Wat is formulierW-9?

Belangrijkste punten

• Wat formulier W-9 is: formulier W-9 wordt gebruikt voor het verzamelen van belastinginformatie van een aannemer. Hiermee kun je nauwkeurige 1099 -formulieren indienen en back-upinhouding en boetes voorkomen.

• Hoe formulier W-9 zich verhoudt tot andere formulieren: Een W-9 -formulier is alleen bedoeld voor het bijhouden van gegevens en is van toepassing op Amerikaanse aannemers. Een W-8 -formulier is voor niet-Amerikaanse staatsburgers. W-2 Formulieren worden door werknemers gebruikt om hun belastingen voor te bereiden. 1099 Formulieren zijn voor het rapporteren van verschillende inkomenstypen, zoals diverse betalingen aan aannemers.

• Waar u een formulier W-9 kunt krijgen: U kunt het W-9 -formulier downloaden op de IRS-website of er een genereren met G-P Contractor™.

• Wie moet een W-9 invullen: Personen en bedrijven die met uw bedrijf samenwerken, zoals onafhankelijke aannemers en leveranciers, moeten een formulier W-9 invullen.

Het inhuren van onafhankelijke aannemers maakt het gemakkelijker om uw bedrijf  op of af te schalen naarmate uw behoeften verschuiven. Hoewel  aannemers niet op de loonlijst van uw bedrijf staan, moet u nog steeds  bepaalde vereisten  volgen om met dit type werknemer in contact te komen.

In de VS vullen voltijdwerknemers I-9 Formulieren in, terwijl onafhankelijke aannemers of 1099 werknemers W-9 Formulieren invullen. Deze formulieren  helpen de naleving van de belastingwetgeving te garanderen en het risico op sancties voor onjuiste of ontbrekende informatie te verminderen. 

Laten we eens  uitsplitsen  wat een W-9 -belastingformulier is,  waarvoor het wordt gebruikt,  hoe het moet worden ingevuld en wat veelvoorkomende fouten moeten worden vermeden.

Wat is een W-9-formulier?

A W-9 -formulier is voor  het verzamelen van belastinginformatie van onafhankelijke aannemers en bedrijfsentiteiten, zodat u nauwkeurige aangiften kunt indienen. U dient geen W-9 in bij de  Internal Revenue Service (IRS). Maar  u gebruikt de informatie op dit formulier om  een 1099 -formulier op te stellen  dat u aan het einde van het jaar bij de IRS indient. 

De W-9 verzamelt het fiscaal identificatienummer (TIN) van personen en entiteiten. Voor personen is dit meestal het burgerservicenummer (BSN) en voor bedrijven het werkgeversidentificatienummer (EIN).

Opmerking: Er is geen W-9 formulier voor werknemers. Een W-9 is alleen voor onafhankelijke aannemers of bedrijven.

Hoe formulier W-9 zich verhoudt tot andere formulieren

Een W-9 -formulier voor bedrijven is alleen voor het bijhouden van gegevens. Dit is  hoe  de W-9 verschilt van andere IRS-formulieren:

W-9 vs. W-2 Formulieren

Terwijl  onafhankelijke aannemers  een W-9 -formulier invullen, vullen bedrijven  W-2- formulieren in en sturen ze naar  de IRS.

Werknemers gebruiken W-2 Formulieren  om belastingen voor te bereiden. Voordat ze een W-2 ontvangen, moeten werknemers Formulier W-4 invullen en hun belastinginformatie, indieningsstatus en andere functies aangeven, indien van toepassing. U berekent de in te houden belastingen op basis van formulier W-4, terwijl formulier W-2 deze belastingen moet weergeven.

Een W-9 Formulier  is voor het voorbereiden van het 1099 Form. Een W-9 bevat de naam, het adres en het TIN van de aannemer. In tegenstelling tot werknemers zijn aannemers verantwoordelijk voor het melden en betalen van hun belastingen. Over het algemeen is er geen belastinginhouding voor aannemers, behalve in bepaalde situaties, zoals als ze nalaten om een correct TIN te  verstrekken  of te certificeren. 

W-9 vs. 1099 Formulieren

De 1099 is een reeks IRS-formulieren die verschillende inkomenstypen rapporteren. Bedrijven gebruiken meestal:

• 1099-NEC: Gebruik dit formulier als u uw onafhankelijke aannemers jaarlijks  USD 600 of meer betaalt.  

