Poin penting
-
Menetapkan standar: FTE memberikan pengukuran standar untuk membandingkan berbagai jenis pekerjaan.
-
Mendukung keakuratan: Memastikan penyusunan anggaran yang akurat, perencanaan tunjangan, dan kepatuhan regulasi di seluruh wilayah.
-
Mengurangi risiko: FTE meminimalkan masalah klasifikasi pekerja dan risiko peraturan.
-
Menyederhanakan jam kerja: Menghitung FTE bersifat langsung saat Anda menerapkan formula yang tepat.
Ketika perusahaan bekerja lintas zona waktu, jenis pekerjaan, dan negara, mereka memerlukan cara yang konsisten untuk membandingkan biaya tenaga kerja dan mengukur produktivitas. Full-time equivalent (FTE) adalah cara standar untuk mengukur pekerjaan di seluruh peran penuh waktu, paruh waktu, dan tak terduga.
Bagi pemimpin SDM, FTE adalah kunci penganggaran, tunjangan, dan kepatuhan. Jika Anda memperluas secara global atau mengelola tim di beberapa lokasi, FTE menyelaraskan strategi dengan angka.
Apa yang dimaksud dengan FTE?
FTE adalah unit tenaga kerja yang sama dengan jam kerja penuh waktu, biasanya lebih dari setahun. Ini memungkinkan bisnis mengubah pekerjaan paruh waktu atau pekerjaan tak terduga menjadi setara penuh waktu. Jika karyawan penuh waktu bekerja 40 jam seminggu, satu FTE sama dengan 40 jam. Anggota tim paruh waktu yang bekerja 20 jam seminggu sama dengan 0.5 FTE. FTE untuk karyawan penuh waktu adalah 1.0.
Secara global, bisnis menggunakan FTE untuk membandingkan produktivitas, mengalokasikan sumber daya, dan merencanakan manfaat. Di AS, misalnya, Affordable Care Act (ACA) menggunakan hitungan FTE untuk menentukan apakah perusahaan harus menawarkan pertanggungan kesehatan. Di luar A.S., bisnis menggunakan FTE untuk menerjemahkan berbagai jam kerja dan model kerja setempat menjadi metrik yang konsisten.
Saat Anda menggunakan FTE, perusahaan Anda menyelaraskan operasi lintas batas, mendukung perencanaan strategis, dan memastikan bahwa manfaat didasarkan pada landasan bersama.
Siapa yang dianggap sebagai karyawan FTE?
FTE adalah perhitungan, bukan jabatan pekerjaan. Ini tidak mengacu pada peran atau klasifikasi tertentu, melainkan cara mengubah jam menjadi unit penuh waktu yang setara. Pekerja yang biasanya disertakan adalah:
-
Karyawan penuh waktu yang jam kerjanya menentukan tolok ukur
-
Karyawan paruh waktu yang jamnya diubah menjadi sebagian kecil dari jam penuh waktu
-
Anggota tim sementara yang berkontribusi terhadap beban kerja Anda
Sukarelawan, karyawan magang yang tidak dibayar, dan konsultan biasanya dikecualikan dari perhitungan FTE. Salah mengklasifikasikan karyawan penuh waktu sebagai kontraktor dapat menimbulkan risiko hukum, pajak, dan tunjangan.
Di G-P, kami memiliki pakar teknologi dan manusia yang bekerja di balik layar untuk memastikan kepatuhan. Tim ahli hukum dan SDM kami mengikuti perubahan peraturan, sehingga Anda tidak perlu melakukannya. Dan mesin klasifikasi kami yang didukung AI memeriksa kontrak kesalahan klasifikasi dan memberikan panduan yang dapat ditindaklanjuti untuk melindungi bisnis Anda dari denda yang mahal. Hal ini memberikan beban untuk mengonfirmasi klasifikasi yang benar dari piringan Anda.
