Czym jest formularzW-9?

Najważniejsze wnioski

• Co to jest formularz W-9 : Formularz W-9 służy do gromadzenia informacji podatkowych wykonawcy. Pozwala to na file dokładne 1099 Formularze i uniknąć potrącenia kopii zapasowej i kary.

• Jak formularz W-9 wypada w  porównaniu z innymi formularzami:Formularz W-9 służy wyłącznie do prowadzenia dokumentacji i ma zastosowanie do kontrahentów z USA. Formularz W-8 jest przeznaczony dla obywateli spoza USA. W-2 Formularze są wykorzystywane przez pracowników do przygotowania podatków. 1099 Formularze służą do zgłaszania różnych rodzajów dochodów, takich jak różne płatności na rzecz wykonawców.

• Where to get a Form W-9: You can download the W-9 Form on the IRS website or generate one with G-P Contractor™.

• Kto jest zobowiązany do wypełnienia formularza W-9 :Osoby fizyczne i firmy współpracujące z Twoją firmą, takie jak niezależni wykonawcy i dostawcy, muszą wypełnić formularz W-9.

Zatrudnianie niezależnych wykonawców ułatwia skalowanie firmy  w górę lub w dół wraz ze zmianą potrzeb. Chociaż  wykonawcy nie znajdują się na liście płac Twojej firmy, nadal musisz  przestrzegać  pewnych wymagań, aby zaangażować się w ten typ pracownika.

In the U.S., full-time employees fill out I-9 Forms, while independent contractors or 1099 workers fill out W-9 Forms.  Formularze te pomagają zapewnić zgodność z przepisami podatkowymi i zmniejszają ryzyko kar za nieprawidłowe lub brakujące informacje. 

Zastanówmy się, czym jest formularz podatkowy    W-9 , do czego  jest używany,  jak go wypełnić i jakie są typowe błędy, których należy unikać.

Czym jest formularz W-9?

Formularz A W-9 służy  dopobierania informacji o podatnikach od niezależnych wykonawców i podmiotów gospodarczych, dzięki czemu można składać dokładne zwroty. Nie składasz W-9 w  Internal Revenue Service (IRS). Ale  wykorzystujesz informacje zawarte w tym formularzu, aby przygotować a 1099 Formularz,  który przesyłasz do IRS pod koniec roku. 

W-9 pobiera numer identyfikacji podatkowej (TIN) od osób fizycznych i podmiotów. W przypadku osób fizycznych jest to zazwyczaj numer ubezpieczenia społecznego (SSN), a w przypadku firm jest to numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN).

Uwaga: Formularz nr  W-9 dla pracowników .A W-9 jest przeznaczony wyłącznie dla niezależnych wykonawców lub firm.

Jak formularz W-9 wypada na tle innych

Formularz W-9 dla firm służy wyłącznie do prowadzenia dokumentacji .Oto , jak  model  W-9 różni się od innych formularzy IRS:

W-9 vs. W-2 Forms

Podczas gdy  niezależni wykonawcy wypełniają formularz  a W-9 , firmy wypełniają i  wysyłają formularze  W-2  do IRS.

Pracownicy  korzystają z formularza  W-2 do przygotowywania podatków. Zanim otrzymają W-2, pracownicy muszą wypełnić formularz W-4 i podać swoje informacje podatkowe, status zgłoszenia i inne stanowiska, jeśli dotyczy. Obliczysz podatki do potrącenia na podstawie formularza W-4, podczas gdy formularz W-2 powinien odzwierciedlać te podatki.

A W-9 Form is for preparing the 1099 Form. W-9 zawiera nazwę wykonawcy, adres i numer TIN. W przeciwieństwie do pracowników, wykonawcy są odpowiedzialni za raportowanie i płacenie podatków. Generalnie nie ma podatku pobieranego od kontrahentów, z wyjątkiem pewnych sytuacji, takich jak  niepodanie lub  niepotwierdzenie prawidłowego numeru TIN. 

W-9 vs. 1099 Forms

1099 to zestaw formularzy IRS, które zgłaszają różne rodzaje dochodów. Firmy najczęściej korzystają z:

• 1099-NEC: Use this form if you pay your independent contractors USD 600 or more annually. 

