Poin penting
-
Manfaat kebijakan kerja jarak jauh: Kebijakan kerja jarak jauh yang ditetapkan dengan baik menetapkan harapan, menjunjung tinggi kepatuhan, dan mempertahankan produktivitas.
-
Komponen kebijakan utama: Elemen penting dari kebijakan kerja jarak jauh meliputi kelayakan dan cakupan, jam kerja dan komunikasi, peralatan dan keamanan, manajemen kinerja, serta kompensasi dan tunjangan.
-
Kepatuhan global sangat penting: Saat menerapkan kebijakan kerja jarak jauh untuk tim internasional, Anda harus menangani berbagai undang-undang tenaga kerja, peraturan pajak, dan persyaratan kepatuhan di setiap lokasi.
-
Gia mengotomatiskan pembuatan kebijakan: Gia menyederhanakan pembuatan kebijakan kerja jarak jauh dengan membuat dokumen SDM yang sesuai dalam hitungan menit.
Membangun kebijakan kerja jarak jauh yang beresonansi di berbagai negara dapat menjadi tantangan. Anda harus menyeimbangkan antara undang-undang setempat, peraturan pajak, dan harapan karyawan. Gia , AI agen pertama untuk SDM, dapat menghasilkan kebijakan kepatuhan untuk 50 negara dan 50 negara bagian A.S. dalam hitungan menit.
Apa itu kebijakan pekerjaan jarak jauh?
Kebijakan kerja jarak jauh menetapkan pedoman bagi karyawan yang bekerja di luar kantor pusat utama Anda. Ini adalah dokumen resmi yang menjelaskan harapan, tanggung jawab, dan prosedur untuk menjaga tim Anda tetap produktif, di mana pun mereka berada.
Jenis pengaturan kerja jarak jauh meliputi:
-
Pertama dari jarak jauh. Perusahaan beroperasi tanpa kantor pusat. Karyawan bekerja dari lokasi yang mereka pilih.
-
Hibrida. Kombinasi antara bekerja di kantor dan bekerja jarak jauh. Ini memungkinkan karyawan membagi waktu antara rumah dan tempat kerja fisik.
Kebijakan kerja jarak jauh Anda harus memberi tahu karyawan apa yang Anda harapkan dan dukungan apa yang akan mereka dapatkan. Ini juga melindungi perusahaan Anda secara sah. Kebijakan ini menguraikan bagaimana Anda akan mematuhi undang-undang tenaga kerja, menangani pajak, dan menjaga keselamatan di tempat kerja di berbagai lokasi. Tanpa struktur formal ini, Anda berisiko mengalami kesalahan komunikasi, masalah produktivitas, dan kemungkinan pelanggaran hukum.
Apa saja manfaat kebijakan pekerjaan jarak jauh?
Kebijakan kerja jarak jauh yang solid menawarkan banyak manfaat:
-
Akuisisi dan retensi talenta yang lebih baik: Menurut Laporan 2025 Keadaan Pekerjaan Jarak Jauh Budaya Terbudidaya, 87% pencari kerja memprioritaskan pekerjaan jarak jauh dalam pencarian mereka. Ketika Anda mendefinisikan dengan jelas pendekatan kerja jarak jauh Anda, Anda menarik orang-orang yang menghargai fleksibilitas dan menunjukkan kepada mereka bahwa Anda serius dalam membuatnya bekerja.
-
Produktivitas dan keterlibatan yang lebih tinggi: Penelitian menunjukkan bahwa otonomi menyebabkan produktivitas karyawan meningkat. Karyawan dengan harapan yang jelas, alat yang tepat, dan fleksibilitas kerja cenderung berkinerja lebih baik.
-
Penghematan biaya: Dengan kebijakan kerja jarak jauh yang terstruktur, Anda dapat mematuhi undang-undang setempat dan menghindari denda yang mahal. Tim Anda mendapatkan panduan yang jelas tentang tempat mereka dapat bekerja dan berapa lama mereka dapat mengurangi risiko pendirian permanen atau denda lainnya.
-
Ketahanan bisnis: Dengan kebijakan kerja jarak jauh yang telah ditetapkan, Anda dapat terus beroperasi melalui kejadian tak terduga, seperti gangguan cuaca yang memengaruhi lokasi fisik. Karyawan dapat mengikuti jadwal kerja hibrida atau jarak jauh sesuai kebutuhan.
-
Mobilitas global: Kebijakan kerja jarak jauh mempermudah untuk membangun tim global. Ini sangat berharga ketika Anda menghadapi tantangan mobilitas global dan membutuhkan konsistensi lintas batas.
Apa yang harus disertakan dalam kebijakan kerja jarak jauh?
Pastikan untuk mencakup area berikut dalam kebijakan kerja jarak jauh Anda:
Kelayakan dan cakupan
Tentukan peran mana yang memenuhi syarat untuk bekerja jarak jauh. Sementara beberapa pekerjaan memerlukan kehadiran fisik, pekerjaan lain dapat dilakukan sepenuhnya dari jarak jauh. Bersikap spesifik tentang persyaratan. Dapatkah perwakilan penjualan bekerja dari mana saja? Apakah teknisi perlu datang untuk pengujian perangkat keras? Kriteria yang jelas mencegah kebingungan.
