ACH vs. overschrijving voor wereldwijde salarisadministratie

Belangrijkste punten

• De juiste methode kiezen: de keuze tussen Automated Clearing House (ACH) en overschrijving is afhankelijk van het transactievolume, het land van bestemming, urgentie, kosten, snelheid, beveiliging en nalevingsvereisten. ACH-betalingen worden alleen gebruikt binnen de VS.

• Complexiteit van wereldwijde loonadministratie: Het beheren van wereldwijde loonadministratie vereist een oplossing die rekening houdt met verschillende voorschriften, valutawissel en rapportagevereisten.

• Voordelen voor Employer of Record (EOR): de samenwerking met een Employer of Record zoals G-P stroomlijnt betalingsprocessen, zorgt voor naleving van lokale regelgeving en geeft u deskundige begeleiding bij het selecteren van de beste betaalmethoden voor internationale teams.

Het betalen van lokale werknemers is eenvoudig wiskunde. Maar wereldwijd inhuren voegt meerdere valuta's, voorschriften en banksystemen toe. En elke misstap kan de productiviteit en het vertrouwen van werknemers schaden. Twee gangbare betaalmethoden zijn ACH-overschrijvingen (Automated Clearing House) en overschrijvingen.

Het begrijpen van het verschil tussen ACH-overdracht en overschrijving helpt u bij het opbouwen van een conform wereldwijd salarisadministratieproces voor uw team. Hoewel beide elektronisch geld verplaatsen, verschillen hun doelen, bereik en kosten aanzienlijk.

Wat is een ACH-overdracht?

Een ACH-overschrijving maakt gebruik van het ACH-netwerk, een elektronisch betalingssysteem, om geld tussen Amerikaanse bankrekeningen te verplaatsen. De National Automated Clearing House Association (Nacha) beheert het ACH-netwerk. Nacha verwerkt grote hoeveelheden transacties in batches, waardoor het een van de meest voorkomende binnenlandse betaalmethoden is voor salarisadministratie, factuurbetalingen en directe stortingen. Aangezien Nacha alleen in de VS actief is, kunnen ACH-overschrijvingen niet worden gebruikt voor internationale loonadministratie.

Met ACH kun je rechtstreeks op de bankrekeningen van werknemers betalen via een geautomatiseerd systeem. In plaats van cheques af te drukken en te verzenden, stuurt u salarisadministratie-instructies naar uw bank of salarisadministratieprovider, die de betaling via het ACH-netwerk leidt. Zodra het is verwerkt, wordt het geld van uw rekening overgemaakt en op de bankrekeningen van de werknemers gestort. Deze storting duurt vaak niet meer dan een dag .

Er zijn twee belangrijke soorten ACH-betalingen:

• ACH-krediet: Met ACH-krediet duwt de betaler geld naar de rekening van de ontvanger. In de salarisadministratie storten werkgevers zo salarissen.

• ACH-debet: bij een ACH-debetbetaling haalt de ontvanger geld op van de rekening van de betaler. Deze methode wordt meestal gebruikt voor terugkerende betalingen zoals nutsvoorzieningen of verzekeringen.

Wat is een overschrijving?

Een overschrijving is een elektronische betaalmethode die fondsen rechtstreeks in realtime tussen bankrekeningen overzet. De snelheid en het vermogen om banken wereldwijd te bereiken maken bankoverschrijvingen een voorkeursoptie voor internationale salarisadministratie. 

Overschrijvingen zijn afhankelijk van een veilig netwerk van banken en financiële instellingen. Wanneer je een overschrijving start, verifieert je bank de rekeninggegevens, stuurt de betaling zo nodig door via intermediaire banken en stuurt het geld rechtstreeks naar de rekening van de ontvanger. Na verwerking kan de overschrijving niet meer worden teruggedraaid.

In de loonadministratie kunt u met overschrijvingen werknemers of aannemers snel over de grenzen heen betalen. Bedrijven gebruiken ze voor internationale teams, eenmalige betalingen of dringende salarisverbindingen. Hoewel overschrijvingen sneller zijn dan andere methoden, brengen ze meestal hogere transactiekosten met zich mee.

Overschrijvingen kunnen binnenlands of internationaal zijn:

• Binnenlandse overschrijvingen: Binnenlandse overschrijvingen verplaatsen geld tussen twee bankrekeningen in hetzelfde land. Deze worden verwerkt via lokale banknetwerken en meestal dezelfde dag afgewikkeld.

• Internationale overschrijvingen: Internationale overschrijvingen verplaatsen geld tussen banken in verschillende landen. Deze betalingen maken gebruik van veilige wereldwijde netwerken zoals de Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT). Ze gebruiken ook valutaconversie en intermediaire kosten met nalevingscontroles om te voldoen aan voorschriften die het witwassen van geld voorkomen.

