ישנן סיבות רבות לעזיבת עובדים חברה - הם פורשים, מוצאים עבודה חדשה או עוזבים בעל כורחו עקב פיטורים או פיטורים. ללא קשר לסיבות אלה, חברות חייבות להיערך כדי להפוך את היציאה למעבר קל.
היציאה של עובד היא חלק ממסע החוויה של עובד מרוחק ועל החברות להיערך מראש לתהליך של סיום העסקה. זה כולל השקעת משאבים בהפיכת התהליך לחלק, משום שפספוס מתהליך סיום העסקה עלול לפגוע במותג מעשיק זמן רב לאחר עזיבת העובד. למעשה, על פי סקר שערכה Fractl, שליש מהעובדים האמריקאים ממתינים חודש שלם לפני שהם משאירים ביקורת על החברה שלהם.
יציאה מהמטוס חשובה כמו קלית עובדים והיא מרכיב מרכזי במחזור העובד. מוריאל דיאס, מנהל משאבי אנוש תפעול דרום ומרכז אמריקה ב- Globalization Partners אומר "היציאה מתחילה ברגע שאתה עולה על עובד, וללא תהליך סיום העסקה הולם, חברות יכולות להרוס את חווית העובד הכוללת." הכנת עזיבה של עובדים יכולה להיות מאתגרת כאשר אתה עובד במשרד, אבל בסביבת עבודה מרחוק, סיום העסקה דורש עוד יותר זמן ותשומת לב.
4 סיבות סיום העסקה יעילה היא קריטית עבור החברה שלך
הוכח שתהליך סיום העסקה מפורט ויעיל מוביל לשיפור שימור כישרונות. סיום העסקה מובנה ומתחשב היטב גם מבטיח שצוותי משאבי אנוש יכולים להקל על התהליך עבור מעסיקים ועובדים.
יצירת תהליך סיום העסקה חיונית ל:
#1: הימנעו מבעיות משפטיות וכלכליות
איסוף וחתימה על כל המסמכים הדרושים כחלק מתהליך סיום העסקה יפחית את הסיכון של עובדים לתלונות או תביעות משפטיות. זה נכון במיוחד במהלך עזיבות לא רצוניות, כגון פיטורים, כאשר ישנם חוקים ספציפיים למדינה שמעסיקים חייבים לציית להם כדי להבטיח שפעולותיהם חוקיות.
#2: מניעת פרצות נתונים
צוותי משאבי אנוש חייבים לוודא שיש מספיק זמן להתנתק עובדים מהמערכת, להשבית את חשבונותיהם ולנתק את הגישה לכל פלטפורמה ומידע שאינם נחוצים להם עוד. אם לעובדים יש גישה לנתוני החברה לאחר עזיבתם, הדבר עלול להוביל להפצת מידע סודי שמעמיד את החברה בסכנה.
#3: שיפור המוניטין של החברה
סיום יחסי עובד-מעסיק בצורה הטובה ביותר האפשרית מבטיח שהעובדים יעזבו את החברה בתחושה של כבוד ומוערכים על הזמן שבילו בחברה. לדעותיהם של העובדים יש השפעה על המוניטין של החברה. למעשה, ביקורות חשובות ל- 95 אחוז ממחפשי העבודה, מה שאומר שביקורות שליליות על חברה יכולות להשפיע על החלטותיהם של מועמדים פוטנציאליים בנוגע להגשת מועמדות למשרה או לא.
#4: קבל משוב בעל ערך
עובדים שעוזבים את החברה מרצונם הם מקור מדהים למשוב. שמיעת הסיבות לעזיבתם או סתם דעתם הכנה תעזור לחברה להשתפר בעתיד.
לפי Snapsurveys, "חברות בעלות הביצועים הגבוהים ביותר לא רק טובות בקבלת משוב, אלא גם מבקשות משוב במכוון." והם יודעים שמשוב מועיל רק כשהוא מדגיש חולשות וגם נקודות חוזק."
יציאה מהעבודה בסביבת עבודה מרחוק
לעבודה מרחוק יש יתרונות רבים, אך עדיין יכולים להיות גם כמה חסרונות. ללא אפשרות לקיים אינטראקציות פנים אל פנים, חסמים לחיבור ותקשורת יכולים להפוך לאתגר עצום כשמדובר בסיום העסקה מרחוק.
"חוסר קרבה פיזית הופך את יישום תהליך סיום העסקה מתחשב לחשוב במיוחד, שבו תקשורת ברורה היא המפתח לבניית אמון ולמניעת אי הבנות בזמן עזיבת העובדים", אומרת קמילה טורס, צוות עובדים ב- Globalization Partners.
מטרת הגדרת תהליך סיום העסקה היא יצירת מעבר חלק לעובד והגנה על החברה מפני פרצות מידע וסיכוני אבטחה.
גורמים המגדירים את תהליך סיום העסקה
ישנם שני גורמים שקובעים אילו צעדים לנקוט בתהליך סיום העסקה: סיבת העזיבה ועמדתו של העובד.