• 1099-MISC: Use this form to report miscellaneous payments, such as royalties, healthcare payments, and rent, if they amount to USD 600 or more per year.

Twoja firma jest odpowiedzialna za wypełnienie i  wysłanie 1099 formularzy  do IRS. Zamiast tego niezależni wykonawcy wypełniają  W-9  formularze, które będziesz przechowywać w swojej dokumentacji.  Do złożenia formularza 1099 potrzebne jest tylkoW-9  Formularzy.

W-9 vs. W-8 Forms

Whether you'll use a W-9 or a W-8 Form depends on the independent contractor's citizenship status. W-9 Formularze  są dla obywateli USA, podczas gdy obywatele spoza USA wymagają W-8.  

There's only one type of W-9 Form.  Istnieje jednak pięć rodzajów W-8 Forms .Odpowiednia forma zależy od tego, czy wykonawcą jest osoba fizyczna, czy firma, rodzaj dochodu i czy kwalifikują się one do specjalnego traktowania podatkowego. 

Przed dokonaniem pierwszej płatności należy pobrać formularz    W-8 . Dobrą praktyką jest pobranie formularza W-9 przed wykonaniem jakiejkolwiek pracy przez wykonawcę.

Gdzie kupić formularz W-9

Wykonawcy mogą  pobrać formularz W-9 bezpośrednio ze strony internetowej IRS .Możesz też skorzystać  z G-P Contractor , aby uprościć cały cykl zatrudnienia wykonawcy — od płatności po zarządzanie dokumentacją. Z łatwością wygeneruj W-9 formularzy i uzyskaj dostęp do wszystkich informacji o swoich pracownikach na jednym pulpicie.

 Jeśli chcesz skalować i budować globalne zespoły ,G-P Gia™ , nasza pierwsza w swoim rodzaju agentyczna  sztuczna inteligencja dla HR, oferuje szczegółowe informacje na temat  prawa  pracy, przepisów podatkowych i świadczeń w ponad 50 krajach i wszystkich 50 stanach USA.

Kto musi wypełnić W-9?

Niektóre osoby i   podmioty gospodarcze, które otrzymują dochód z Twojej firmy, muszą wypełnić formularz W-9  . Obejmują one, ale nie ograniczają się do, niezależnych wykonawców, dostawców, spółek osobowych, spółek z ograniczoną odpowiedzialnością (LLC), korporacji, trustów i nieruchomości.

Oto kilka przykładowych scenariuszy, w których W-9 jest konieczne:

1. Jesteś  małą firmą zatrudniającą wykonawców w Stanach  ZjednoczonychMałe firmy bez dużych wewnętrznych zespołów często zatrudniają niezależnych wykonawców .Na przykład, jeśli  używaszG-P Contractor do zatrudniania i opłacania wykonawców do projektu graficznego, pracownik może użyć funkcji generowania formularzy W-9 , aby wypełnić formularz przed rozpoczęciem pracy. 

2. Jesteś bankiem z klientem otwierającym nowe konto .Banki używają W-9 Form s do zbierania informacji o podatniku potrzebnych do zgłaszania odsetek i innych zarobków do IRS.

3. Anulowałeś dług .Usunięty dług jest często uważany za dochód podlegający opodatkowaniu. Formularz W-9 pomaga w przesłaniu wymaganych informacji.

4. Jesteś firmą inwestycyjną .Zbierzesz formularz W-9 od swoich klientów, a następnie zgłosisz swoje zarobki do IRS na odpowiednim formularzu 1099.

Kiedy i dlaczego należy złożyć wniosek o W‑9

The W-9 Form is only required for vendors you pay for services. Nie dotyczy to korporacji, ponieważ są one zwykle zwolnione ze 1099 raportów. Nie potrzebujesz również W-9 dla dostawców, za pośrednictwem których płacisz kartą, ponieważ płatności te są zgłaszane przez procesor płatności.

A W-9 Form lets you accurately report contractor payments to the IRS. Chociaż nie musisz składać tego dokumentu, trzymanie go pod ręką ułatwia przygotowanie 1099 formularzy. Unikniesz również grzywien za nieprzestrzeganie przepisów oraz sankcji cywilnych lub karnych za niepobranie formularza.

