Wat is voltijds equivalent (FTE)?

Belangrijkste punten

• Stelt een standaard in: FTE biedt een standaardmeting om verschillende soorten werk te vergelijken.

• Ondersteunt nauwkeurigheid: het zorgt voor nauwkeurige budgettering, planning van secundaire arbeidsvoorwaarden en naleving van de regelgeving in alle regio's.

• Vermindert risico: FTE minimaliseert problemen met de werknemersclassificatie en het risico van regelgevende instanties.

• Vereenvoudigt gewerkte uren: berekenen van FTE is eenvoudig wanneer u de juiste formule toepast.

Wanneer bedrijven in verschillende tijdzones, arbeidssoorten en landen werken, hebben ze een consistente manier nodig om arbeidskosten te vergelijken en de productiviteit te meten. Het fulltime equivalent (FTE) is een gestandaardiseerde manier om werk te meten in fulltime, parttime en voorwaardelijke functies. 

Voor HR-leiders is FTE essentieel voor budgettering, secundaire arbeidsvoorwaarden en naleving. Als u wereldwijd uitbreidt of teams op meerdere locaties beheert, stemt FTE de strategie af op het aantal. 

Wat is FTE? 

FTE is een arbeidseenheid die gelijk is aan de uren van één fulltime werknemer, meestal meer dan een jaar. Hiermee kunnen bedrijven parttime of tijdelijk werk omzetten in een fulltime equivalent. Als een fulltime medewerker 40 uur per week werkt, is één FTE gelijk aan 40 uur. Een parttime teamlid dat 20 uur per week werkt, is gelijk aan 0.5 fte. De FTE voor fulltime medewerkers is 1.0.

Wereldwijd gebruiken bedrijven FTE om productiviteit te vergelijken, middelen toe te wijzen en voordelen te plannen. In de VS bijvoorbeeld, gebruikt de Affordable Care Act (ACA) FTE-tellingen om te bepalen of een werkgever een ziektekostenverzekering moet bieden. Buiten de VS gebruiken bedrijven FTE om verschillende lokale uren- en werkgelegenheidsmodellen te vertalen naar een consistente maatstaf. 

Wanneer u FTE gebruikt, stemt uw bedrijf operaties over de grenzen heen af, ondersteunt het strategische planning en zorgt het ervoor dat secundaire arbeidsvoorwaarden gebaseerd zijn op een gemeenschappelijke basis.

Wie wordt beschouwd als een FTE-medewerker? 

De FTE is een berekening, geen functietitel. Het verwijst niet naar een specifieke rol of classificatie, maar naar hoe uren moeten worden omgezet in een gelijkwaardige fulltime eenheid. Werknemers die doorgaans zijn opgenomen zijn:

• Fulltime werknemers van wie de uren de benchmark bepalen

• Deeltijdse werknemers van wie de uren worden omgezet in een fractie van de voltijdse uren

• Tijdelijke teamleden die bijdragen aan uw werklast

Vrijwilligers, onbetaalde stagiaires en consultants worden doorgaans uitgesloten van FTE-berekeningen. Het verkeerd classificeren van een fulltime werknemer als aannemer kan juridische, belasting- en voordelenrisico's met zich meebrengen. 

Bij G-P hebben we technologie- en menselijke experts die achter de schermen werken om naleving te garanderen. Ons team van juridische en HR-experts houdt veranderende regelgeving bij, zodat u dat niet hoeft te doen. En de AI-aangedreven classificatie-engine controleert contracten op onjuiste classificatie en biedt bruikbare richtlijnen om je bedrijf te beschermen tegen dure boetes. Dit neemt de last van het bevestigen van de juiste classificatie van uw plaat.

“De gemoedsrust die gepaard ging met G-P omgaan met de ingewikkelde arbeidswetgeving, salarisadministratie en belastingvoorschriften van Japan was van onschatbare waarde. Het heeft ons bevrijd van een enorme administratieve last en ons in staat gesteld om ons puur op onze bedrijfsdoelen te richten. G-P stelde ons in staat om in weken, niet maanden, een pre-salesteam in Japan in te zetten. Die snelheid was van cruciaal belang om onze medische hulpmiddelen met succes op de Japanse markt te brengen”, aldus Esther Kang, HR Business Partner en Talent Acquisition Partner Lead bij LivsMed.

Wat zijn de voordelen van een voltijds equivalent (FTE)? 