“Ketenangan pikiran yang muncul saat G-P menangani undang-undang ketenagakerjaan, penggajian, dan peraturan pajak Jepang yang rumit sangatlah berharga. Ini membebaskan kita dari beban administratif yang sangat besar dan memungkinkan kita untuk fokus murni pada tujuan bisnis kita. G-P memungkinkan kami untuk mengerahkan tim prapenjualan di Jepang dalam beberapa minggu, bukan bulan. Kecepatan itu sangat penting agar berhasil membawa perangkat medis kita ke pasar Jepang," Esther Kang, Mitra Bisnis SDM dan Pimpinan Mitra Akuisisi Talenta di LivsMed.
Apa saja manfaat yang setara dengan FTE (Full Time Equivalent atau full-time equivalent atau full-time)?
Metrik FTE memiliki banyak manfaat, terutama jika Anda beroperasi secara global atau melakukan ekspansi ke pasar baru:
-
Pengukuran standar untuk perbandingan yang akurat: Mengubah jam menjadi setara penuh waktu memberi Anda metrik yang konsisten di seluruh peran dan lokasi. Standarisasi ini membuat beban kerja mudah dibandingkan. Misalnya, jika satu kantor memiliki 10 karyawan paruh waktu yang bekerja 20 jam per minggu dan kantor lain memiliki lima karyawan penuh waktu yang bekerja 40 jam per minggu, menghitung FTE memungkinkan Anda untuk membandingkan kedua kantor tersebut. Dalam hal ini, kedua kantor memiliki lima FTE, yang mengonfirmasi bahwa tingkat staf total mereka setara, meskipun ada perbedaan dalam jumlah karyawan dan jadwal kerja mereka.
-
Data yang jelas untuk keputusan strategis: Mengetahui hitungan FTE membantu Anda merencanakan biaya tenaga kerja, perekrutan, dan target kinerja melalui perkiraan yang akurat.
-
Peningkatan manajemen proyek dan alokasi sumber daya: Proyek dapat menggabungkan personel penuh waktu, paruh waktu, dan kontrak. FTE memungkinkan Anda mengukur kapasitas kerja total dan menetapkan sumber daya yang sesuai. Jika proyek membutuhkan waktu 400 jam seminggu, konversi ke FTE menunjukkan berapa banyak karyawan penuh waktu yang Anda butuhkan.
-
Administrasi tunjangan yang disederhanakan dan adil: FTE membantu SDM menentukan kelayakan bagi semua karyawan. Misalnya, pekerja paruh waktu dapat diberikan tunjangan secara proporsional berdasarkan rasio FTE mereka.
Cara menghitung FTE dalam 5 langkah
Rumus untuk menghitung FTE bersifat universal, tetapi definisi pekerjaan penuh waktu bervariasi menurut negara. Misalnya, di Inggris, minggu kerja biasanya adalah 37.5– 40 jam, sementara di Jepang, pekerjaan penuh waktu biasanya dimulai pada 35 jam per minggu. Mengenali definisi lokal ini sangat penting ketika Anda mengelola tenaga kerja global. Untuk menghitung FTE, ikuti langkah berikut:
Langkah 1: Tentukan waktu kerja penuh waktu
Mulailah dengan menetapkan jam penuh waktu standar organisasi Anda. Ini adalah dasar Anda.
Banyak perusahaan menggunakan 40-hour minggu kerja sebagai standar mereka, yang berarti 2,080 jam setahun — 40 jam x 52 minggu. Di wilayah-wilayah seperti Jerman atau Prancis, batas-batas menurut undang-undang menentukan minggu kerja standar yang lebih pendek . Selalu gunakan ambang batas penuh waktu yang diakui di negara atau wilayah tempat karyawan Anda bekerja.
Langkah 2: Menghitung karyawan penuh waktu
Selanjutnya, identifikasi semua karyawan yang memenuhi kriteria penuh waktu yang ditentukan. Hanya sertakan mereka yang secara konsisten bekerja pada atau di atas jumlah jam standar selama waktu perhitungan yang dipilih.
