Apa yang dimaksud dengan FormulirW-9?

Poin penting

• Formulir W-9 : Formulir W-9 digunakan untuk mengumpulkan informasi pajak kontraktor. Ini memungkinkan Anda mengajukan Formulir 1099 yang akurat dan menghindari penangguhan cadangan serta penalti.

• Bagaimana Formulir W-9 dibandingkan dengan formulir lainnya: Formulir W-9 hanya untuk pencatatan dan berlaku untuk kontraktor AS. Formulir W-8 ditujukan untuk warga negara non-AS. W-2 Formulir digunakan oleh karyawan untuk menyiapkan pajak mereka. 1099 Formulir digunakan untuk melaporkan berbagai jenis pendapatan, seperti pembayaran lain-lain kepada kontraktor.

• Di mana mendapatkan Formulir W-9: Anda dapat mengunduh Formulir W-9 di situs web IRS atau membuatnya dengan G-P Contractor™.

• Siapa yang harus mengisi Formulir W-9: Individu dan bisnis yang bekerja dengan perusahaan Anda, seperti kontraktor dan vendor independen, harus mengisi Formulir W-9.

Merekrut kontraktor independen akan memudahkan Anda meningkatkan  atau menurunkan bisnis seiring dengan perubahan kebutuhan Anda. Meskipun  kontraktor tidak ada dalam daftar gaji perusahaan, Anda tetap harus  mengikuti persyaratan  tertentu untuk terlibat dengan jenis pekerja ini.

Di A.S., karyawan penuh waktu mengisi I-9 Formulir, sementara kontraktor independen atau 1099 pekerja mengisi W-9 Formulir. Formulir ini  membantu memastikan kepatuhan pajak dan mengurangi risiko penalti atas informasi yang salah atau hilang. 

Mari kita  uraikan  pengertian formulir pajak W-9 ,  kegunaannya,  cara mengisinya, dan kesalahan umum yang harus dihindari.

Apa yang dimaksud dengan Formulir W-9?

Formulir A W-9 adalah  untukmengumpulkan informasi wajib pajak dari kontraktor independen dan entitas bisnis, sehingga Anda dapat mengajukan pengembalian yang akurat. Anda tidak mengajukan W-9 dengan  Internal Revenue Service (IRS). Namun,  Anda menggunakan informasi pada formulir ini untuk menyiapkan  Formulir   1099  yang Anda kirimkan ke IRS pada akhir tahun. 

W-9 mengumpulkan nomor pokok wajib pajak (NPWP) dari individu dan entitas. Untuk individu, ini biasanya Nomor Jaminan Sosial (Social Security Number atau SSN), dan untuk bisnis, ini adalah Nomor Identifikasi Perusahaan (EIN).

Catatan: Tidak ada Formulir  W-9 untuk karyawan.  Formulir W-9 hanya untuk kontraktor atau bisnis independen.

Bagaimana Formulir W-9 dibandingkan dengan formulir lainnya

A W-9 Form for businesses is only for record-keeping. Here's how the W-9 differs from other IRS forms:

W-9 vs. W-2 Formulir

Sementara kontraktor  independen mengisi Formulir   W-9 , perusahaan melengkapi dan mengirimkan W-2 Formulir  ke IRS.

Karyawan menggunakan W-2 Formulir  untuk menyiapkan pajak. Sebelum menerima W-2, karyawan harus mengisi Formulir W-4 dan menunjukkan informasi pajak, status pengajuan, dan pekerjaan lain mereka, jika ada. Anda akan menghitung pajak yang akan dipotong berdasarkan Formulir W-4, sementara Formulir W-2 harus mencerminkan pajak ini.

Formulir W-9   adalah untuk menyiapkan  Formulir 1099. W-9 berisi nama kontraktor, alamat, dan TIN. Tidak seperti karyawan, kontraktor bertanggung jawab untuk melaporkan dan membayar pajak mereka. Umumnya, tidak ada pemotongan pajak untuk kontraktor, kecuali dalam situasi tertentu, seperti jika mereka gagal  memberikan  atau menyatakan TIN yang benar. 

W-9 vs. 1099 Formulir

1099 adalah serangkaian formulir IRS yang melaporkan berbagai jenis pendapatan. Perusahaan paling sering menggunakan:

• 1099-NEC: Gunakan formulir ini jika Anda membayar kontraktor independen Anda  sebesar USD 600 atau lebih setiap tahun. 