De FTE-metriek heeft veel voordelen, vooral wanneer u wereldwijd actief bent of uitbreidt naar nieuwe markten:

• Gestandaardiseerde meting voor nauwkeurige vergelijking: Het omzetten van uren in voltijdequivalenten geeft u een consistente maatstaf voor rollen en locaties. Deze standaardisatie maakt het gemakkelijk om workloads te vergelijken. Als een kantoor bijvoorbeeld 10 parttime werknemers heeft die 20 uur per week werken en een ander kantoor vijf fulltime werknemers heeft die 40 uur per week werken, kunt u met de berekening van FTE beide kantoren vergelijken. In dit geval hebben beide kantoren vijf fte's, die bevestigen dat hun totale personeelsbezetting gelijkwaardig is, ondanks verschillen in het aantal werknemers en hun werkschema's.

• Duidelijke gegevens voor strategische beslissingen: Het kennen van uw FTE-telling helpt u bij het plannen van arbeidskosten, werving en prestatiedoelen door middel van nauwkeurige prognoses.

• Verbeterd projectmanagement en toewijzing van middelen: projecten kunnen fulltime, parttime en contractpersoneel combineren. Met FTE kun je de totale werkcapaciteit meten en dienovereenkomstig middelen toewijzen. Als een project 400 uur per week nodig heeft, laat de overstap naar FTE zien hoeveel fulltime werknemers u nodig hebt.

• Vereenvoudigde en eerlijke administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden: FTE helpt HR bij het bepalen van de geschiktheid voor alle werknemers. Deeltijdwerkers kunnen bijvoorbeeld naar evenredigheid uitkeringen krijgen op basis van hun FTE-ratio.

FTE berekenen in 5 stappen

De formule voor het berekenen van FTE is universeel, maar de definitie van fulltime dienstverband verschilt per land. In het Verenigd Koninkrijk is de typische werkweek bijvoorbeeld 37.5– 40 uur, terwijl in Japan een  fulltime dienstverband over het algemeen begint bij 35 uur per week. Het herkennen van deze lokale definities is essentieel wanneer u een wereldwijd personeelsbestand beheert. Voer de volgende stappen uit om FTE te berekenen:

Stap 1: Definieer de fulltime werktijd

Begin met het instellen van de standaard fulltime uren van uw organisatie. Dit is uw baseline.

Veel bedrijven gebruiken de 40-hour werkweek als hun standaard, wat zich vertaalt in 2,080 uur per jaar — 40 uur x 52 weken. In regio's zoals Duitsland of Frankrijk definiëren wettelijke limieten een kortere standaardwerkweek . Gebruik altijd de fulltime drempel die wordt erkend in het land of de regio waar uw werknemers werken.

Stap 2: Aantal fulltime werknemers

Identificeer vervolgens alle werknemers die voldoen aan uw gedefinieerde fulltime criteria. Alleen degenen opnemen die consistent werken op of boven het standaard aantal uren tijdens de gekozen berekeningstijd.

Als u FTE voor een maand berekent en een werknemer gedurende die tijd fulltime werkt, tellen ze als één FTE. Parttime, tijdelijk en aannemers zijn niet inbegrepen in deze telling.

Stap 3: Tel alle parttime werknemersuren op

Tel nu de uren op van alle parttime werknemers die in dezelfde periode hebben gewerkt. Dit zijn personen die minder werken dan de fulltime uren die in de eerste stap zijn gedefinieerd.

Als u bijvoorbeeld gedurende een maand FTE berekent, tel dan het totale aantal gewerkte uren van elke parttime werknemer in die maand op. Deze stap zorgt ervoor dat u rekening houdt met de bijdragen van parttime teamleden.

Stap 4: Bereken de parttime FTE

Gebruik deze formule om de FTE bijdrage van deeltijdmedewerkers te bepalen: 

Parttime FTE = totaal aantal parttime uren ÷ standaard fulltime uren

Als uw fulltime standaard bijvoorbeeld 160 uur per maand is, en deeltijdwerknemers gezamenlijk 480 uur werken, is uw parttime FTE: 480 ÷ 160 = 3 FTE. Dit betekent dat uw parttime personeelsbestand gelijk staat aan drie fulltime medewerkers.

Stap 5: Combineer fulltime en parttime FTE's

Voeg ten slotte uw totale aantal fulltime werknemers toe aan de parttime FTE-waarde om het totale aantal FTE's van uw bedrijf te vinden. Als u bijvoorbeeld 25 fulltime werknemers hebt, of 25  FTE, en 3  FTE van parttime werknemers, is uw totale FTE: 25 + 3  = 28  FTE

Dit cijfer vertegenwoordigt de totale fulltime equivalente werknemers voor het gekozen tijdsbestek, of dat nu wekelijks, maandelijks of jaarlijks is.

FTE-berekeningen automatiseren

Handmatige FTE-berekeningen nemen tijd in beslag en kunnen foutgevoelig zijn, vooral voor wereldwijde teams. G-P Gia™, de eerste agentische AI in zijn soort voor HR, automatiseert dit proces. Gia integreert lokale werkgelegenheidsgegevens, past regiospecifieke definities van fulltime werk toe en levert nauwkeurige, realtime FTE-berekeningen. Deze automatisering vermindert het administratieve werk en helpt je HR-teams om snellere, gegevensgestuurde beslissingen te nemen.

