תאימות לעבודה מרחוק חשובה יותר מתמיד. מאז תחילת המגפה, חברות רבות אימצו מדיניות קבועה של עבודה מרחוק, שצפויה להפוך בקרוב לנורמה. למעשה, עד 2025, 75 אחוזים מעובדי כוח העבודה יעבדו מרחוק לפחות חמישה ימים בחודש.
בעוד שישנם חוקים מעטים החלים על הסדרי עבודה זמניים מהבית, מדינות רבות החלו להציג חקיקה סביב עבודה מרחוק.
הנה כמה מהנושאים המשפטיים שחברות צריכות לקחת בחשבון כשהן פועלות ליישום מדיניות עבודה מרחוק תחילה.
בעיה מספר1: תאימות נתונים (פרטיות ואבטחה)
תאימות נתונים צריכה להיות בראש סדר העדיפויות של חברה. כאשר מתמודדים עם מידע רגיש - כולל מידע על לקוחות - חיוני להבטיח את פרטיות ואבטחת המידע שאליו יש לעובדים גישה ושימוש. בעיה נוספת היא כאשר נתונים מועברים למדינות אחרות. האם החברה שלך מצייתת לתקנות הסדרה הכללית להגנה על מידע?
מה שאתה יכול לעשות:
- הגדירו מדיניות פרטיות ואבטחה הכוללת תוכנה, חומרה, מידע ובקרת גישה.
- יש לאפשר לעובדים להשתמש בשירות רשת פרטית וירטואלית (VPN) ששומר על אבטחת גלישה באינטרנט, במיוחד עבור עובדים מרוחקים המשתמשים ב-Wi-Fi ציבורי.
- הצפנת מידע סודי.
- הגדר אימות דו-שלבי לכל מכשיר.
[bctt tweet="כאשר מתמודדים עם מידע רגיש - כולל מידע על לקוחות - חיוני להבטיח את הפרטיות והאבטחה של המידע שיש לעובדים גישה אליו ומשתמשים בו."] שם משתמש = "גלובלי"]
בעיה מספר2: תאימות לשכר
תאימות לשכר היא אתגר נפוץ שעומד בפני חברות כאשר הן מעסיקות עובדים מרוחקים. חברות חייבות להבין את חוקי התעסוקה והעבודה בכל מדינה בה הן מגייסות עובדים כדי להבטיח שהן משלמות לעובדים בהתאם לחוקים אלה.
מה שאתה יכול לעשות:
בדקו את הדרישות של כל מדינה או מדינה בנוגע ל:
- שכר מינימום. שכר מינימום הוא המשכורת או התשלום הנמוך ביותר שמעסיקים יכולים לשלם באופן חוקי לעובדיהם. זה משתנה ממדינה למדינה - וממדינה למדינה בארה"ב - ובעוד שברוב המדינות יש שכר מינימום, ישנן מדינות שוויתרו על יישום שכר מינימום רשמי. לכן, חשוב לעקוב אחר דרישות השכר במדינה בה אתם פועלים. חברות שלא יעמדו בדרישות אלה, עלולות להיות אחראיות לקנסות ותביעות משפטיות.
- חוקי שעות נוספות ושעות עבודה. למרות שיש סטנדרט לשעות עבודה ברחבי העולם, ישנם הבדלים בין מדינות שונות. חוקי עבודה מקומיים קובעים את שעות העבודה המקסימליות והמינימליות ואת שעות העבודה השעות הנוספות לעובדים, וחברות חייבות לציית להם.
- עלים. חוקי עבודה מקומיים קובעים תוכנית חופשה בתשלום משלהם. חופשות חופשה שונות באמריקה מאשר באירופה או אפריקה, וכך גם חופשות לידה ואבהות. שמירה על תקנות אלו תמנע מחברות להתמודד עם התחייבויות.
- תדירות תשלום. תדירות התשלום מגדירה את תדירות התשלום לעובדים (כלומר, שבועית, דו-שבועית, חצי-חודשית, חודשית) ומשתנה בכל מדינה. חשוב לזכור זאת כדי לעמוד בתקנות של כל מדינה ולמנוע בעיות תאימות.
- יתרונות. עובדים זכאים להטבות חובה מסוימות הנדרשות על פי חוקי העבודה של מדינתם. בעוד שישנן הטבות בסיסיות כמו ביטוח לאומי בכל מדינה, רבות אחרות קבעו כי על מעסיקים להציע גם הטבות אבטלה ופנסיה.
- ביטוח. מדינות רבות מחייבות שירותי בריאות, ביטוח פרישה וביטוח אבטלה. זה משהו שחברות חייבות לזכור כשהן מגייסות עובדים במדינות אלו.
