關鍵資訊

  • 甚麼是 W-9 表格： W-9 表格用於收集承包商的稅務資料。 它可讓您提交準確的 1099 表格，避免備用預扣稅和罰款。

  • 表格 W-9 與其他表格的比較： 表格 W-9 僅供記錄之用，並適用於美國承包商。 W-8 表格適用於非美國公民。 W-2 員工使用表格準備稅項。 1099 表格用於報告不同的收入類型，例如向承包商支付雜費。

  • 在哪裡取得表格 W-9： 您可在 IRS 網站上下載表格 W-9 ，或透過 G-P Contractor™ 生成表格。

  • 誰需要填寫 W-9： 與貴公司合作的個人和企業，例如獨立承包商和供應商，必須填寫 W-9 表格。

聘請獨立承包商可以更容易地隨著您的需求轉變 而上調或下調您的業務規模。 雖然 承包商不在貴公司的薪資單上，但您仍需 遵循 某些要求，才能參與這種員工類型的工作。

在美國，全職員工填寫 I-9 表格，而獨立承包商或  1099 名工人則填寫 W-9 表格。 這些表格 有助於確保稅務合規，並降低不正確或缺失資訊的風險。 

讓我們 細分 一下 W-9 稅表是甚麼、 它用途、 如何填寫，以及應避免的常見錯誤。

什麼是 W-9 表格？

A W-9 表格用於從獨立承包商和商業實體 收集納稅人資料 ，以便您提交準確的回報。 你沒有向 美國國稅局 （IRS） 提交 W-9 。 但是 ，您使用本表格上的資訊來準備一份 您在年底時提交給美國國稅局的   1099  表格。 

W-9 從個人和實體收集稅務識別號碼 （TIN）。 對於個人來說，這通常是社會安全號碼 （SSN），對於企業來說，這是僱主識別號碼 （EIN）。

注意：員工沒有 W-9 表格。 A W-9 僅適用於獨立承包商或企業。

表格 W-9 與其他表格的比較

表格 W-9 與其他表格相比

W-9 企業表格僅供記錄保存。 以下 是   W-9 與其他 IRS 表格的不同之處：

W-9 vs. W-2 表格

 獨立承包商填寫   W-9 表格後，公司將填寫  W-2  表格發送給 美國國稅局。

員工使用 W-2 表格 來準備稅項。 員工收到 W-2 表格前，需要填寫 W-4 表格，並在適用情況下註明其稅務資料、申報狀態及其他工作。 您將根據表格 W-4 計算預扣稅項，而表格 W-2 則應反映這些稅項。

W-9 表格 用於準備 1099 表格。 W-9 包含承包商的名稱、地址和 TIN。 與員工不同，承包商有責任報告和支付他們的稅款。 一般而言，除某些情況外，承包商無需預扣稅項，例如他們未能 提供 或認證正確的 TIN。 

W-9 vs. 1099 表格

1099 是一組 IRS 表格，報告不同的收入類型。 公司最常使用：

  • 1099-NEC： 如果您每年向獨立承包商支付 600  美元或以上，請使用此表格。  

  • 1099-MISC： 如果每年金額達到  600  美元或以上，則使用此表格報告其他付款，例如版稅、醫療保健付款和租金。

貴公司有責任向 美國國稅局填寫並 發送 1099 份表格。 相反，獨立承包商請填寫  W-9 份 表格，您將保留其中記錄。 您只需要 W-9 表格 作為提交表格 1099的參考。

W-9 vs. W-8 表格

無論您使用 W-9 還是 W-8 表格 ，均取決於獨立承包商的公民 身份。 W-9 表格 適用於美國公民，非美國公民則要求 W-8。  

W-9 表格只有一種。 然而， W-8 表格 有五種類型。 正確的表格取決於承包商是個人或企業、收入類型以及是否有資格享受特殊的稅務待遇。 

 你應在首次付款前 領取 W-8 表格。在承包商進行任何工作前， 最好先領取 W-9 表格。

在哪裡取得表格 W-9

承包商可以直接從美國國稅局網站 下載表格 W-9 。 或者，您可以使用 G-P Contractor 簡化從付款到管理文書工作整個承包商招聘生命週期。 在一個儀表板上輕鬆生成 W-9 表格，並存取您的所有員工資料。

