Kiat Ahli tentang Alat Terbaik untuk Mendukung Tim Jarak Jauh Global

Seiring perusahaan berupaya beradaptasi dengan dunia pasca-pandemi dan memenuhi kebutuhan tim jarak jauh yang terus berubah, berinvestasi pada perangkat terbaik sangatlah penting. Hal ini akan memastikan perusahaan menjaga komunikasi yang jelas dan mendorong kolaborasi yang erat, yang sangat penting untuk mempertahankan dan menarik talenta terbaik yang mencari pengalaman kerja yang positif.

Meskipun teknologi memungkinkan pekerja yang sebelumnya berbasis kantor untuk melakukan pekerjaan yang sama di mana saja, dengan peningkatan produktivitas, tidak semua alat pekerjaan jarak jauh diciptakan sama. Mari kita lihat beberapa alat digital penting untuk membantu pekerja dan tim jarak jauh Anda berkembang.

Apa tantangan terbesar dalam bekerja dari jarak jauh?

Salah satu tantangan yang dihadapi tim jarak jauh adalah menjaga konektivitas. Untuk mengatasi hal ini, perusahaan harus menemukan dan menggunakan alat terbaik untuk membuat integrasi pekerjaan jarak jauh semulus mungkin.  Namun, pekerjaan jarak jauh telah menyebabkan kejenuhan layanan perangkat lunak. Jadi, alat apa saja yang Anda butuhkan agar tim jarak jauh Anda dapat berkembang saat bekerja di berbagai lokasi di seluruh dunia? Kami meminta pakar Globalization Partners (G-P), Wakil Presiden Teknologi Informasi Stephen McCormack, untuk menjelaskan pilihan-pilihan utamanya terkait konektivitas dan pemberdayaan di era jarak jauh.

Di bawah ini ia menyoroti beberapa alat jarak jauh terbaik di kelasnya, mulai dari perekrutan hingga orientasi hingga konferensi video.

Apa saja alat rekrutmen terbaik dalam pengalaman G-P?

Stephen: Saat membicarakan alat-alat kerja jarak jauh, penting untuk mengakui dampak dan kegunaannya bahkan sebelum karyawan tersebut bergabung.

• Anaplan: Sebagai contoh, kami menggunakan Anaplan untuk menyediakan perkiraan otomatis berbasis data yang memungkinkan kami untuk membuat anggaran secara akurat untuk kebutuhan rekrutmen kami.
• Rumah kaca: Greenhouse adalah alat jarak jauh yang memungkinkan kami mendokumentasikan proses wawancara dan melacak perjalanan kandidat dari awal hingga akhir. Manajer perekrutan dan mitra akuisisi talenta kami menggunakannya untuk meninjau setiap peran yang relevan dan menyaring kandidat sebelum tahap wawancara. Setelah wawancara dilakukan, umpan balik diproses di Greenhouse, yang akan terlihat oleh semua pihak internal yang terkait dengan posisi yang lowong tersebut.
• Crosschq: Crosschq digunakan ketika kita telah memutuskan seorang kandidat, dan referensi orang yang di yang berhasil perlu diperiksa. Crosschq adalah contoh yang sangat baik dari alat daring yang telah menggantikan panggilan telepon tradisional untuk mendapatkan umpan balik yang relevan tentang seorang kandidat. Hal ini memungkinkan wasit untuk meluangkan waktu mereka dalam memberikan masukan dan melakukannya sesuai dengan kecepatan dan jadwal mereka sendiri, sehingga umpan balik yang diberikan menjadi lebih tepat dan berharga.
• DocuSign: DocuSign adalah alat jarak jauh terakhir yang perlu disebutkan dalam proses penerimaan karyawan. Setelah penawaran dibuat dan diterima, kontrak akan diberikan kepada calon karyawan. DocuSign memungkinkan kandidat terpilih untuk menandatangani kontrak mereka dari jarak jauh dan mengirimkannya kembali kepada manajer perekrutan hanya dengan sekali klik.

Jenis teknologi apa yang membantu dalam Orientasi Jarak Jauh?

Stephen: Bagian penting dari membangun tim jarak jauh adalah memiliki Sistem Manajemen Pembelajaran yang efektif. Di G-P, kami menggunakan Lessonly.

Menjadi perusahaan dengan pekerjaan jarak jauh berarti semua karyawan baru biasanya memulai kehidupan di G-P dari kantor pusat mereka. Oleh karena itu, Lessonly memainkan peran penting dalam membantu memahami:

• Perusahaan secara keseluruhan
• Departemen terkait mereka
• Kebijakan dan prosedur perusahaan
• Bagan organisasi
• Ditambah lagi, semua berbagai alat jarak jauh yang sedang beroperasi.

Lessonly adalah kunci keberhasilan orientasi karyawan kami. Manajer terkait dan personel SUMBER DAYA MANUSIA bekerja sama erat dengan karyawan baru untuk menjadwalkan setiap modul pelatihan Lessonly selama dua minggu pertama karier baru mereka di G-P.

Alat digital apa saja yang membantu melakukan tinjauan kinerja jarak jauh?

Stephen: Saat mengelola tim jarak jauh, sangat penting untuk memiliki alat yang memberikan karyawan akses terstruktur dan teratur kepada manajer mereka. 15Five memungkinkan karyawan untuk memberikan pembaruan setiap minggu tentang aktivitas mereka dan menyoroti apa yang mereka rencanakan untuk dicapai selama tujuh hari berikutnya. Selain itu, mereka dapat melacak kemajuan mereka dalam mencapai tujuan pribadi, departemen, dan perusahaan.