סיבת העזיבה
בהתאם לסיבת העזיבה, שלבים מסוימים בתהליך עשויים להיות חשובים יותר מאחרים. זו הסיבה שיש להתאים את תהליך סיום העסקה לתנאי כל מקרה ומקרה. ישנן ארבע סיבות עיקריות לעזיבה:
1. התפטרות
חשוב שצוותי משבי אנוש יגדירו תהליך המסייע במניעת עזיבות בלתי צפויות ומספק מספיק זמן למילוי המשרות הפתוחות. על העובדים לקבל הנחיות הקובעות את הדרישות להבטחת יציאה קלה. הנחיות אלו עשויות לחייב תקופת הודעה מינימלית, מסירת פתקי מסירה, דוחות וגישה לנתונים.
2. פְּרִישָׁהצוותי משאבי אנוש חייבים לתכנן
פרישתם של העובדים מראש. עליהם להבטיח תאימות עם תוכניות פנסיה ולקבוע את התשלום הסופי לעובדים. אחת מהשיטות הטובות ביותר להבטחת פרידה נעימה היא להעניק לעובדים הפורשים מסיבת פרידה ראויה והכנה בצורת פרס או מתנה, במיוחד אם הם עובדים בחברה זמן רב.
3. פִטוּרִים
פיטורי עובדים הם קשים, אך לעיתים בלתי נמנעים. במקרים אלה, עדיף להתייחס לעובד בכבוד ואמפתיה ולהבהיר היטב מדוע הוא מפוטר.
4. פיטורין
הפסקות הן אחת המשימות הקשות ביותר של משאבי אנוש, ובמקרים אלו יש לתכנן בקפידה את תהליך סיום העסקה. על העובד לקבל הודעה בכתב המפרטת את העובדות המניעות את הפיטורים ואת הסעיפים המשפטיים עליהם החברה מסתמכת לקבלת החלטה זו, על מנת למנוע כל בעיה.
קחו בחשבון שרכיבי תאימות חיוניים כמו המסמכים הנדרשים ותקופת הניסיון משתנים ממדינה למדינה. מתן אפשרות לעובדים להיפרד מעמיתיהם, מענה לבקשותיהם האחרונות והצגת תדמית של אחדות תאגידית לאורך כל התהליך הם חלק מהמפתחות להבטחת פיטורים חלקים.
לדברי דיאס וטורס, ללא קשר לסיבת העזיבה, חיוני שהעובדים ירגישו בנוח. משבי אנוש לעולם לא צריכים לשכוח שהם מתמודדים עם בני אדם, ולכן אמפתיה, תקשורת וסולידריות הן יסודיות, במיוחד כשמדובר בתהליך סיום העסקה מרוחק.
כמו כן, חיוני להבטיח שהעובדים מקבלים את כל התשלומים וחבילות הפיטורין המגיעות להם. על מעסיקים להיות מודעים לכך שהחוקים והתקנות המקומיים בנוגע לחבילות פיטורין ותשלומים במהלך פיטורים משתנים בהתאם למדינה או לאזור.
סוג המשרה
השלבים הכרוכים בתהליך סיום העסקה משתנים גם בהתאם לתפקיד בו מחזיק העובד. לדוגמה, פיטורי עובדי חשבונאות עשויים לדרוש בדיקת רישומים פיננסיים לפני עזיבתם, בעוד שבדיקות אבטחה עשויות להיות נחוצות עבור אנשי IT כדי למנוע מהם לקחת איתם מידע רגיש.
כיצד ליצור תהליך סיום העסקה מרחוק אפקטיבי
צוותי משאבי אנוש חייבים ליצור תהליך סיום העסקה מותאם אישית בהתאם לצרכים הספציפיים של החברה שלהם. התהליך יהיה תלוי במידה רבה בסוג העזיבה, במיוחד האם העובד עוזב מרצונו או שלא מרצונו, כמו גם בגורמים בסיסיים כמו גודל החברה.
בסביבת עבודה מרוחקת, תהליך סיום העסקה דורש מחברות לנהל תקשורת בסיסית בסביבה וירטואלית, דבר שסביר להניח ידרוש צעדים חדשים ושיקולים מדוקדקים. הנה כמה טיפים שיבטיחו שתהליך סיום העסקה מרחוק יבוצע בצורה חוקית ומוצלחת.
1. נסח תוכנית תקשורת
תהליך סיום העסקה מתחיל ברגע בו נודע למשאבי אנוש צוות על עזיבה, ללא קשר אם מדובר בפיטורים או התפטרות. חשוב במיוחד לנסח תוכנית תקשורת מרחוק שתפרט כיצד שאר הצוות יקבל מידע. קבעו ערוץ תקשורת משותף ותאמו פגישות ושיחות וידאו מראש. לדברי אדווינה טאן, מנהלת הפעילות הגלובלית באזור אסיה-פסיפיק ב-Globalization Partners, חיוני לשים לב לטון בו משתמשים במיילים ובשיחות עם עובדים.
