De uitdaging: wereldwijde naleving op meerdere continenten beheren

Rackspace moest voldoen aan de arbeidswetgeving in 21 landen. HR-teams vertrouwden op talloze bronnen om een holistisch beeld te schetsen van de arbeidsvereisten en -voorschriften van elk land, van externe adviseurs, externe consultants, individuele interne kennis en overheidswebsites.

Het proces was traag, inconsistent en moeilijk te schalen. Het bedrijf wilde een gecentraliseerde oplossing die meerdere HR-functies kon ondersteunen en werknemers op alle niveaus snel toegang kon geven tot vertrouwde nalevingsrichtlijnen.

“
Rackspace vertrouwt al jaren op G-P als Employer of Record over de hele wereld, en we vertrouwen er nog steeds op wanneer we nieuwe landen betreden voordat we een entiteit oprichten. Hun ervaring als wereldwijde werkgever maakt hen uniek gekwalificeerd om een AI-oplossing voor HR-activiteiten te creëren, vooral een oplossing gericht op naleving.”

Janelle Nobel

Senior Director, HR Strategy & Analytics bij Rackspace

De oplossing: Gia voor AI-gestuurde, door experts ondersteunde begeleiding

Rackspace werd een early adopter van G-P Gia, de door AI aangedreven wereldwijde HR-agent die je binnen enkele seconden wettelijk gescreende antwoorden, beleidssjablonen en juridische inzichten geeft. Het team gebruikte Gia om HR-taken te vereenvoudigen waarvoor eerder externe consultants nodig waren. Rackspace kreeg direct antwoorden, bespaarde tijd en verlaagde kosten met Gia."

De grootste Gia-attractor voor ons was het HR-nalevingsstuk", legt Mandy Moore, Director HR Technology bij Rackspace, uit. "We zijn actief in 21 landen en moeten in elk rechtsgebied naleving handhaven. Het hebben van een gecentraliseerd hulpmiddel voor alle HR-medewerkers om te verwijzen, consistente informatie te verkrijgen en de juiste documenten tijdig bij te werken, is van cruciaal belang voor ons."

Gia bleek de uitgebreide oplossing te zijn die ze nodig hadden. Door meerdere HR-functies te ondersteunen, wettelijke vereisten te verduidelijken en duidelijke begeleiding te bieden, levert Gia wat andere AI-tools niet kunnen: juristachtige redenering en door experts beoordeelde bronnen.

“
We hebben andere AI-tools geprobeerd, maar Gia is de meest holistische oplossing en het ondersteunt echt meerdere HR-functies. Gia heeft duidelijkheid geboden, waardoor we specifieke vragen kunnen stellen en een beter begrip van de regelgeving kunnen genereren.”

Mandy Moore

Directeur HR-technologie bij Rackspace

Interne HR-medewerkers hebben Gia geïntegreerd in dagelijkse workflows en effectieve prompting uitgevoerd. Na verloop van tijd is het gebruik uitgebreid naar de salarisadministratie en wereldwijde mobiliteit, waardoor Gia een vertrouwde eerste halte voor vragen is geworden.

De impact: duidelijkheid, productiviteit en strategisch potentieel

Gia transformeerde HR-activiteiten bij Rackspace. Teams krijgen binnen enkele seconden G-P-geverifieerde antwoorden in plaats van te wachten op externe adviseurs. Medewerkers op instapniveau lossen problemen onafhankelijk op, waardoor senior leiders zich kunnen concentreren op strategische prioriteiten.

"Waar Gia echt uitblinkt, is dat er al voorbereidend beenwerk is gedaan", zei Moore. “De artikelen en richtlijnen worden intern beoordeeld en krijgen het G-P geverifieerde goedkeuringsstempel, zodat we het vanaf de eerste aanwijzing als feitelijk kunnen vertrouwen.”

“
Mijn beste gebruikssituatie was de Amerikaanse federale en staatsnalevingsvereisten voor HR. Met Gia hebben we de tijd die we besteden aan onderzoek aanzienlijk verminderd, en de uitgebreide bronnen stellen ons in staat om een diepe duik te nemen, allemaal binnen één tool.”

Kevin Gaskin

HR Senior Transformation Manager, Verenigd Koninkrijk

Rackspace gebruikt Gia nu om de werving te versnellen, waardoor doorlooptijden en efficiëntie worden verbeterd. Er zijn plannen aan de gang om handboeken, beleidslijnen en richtlijnen te uploaden, waardoor een gecentraliseerde opslagplaats wordt gecreëerd die updates van regelgeving markeert en zorgt voor tijdige herzieningen.

"In de loop van de pilot hebben we buiten de gebaande paden kunnen nadenken over wat we nog meer met deze tool konden doen en wat het best mogelijke scenario voor dit product zou kunnen zijn", concludeerde Moore. "Gia stelt ons in staat om ons denkproces over mogelijke gebruikssituaties uit te breiden. Ik ben ervan overtuigd dat deze tool een aanzienlijke impact zal hebben op HUMAN RESOURCES en ik ben enthousiast over alle mogelijkheden die het biedt."