ACH vs. overschrijving

ACH en overschrijvingen bieden unieke voordelen. De juiste keuze hangt af van uw prioriteiten voor snelheid, kosten en dekking. Beide zijn bewezen hulpmiddelen voor het elektronisch verplaatsen van geld, maar ze verschillen in termen van waar ze kunnen worden gebruikt en hoe ze werken. Als u deze verschillen begrijpt, kunt u beslissen welke optie het beste aansluit bij uw salarisstrategie.

Bedrijven met Amerikaanse en internationale werknemers kunnen beide methoden combineren om de kosten te beheersen en tegelijkertijd een wereldwijde dekking te hebben.

Hier zijn enkele van de overeenkomsten tussen deze betaalmethoden:

• Elektronische overschrijving: beide methoden gebruiken elektronische overschrijving om geld tussen bankrekeningen te verplaatsen, waardoor er geen geld meer hoeft te worden verwerkt of fysieke cheques meer nodig zijn.

• Beveiliging: ACH en overschrijvingen zijn beide veilig. Ze gebruiken encryptie naast bankprotocollen om persoonlijke en financiële informatie te beschermen.

• Directe toegang tot de rekening: om overschrijvingen te starten, hebben beide methoden toegang nodig tot bankgegevens van werknemers, die de transacties aan hun bankrekeningen koppelen.

• Regelgeving: Financiële wetten en richtlijnen reguleren beide methoden. Deze bepalen hoe transacties worden voltooid, gerapporteerd en beschermd.

Voor- en nadelen van ACH vs. overschrijvingsbetalingen

Zowel ACH als overschrijvingen ondersteunen een betrouwbare salarisadministratie. De keuze is afhankelijk van de structuur van uw bedrijf, de betalingsfrequentie en de wereldwijde voetafdruk. Wanneer deze methoden strategisch worden gekoppeld, kunnen ze een wereldwijd responsief, kosteneffectief salarisadministratiesysteem creëren.

ACH-betalingen

ACH-overschrijvingen zijn zeer efficiënt voor terugkerende salarisadministratie binnen de VS. Betalingen gaan veilig via het ACH-netwerk. Nacha reguleert en standaardiseert het ACH-netwerk door operationele regels vast te stellen en toezicht te houden op de betalingsverwerking tussen financiële instellingen. ACH is geautomatiseerd, dus het vermindert handmatige fouten en administratieve inspanningen.

Een in de VS gevestigd bedrijf dat bijvoorbeeld lokale werknemers betaalt, kan ACH gebruiken om op betrouwbare wijze en op schaal directe stortingen te leveren. De batchverwerking van het systeem houdt de activiteiten soepel en kosteneffectief. 

ACH-betalingen zijn beperkt tot Amerikaanse transacties. Deze methode komt mogelijk niet overeen met bedrijven die internationale teams of dringende betalingsbehoeften hebben.

Overschrijvingen

Overschrijvingen zijn geweldig als je snelheid en bereik nodig hebt. Ze verplaatsen fondsen rechtstreeks tussen internationale banken, vaak binnen enkele uren, en ondersteunen meerdere valuta's. Overschrijvingen zijn een go-to voor het betalen van externe werknemers, internationale aannemers of eenmalige bonussen. Elke overdracht omvat bevestiging en traceerbaarheid, zodat zowel de betaler als de ontvanger een duidelijke bevestiging hebben.

Overschrijvingen hebben hogere transactiekosten. Elke overschrijving heeft ook exacte bankgegevens met SWIFT-codes nodig om vertragingen te voorkomen. Hoewel ze misschien niet ideaal zijn voor terugkerende lokale loonadministratie, zijn ze een effectieve oplossing voor grensoverschrijdende betalingen die snelheid en nauwkeurigheid vereisen.

Hoe u de juiste optie voor uw bedrijf kiest

Kies een betaalmethode die uw activiteiten en uw team ondersteunt, waar ze ook werken.

Het operationele toepassingsgebied van uw salarisadministratie definiëren

Overweeg waar uw werknemers zich bevinden, hoe vaak u hen betaalt en of betalingen regelmatig of eenmalig zijn.

Werknemers die voornamelijk in de VS gevestigd zijn, kunnen ACH-betalingen gebruiken voor betrouwbaarheid en lage transactiekosten. Deze ondersteunen terugkerende loonadministratiecycli en vereenvoudigen de afstemming binnen binnenlandse banksystemen. Als uw personeelsbestand meerdere landen beslaat, zijn overschrijvingen een praktische internationale betalingsoplossing.