Jam kerja, ketersediaan, dan komunikasi
Tentukan apakah Anda ingin anggota tim bekerja pada waktu tertentu atau pada jadwal mereka sendiri. Jika tim Anda merentangkan zona waktu, Anda dapat menetapkan jam tumpang tindih untuk kolaborasi. Kemudian, tentukan waktu respons yang tepat, pembaruan kalender, dan indikator status untuk mendukung komunikasi. Tentukan pertemuan mana yang wajib dan mana yang dapat direkam untuk dilihat oleh karyawan nanti.
Peralatan, teknologi, dan keamanan
Kebijakan kerja jarak jauh Anda harus menyebutkan peralatan yang Anda sediakan dan peralatan yang perlu dipasok sendiri oleh karyawan. Menguraikan langkah keamanan yang diwajibkan, seperti menggunakan VPN yang disetujui, kata sandi yang kuat, dan penyimpanan terenkripsi. Berikan langkah-langkah untuk melaporkan masalah. Kebijakan Anda juga harus memerinci hal-hal penting untuk pengaturan kantor rumah yang aman, seperti ruang pribadi untuk panggilan video.
Manajemen kinerja dan produktivitas
Jelaskan bagaimana Anda akan mengukur kesuksesan dengan menetapkan indikator kinerja spesifik untuk peran jarak jauh. Fokus pada hasil kerja dan hasil yang penting bagi sasaran Anda.
Kompensasi, tunjangan, dan penggantian biaya
Jelaskan pendekatan Anda terhadap biaya kerja jarak jauh. Apakah Anda akan memberikan tunjangan tunjangan atau tunjangan peralatan di kantor rumah? Dapatkah karyawan menerima penggantian biaya pengeluaran seperti internet? Jika demikian, jelaskan bagaimana mereka dapat menyerahkan pengeluaran mereka dan sertakan panduan pajak untuk pengurangan kantor pusat jika berlaku. Kebijakan kerja jarak jauh Anda juga harus menangani penyesuaian gaji berbasis lokasi jika karyawan pindah.
Kepatuhan kesehatan, keselamatan, dan hukum
Menyediakan panduan dan sumber daya ergonomis untuk pengaturan ruang kerja yang sehat. Setiap lokasi memiliki persyaratan kepatuhan yang berbeda. Kebijakan kerja jarak jauh Anda harus memenuhi persyaratan hukum ketenagakerjaan setempat, seperti aturan lembur, peraturan pemutusan hubungan kerja, dan undang-undang hak untuk memutus hubungan. Gunakan Gia untuk membuat klausul khusus lokasi yang membantu memenuhi kewajiban kepatuhan Anda di setiap yurisdiksi.
Cara membuat kebijakan kerja jarak jauh
Kebijakan kerja jarak jauh Anda harus selaras dengan budaya Anda sembari memenuhi persyaratan hukum. Berikut adalah cara membangun kebijakan yang efektif:
Langkah 1: Menilai kebutuhan dan budaya perusahaan
Evaluasi cara perusahaan Anda beroperasi. Survei tim Anda tentang preferensi dan tantangan kerja jarak jauh, dan identifikasi peran mana yang diuntungkan dari pengaturan ini. Tanyakan pada diri sendiri:
-
Pengaturan(-pengaturan) kerja jarak jauh apa yang ingin Anda terapkan?
-
Bagaimana Anda berkolaborasi? Apakah Anda mengandalkan diskusi spontan atau pertemuan terjadwal?
-
Apakah Anda berencana untuk memiliki tim global atau apakah Anda akan tinggal di satu lokasi?
-
Apakah tim Anda akan memiliki jadwal yang fleksibel?
Langkah 2: Mendefinisikan tujuan yang terukur
Tetapkan sasaran yang jelas untuk kebijakan jarak jauh yang dapat Anda lacak, seperti:
-
Mengurangi biaya real estat sebesar 30%
-
Mengakses talenta khusus di pasar baru
-
Meningkatkan retensi karyawan sebesar 25%
Tujuan ini memandu setiap keputusan kebijakan dan membantu Anda mengukur keberhasilan setelah implementasi.
Langkah 3: Memilah labirin persyaratan kepatuhan
Langkah ini adalah yang paling menantang. Undang-undang ketenagakerjaan berbeda di setiap wilayah. Misalnya, California mewajibkan penggantian biaya untuk pengeluaran terkait pekerjaan yang diperlukan, yang dapat mencakup pengeluaran kantor jarak jauh, sedangkan Texas tidak. Belanda mewajibkan perusahaan untuk menyediakan stasiun kerja rumah yang aman. Singapura memiliki kendala imigrasi khusus yang mewajibkan izin kerja untuk pekerja non-warga negara, termasuk mereka yang bekerja dari jarak jauh.
