重要なポイント

  • Form W-9 とは：Form W-9 は、請負業者の税務情報の収集に使用されます。 これにより、正確な 1099 フォームを提出し、バックアップ源泉徴収や罰則を回避できます。

  • Form W-9 と他のフォームとの比較： A W-9 Formは記録管理のみを目的としており、米国の請負業者に適用されます。 W-8 フォームは、米国市民以外の方を対象としています。 W-2 フォームは、税金を準備するために従業員が使用します。 1099 フォームは、請負業者への雑費の支払いなど、さまざまな種類の所得を報告するためのものです。

  • Form W-9を入手する場所： IRSウェブサイトで W-9 Formをダウンロードするか、 G-P Contractor™で作成することができます。

  • Who's required to fill out a W-9: Individuals and businesses that work with your company, such as independent contractors and vendors, must fill out a Form W-9.

独立請負業者を雇用することで、ニーズの変化に合わせてビジネスを拡大 または縮小することが容易になります。  請負業者は会社の給与に加入していませんが、このタイプの従業員と関わるには 、特定の要件 に従う必要があります。

米国では、フルタイムの従業員は I-9 フォームに記入し、独立請負業者または 1099 人の従業員はW-9 フォームに記入します。 これらのフォームは、税務コンプライアンスを確保し、情報の誤りや不足に対する罰則のリスクを低減 するのに役立ちます。 

W-9 の納税申告書 とは何か、何のために使われている のか、どのように記入 するのか、そして避けるべきよくある間違いを 見ていきましょう。

W-9フォームとは？

A W-9 フォームは、独立請負業者および事業体から 納税者情報を収集 するためのフォームで、正確な返品を提出できます。  内国歳入庁（IRS）に W-9 を提出しません。 ただし 、年末 にIRS に提出する 1099 フォームを準備するには、このフォームの情報を使用します。 

W-9 は、個人および事業体から納税者番号（TIN）を収集します。 個人の場合、これは通常、社会保障番号（SSN）であり、企業の場合、雇用者識別番号（EIN）です。

注：従業員用のフォームは W-9 ではありません。 A W-9 は独立請負業者または企業のみを対象としています。

Form W-9 と他のフォームとの比較

フォーム W-9 と他のフォームとの比較

W-9 フォームは、記録管理のみを目的としています。    W-9 フォームと他のIRSフォームの違いは次のとおりです。

W-9 対 W-2 フォーム

 独立請負業者 は W-9 フォームに記入する一方、企業は W-2 フォームに記入してIRSに送付 します。

従業員は W-2 フォーム を使用して税金を準備します。 従業員は、 W-2を受け取る前に、フォーム W-4 に記入し、該当する場合、税務情報、申請状況、およびその他の職務を記載する必要があります。 Form W-4に基づいて源泉徴収される税金を計算しますが、Form W-2 はこれらの税金を反映する必要があります。

W-9 フォーム は 1099 フォームを作成するためのものです。 W-9 には、請負業者の名前、住所、TIN が含まれます。請負業者は、従業員 とは異なり、税金の報告と支払いに責任を負います。 一般的に、請負業者が適切なTIN を提供 または証明しない場合など、特定の状況を除き、請負業者に対する源泉徴収はありません。 

W-9 対 1099 フォーム

1099 は、様々な所得タイプを報告する一連のIRSフォームです。 最も一般的に使用される企業：

  • 1099-NEC: 独立請負業者に年間600 米ドル以上を支払う場合は、このフォームを使用します。  

  • 1099-MISC:  ロイヤリティ、医療費、家賃など、年間 600 米ドル以上のその他の支払いを報告するには、このフォームを使用します。

貴社は、IRS に 1099 個のフォームを記入し、 送付する責任があります。 これに対し、独立請負業者は W-9個の フォームを記入し、記録に保管します。  フォーム  1099の提出には 、W-9フォームのみが必要です。

W-9 対 W-8 フォーム

W-9 またはW-8 フォーム のどちらを使用するかは、独立請負業者の市民権 ステータスによって異なります。 W-9 ページ フォーム は米国市民向けですが、非米国市民は W-8が必要です。  

W-9 Form には 1 つのタイプしかありません。 ただし、 W-8 フォームには5つのタイプ があります。 適切なフォームは、請負業者が個人か企業か、所得の種類、および特別な税務処理の対象となるかどうかによって異なります。 

最初の支払いを行う前に W-8 フォームを 回収 する必要があります。請負業者 が作業を行う前に W-9 フォームを回収することがベストプラクティスです。

フォーム W-9の入手先

請負業者は、IRSウェブサイトから直接 Form W-9をダウンロード することができます。 または、支払いから書類管理まで、請負業者の雇用ライフサイクル全体を簡略化するために G-P Contractor を使用できます。 W-9 個のフォームを簡単に生成し、1 つのダッシュボードからすべてのワークフォース情報にアクセスできます。