• 1099-MISC: Gebruik dit formulier om diverse betalingen te melden, zoals royalty's, betalingen voor gezondheidszorg en huur, als deze  USD  600 of meer per jaar bedragen.

Uw bedrijf is verantwoordelijk voor het invullen en  verzenden van 1099 formulieren  naar de IRS. Onafhankelijke aannemers vullen daarentegen  W-9  formulieren in, die u in uw administratie bewaart. U hebt alleen W-9 Formulieren nodig  als referentie voor het indienen van Formulier 1099.

W-9 vs. W-8 Formulieren

Of u een W-9 - of een W-8 -formulier gebruikt, hangt af van de nationaliteit van de onafhankelijke aannemer . W-9 Formulieren  zijn voor Amerikaanse staatsburgers, terwijl niet-Amerikaanse staatsburgers een W-8 nodig hebben.  

Er is slechts één type W-9 -formulier.  Er zijn echter vijf soorten W-8 Formulieren. De juiste vorm hangt af van het feit of de aannemer een individu of een bedrijf is, het inkomenstype en of hij/zij in aanmerking komt voor een speciale fiscale behandeling. 

U  moet het W-8 -formulier  innen voordat u uw eerste betaling doet. Het is het beste om de W-9 in te zamelen voordat de aannemer werkzaamheden uitvoert.

Waar u een formulier W-9 kunt krijgen

Aannemers kunnen  Form W-9 rechtstreeks vanaf de IRS-website downloaden . Of u  kuntG-P Contractor gebruiken om de volledige levenscyclus van het inhuren van aannemers te vereenvoudigen, van betalingen tot het beheren van papierwerk. Genereer moeiteloos W-9 formulieren en krijg toegang tot al je personeelsinformatie op één dashboard.

 Als u wereldwijde teams opschaalt en opbouwt, biedt  G-P Gia™ , onze eerste agentische  AI voor HR, gedetailleerde inzichten over   arbeidswetgeving, belastingregelgeving en secundaire arbeidsvoorwaarden in meer dan 50 landen en alle 50 Amerikaanse staten.

Wie moet een W-9 invullen?

Bepaalde personen en   bedrijfsentiteiten die inkomsten ontvangen van uw bedrijf moeten formulier W-9 invullen.  Dit  omvat, maar is niet beperkt tot, onafhankelijke aannemers, leveranciers, partnerschappen, naamloze vennootschappen (LLC's), bedrijven, trusts en nalatenschappen.

Hier zijn een paar voorbeeldscenario's waarbij een W-9 nodig is:

1. U bent  een klein bedrijf dat aannemers inhuurt in de VSKleine  bedrijven zonder grote interne teams huren vaak onafhankelijke aannemers in. Als u  bijvoorbeeldG-P Contractor gebruikt om aannemers in te huren en te betalen voor een grafisch ontwerpproject, kan de werknemer de functie W-9 Formulier genereren gebruiken om het formulier in te vullen voordat ze aan het werk gaan. 

2. U bent een bank met een klant die een nieuwe rekening opent. Banken gebruiken W-9 Forms  om belastinginformatie te verzamelen die nodig is om rente en andere inkomsten aan de IRS te melden.

3. Je hebt een schuld geannuleerd. Geannuleerde schuld wordt vaak beschouwd als belastbaar inkomen. Formulier W-9 helpt bij het indienen van de vereiste informatie.

4. U bent een beleggingsonderneming. U verzamelt formulier W-9 van uw klanten en rapporteert vervolgens uw inkomsten aan de IRS op het juiste formulier 1099.

Wanneer en waarom wordt een W‑9 aangevraagd

Het W-9 Formulier is  alleen vereist voor leveranciers die u betaalt voor diensten. Dit omvat geen bedrijven, omdat ze meestal zijn vrijgesteld van 1099 -rapportage. U hebt ook geen W-9 nodig voor leveranciers via welke u met een kaart betaalt, omdat deze betalingen worden gemeld door de betalingsverwerker.