Gia menyederhanakan kepatuhan di 50 negara dan 50 negara bagian A.S. Berikut adalah beberapa contoh petunjuk yang dapat Anda gunakan untuk membuat kebijakan kepatuhan:
-
“Membuat klausul kerja jarak jauh untuk karyawan di Jerman dan Prancis yang memenuhi peraturan setempat.” Gia akan menciptakan klausul dengan bahasa terpadu yang memenuhi peraturan kedua negara.
-
“Apa saja ketentuan kerja jarak jauh wajib bagi karyawan di California?” Gia akan menyediakan persyaratan khusus yurisdiksi berdasarkan sumber hukum yang diverifikasi.
Pajak menambah lapisan kompleksitas lainnya. Karyawan jarak jauh dapat memicu kewajiban pajak di negara bagian atau negara baru. Kriteria klasifikasi pekerja untuk kontraktor versus karyawan juga bervariasi berdasarkan lokasi. Gunakan Gia untuk menjalankan pemeriksaan kepatuhan yang ditargetkan dan mengidentifikasi risiko sebelum menjadi masalah.
Langkah 4: Menyusun, meninjau, dan menyempurnakan
Buat draf kebijakan pertama Anda, lalu bagikan dengan penasihat hukum, SDM, dan perwakilan karyawan untuk mendapatkan umpan balik. Sebelum meluncurkan kebijakan di seluruh perusahaan, ujilah dengan kelompok kecil untuk memastikan kebijakan tersebut mudah diterapkan dan memenuhi kebutuhan Anda. Gia dapat meninjau draf Anda untuk melihat adanya kesenjangan kepatuhan, memeriksanya terhadap peraturan saat ini di setiap lokasi.
Bagaimana Gia dapat membantu Anda membuat kebijakan kerja jarak jauh
Gia mengubah pembuatan kebijakan kerja jarak jauh dari masalah hukum menjadi proses yang sederhana. Agen SDM global kami yang didukung AI mengotomatiskan tugas, mempercepat proses, dan menjawab pertanyaan kepatuhan terberat Anda. Pengembangan kebijakan kerja jarak jauh biasanya memakan waktu berminggu-minggu, tetapi dengan Gia, hanya perlu beberapa menit.
Pembuatan dokumen instan
Gia menciptakan kebijakan yang disesuaikan berdasarkan basis pengetahuan eksklusif kita. Kita telah menghabiskan lebih dari satu dekade membangun fondasi ini yang mencakup lebih dari 1,500 sumber pemerintah dan lebih dari 100,000 artikel yang diverifikasi secara hukum.
Proses pembuatannya membutuhkan waktu beberapa menit. Masukkan persyaratan Anda, pilih lokasi yang relevan, dan Gia akan membuat kebijakan komprehensif yang selaras dengan undang-undang setempat. Gia dapat memberikan terjemahan dalam lebih dari 50 bahasa untuk mendukung pemahaman dan komunikasi dengan tim lokal.
Keahlian kepatuhan global yang tak tertandingi
Gia membantu tim SDM menavigasi undang-undang ketenagakerjaan di 50 negara dan 50 negara bagian A.S. Dengan Gia, Anda dapat dengan cepat meneliti nuansa di setiap lokasi. Gia dapat menghasilkan kerangka kebijakan tunggal dengan klausul khusus lokasi untuk setiap yurisdiksi. Mereka tahu bahwa Quebec mewajibkan ketentuan bahasa Prancis, bahwa Jerman mewajibkan klausul privasi data tertentu, dan bahwa Australia memiliki persyaratan untuk pekerja lepas.
Seperti yang dikatakan Katy Burris, Direktur Senior SDM di Herb Pharm, “Saya tercengang dengan betapa mudahnya Gia menggunakan dan berbagai informasi yang dapat diberikannya. Menyenangkan memiliki satu alat kepatuhan untuk semua topik SDM.”
Mitigasi risiko proaktif
Selain membuat kebijakan baru, Gia meninjau kesenjangan kepatuhan dokumen yang ada. Unggah kebijakan Anda saat ini, dan Gia dapat mengidentifikasi area yang tidak memenuhi peraturan saat ini. Manajemen kebijakan menjadi proaktif, bukan reaktif. Di masa mendatang, Gia bahkan akan mengirimkan peringatan perubahan kebijakan sebagai bagian dari rencana Perusahaan.
Membuat kebijakan kerja jarak jauh dengan Gia
Anda memerlukan alat bantu dan strategi yang tepat untuk mengembangkan kebijakan kerja jarak jauh yang sesuai. Gia mengubah penelitian hukum selama berminggu-minggu menjadi notulen pembuatan dokumen cerdas, membantu Anda membuat kebijakan komprehensif dengan waktu dan upaya yang lebih sedikit.
Coba Gia hari ini untuk merampingkan pengembangan kebijakan kerja jarak jauh Anda.