Vind een balans tussen efficiëntie en kosten

Een gemengde aanpak is effectief voor bedrijven met Amerikaanse en wereldwijde teams. Het saldo hangt af van waar uw personeel zich bevindt en hoe vaak u hen betaalt.

Het kiezen van de juiste methode betekent dat u een aantal compromissen moet afwegen tegen de financiële en nalevingsdoelen van uw bedrijf. Als bijvoorbeeld de snelheid van de salarisadministratie binnen de VS belangrijker is dan de kosten, kunnen overschrijvingen beter aansluiten bij uw prioriteiten. Als efficiëntie en automatisering echter belangrijker zijn, is ACH waarschijnlijk beter geschikt.

Evalueer uw administratieve capaciteit

Denk na over de interne inspanning om elke betaalmethode te beheren. ACH-betalingen zijn geautomatiseerd, terwijl overschrijvingen meer handmatige invoer vereisen.

Aangezien salarisadministratievoorschriften in verschillende rechtsgebieden variëren, kan het intern beheren van deze processen uw HR- en financiële teams belasten. Zelfs met robuuste systemen kan het coördineren van naleving, belastingen en wisselkoersen lastig zijn.

Stroomlijn de salarisadministratie met een vertrouwde partner

Samenwerken met een Employer of Record vereenvoudigt het salarisadministratiebeheer in verschillende regio's. G-P treedt op als wettelijke werkgever in meer dan 180 landen, waarbij uw teamleden in elk land namens u in dienst zijn. Met behulp van een Employer of Record kunt u werknemers in hun lokale valuta inhuren en betalen zonder dat u lokale entiteiten hoeft op te richten.

G-P EOR vereenvoudigt alle aspecten van de salarisadministratie, inclusief belastinginhoudingen, secundaire arbeidsvoorwaarden en valutaconversie. U hebt nog steeds controle en zichtbaarheid via één dashboard, terwijl we ervoor zorgen dat elke werknemer nauwkeurig en op tijd wordt betaald, in volledige overeenstemming met de lokale wetgeving.

Factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij het kiezen van een betaalmethode

Een sterke salarisbasis begint met consistentie. Kies een salarisadministratiesysteem dat handmatige stappen minimaliseert, de transparantie verbetert en de administratie vereenvoudigt. Hier zijn de belangrijkste factoren waarmee u rekening moet houden bij het kiezen van een betaalmethode:

• Geografisch bereik: Waar bevinden uw werknemers zich?

• Betalingsfrequentie: voert u de salarisadministratie wekelijks, tweewekelijks of maandelijks uit? Hoeveel werknemers betaalt u tijdens deze cycli?

• Snelheid van levering: Hoe snel wil je dat betalingen arriveren?

• Kosten per transactie: Transactiekosten zijn belangrijk, vooral op schaal. Het kiezen van een kosteneffectieve methode kan van invloed zijn op uw bedrijfsresultaten.

• Nalevingsbehoeften: De betaalmethode moet in overeenstemming zijn met de wettelijke belastingregels, arbeidswetgeving en loonadministratievoorschriften.

• Groeipotentieel: Naarmate uw personeelsbestand uitbreidt, moeten uw betaalmethoden opschalen zonder knelpunten of risico's te creëren.

EOR-oplossingen maken het niet langer nodig om te kiezen tussen ACH en overschrijvingen voor wereldwijde salarisadministratie. In plaats daarvan worden je betalingen automatisch uitgevoerd via gelokaliseerde systemen die zijn ontworpen om te voldoen aan de financiële en wettelijke vereisten van elk land.

Wereldwijde teams inhuren en betalen met G-P

Het kiezen van de juiste betaalmethode, of het nu  ACH of  overschrijvingen zijn, is een strategische beslissing die van invloed is op de ervaring en operationele naleving van  uw team. Hoewel ACH nuttig is voor de Amerikaanse salarisadministratie, bieden overschrijvingen snelheid en internationaal bereik. Door technologie, lokale expertise en conforme wereldwijde betalingen van G-P te combineren, kunt u uw personeel beter ondersteunen.

G-P vereenvoudigt elke fase van het salarisadministratiebeheer. Onze wereldwijde werkgelegenheidsproducten en EOR-oplossingen maken het gemakkelijk om wereldwijde teams in te huren, te beheren en te betalen zonder nieuwe entiteiten op te richten. Betaal je team met vertrouwen overal ter wereld, in meer dan 150 valuta's, ondersteund door een nauwkeurigheid van 99% voor de salarisadministratie. 

Boek vandaag nog een demo.

Veelgestelde vragen