Jak wypełnić formularz W-99

Wykonawcy muszą  dokładnie wypełnić  formularz W-9, aby zapewnić zgodność. Mogą oni postępować zgodnie z poniższymi W-9 instrukcjami:

1. Wskaż wykonawcę lub nazwę firmy :Podwykonawcy umieszczają swoją nazwę w wierszu 1, tak jak widnieje ona w zeznaniu podatkowym. Podmioty prawne, takie jak spółka osobowa, LLC lub korporacja, umieszczają swoje imię i nazwisko na linii 2, wykorzystując informacje o tym, że prowadzą działalność. Jeśli wykonawca działa pod konkretną nazwą firmy, powinien wprowadzić tę informację w wierszu „Nazwa firmy”.

2. Wybierz federalną klasyfikację  podatkową:Zleceniobiorca zaznacza odpowiednie pole dla klasyfikacji podatkowej. Niektóre opcje obejmują osobę fizyczną, korporację C, korporację S, partnerstwo, trust lub majątek lub LLC.

3. Dodaj numer TIN : Wykonawcy powinni dodać swój numer SSN, jeśli są osobą fizyczną. Przedsiębiorstwa powinny dodać swój numer EIN.W zależności od   obywatelstwa lub statusu podmiotu wykonawcy mogą ubiegać się o  numer TIN i napisać „wnioskowane” w Części I. Będą podlegać potrąceniu z kopii zapasowej do momentu otrzymania numeru TIN. Następnie należy złożyć zaktualizowany W-9.

4. Wprowadź adres: W wierszu „adres” dodaj adres powiązany z numerem TIN. 

5. Certyfikacja formularza :Wszystkie informacje powinny być dokładne i zgodne z rekordami IRS. Osoba wypełniająca formularz powinna podpisać i opatrzyć datą wyznaczone obszary do poświadczenia. Do weryfikacji rekordów można użyć  programu IRS TIN Matching .

G-P Contractor ułatwia wypełnianie i zbieranie formularzy. Kontrahenci mogą wygenerować formularz na platformie, do którego można uzyskać dostęp w dowolnym momencie.

Jak przesłać i przechowywać  formularz W-9

Niezależny wykonawca lub podmiot powinien przesłać wypełniony formularz do prowadzenia dokumentacji. Musisz przechowywać W-9 formularzy przez  co najmniej cztery lata. Dłuższe prowadzenie dokumentacji pomaga również w wydłużonych okresach audytu. 

3 common W-9 mistakes and how to avoid them

Chociaż nie  musisz przesyłać W-9 Formularzy do IRS , nadal  muszą być dokładne, aby uniknąć problemów prawnych i finansowych. Uważaj na te częste błędy:

1. Dodawanie  nieprawidłowych informacji :błędy obejmują użycie niewłaściwego numeru TIN i typu podmiotu. Nieprawidłowy numer TIN może prowadzić do powiadomienia IRS, a odpowiedni typ biznesowy zapewnia dokładność 1099 raportów. 

2. Zbieranie formularzy z  opóźnieniem:Musisz zebrać W-9 formularzy  przed rozpoczęciem pracy wykonawców lub podmiotów   i przed dokonaniem pierwszej płatności. W ten sposób przygotowujesz się do raportowania na koniec roku.

3. Brak aktualizacji :Utwórz system do regularnego przeglądania i aktualizowania W-9 informacji. Użyj metod, w których wykonawca może łatwo zaktualizować swoje informacje.

Zatrudnianie pracowników i  wykonawców z G-P

Ponad 80% liderów biznesowych  ma trudności ze znalezieniem wykwalifikowanych talentów na swoim obecnym rynku .G-P oferuje szybkie i zgodne z przepisami rozwiązanie do zatrudniania globalnych pracowników i  wykonawców bez zakładania nowych podmiotów.

Nasze rozwiązania  EOR i Contractor oparte na sztucznej inteligencji są wspierane przez największy krajowy zespół ekspertów ds. kadr, prawnych i zgodności, aby uprościć cały globalny cykl zatrudnienia. Dodaj światowej klasy talenty do swojego zespołu bez stresu związanego z międzynarodową zgodnością z przepisami podatkowymi.

Zarezerwuj demo już dziś.

W-9 Często zadawane pytania