• 1099-MISC: Gunakan formulir ini untuk melaporkan pembayaran lain-lain, seperti royalti, pembayaran perawatan kesehatan, dan sewa, jika jumlahnya mencapai  USD 600 atau lebih per tahun.

Perusahaan Anda bertanggung jawab untuk mengisi dan  mengirimkan 1099 Formulir  ke IRS. Sebaliknya, kontraktor independen mengisi W-9 Formulir, yang akan Anda simpan dalam catatan Anda. Anda hanya perlu W-9 Formulir  sebagai referensi untuk mengisi Formulir 1099.

W-9 vs. W-8 Formulir

Apakah Anda akan menggunakan Formulir W-9 atau W-8 tergantung pada  status kewarganegaraan kontraktor independen. W-9 Formulir  ditujukan untuk warga negara AS, sedangkan warga negara non-AS wajib W-8.  

Hanya ada satu jenis Formulir W-9 . Namun,  ada lima jenis Formulir W-8 .Formulir yang  tepat tergantung pada apakah kontraktor adalah individu atau bisnis, jenis penghasilan, dan apakah mereka memenuhi syarat untuk perlakuan pajak khusus. 

Anda  harus  mengumpulkan Formulir W-8 sebelum melakukan pembayaran pertama Anda. Praktik terbaik adalah mengumpulkan Formulir W-9 sebelum kontraktor melakukan pekerjaan apa pun.

Tempat mendapatkan Formulir W-9

Kontraktor  dapatmengunduh Formulir W-9 secara langsung dari situs web IRS. Atau Anda dapat  menggunakanG-P Contractor untuk menyederhanakan seluruh siklus perekrutan kontraktor — dari pembayaran hingga pengelolaan dokumen. Buat W-9 Formulir dengan mudah dan akses semua informasi tenaga kerja Anda dalam satu dasbor.

 Jika Anda meningkatkan dan membangun tim global, G-P Gia™ ,  AI agen pertama kami untuk SDM, menawarkan wawasan terperinci tentang  undang-undang  ketenagakerjaan, peraturan pajak, dan manfaat di lebih dari 50 negara dan 50 negara bagian A.S.

Siapa yang harus mengisi W-9?

Individu dan  entitas  bisnis tertentu yang menerima pendapatan dari perusahaan Anda perlu mengisi Formulir W-9.  Ini  termasuk, namun tidak terbatas pada, kontraktor independen, vendor, kemitraan, perseroan terbatas (LLC), perusahaan, wali amanat, dan properti.

Berikut adalah beberapa contoh skenario yang memerlukan angka W-9 :

1. Anda adalah perusahaan kecil  yang mempekerjakan kontraktor di  perusahaan Kecil AS tanpa tim internal yang besar sering kali mempekerjakan kontraktor independen. Misalnya, jika Anda  menggunakanG-P Contractor untuk mempekerjakan dan membayar kontraktor untuk proyek desain grafis, pekerja dapat menggunakan fitur pembuatan Formulir W-9 untuk melengkapi formulir sebelum mereka mulai bekerja. 

2. Anda adalah bank dengan nasabah yang membuka rekening baru. Bank menggunakan W-9 Formulir  untuk mengumpulkan informasi wajib pajak yang diperlukan untuk melaporkan bunga dan pendapatan lainnya kepada IRS.

3. Anda membatalkan utang. Utang yang dibatalkan sering dianggap sebagai pendapatan kena pajak. Formulir W-9 membantu mengirimkan informasi yang diperlukan.

4. Anda adalah perusahaan investasi. Anda akan mengumpulkan Formulir W-9 dari nasabah Anda, kemudian melaporkan pendapatan Anda ke IRS pada Formulir 1099 yang sesuai.

Kapan dan mengapa W‑9 diminta

Formulir  W-9  hanya diperlukan untuk vendor  yang Anda bayar untuk layanan. Ini tidak termasuk perusahaan, karena biasanya tidak termasuk dalam pelaporan 1099 . Anda juga tidak memerlukan W-9 untuk vendor mana pun yang Anda bayar dengan kartu, karena pembayaran tersebut dilaporkan oleh pemroses pembayaran.