Met een W-9 Form  kunt u nauwkeurig betalingen van aannemers aan de IRS rapporteren. Hoewel u dit document niet hoeft in te dienen, maakt het bij de hand houden van het document het gemakkelijker om 1099 formulieren voor te bereiden. U zult ook boetes voor niet-naleving en civielrechtelijke of strafrechtelijke sancties voor het niet innen van het formulier vermijden.

Een W-9formulier invullen

Aannemers moeten een W-9 -formulier  nauwkeurig invullen om naleving te garanderen. Ze kunnen deze W-9 instructies volgen:

1. Geef de naam van de aannemer of het bedrijf aan: Contractanten zetten hun naam op regel 1 zoals deze op hun belastingaangifte staat. Rechtspersonen, zoals een partnerschap, LLC of bedrijf, zetten hun naam op Line 2, met behulp van hun informatie over "zaken doen als". Als de aannemer onder een specifieke bedrijfsnaam werkt, moet hij deze informatie invoeren op de regel “Bedrijfsnaam”.

2. Selecteer de federale belastingclassificatie: De aannemer vinkt het relevante vakje aan voor belastingclassificatie. Enkele opties zijn individueel, C-corporatie, S-corporatie, partnerschap, trust of nalatenschap, of LLC.

3. TIN toevoegen: Aannemers moeten hun BSN toevoegen als ze een individu zijn. Bedrijven moeten hun EIN toevoegen. Afhankelijk  van hun staatsburgerschap of entiteitsstatus kunnen aannemers  een TIN aanvragen en "aangevraagd" schrijven onder Deel I. Zij zullen onderworpen zijn aan back-upinhouding totdat zij hun TIN ontvangen. Daarna moeten ze een bijgewerkte W-9 indienen.

4. Voer adres in: Voeg onder de regel “adres” het adres toe dat bij het TIN hoort. 

5. Het formulier certificeren: Alle informatie moet nauwkeurig zijn en overeenkomen met de IRS-gegevens. De persoon die het formulier invult, moet de aangewezen gebieden ondertekenen en dateren om te certificeren. U kunt  hetIRS TIN Matching-programma gebruiken om records te verifiëren.

G-P Contractor het invullen en verzamelen van formulieren eenvoudiger maakt. Aannemers kunnen het formulier op het platform genereren, dat je op elk moment kunt openen.

Een W-9 -formulier indienen en opslaan

De onafhankelijke aannemer of entiteit moet u het ingevulde formulier sturen voor het bijhouden van gegevens. U moet W-9 Forms   minstens vier jaar bewaren. Langere administratie helpt ook bij langere auditperioden. 

3 veelvoorkomende W-9 fouten en hoe u ze kunt vermijden

Hoewel u geen W-9 formulieren hoeft in te  dienen bij de IRS,  moeten ze  nog steeds nauwkeurig zijn om juridische en financiële problemen te voorkomen. Let op deze veelvoorkomende fouten:

1.  Onjuiste informatie toevoegen: fouten omvatten het gebruik van het verkeerde TIN en entiteitstype. Een onjuist TIN kan leiden tot een IRS-melding, terwijl het juiste bedrijfstype ervoor zorgt dat uw 1099 -rapporten nauwkeurig zijn. 

2. Formulieren te laat verzamelen: U moet W-9 Formulieren verzamelen  voordat aannemers of entiteiten beginnen te  werken  en voordat u uw eerste betaling doet. Op deze manier bent u voorbereid op de eindejaarsrapportage.

3. Niet bijwerken: Maak een systeem aan voor het regelmatig controleren en bijwerken van W-9 -informatie. Gebruik methoden waarbij een aannemer zijn informatie gemakkelijk kan bijwerken.

Werknemers en  aannemers inhuren met G-P

Over 80% van de bedrijfsleiders  worstelt met het vinden van geschoold talent in hun bestaande markt. G-P biedt een snelle en conforme oplossing om wereldwijde werknemers en  aannemers in te huren, zonder nieuwe entiteiten op te richten.

De AI- aangedrevenEOR- en aannemersoplossingen worden ondersteund door het grootste team van HR-, juridische en nalevingsexperts in het land om de volledige wereldwijde levenscyclus van werkgelegenheid te vereenvoudigen. Voeg talent van wereldklasse toe aan je team zonder de stress van internationale belastingnaleving.

Boek vandaag nog een demo.

W-9 Formulier Veelgestelde vragen