מהי צורהW-9?

לקחים עיקריים

• מהו טופס W-9 : טופס W-9 משמש לאיסוף מידע מס של קבלן. הוא מאפשר לך להגיש טפסים מדויקים של 1099 ולהימנע מעיכוב גיבוי ועונשים.

• כיצד טופס W-9 משווה לטפסים אחרים: טופס W-9 מיועד רק לשמירה על רשומות והוא רלוונטי לקבלנים בארה"ב. טופס W-8 מיועד לאזרחים שאינם אזרחי ארה"ב. W-2 הטפסים משמשים את העובדים להכנת המסים שלהם. 1099 טפסים הם לדיווח על סוגי הכנסה שונים, כגון תשלומים שונים לקבלנים.

• היכן ניתן לקבל טופס W-9: ניתן להוריד את טופס W-9 באתר ה-IRS או ליצור טופס עם G-P Contractor™.

• מי נדרש למלא טופס W-9: אנשים ועסקים שעובדים עם החברה שלך, כגון קבלנים וספקים עצמאיים, חייבים למלא טופס W-9.

שכירת קבלנים עצמאיים מקלה על הגדלת  או הורדת העסק שלך עם שינוי הצרכים שלך. בעוד  הקבלנים אינם על שכר החברה שלך, אתה עדיין צריך  לעקוב אחר דרישות  מסוימות כדי לעסוק עם סוג זה של עובד.

בארה"ב, עובדים במשרה מלאה ממלאים I-9 טפסים, ואילו קבלנים עצמאיים או  1099 עובדים ממלאים W-9 טפסים. טפסים אלה  מסייעים להבטיח ציות למס ולהפחית את הסיכון לעונשים על מידע שגוי או חסר. 

בואו  לשבור  מה טופס מס W-9 , מה זה משמש,  איך למלא אותו, וטעויות נפוצות להימנע.

מהו טופס W-9?

טופס A W-9  מיועדלאיסוף מידע על משלמי המסים מקבלנים עצמאיים ומגופים עסקיים, כך שתוכל להגיש החזרים מדויקים. אינך מגיש W-9 עם שירות ההכנסות  הפנימיות (IRS). אבל  אתה משתמש במידע בטופס זה כדי להכין  טופס   1099  שאתה שולח למס הכנסה בסוף השנה. 

ה- W-9 אוסף את מספר זיהוי המס (TIN) מאנשים וישויות. עבור אנשים פרטיים, זהו בדרך כלל מספר הביטוח הלאומי (SSN), ועבור עסקים, זה מספר זיהוי המעסיק (EIN).

הערה: אין טופס  W-9 לעובדים. A W-9 מיועד רק לקבלנים או לעסקים עצמאיים.

כיצד טופס W-9 משווה לטפסים אחרים

טופס W-9 לעסקים מיועד רק לשמירה על רשומות. כך   שונה ה- W-9 מטפסי מס הכנסה אחרים:

W-9 לעומת W-2 טופסי

בעוד שקבלנים  עצמאיים ממלאים טופס   W-9 , חברות משלימות ושולחות  W-2 טופסי  מס הכנסה.

העובדים משתמשים בטופסי  W-2  כדי להכין מסים. לפני שהם מקבלים W-2, העובדים צריכים למלא את טופס W-4 ולציין את פרטי המס שלהם, את סטטוס ההגשה שלהם ואת משרות אחרות, אם רלוונטי. תחשבו את המסים שיש לעכב על בסיס טופס W-4, בעוד שטופס W-2 צריך לשקף מסים אלה.

טופס W-9   נועד להכנת  טופס 1099. W-9 מכיל את שם הקבלן, כתובתו ו-TIN. בניגוד לעובדים, הקבלנים אחראים לדווח ולשלם את המסים שלהם. באופן כללי, אין ניכוי מס עבור קבלנים, למעט במצבים מסוימים, כגון אם הם לא  מספקים  או לאשר TIN נכון. 

W-9 לעומת 1099 טופסי

ה- 1099 הוא סט של טופסי IRS המדווחים על סוגי הכנסה שונים. חברות משתמשות בדרך כלל:

• 1099-NEC: השתמש בטופס זה אם אתה משלם לקבלנים העצמאיים שלך 600  דולר ארה"ב או יותר מדי שנה.  

