Che cos’è il moduloW-9?

Punti chiave da ricordare

• Che cos'è il modulo W-9 : il modulo W-9 viene utilizzato per raccogliere le informazioni fiscali di un appaltatore. Ti consente di archiviare 1099 moduli accurati ed evitare trattenute e sanzioni di backup.

• Come il Modulo W-9 si confronta con altri moduli :Un Modulo W-9 è solo per la conservazione dei documenti ed è applicabile agli appaltatori statunitensi. Un modulo W-8 è per i cittadini non statunitensi. W-2 I moduli sono utilizzati dai dipendenti per preparare le loro tasse. 1099 I moduli servono per segnalare diversi tipi di reddito, come i pagamenti vari agli appaltatori.

• Dove ottenere un modulo W-9 : È possibile scaricare il modulo W-9 sul sito Web IRS o generarne uno con G-P Contractor™.

• Chi è tenuto a compilare un W-9 : Individui e le aziende che lavorano con la tua azienda, come appaltatori e venditori indipendenti, devono compilare un modulo W-9.

Assumere appaltatori indipendenti rende più facile scalare  la tua attività verso l'alto o verso il basso man mano che le tue esigenze cambiano. Anche se  gli appaltatori non sono sul libro paga della tua azienda, devi comunque seguire   determinati requisiti per interagire con questo tipo di lavoratore.

Negli Stati Uniti, i dipendenti a tempo pieno compilano I-9  moduli, mentre gli appaltatori indipendenti o  1099 lavoratori compilano W-9  moduli.  Questi moduli contribuiscono a garantire la conformità fiscale e a ridurre il rischio di sanzioni per informazioni errate o mancanti. 

 Analizziamo cos'è un modulo fiscale   W-9 ,  a cosa serve,  come compilarlo e gli errori comuni da evitare.

Che cos’è un modulo W-9?

Il modulo A W-9 è destinato alla  raccolta di informazioni sui contribuenti da appaltatori indipendenti ed entità commerciali, in modo da poter presentare dichiarazioni accurate. Non si archivia un W-9 con  l'Internal Revenue Service (IRS). Ma si utilizzano  le informazioni su questo modulo per preparare un  modulo   1099  che si invia all'IRS alla fine dell'anno. 

Il W-9 riscuote il numero di identificazione fiscale (TIN) da individui ed entità. Per gli individui, questo è in genere il numero di previdenza sociale (SSN) e per le aziende, è il numero di identificazione del datore di lavoro (EIN).

Nota: non esiste un modulo  W-9 per i dipendenti .A W-9 è solo per appaltatori o aziende indipendenti.

In che modo il modulo W-9 si confronta con altri moduli

Un modulo W-9 per le aziende è solo per la conservazione dei record. Ecco  come il   modulo W-9 differisce da altri moduli IRS:

W-9 vs. W-2 Forms

Mentre gli appaltatori  indipendenti compilano un modulo   W-9 , le aziende compilano e  inviano moduli  W-2 all' IRS.

I dipendenti utilizzano  W-2 moduli  per preparare le tasse. Prima di ricevere un W-2, i dipendenti devono compilare il Modulo W-4 e indicare le loro informazioni fiscali, lo stato di archiviazione e altri lavori, se applicabile. Calcolerai le tasse da trattenere in base al Modulo W-4, mentre il Modulo W-2 dovrebbe riflettere queste imposte.

 Un  modulo W-9 serve per la preparazione del  modulo 1099. Un W-9 contiene il nome, l'indirizzo e il TIN dell'appaltatore. A differenza dei dipendenti, gli appaltatori sono responsabili della segnalazione e del pagamento delle tasse. In generale, non vi è alcuna ritenuta fiscale per gli appaltatori, tranne in determinate situazioni, ad esempio se  non forniscono o  certificano un TIN corretto. 

W-9 vs. 1099 Forms

Il 1099 è un insieme di moduli IRS che riportano diversi tipi di reddito. Le aziende utilizzano più comunemente:

• 1099-NEC :Usa questo modulo se paghi ai tuoi appaltatori indipendenti  600 USD o più all'anno. 

• 1099-MISC :Usa questo modulo per segnalare pagamenti vari, come royalties, pagamenti sanitari e affitto, se ammontano a USD   600 o più all'anno.

Your company is responsible for filling out and sending 1099 Forms to the IRS. In contrast, independent contractors fill out W-9 Forms, which you'll keep in your records. Hai solo bisogno di  W-9 Moduli come  riferimento per la presentazione del Modulo 1099.

W-9 vs. W-8 Forms

Whether you'll use a W-9 or a W-8 Form depends on the independent contractor's citizenship status. W-9 I moduli sono  per i cittadini statunitensi, mentre i cittadini non statunitensi richiedono un W-8.  

C'è solo un tipo di W-9 Form. Tuttavia , ci sono cinque tipi  di W-8 Forms.Il  modulo giusto dipende dal fatto che l'appaltatore sia un individuo o un'azienda, dal tipo di reddito e dal fatto che si qualificano per un trattamento fiscale speciale. 

Dovresti   riscuotere il modulo W-8 prima di effettuare il primo pagamento.È  buona norma riscuotere il modulo W-9 prima che l'appaltatore esegua qualsiasi lavoro.

