיסים וניכויים אחרים ממשכורות העובדים. אם לא, האדם שבודק את השכר צריך לברר מדוע.
- ההוצאות מתאימות: האדם האחראי על ביקורת או סקירת שכר צריך גם לבחון כל הוצאה שתבעו העובדים ולוודא שההוצאה מתאימה או לגיטימית. הבדיקה יכולה לכלול עיון בקבלות כדי לוודא שההוצאות הנתבעות תואמות את הקבלות. ההוצאות צריכות להיות קשורות גם לעבודה.
כיצד למנוע הונאות שכר
הונאת שכר גלובלי לא חייבת לעלות לעסק שלך מאות אלפי דולרים. ידיעת כיצד למנוע הונאות שכר יכולה לעצור אותה מיד או לפני שהיא בכלל מתחילה. הנה כמה צעדים שתוכלו לנקוט כדי למנוע הונאות שכר לפגוע בעסק שלכם.
- סנן היטב את כל האנשים לפני שאתה שוכר אותם: באופן אידיאלי, האנשים שאתה שוכר יהיו ישרים ואמינים. סינון עובדים חדשים על ידי בדיקת הרקע הפלילי שלהם, אימות המלצות ואישור השכלה ותעסוקה קודמת יעזרו לכם להימנע מגיוס אנשים לא ישרים. ניתן למיקור חוץ של תהליך הסינון בעת גיוס עובדים בינלאומיים.
- השתמשו בגיליונות זמנים חשמליים ודרשו אישור: קל לעובדים להתאים גיליונות זמנים מנייר, אך קשה להם יותר להתאים גיליונות זמנים חשמליים. שימוש בגיליונות נוכחות חשמליים ודרישת אישור מנהל לזמן שהוגש יכול לסייע במניעת דוחות מזויפים של שעות עבודה.
- השתמשו ביומטריה כדי להסיר הזמנות של חברים: דרישה מעמיתים לעבודה לתזמן את עצמם, אם אתם משתמשים בשעון נוכחות פיזי, תמנע הזמנות של חברים. דרך אחת לעשות זאת היא להשתמש בטביעות אצבעות או בנתונים ביומטריים אחרים כדי לאמת את זהותו של העובד לפני שהוא נכנס לעבודה.
- הגבלת הגישה לנתוני שכר: ככל שפחות אנשים יוכלו לגשת לנתוני השכר של החברה שלכם ויכולים לבצע בו התאמות או שינויים, כך ייטב. הגבלת הגישה לשכר מפחיתה את הסיכון שמישהו יתאים את שעות העבודה או את שיעור השכר.
- דרוש מעקב נוסף אחר דוחות השכר: יש לבדוק ולאשר את כל דוחות השכר לפני הנפקת התשלומים. כמו כן, צריך להיות תהליך להשהיית תשלומים ולתיקונים אם מתגלים אי דיוקים.
- דעו למה לחפש בעת בדיקת שכר: ודאו שהחברה שלכם אינה משלמת לאנשים עם שמות דומים מאוד וכתובות זהות. כמו כן, יש להיזהר מתשלומים המבוצעים לאנשים המתגוררים באותה כתובת או מתשלומים המבוצעים לאותו חשבון בנק עבור עובד שונים.
- הקפידו על מערכת לזיהוי והסרה של עובדים שפוטרו: דרך אחת למנוע תשלומים לעובדים רפאים, במיוחד לאנשים שכבר אינם עובדים בחברה שלכם, היא לסמן רשומות או קבצים לאחר שעובד עוזב את החברה. קובץ שסומן בדגל לא אמור להמשיך לקבל תשלומים.
- ביטול תשלומי צ'קים: קל יותר לבצע הונאות שכר כאשר מעורבים צ'קים מנייר. בהפקדה ישירה, כל תשלום מועבר לחשבון בנק. באפשרותך לוודא שפרטי החשבון נכונים ושהם שייכים לעובד המתאים. במידת הצורך, באפשרותך לבטל תשלומים שנשלחו אם אתה חושד שמדובר בהונאה.
- קבע מדיניות של אפס סובלנות: ניתן להרתיע הונאה על ידי קביעת מדיניות של אפס סובלנות. הכרת הכללים וההשלכות האפשריות של ביצוע הונאת שכר יכולה למנוע מאנשים לעשות זאת.
מיקור חוץ של צרכי השכר הבינלאומיים שלך ל-Globalization Partners
כאשר העסק שלך מתרחב לחו"ל, זה יכול להיות מאתגר להתעדכן במתרחש ברחבי העולם. אתה צריך צוות שיתמוך בך בשטח ובתוך המדינה. Globalization Partners יכולים להיות הצוות בשבילכם. הפתרון המקיף שלנו מייעל את תהליך הגיוס הבינלאומי וגם מסייע להבטיח ששכר, מיסים ודאגות משפטיות יישארו תואמים למדינה בה אתם פועלים. שירותי השכר הגלובליים שלנו מבטיחים שהצוות הבינלאומי שלכם יקבל תשלום בזמן, תוך צמצום הסיכון להונאות שכר. צרו קשר אתנו עוד היום כדי ללמוד עוד.
למידע נוסף בנוגע לשכר בינלאומי, הורידו את רשימת הבדיקה שלנו לתאימות שכר גלובלי.