• 1099-MISC: השתמש בטופס זה כדי לדווח על תשלומים שונים, כגון תמלוגים, תשלומי בריאות ודמי שכירות, אם הם מסתכמים ב- 600  דולר אמריקאי או יותר בשנה.

החברה שלך אחראית למלא  ולשלוח 1099 טפסים  למס הכנסה. לעומת זאת, קבלנים עצמאיים למלא  W-9 טופסי, אשר תשמור ברשומות שלך. אתה רק צריך W-9 טופס י הפניה להגשת טופס 1099.

W-9 לעומת W-8 טופסי

השאלה אם תשתמש בטופס W-9 או בטופס W-8 תלויה  במעמד האזרחות של הקבלן העצמאי. W-9 טפסים  הם עבור אזרחי ארה"ב, בעוד שאינם אזרחי ארה"ב דורשים W-8.  

יש רק סוג אחד של טופס W-9 . עם זאת,  ישנם חמישה סוגים של W-8 טופסי הטופס  הנכון תלוי אם הקבלן הוא אדם או עסק, סוג ההכנסה, והאם הם זכאים לטיפול מס מיוחד. 

 עליך  לאסוף את טופס W-8 לפני ביצוע התשלום הראשון שלך. שיטת העבודה הטובה ביותר היא לאסוף את טופס W-9 לפני שהקבלן מבצע עבודה כלשהי.

היכן ניתן לקבל טופס W-9

קבלנים יכולים  להוריד את טופס W-9 ישירות מאתר ה-IRS. או שתוכל להשתמש ב- G-P Contractor כדי לפשט את מחזור החיים כולו של גיוס קבלנים - החל מתשלומים ועד לניהול ניירת. צור בקלות W-9 טפסים וקבל גישה לכל מידע על כוח העבודה שלך בלוח מחוונים אחד.

 אם אתם מגדילים ובונים צוותים גלובליים, G-P Gia™ , הבינה  המלאכותית הסוכן הראשונה מסוגה עבור משאבי אנוש, מציעה תובנות מפורטות על  חוקי  העבודה, תקנות המס וההטבות ביותר מ- 50 מדינות ובכל 50 המדינות בארה"ב.

מי צריך למלא W-9?

אנשים מסוימים  וגופים  עסקיים המקבלים הכנסה מהחברה שלך צריכים למלא את טופס W-9. אלה  כוללים, בין היתר, קבלנים עצמאיים, ספקים, שותפויות, חברות אחריות מוגבלת (LLCs), תאגידים, נאמנויות ואחוזות.

הנה כמה תרחישים שבהם W-9 הוא הכרחי:

1. אתה חברה קטנה  ששוכרת קבלנים בחברות קטנות בארה"ב  ללא צוותים פנימיים גדולים, לעתים קרובות שוכרת קבלנים עצמאיים. לדוגמה, אם אתה משתמש ב- G-P Contractor כדי לשכור ולשלם קבלנים עבור פרויקט עיצוב גרפי, העובד יכול להשתמש בתכונת יצירת טופס W-9 כדי למלא את הטופס לפני שהוא מתחיל לעבוד. 

2. אתה בנק עם לקוח שפותח חשבון חדש. בנקים משתמשים ב- W-9 טופסי 101  כדי לאסוף מידע על משלם המסים הדרוש כדי לדווח על ריבית ורווחים אחרים למס הכנסה.

3. ביטלת חוב. חובות מבוטלים נחשבים לעתים קרובות הכנסה חייבת במס. טופס W-9 מסייע בהגשת המידע הנדרש.

4. אתה חברת השקעות. תאסוף טופס W-9 מהלקוחות שלך, ולאחר מכן תדווח על הרווחים שלך למס הכנסה בטופס 1099 המתאים.

מתי ומדוע W‑9 נדרש

טופס  W-9 נדרש   רק עבור ספקים שאתה משלם עבור שירותים. זה לא כולל תאגידים, כפי שהם בדרך כלל פטורים 1099 דיווח. אתה גם לא צריך W-9 עבור כל ספקים שדרכם אתה משלם בכרטיס, כמו תשלומים אלה מדווחים על ידי מעבד התשלום.

 טופס W-9  מאפשר לך לדווח במדויק על תשלומי קבלן למס הכנסה. אמנם אינך צריך להגיש מסמך זה, אך שמירה עליו בהישג יד הופכת את הכנת 1099 טפסים לקלה יותר. כמו כן, תוכל להימנע מקנסות בגין אי-ציות ועונשים אזרחיים או פליליים על אי-איסוף הטופס.