Jika Anda menghitung FTE selama satu bulan dan seorang karyawan bekerja penuh waktu selama waktu tersebut, mereka dihitung sebagai satu FTE. Paruh waktu, sementara, dan kontraktor tidak termasuk dalam penghitungan ini.
Langkah 3: Tambahkan semua jam kerja karyawan paruh waktu
Sekarang, totalkan jam semua karyawan paruh waktu yang bekerja dalam kerangka waktu yang sama. Mereka adalah individu yang bekerja kurang dari jam penuh waktu yang ditentukan pada langkah pertama.
Misalnya, jika Anda menghitung FTE selama satu bulan, jumlahkan total jam kerja karyawan paruh waktu selama bulan tersebut. Langkah ini memastikan Anda bertanggung jawab atas kontribusi anggota tim paruh waktu.
Langkah 4: Hitung FTE paruh waktu
Gunakan rumus ini untuk menentukan kontribusi FTE dari karyawan paruh waktu:
FTE paruh waktu = total jam paruh waktu ÷ jam penuh waktu standar
Misalnya, jika standar penuh waktu Anda adalah 160 jam per bulan, dan karyawan paruh waktu bekerja secara kolektif 480 jam, FTE paruh waktu Anda adalah: 480 ÷ 160 = 3 FTE. Ini berarti tenaga kerja paruh waktu Anda setara dengan tiga karyawan penuh waktu.
Langkah 5: Gabungkan FTE penuh waktu dan paruh waktu
Terakhir, tambahkan jumlah total karyawan penuh waktu Anda ke nilai FTE paruh waktu untuk menemukan jumlah FTE keseluruhan perusahaan Anda. Misalnya, jika Anda memiliki 25 karyawan penuh waktu, atau 25 FTE, dan 3 FTE dari karyawan paruh waktu, total FTE Anda adalah: 25 + 3 = 28 FTE
Angka ini mewakili total karyawan yang setara penuh waktu untuk jangka waktu yang dipilih, baik mingguan, bulanan, maupun tahunan.
Mengotomatiskan perhitungan FTE
Perhitungan FTE manual membutuhkan waktu dan dapat rentan terhadap kesalahan, terutama untuk tim global. G-P Gia™, AI agen pertama untuk SDM, mengotomatiskan proses ini. Gia mengintegrasikan data ketenagakerjaan setempat, menerapkan definisi khusus wilayah untuk pekerjaan penuh waktu, dan memberikan perhitungan FTE waktu nyata yang tepat. Otomatisasi ini mengurangi pekerjaan administrasi dan membantu tim SDM Anda membuat keputusan yang lebih cepat dan berbasis data.
Mengapa menghitung FTE penting?
Data FTE yang akurat menunjukkan kapasitas tenaga kerja serta membantu penganggaran, penjadwalan, dan kepatuhan.
Di tempat kerja saat ini, di mana fleksibilitas dan kerja jarak jauh adalah standar, FTE bahkan lebih penting lagi. Karena tim tersebar di seluruh zona waktu dan bekerja dalam berbagai pengaturan, membandingkan beban kerja dengan jumlah karyawan saja tidak lagi akurat.
Perencanaan dan penganggaran tenaga kerja strategis
Dengan perhitungan FTE yang akurat, Anda dapat mengidentifikasi area di mana Anda mungkin kekurangan staf dan menyesuaikan rencana perekrutan Anda sebelum memengaruhi kinerja. Pendekatan proaktif ini membantu Anda mempertahankan efisiensi operasional sekaligus menghindari biaya tenaga kerja yang tidak perlu.