Sekali lagi, di perusahaan dengan pekerjaan jarak jauh seperti G-P, alat seperti 15Five adalah contoh utama bagaimana cara terbaik untuk menjaga agar semua orang tetap terhubung, baik ke atas maupun ke bawah dalam rantai komando. Tentu saja, seorang manajer juga harus mengadakan 1:1 pertemuan setidaknya sekali seminggu dan memberikan pembaruan kepada TIM-nya.

Namun, pekerjaan selalu sangat sibuk, dan waktu cenderung berlalu begitu cepat. 15Five mendorong periode refleksi otomatis, biasanya di akhir minggu, di mana kita dapat mempertimbangkan tujuan kita dan bagaimana kita akan mencapainya selama minggu berikutnya. Jelas, itu sangat penting.

Bagaimana dengan alat bantu untuk manajemen keuangan?

Stephen: Kami meluncurkan Workday di G-P pada bulan Juli tahun ini. Workday adalah sistem Manajemen Sumber Daya Manusia dan Keuangan utama kami yang terintegrasi. Ini adalah alat Perencanaan Sumber Daya Perusahaan kami yang efektif.

Sebelumnya, kami memiliki beberapa aplikasi terpisah yang melakukan tugas-tugas tersebut. Sejak menerapkan Workday, kami telah mengkonsolidasikan semuanya di bawah satu payung.

Singkatnya, Workday berfungsi sebagai sumber catatan bagi karyawan dalam hal cuti, pengeluaran, penggajian, dan semua jenis informasi SUMBER DAYA MANUSIA. Ini juga berfungsi sebagai sumber pencatatan keuangan yang berujung pada pembuatan buku keuangan kami setiap bulan sepanjang tahun.

Apa alat terbaik untuk konferensi video?

Stephen: G-P menggunakan Zoom untuk rapat video kami. Ini digunakan baik secara internal maupun dengan mitra eksternal. Kami menggunakan Zoom untuk semua rapat konferensi, acara penting, webinar, dll., dan selalu terbukti sukses besar.

Apa alat komunikasi terbaik untuk tim jarak jauh?

Stephen: Mengenai pesan instan, Slack adalah alat kolaborasi terpopuler yang disukai oleh kolega di G-P. Berdasarkan pengalaman kami, Slack sangat bagus untuk aktivitas kolaborasi antar individu dan tim. Slack memiliki berbagai peluang kolaborasi dan komunikasi, mulai dari saluran umum hingga saluran proyek khusus, saluran TIM, hingga pesan langsung individual antar kolega.

Apa yang terbaik untuk dokumentasi dan penyimpanan file?

Stephen: Kami menggunakan banyak alat bantu untuk penyimpanan file terstruktur, mulai dari Confluence dan SharePoint hingga OneDrive. SharePoint dan OneDrive adalah bagian dari rangkaian produk Microsoft 365 dan hanya memerlukan sedikit pengenalan.

Confluence adalah bagian dari rangkaian produk Atlassian. Kami menggunakan Confluence di G-P sebagai forum dokumentasi ad hoc yang sangat fleksibel berdasarkan kebutuhan spesifik TIM.

Alat jarak jauh apa yang digunakan G-P untuk keamanan siber?

Stephen: Salah satu tugas utama saya di G-P adalah mengelola keamanan informasi. Menjadi perusahaan dengan pekerjaan jarak jauh membawa tantangan di bidang ini.

Jika staf Anda bekerja di kantor, Anda memiliki banyak kendali dalam hal keamanan informasi. Namun dari sudut pandang yang mengutamakan kerja jarak jauh, jaringan kami pada dasarnya adalah rumah setiap 1,300 karyawan kami. Jadi, itu bisa menjadi lingkungan yang menantang untuk memastikan bahwa pengguna dan sistem kita aman dari perspektif keamanan informasi. Untuk membantu mencapai hal tersebut, kami menggunakan beberapa alat jarak jauh yang dapat memberi tahu kami tentang potensi masalah dan memungkinkan kami untuk bereaksi dengan tepat dan sesuai saat dibutuhkan. Beberapa di antaranya adalah Barracuda, Inky, Crowdstrike, dan Netskope .

Selain serangkaian alat jarak jauh yang membantu menjaga keamanan kita, mendidik pengguna juga sangat penting. Kami melakukan latihan phishing internal untuk mengembangkan kematangan dalam bidang keamanan siber bagi staf kami. Kami membangun kesadaran melalui program pelatihan yang tersedia secara teratur di Lessonly dan melalui Knowbe4.

Peretas dapat beroperasi bersama-sama, jadi untuk menanggulanginya, sangat penting agar staf perusahaan juga bekerja sama — dibutuhkan jaringan untuk mengalahkan jaringan.

Bangun tim jarak jauh global hari ini.

Saat membangun tim jarak jauh, akan lebih sulit untuk menjamin bahwa setiap orang tetap terhubung. Namun, dengan menerapkan alat komunikasi dan digital terbaik, Anda dapat memastikan bahwa fondasi yang kokoh telah tersedia. Dengan bekal alat yang tepat untuk bekerja sama, tim jarak jauh memiliki produktivitas yang lebih tinggi dibandingkan staf internal, yang pada akhirnya berkontribusi pada kesuksesan perusahaan.

Untuk tips dan strategi lainnya, unduh eBook kami, Panduan Lengkap Membangun Tim Global Jarak Jauh, untuk mempelajari:

• Bagaimana menemukan talenta internasional terbaik.
• Cara membuat sistem manajemen jarak jauh yang efektif.
• Bagaimana meningkatkan produktivitas dengan membangun budaya kerja yang solid yang akan memungkinkan perusahaan Anda untuk berkembang secara jarak jauh.