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誰需要填寫 W-9？

某些人需要填寫表格 W-9

從貴公司獲得收入的某些個人和 商業 實體需要填寫表格 W-9。 這些表格 包括但不限於獨立承包商、供應商、合夥企業、有限責任公司 （LLC）、企業、信託和遺產。

以下是一些需要 W-9 的例子：

  1. 您 是一家在美國聘用承包商的小型公司 。沒有大型內部團隊的小公司通常會聘請獨立的承包商。 例如，如果您使用 G-P Contractor 來聘請和支付承包商進行平面設計項目，工人可以使用W-9 表格生成功能在他們開始工作之前填寫表格。 

  2. 您是一名客戶開設新帳戶的銀行。 銀行使用 W-9 表格 收集向美國國稅局報告利息和其他收入所需的納稅人資料。

  3. 您取消債務。 取消債務通常被視為應課稅收入。 表格 W-9 有助提交所需資料。

  4. 你是一家投資公司。 你將向客戶收集 W-9 表格，然後在適當的1099表格向美國國稅局報告你的收入。

何時及為何要求 W‑9

只有您為服務付款的供應商才 需要 填寫W-9 表格。 這不包括企業，因為它們通常可免除 1099 報告。 由於付款處理商已報告您透過卡支付的任何供應商，您亦不需要 W-9 。

W-9 表格 允許您向美國國稅局準確報告承包商付款。 雖然你不需要提交此文件，但保留它使準備 1099 表格更容易。 您亦將避免因未能領取表格而被處以不合規罰款及民事或刑事處罰。

如何填寫 W-9 表格

如何填寫 W-9 表格

承包商必須 準確填寫 W-9 表格，以確保合規。 他們可以遵循以下 W-9 指示：

  1. 指明承包商或公司名稱： 承包商將其姓名加在納稅申報表上的第 1 行上。 合法實體，例如合夥公司、有限責任公司或公司，使用其“經營業務”資訊將其名稱列入第 2行。 如果承包商以特定業務名稱營運，他們應在“業務名稱”行中輸入此資訊。

  2. 選擇聯邦稅務分類： 承包商勾選稅務分類的相關方格。 部分選擇包括個人、C 法團、S 法團、合夥、信託或遺產或有限責任公司。

  3. 新增 TIN： 如果承包商是個人，則應新增其 SSN。 企業應新增 EIN。  根據其公民身份或實體狀態，承包商可申請  TIN，並在第一部分下寫上“申請”。他們將須繳納備用預扣稅，直至收到其 TIN。 之後，他們需要提交更新的 W-9。

  4. 輸入地址： 在“地址”行下，新增與 TIN 相關的地址。 

  5. 證明表格： 所有資料都應準確無誤，並與 IRS 記錄相符。 填寫表格的人士應簽署指定認證區域並註明日期。 您可以使用 IRS TIN配對計劃 來驗證記錄。

G-P Contractor 更容易填寫和收集表格。 承包商可在平台上生成表格，您可以隨時存取。

如何提交和儲存 W-9 表格

獨立承包商或實體應向您發送填妥的表格，以作記錄。 您必須儲存 W-9  表格  至少四年。 長期記錄保存亦有助延長審計期。 

3 個常見的 W-9 個錯誤，以及如何避免

雖然您不需要向美國國稅局 提交 W-9 表格，但它們 仍然 需要準確以避免法律和財務問題。 注意這些常見錯誤：

  1. 新增 錯誤資訊： 錯誤包括使用錯誤的 TIN 和實體類型。 不正確的 TIN 可導致 IRS 通知，而正確的業務類型可確保您的 1099 報告準確無誤。 

  2. 遲到收集表格： 您需要在承包商或實體開始 工作 前 及首次付款前收集 W-9 表格。 這樣，您已準備好進行年終報告。

  3. 無法更新： 建立系統定期檢視並更新 W-9 資訊。 使用承包商可以輕鬆更新其資料的方法。

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W-9 表格常見問題