Pelacakan FTE juga mendukung manajemen penggajian dan anggaran. Alih-alih memperkirakan biaya berdasarkan jumlah karyawan saja, Anda dapat mengalokasikan sumber daya berdasarkan kapasitas tenaga kerja. Ini memungkinkan Anda lebih strategis dalam penganggaran, memastikan Anda menggunakan dana yang memberikan nilai tambah terbanyak.
Ketika digabungkan dengan produktivitas dan data proyek, metrik FTE membantu para pemimpin menyelaraskan perencanaan tenaga kerja dengan tujuan bisnis, baik itu menyesuaikan skala ke pasar baru, mengelola permintaan musiman, atau mengoptimalkan struktur tim di seluruh zona waktu.
Kepatuhan terhadap peraturan pemerintah
Perhitungan FTE sangat penting untuk mematuhi peraturan ketenagakerjaan di seluruh dunia. FTE menentukan jika perusahaan memenuhi syarat sebagai Pemberi Kerja Besar yang Berlaku (ALE) berdasarkan Undang-Undang Perawatan Terjangkau (ACA) untuk Kredit Pajak Perawatan Kesehatan Usaha Kecil di Bisnis A.S. dengan 50 FTE atau lebih harus menawarkan asuransi kesehatan kepada karyawan yang memenuhi syarat atau menghadapi sanksi hukum.
Pelacakan kepatuhan manual membutuhkan waktu dan rawan kesalahan. Namun Gia secara otomatis menerapkan definisi regional yang tepat, menghitung FTE, dan membuat dokumentasi SDM yang sesuai dalam hitungan menit.
Menggunakan AI agen untuk mengotomatisasi proses ini mengurangi kesalahan, meningkatkan kesiapan audit, dan membantu Anda tetap terdepan dalam undang-undang ketenagakerjaan global yang terus berkembang.
Kelayakan untuk kredit pajak dan program pemerintah
Perhitungan FTE juga memengaruhi kelayakan Anda untuk program pemerintah federal dan insentif pajak. Misalnya, di A.S., Kredit Pajak Perawatan Kesehatan Usaha Kecil tersedia bagi perusahaan dengan kurang dari 25 FTE yang memenuhi kriteria pertanggungan dan upah tertentu.
Bahkan di luar A.S., banyak negara menggunakan metrik FTE untuk menyusun hibah pekerjaan, subsidi pelatihan, atau program asuransi sosial.
Manajemen proyek dan beban kerja yang setara
Data FTE membantu manajer mendapatkan pandangan yang jelas tentang kapasitas setiap anggota tim untuk menugaskan pekerjaan secara adil.
Dengan melacak nilai FTE, pemimpin dapat melihat jika beban kerja melebihi kapasitas dan mengalokasikan kembali tugas sebagaimana mestinya. Misalnya, jika FTE kolektif tim pemasaran global berjumlah 12.5 namun proyek mereka membutuhkan 15 FTE, ini menandakan kebutuhan segera untuk menyeimbangkan kembali tugas atau menambahkan anggota tim.
Data FTE membantu Anda menghindari karyawan yang bekerja berlebihan dan memberikan wawasan yang diperlukan manajer untuk mengevaluasi kinerja berdasarkan dampak, alih-alih kehadiran.
Kelola tenaga kerja global Anda dengan G-P
Memahami FTE apa yang memberdayakan pemimpin untuk mengambil keputusan berdasarkan data. Gia dapat menghitung, memantau, dan melaporkan FTE secara presisi. Ini memberi tim SDM dan keuangan Anda lebih banyak waktu untuk berfokus pada perencanaan gambaran besar daripada mengelola lembar kerja.
Sebagai pemimpin yang diakui dalam pekerjaan global, G-P membantu perusahaan dengan berbagai ukuran dalam merekrut, menerima, dan mengelola talenta di lebih dari 180 negara.
Pesan demo hari ini dan lihat bagaimana G-P dapat menyederhanakan perekrutan global dan merampingkan seluruh siklus hidup pekerjaan.