כיצד למלא טופס W-9

על הקבלנים למלא  טופס W-9  במדויק כדי להבטיח ציות. הם יכולים למלא אחר הוראות אלה W-9 :

1. ציין את שם הקבלן או העסק: הקבלנים שמו את שמם בשורה 1 כפי שהיא מופיעה בהחזרת המס שלהם. ישויות משפטיות, כגון שותפות, LLC, או תאגיד, שמו את שמם בשורה 2, תוך שימוש במידע "עשיית עסקים כ". אם הקבלן פועל תחת שם עסק ספציפי, עליו להזין מידע זה בשורה "שם העסק".

2. בחר את סיווג המס הפדרלי: הקבלן בודק את התיבה הרלוונטית לסיווג מס. חלק מהאפשרויות כוללות אדם, תאגיד C, תאגיד S, שותפות, אמון או עיזבון, או LLC.

3. הוסף TIN: קבלנים צריכים להוסיף את ה-SSN שלהם אם הם יחידים. על עסקים להוסיף את ה-EIN שלהם. בהתאם  לאזרחותם או למעמדם כישויות, קבלנים יכולים להגיש בקשה ל -TIN ולכתוב "מחויב" תחת חלק I. הם יהיו כפופים לניכוי גיבוי עד שיקבלו את ה-TIN שלהם. לאחר מכן, הם צריכים להגיש עדכון W-9.

4. הזן כתובת: תחת שורת "כתובת", הוסף את הכתובת המשויכת ל-TIN. 

5. אשר את הטופס: כל המידע צריך להיות מדויק ולהתאים את רשומות ה-IRS. על האדם הממלא את הטופס לחתום על האזורים המיועדים לאישור בציון תאריך. תוכל להשתמש  בתוכנית התאמת TIN שלIRS כדי לאמת רשומות.

G-P Contractor הופך את מילוי ואיסוף הטפסים לקל יותר. קבלנים יכולים ליצור את הטופס בפלטפורמה, שאליו תוכל לגשת בכל עת.

כיצד להגיש ולאחסן טופס W-9 

הקבלן או הישות העצמאיים צריכים לשלוח לך את הטופס המלא לצורך שמירת רשומות. עליך לאחסן W-9 טופסים  למשך  ארבע שנים לפחות. שמירת רשומות ארוכה יותר מסייעת גם בתקופות ביקורת ממושכות יותר. 

3 common W-9 mistakes and how to avoid them

אמנם אתה לא צריך  להגיש W-9 טופסי מס הכנסה, הם  עדיין  צריכים להיות מדויקים כדי למנוע בעיות משפטיות ופיננסיות. היזהרו מטעויות נפוצות אלה:

1. הוספת מידע  שגוי: הטעויות כוללות שימוש ב-TIN הלא נכון ובסוג הישות. TIN שגוי יכול להוביל להודעת מס הכנסה, בעוד שהסוג העסקי הנכון מבטיח שדוחות 1099 שלך מדויקים. 

2. איסוף טפסים באיחור: עליך לאסוף W-9 טפסים  לפני שקבלנים או ישויות יתחילו  לעבוד  ולפני שתבצע את התשלום הראשון שלך. בדרך זו, אתה מוכן לדיווח סוף השנה.

3. כשל בעדכון: צור מערכת לסקירה ועדכון קבועים של מידע W-9 . השתמש בשיטות שבהן קבלן יכול לעדכן בקלות את המידע שלו.

להעסיק עובדים  וקבלנים עם G-P

למעלה מ -80% מהמנהיגים העסקיים  נאבקים למצוא כישרונות מיומנים בשוק הקיים שלהם. G-P מציעה פתרון מהיר ותואם להעסקת עובדים  וקבלנים גלובליים, מבלי להקים ישויות חדשות.

 הפתרונות שלנו המופעלים על-ידי AIEOR והקבלן מגובים על-ידי הצוות הגדול ביותר של מומחי משאבי אנוש, משפט וציות במדינה כדי לפשט את מחזור החיים הגלובלי כולו של ההעסקה. הוסף כישרון ברמה עולמית לצוות שלך ללא הלחץ של תאימות מס בינלאומית.

הזמינו הדגמה עוד היום.

W-9 שאלות נפוצות בטופס