Formulir W-9   memungkinkan Anda melaporkan pembayaran kontraktor secara akurat ke IRS. Meskipun Anda tidak perlu mengajukan dokumen ini, menyimpannya di tangan membuat persiapan 1099 Formulir lebih mudah. Anda juga akan menghindari denda ketidakpatuhan dan hukuman perdata atau pidana karena gagal mengumpulkan formulir.

Cara mengisi Formulir W-9

Kontraktor harus mengisi  Formulir W-9  secara akurat untuk memastikan kepatuhan. Mereka dapat mengikuti W-9 instruksi ini:

1. Sebutkan kontraktor atau nama bisnis: Kontraktor mencantumkan nama mereka pada Baris 1 sebagaimana tertera pada laporan pajak mereka. Badan hukum, seperti kemitraan, LLC, atau korporasi, mencantumkan namanya pada Line 2, menggunakan informasi “berbisnis sebagai”. Jika kontraktor beroperasi dengan nama bisnis tertentu, mereka harus memasukkan informasi ini pada baris “Nama bisnis”.

2. Pilih klasifikasi pajak federal: Kontraktor mencentang kotak yang relevan untuk klasifikasi pajak. Beberapa opsi meliputi individu, korporasi C, korporasi S, kemitraan, trust atau estate, atau LLC.

3. Tambahkan TIN: Kontraktor harus menambahkan SSN mereka jika mereka individu. Bisnis harus menambahkan EIN mereka. Tergantung  pada status kewarganegaraan atau entitas mereka, kontraktor dapat mengajukan  permohonan TIN dan menulis “berlaku untuk” di Bagian I. Mereka akan dikenakan penangguhan cadangan hingga menerima TIN mereka. Setelah itu, mereka harus mengirimkan W-9 yang diperbarui.

4. Masukkan alamat: Di bawah baris “alamat”, tambahkan alamat yang terkait dengan TIN. 

5. Sertifikasi formulir: Semua informasi harus akurat dan cocok dengan catatan IRS. Orang yang mengisi formulir harus menandatangani dan membubuhkan tanggal pada area yang ditunjuk untuk disertifikasi. Anda dapat menggunakan  program Pencocokan TINIRS untuk memverifikasi catatan.

G-P Contractor memudahkan pengisian dan pengumpulan formulir. Kontraktor dapat membuat formulir pada platform, yang dapat Anda akses kapan saja.

Cara mengirimkan dan menyimpan  Formulir W-9

Kontraktor atau entitas independen harus mengirimkan formulir yang telah diisi untuk pencatatan. Anda harus menyimpan W-9 Formulir   setidaknya selama empat tahun. Pencatatan yang lebih lama juga membantu dalam periode audit yang diperpanjang. 

3 kesalahan umum W-9 kesalahan dan cara menghindarinya

Meskipun Anda tidak perlu  mengirimkan W-9 Formulir ke IRS, formulir tersebut  tetap  harus akurat untuk menghindari masalah hukum dan keuangan. Waspadai kesalahan umum ini:

1. Menambahkan informasi yang  salah: Kesalahan termasuk menggunakan TIN dan jenis entitas yang salah. TIN yang salah dapat mengakibatkan pemberitahuan IRS, sedangkan jenis bisnis yang tepat memastikan laporan 1099 Anda akurat. 

2. Mengumpulkan formulir terlambat: Anda perlu mengumpulkan W-9 Formulir  sebelum kontraktor atau entitas mulai  bekerja  dan sebelum Anda melakukan pembayaran pertama Anda. Dengan cara ini, Anda siap untuk pelaporan akhir tahun.

3. Gagal memperbarui: Buat sistem untuk secara teratur meninjau dan memperbarui informasi W-9 . Gunakan metode di mana kontraktor dapat dengan mudah memperbarui informasi mereka.

Mempekerjakan karyawan dan  kontraktor dengan G-P

Lebih  dari 80% pemimpin bisnis  kesulitan menemukan talenta terampil di pasar mereka yang sudah ada. G-P menawarkan solusi cepat dan sesuai untuk mempekerjakan karyawan dan  kontraktor global, tanpa mendirikan entitas baru.

 Solusi EOR dan Kontraktor kami yang didukung AI didukung oleh tim ahli SDM, hukum, dan kepatuhan dalam negeri terbesar untuk menyederhanakan seluruh siklus hidup ketenagakerjaan global. Tambahkan talenta kelas dunia ke tim Anda tanpa tekanan dari kepatuhan pajak internasional.

Pesan demo hari ini.

W-9 Pertanyaan Umum Formulir