- מיסוי. בחלק מהמדינות יש מערכות מיסוי מורכבות יותר מאשר באחרות. הבנת מערכות אלו היא המפתח לעמידה בחוקי ותקנות המס.
מצאו מומחים שיעזרו לחברה שלכם להישאר מעודכנת בחוקים ובתקנות המקומיים.
בעיה מספר3: בריאות ובטיחות
הגנה על בריאותם ובטיחותם של העובדים הפכה קשה יותר עבור חברות מאז שעברו לעבודה מרחוק. עם זאת, גם אם העובדים אינם עובדים פיזית במשרד, החברה עדיין אחראית לשמור על בריאותם ובטיחותם.
מה שאתה יכול לעשות:
- זיהוי סכנות פוטנציאליות וליישם אמצעים לשליטה והפחתת סיכונים.
- יש להקים מערכת לדיווח על פציעות או אירועים, ולוודא שהעובדים יודעים כיצד להשתמש בה.
- לספק הכשרה בתחום הבריאות והבטיחות ולעודד את העובדים לנקוט באמצעי הזהירות הנדרשים.
- חשוב לשים לב גם לבריאות הנפש . על המעסיקים לוודא שעובדיהם לוקחים הפסקות ומנוחה.
בעיה מספר4: ציוד
חשוב לספק לעובדים את הכלים והציוד הדרושים לביצוע עבודתם. במדינות מסוימות, מעסיקים נדרשים לספק לעובדים החזר או מלגה עבור עלויות שנגרמו במהלך עבודה מרחוק.
מה שאתה יכול לעשות:
- לספק את המשאבים הדרושים לעובדים כדי לעבוד מהבית.
- כאשר החברה אינה מסוגלת לספק את הציוד, יש צורך ליצור הסכם עם העובד ולפצות את כל ההוצאות שנגרמו לו.
- צייתו לחוקי השלט הרחוק המקומיים הדורשים פיצוי נוסף עבור שירותי חשמל, טלפון ואינטרנט.
בעיה מספר5: קניין רוחני
בנוסף להגנה על מידע רגיש, חברות צריכות גם לתעדף את ההגנה על העבודה שעובדיהן מייצרים, כולל מחשבות, המצאות ועיצובים. הגנה על קניין רוחני (IP) בינלאומי היא גורם מפתח שיש לקחת בחשבון בעת גיוס עובדים מרחוק.
מה שאתה יכול לעשות:
- רשום את כתובת ה-IP במדינות בהן נמצאים העובדים שלך.
- הוסיפו סעיף סודיות כחלק מחוזה העסקה וודאו שהתנאים מובהרים ומובנים.
כדי להימנע מבעיות אלו, חברות צריכות לקבוע וליישם מדיניות רשמית לעבודה מרחוק.
מדיניות עבודה מרחוק
חשוב ביותר להגדיר מערכת כללים והנחיות כדי לווסת ולנהל עובדים מרחוק.
מדיניות עבודה מרחוק צריכה לכלול:
- תקנון החברה
עבודה מהבית אינה פוטרת עובדים מהתנאים והמדיניות החלים עליהם במקום העבודה. כדי למנוע בלבול, עדיף לציין זאת בבירור בהנחיות החברה לשיחה מרחוק. - ציפיות עבודה וביצועי עובדים
הגדירו הנחיות בנוגע ללוחות זמנים, מועדים אחרונים, דוחות ומשימות. חשוב גם להסביר כיצד אתם מתכוונים למדוד ביצועים ופריון, כמו גם את המדדים החשובים לכל תפקיד. - סעיפי פרטיות נתונים וקניין רוחני ודאו שהעובדים חותמים על הסכם סודיות ומבינים את החשיבות של הגנה על המידע של החברה.
- פיצוי והטבות
להבהיר כי העובדים זכאים לאותם פיצויים והטבות כמו במקום העבודה. כמו כן, שימו לב אם יהיה תגמול נוסף עבור עלויות חשמל או אינטרנט. - הנחיות תקשורת
ודאו שהעובדים מכירים את כלי התקשורת בהם משתמש הצוות שלכם. הגדירו ציפיות לזמינות מקוונת במהלך שעות העבודה והדגישו את חשיבותן של צ'ק-אין ופגישות כדי לשמור על תקשורת חלקה עם הצוות שלכם.
בניית צוות מרוחק שלך בינלאומי?
אם אתם זקוקים לסיוע בנוגע לתאימות לעבודה מרחוק, Globalization Partners יכולים לעזור. Employer of Record, אנו לוקחים על עצמנו את האחריות המשפטית על חברי "צוות גלובלי" שלכם ומאפשרים לחברה שלכם להעסיק עובדים ב- 187 מדינות - ללא צורך בישות משפטית.
קרא עוד: מהו Employer of Record?