Dove ottenere un modulo W-9

Gli appaltatori possonoscaricare il  modulo W-9 direttamente dal sito web dell’IRS .In alternativa G-P Contractor possibile utilizzareG per semplificare l’intero ciclo di vita delle assunzioni degli appaltatori, dai pagamenti alla gestione delle pratiche burocratiche. Genera facilmente W-9 moduli e accedi a tutte le informazioni sulla tua forza lavoro in un'unica dashboard.

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Chi è tenuto a compilare un W-9?

Alcuni individui ed  entità  commerciali che ricevono reddito dalla tua azienda devono compilare il Modulo W-9.  Questi includono, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, appaltatori indipendenti, venditori, partnership, società a responsabilità limitata (LLC), società, trust e patrimoni.

Ecco alcuni esempi di scenari in cui è necessario un W-9 :

1. Sei una  piccola azienda che assume appaltatori negli Stati  UnitiLe piccole aziende senza grandi team interni spesso assumono appaltatori indipendenti.Ad esempio , se utilizzi  G-P Contractor per assumere e pagare appaltatori per un progetto di progettazione grafica, il lavoratore può utilizzare la funzione di generazione di moduli W-9 per completare il modulo prima di iniziare il lavoro. 

2. Sei una banca con un cliente che apre un nuovo conto .Le banche utilizzano W-9 Form s per raccogliere le informazioni sui contribuenti necessarie per segnalare interessi e altri guadagni all'IRS.

3. Hai annullato un debito .Il debito annullato è spesso considerato reddito imponibile. Il modulo W-9 aiuta a inviare le informazioni richieste.

4. Sei una società di investimento .Raccoglierai il modulo W-9 dai tuoi clienti e poi segnalerai i tuoi guadagni all'IRS sul modulo 1099 appropriato.

Quando e perché viene richiesto un W‑9

Il  modulo  W-9 è  richiesto solo per i fornitori che paghi per i servizi. Questo non include le aziende, in quanto di solito sono esenti da 1099 segnalazioni. Inoltre, non hai bisogno di un W-9 per i fornitori attraverso i quali paghi con carta, poiché tali pagamenti sono segnalati dal processore di pagamento.

 Un modulo W-9  consente di segnalare con precisione i pagamenti degli appaltatori all'IRS. Anche se non è necessario archiviare questo documento, tenerlo a portata di mano semplifica la preparazione di 1099 moduli. Inoltre, eviterai multe per non conformità e sanzioni civili o penali per non aver ritirato il modulo.

Come compilare un modulo W-9

Gli appaltatori devono compilare  un  modulo W-9 accuratamente per garantire la conformità. Possono seguire queste W-9 istruzioni:

1. Indicare il nome dell’appaltatore  o dell’azienda:gli appaltatori mettono il loro nome sulla riga 1 come appare sulla dichiarazione dei redditi. Le persone giuridiche, come una partnership, LLC o una società, hanno inserito il proprio nome nella riga 2, utilizzando le informazioni “fare affari come”. Se l’appaltatore opera con un nome commerciale specifico, deve inserire queste informazioni nella riga “Nome azienda”.

2. Selezionare la classificazione fiscale federale :il contraente controlla la casella pertinente per la classificazione fiscale. Alcune opzioni includono individuo, società C, società S, partnership, trust o proprietà o LLC.

3. Aggiungi TIN : gli appaltatori dovrebbero aggiungere il loro numero di previdenza sociale se sono una persona fisica.  A seconda della  cittadinanza o dello stato dell’entità, gli appaltatori possono richiedere un  TIN e scrivere “applicato” ai sensi della Parte I. Saranno soggetti a ritenuta di riserva fino a quando non riceveranno il TIN. Dopodiché, è necessario inviare un aggiornamento W-9.

4. Inserire l 'indirizzo:Sotto la riga "Indirizzo", aggiungere l'indirizzo associato al TIN. 

5. Certificare il modulo :Tutte le informazioni devono essere accurate e corrispondere ai record IRS. La persona che compila il modulo deve firmare e datare le aree designate da certificare. È possibile utilizzare il programma IRS  TIN Matching per verificare i record.

G-P Contractor semplifica la compilazione e la raccolta dei moduli. Gli appaltatori possono generare il modulo sulla piattaforma, a cui è possibile accedere in qualsiasi momento.

Come inviare e archiviare  un modulo W-9

L’appaltatore o l’entità indipendente deve inviarti il modulo compilato per la conservazione dei documenti. È necessario memorizzare W-9 Form s  per almeno quattro anni. La conservazione dei registri più lunga aiuta anche con periodi di audit prolungati. 

3 errori comuni W-9 e come evitarli

Anche se non è necessario  inviare  W-9 Forms all'IRS, devono  comunque  essere accurati per evitare problemi legali e finanziari. Attenzione a questi errori comuni:

1. Aggiunta di informazioni  errate :Gli errori includono l'utilizzo del TIN e del tipo di entità errati. Un TIN errato può portare a un avviso IRS, mentre il tipo di attività corretto garantisce che i tuoi 1099 report siano accurati. 

2. Raccolta di moduli in  ritardo: è necessario riscuotere W-9 Moduli  prima che appaltatori o entità inizino a  lavorare  e prima di effettuare il primo pagamento. In questo modo, sei pronto per la segnalazione di fine anno.

3. Impossibile aggiornare:Creare  un sistema per rivedere e aggiornare regolarmente le informazioni W-9 . Utilizzare metodi in cui un appaltatore può aggiornare facilmente le proprie informazioni.

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