Waarom is het berekenen van FTE belangrijk?

Nauwkeurige FTE-gegevens tonen de capaciteit van het personeel en helpen bij budgettering, planning en naleving.

Op de huidige werkplek, waar flexibiliteit en werken op afstand standaard zijn, is FTE nog belangrijker. Terwijl teams zich over tijdzones verspreiden en in verschillende regelingen werken, is het niet langer nauwkeurig om workloads alleen te vergelijken met het aantal werknemers. 

Strategische personeelsplanning en budgettering

Met nauwkeurige FTE-berekeningen kunt u gebieden identificeren waar u mogelijk over- of onderbemand bent en uw wervingsplannen aanpassen voordat het de prestaties beïnvloedt. Deze proactieve aanpak helpt u operationele efficiëntie te behouden en onnodige arbeidskosten te vermijden.

FTE-tracking ondersteunt ook salarisadministratie en budgetbeheer. In plaats van kosten te schatten op basis van het aantal werknemers alleen, kunt u middelen toewijzen op basis van de capaciteit van het personeel. Hierdoor kunt u strategischer zijn in budgettering, zodat u fondsen gebruikt waar ze de meeste waarde toevoegen. 

In combinatie met productiviteits- en projectgegevens helpen FTE-statistieken leiders bij het afstemmen van personeelsplanning op bedrijfsdoelstellingen, of dat nu gaat om opschalen naar een nieuwe markt, het beheren van de seizoensvraag of het optimaliseren van de teamstructuur in verschillende tijdzones.

Naleving van overheidsvoorschriften

FTE-berekeningen zijn essentieel voor de naleving van arbeidsvoorschriften over de hele wereld. FTE bepaalt of een bedrijf in aanmerking komt als een toepasselijke grote werkgever (ALE) op grond van de Affordable Care Act (ACA) voor Small Business Health Care Tax Credit in de VS. Bedrijven met 50 of meer FTE's moeten een ziektekostenverzekering aanbieden aan in aanmerking komende werknemers of juridische sancties krijgen.

Handmatig volgen van naleving kost tijd en is foutgevoelig. Maar Gia past automatisch de juiste regionale definities toe, berekent FTE's en genereert binnen enkele minuten conforme HR-documentatie.

Het gebruik van agentische AI om dit proces te automatiseren vermindert fouten, verbetert de gereedheid voor audits en helpt je om de veranderende wereldwijde arbeidswetgeving voor te blijven.

In aanmerking komen voor belastingkredieten en overheidsprogramma's

FTE-berekeningen beïnvloeden ook uw geschiktheid voor federale overheidsprogramma's en belastingprikkels. In de VS is het belastingkrediet voor kleine bedrijven in de gezondheidszorg bijvoorbeeld beschikbaar voor werkgevers met minder dan 25 fte's die voldoen aan specifieke dekkings- en looncriteria.

Zelfs buiten de VS gebruiken veel landen FTE-statistieken om arbeidssubsidies, trainingssubsidies of sociale verzekeringsprogramma's te structureren. 

Gelijkwaardig project- en werklastbeheer

FTE-gegevens helpen managers een duidelijk beeld te krijgen van de capaciteit van elk teamlid om eerlijk werk toe te wijzen.

Door FTE-waarden bij te houden, kunnen leiders zien waar workloads de capaciteit overschrijden en opdrachten dienovereenkomstig opnieuw toewijzen. Als de collectieve FTE van een wereldwijd marketingteam bijvoorbeeld 12.5 is, maar hun projecten 15 FTE nodig hebben, betekent dit een onmiddellijke noodzaak om taken opnieuw in evenwicht te brengen of teamleden toe te voegen. 

FTE-gegevens helpen u te voorkomen dat werknemers overwerkt en bieden managers het inzicht dat ze nodig hebben om prestaties te evalueren op basis van impact in plaats van aanwezigheid.

Beheer uw wereldwijde personeelsbestand met G-P

Begrijpen wat FTE is, stelt leiders in staat om gegevensgestuurde beslissingen te nemen. Gia kan FTE met precisie berekenen, bewaken en rapporteren. Dit geeft je HR- en financiële teams meer tijd om zich te concentreren op planning op grote schaal in plaats van spreadsheets te beheren.

Als de erkende leider in wereldwijde werkgelegenheid helpt G-P bedrijven van elke omvang bij het inhuren, onboarden en beheren van talent in meer dan 180 landen.  

Boek vandaag nog een demo en ontdek hoe G-P wereldwijde aanwerving kan vereenvoudigen en de volledige levenscyclus van het dienstverband kan stroomlijnen.

Veelgestelde vragen