התוכנית צריכה להתחשב גם בלקוחות העובד וכיצד ליידע אותם כראוי. תוכנית תקשורת זו חייבת להכיל מידע ברור לגבי העזיבה כדי למנוע אי הבנות.
2. הכן את הניירת
הניירת עבור סיום העסקה של עובד מרוחק אינה שונה מתהליך עזיבה פנים אל פנים, אלא שיש לעשות זאת באופן דיגיטלי. על צוותי משאבי אנוש לאסוף את כל המסמכים הדרושים כדי לוודא שהכל תקין ומבוצע כחוק. יש צורך לעיין בחוזים והסכמי סודיות כדי להבהיר את תנאי העזיבה ולענות על כל שאלה. על משאבי אנוש להכין גם ניירת לגבי חבילות פיצויים, הטבות, החזרים ומיסים. ניתן לשתף את כל המסמכים הללו באמצעות מערכות ניהול מסמכים וחתימות דיגיטליות כדי להבטיח שהתהליך חלק ומאובטח.
3. תכנן את תהליך המעבר
השלב החשוב ביותר בשלב זה בתהליך הוא ליצור תוכנית שתאפשר את מעבר העבודה והאחריות לאחר עזיבת עובד מרוחק בצורה חלקה. תוכנית זו צריכה לכלול בדיקות מקוונות סדירות כדי לבחון את סטטוס הפרויקטים, להקצות מחדש משימות שכבר החלו על ידי העובד, ולהניח את היסודות כך שהעובד החדש יוכל לקרות חיים את המשימות הנדרשות. על מחלקת משאבי אנוש להיות ברורה עם הצוותים המושפעים כיצד ייראה המעבר הזה והיכן תסתיים עבודתו של העובד.
4. קבע מפגשי העברת ידע מקוונים
זהו אחד החלקים החיוניים ביותר בסיום העסקה מרחוק יעיל לעזיבות מרצון. במהלך מפגשי העברת הידע המקוונים, עובדים עוזבים משתפים מידע עם עמיתיהם לעבודה או עם הכפופים הישירים להם, ועם השכירה הפוטנציאלית, במידת האפשר. מידע זה צריך לכלול רישום של תחומי אחריות ומשימות, סטטוס הפרויקטים וגישה למידע, תוכנה ומסמכים.
5. השבת נכסי החברה
החברה סיפקה ציוד ונכסים לעובדים במהלך תקופת הקביעות שלהם, חשוב לשלוח אותם בחזרה למעסיק לפני העזיבה. על צוותי משאבי אנוש ליצור רשימת תיוג דיגיטלית ולארגן איסוף נכסים אלה בימים האחרונים שלפני עזיבת העובד. רשימת תיוג זו עשויה לכלול פריטים כגון מחשבים, טלפונים ניידים, מפתחות, תגי זיהוי וכרטיסי אשראי של החברה, ויש לשלוח אותה לעובד העוזב יחד עם מכתב החזרה דיגיטלי של רכוש החברה.
6. מחיקת חשבונות משתמשיםעבודה
דורשת שיתוף מידע באינטרנט. לכן, לעובדים יש גישה לכלים פנימיים כגון חשבונות דוא"ל, כוננים, מסדי נתונים ומקורות מידע רגיש. ביטול הגישה של עובדים מרוחקים למידע זה ושחזור כל הנכסים הדיגיטליים, כולל סיסמאות וקודי מפתח, מסייעים במניעת פרצות אבטחה. לא משנה כמה טובים יחסי העובד-מעסיק, עובדים שעוזבים לא צריכים לקבל גישה למידע כלשהו לאחר שהם כבר לא חלק מהצוות.
7. עריכת ראיון יציאה וירטואלי
למרות שהם רלוונטיים רק לעזיבות מרצון, ראיונות עזיבה וירטואליים הם המפתח להבטחת סיום העסקה משפיע. מטרת הראיונות היא לקבל משוב חשוב על חוויית העובד בחברה. זו תהיה ההזדמנות האחרונה להשאיר על העובדים רושם חיובי לפני עזיבתם. זהו גם אמצעי מצוין לאיסוף מידע שיעזור למחלקת משאבי אנוש לקבל החלטות טובות יותר בעתיד. נצלו את ההזדמנות לקבל תובנות לגבי התפקיד, גישתם לעבודה מרחוק והניסיון הכללי שלהם.
יצירת תהליך יעיל של סיום העסקה מרחוק מועיל לחברות בדיוק כמו שהוא מועיל לעובדים. עם זאת, קשה לנווט במורכבויות הכרוכות בעזיבה של עובד, במיוחד כאשר תקשורת פנים אל פנים אינה אופציה.
Globalization Partners' בינה מלאכותית מונעת פלטפורמת שירותי העסקה גלובלית תעזור לך להבטיח תאימות במהלך יום העסקה של העובדים הבינלאומיים שלך.
למידע נוסף על G-P Recruit, בקרו באתר האינטרנט שלנו וספרו לנו כיצד נוכל לעזור לכם למצוא את הכישרונות הטובים ביותר, במיקום הנכון, במחיר הנכון.