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W-9は誰が記入する必要がありますか？

特定の個人はフォーム W-9に記入する必要があります

貴社から収入を得る特定の個人および  事業体は、フォーム W-9に記入する必要があります。 これには、独立請負業者、ベンダー、パートナーシップ、有限責任会社（LLC）、企業、信託、および遺産 が含まれますが、これらに限定されません。

以下は、 W-9 が必要なシナリオの例です。

  1. あなたは米国の 小規模企業で、 大規模な社内チームを持たない小規模企業では、多くの場合、独立した請負業者を雇用しています。 たとえば、グラフィックデザインプロジェクトの請負業者の雇用と支払いに G-P Contractor を使用する場合、従業員はW-9 フォーム生成機能を使用して、作業を開始する前にフォームに記入することができます。 

  2. あなたは、顧客が新しい口座を開設している銀行です。 銀行は W-9 フォームを使用して、IRSへの利息およびその他の収益の報告に必要な 納税者情報を収集します。

  3. 借金をキャンセルしました。 キャンセルされた借金は、課税所得とみなされることがよくあります。 フォーム W-9 は、必要な情報の提出に役立ちます。

  4. あなたは投資会社です。 顧客からフォーム W-9 を回収し、適切なフォーム1099でIRSに収益を報告します。

いつ、なぜ W‑9 が要求されるのか

 W-9 フォームは、サービスに対して支払うベンダー にのみ必要です。 これには企業は含まれません。通常、 1099 件の報告が免除されます。 また、カードで支払うベンダーについては W-9 は必要ありません。これらの支払は支払処理者によって報告されるためです。

W-9 フォーム では、請負業者への支払いをIRSに正確に報告できます。 この文書は提出する必要はありませんが、手元に置いておくと、 1099 フォームの準備が容易になります。 また、フォームの回収を怠った場合のコンプライアンス違反の罰金や民事または刑事罰も回避できます。

W-9フォームの記入方法

W-9フォームの記入方法

請負業者は、コンプライアンスを確保するために W-9 フォームに 正確に記入する必要があります。 以下の W-9 の指示に従ってください。

  1. 請負業者または事業名を記入してください。 請負業者は、納税申告書に記載されているとおりに、1行目に名前を記入します。 パートナーシップ、LLC、または法人などの法人は、情報として事業を行うことを使用して、ライン 2に名前を付けます。 請負業者が特定の事業名で事業を営む場合は、その情報を事業名行に入力する必要があります。

  2. 連邦税分類を選択します。 請負業者は、税分類の該当するボックスにチェックを入れます。 一部のオプションには、個人、C法人、S法人、パートナーシップ、信託または遺産、LLCが含まれます。

  3. TIN の追加: 請負業者は、個人の場合は SSN を追加する必要があります。 企業はEINを追加する必要があります。国籍や事業体のステータス  に応じて、請負業者はTIN を申請し、パートIの下に申請を書くことができます。TINを受け取るまで、予備源泉徴収の対象となります。 その後、更新された W-9を提出する必要があります。

  4. アドレスを入力: アドレス行の下に、TIN に関連付けられたアドレスを追加します。 

  5. フォームの認証： すべての情報は正確で、IRS記録と一致する必要があります。 フォームに記入する人は、認証する指定エリアに署名と日付を記入する必要があります。  IRS TIN照合プログラム を使用して、レコードを検証できます。

G-P Contractor フォームの記入と収集が容易になります。 請負業者はプラットフォーム上でフォームを生成できます。このフォームにはいつでもアクセスできます。

W-9 フォームの提出および保存方法

独立請負業者または事業体は、記録保持のために記入済みのフォームを送付する必要があります。 W-9 フォームは  少なくとも4年間保管する必要があります。 また、記録保持期間が長くなると、監査期間の延長にも役立ちます。 

3 よくある W-9 の間違いとその回避方法

 W-9 フォームをIRS に提出する必要はありませんが、法的および財務的な問題を避けるためには、正確なフォーム  が必要です。 これらのよくある間違いに注意してください。

  1.  誤った情報の追加： 間違ったTINとエンティティタイプの使用が間違いです。 間違ったTINはIRS通知につながる可能性がありますが、正しいビジネスタイプは 1099 レポートが正確であることを保証します。 

  2. フォームの回収が遅れる： 請負業者または事業体 が 業務を開始する前に 、また最初の支払いを行う前に、 W-9 フォームを回収する必要があります。 こうすることで、年度末報告の準備が整います。

  3. 更新失敗：  W-9 情報を定期的に確認・更新するシステムを作成する。 請負業者が情報を簡単に更新できる方法を使用する。

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W-9 フォームに関するよくある質問