แบบฟอร์มคืออะไร W-9

ประเด็นสําคัญ

• แบบฟอร์ม W-9 คืออะไร: แบบฟอร์ม W-9 ใช้เพื่อรวบรวมข้อมูลภาษีของผู้รับเหมา ช่วยให้คุณสามารถยื่นแบบฟอร์ม 1099 ที่ถูกต้องและหลีกเลี่ยงการหักภาษี ณ ที่จ่ายและบทลงโทษ

• แบบฟอร์ม W-9 เปรียบเทียบกับแบบฟอร์มอื่น ๆ อย่างไร: แบบฟอร์ม W-9 ใช้สําหรับการเก็บรักษาบันทึกข้อมูลเท่านั้นและใช้กับผู้รับเหมาในสหรัฐอเมริกา แบบฟอร์ม W-8 มีไว้สําหรับผู้ที่ไม่ใช่พลเมืองสหรัฐฯ W-2 พนักงานใช้แบบฟอร์มเพื่อเตรียมภาษีของตน 1099 แบบฟอร์มมีไว้เพื่อรายงานรายได้ประเภทต่างๆ เช่น การจ่ายเงินเบ็ดเตล็ดให้แก่ผู้รับเหมา

• ที่ที่จะได้รับแบบฟอร์ม W-9: คุณสามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์ม W-9 บนเว็บไซต์ IRS หรือสร้างด้วย G-P Contractor™

• ผู้ที่ต้องกรอกแบบฟอร์ม W-9: บุคคลและธุรกิจต่างๆ ที่ทํางานร่วมกับบริษัทของคุณ เช่น ผู้รับจ้างและผู้ขายอิสระ ต้องกรอกแบบฟอร์ม W-9

การจ้างผู้รับเหมาอิสระทําให้การขยายธุรกิจของคุณ ขึ้นหรือลงง่ายขึ้นเมื่อความต้องการของคุณเปลี่ยนไป แม้ว่า ผู้รับเหมาจะไม่ได้ทํางานในบัญชีเงินเดือนของบริษัทคุณ แต่คุณยังคง ต้องปฏิบัติตามข้อกําหนด บางอย่างเพื่อว่าจ้างคนงานประเภทนี้

ในสหรัฐอเมริกา พนักงานเต็มเวลาจะกรอกแบบฟอร์ม I-9  ในขณะที่ผู้รับเหมาอิสระหรือคนงาน  1099 คนจะกรอกแบบฟอร์ม W-9  แบบฟอร์มเหล่านี้ ช่วยรับรองการปฏิบัติตามภาษีและลดความเสี่ยงของบทลงโทษสําหรับข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือขาดหายไป 

เรามา แจกแจง ว่าแบบฟอร์มภาษี W-9 คืออะไร ใช้สําหรับ อะไร กรอกข้อมูล อย่างไร และข้อผิดพลาดทั่วไปที่ต้องหลีกเลี่ยง

แบบฟอร์ม W-9 คืออะไร

แบบฟอร์ม A W-9 มีไว้เพื่อ รวบรวมข้อมูลผู้เสียภาษี จากผู้รับจ้างอิสระและองค์กรธุรกิจ เพื่อให้คุณสามารถยื่นการคืนภาษีที่ถูกต้อง คุณไม่ได้ยื่น W-9 กับกรม สรรพากร (IRS) แต่คุณ ใช้ข้อมูลในแบบฟอร์มนี้เพื่อจัดเตรียม แบบฟอร์ม   1099 ที่คุณส่งไปยัง IRS ตอนสิ้นปี 

W-9 รวบรวมหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษี (TIN) จากบุคคลและหน่วยงาน สําหรับบุคคลทั่วไป หมายเลขประกันสังคม (SSN) และสําหรับธุรกิจ หมายเลขประจําตัวประชาชนของนายจ้าง (EIN)

หมายเหตุ: ไม่มีแบบฟอร์ม  W-9 สําหรับพนักงาน   W-9 มีไว้สําหรับผู้รับเหมาอิสระหรือธุรกิจเท่านั้น

แบบฟอร์ม W-9 เป็นอย่างไรเมื่อเทียบกับแบบฟอร์มอื่น ๆ

แบบฟอร์ม W-9 สําหรับธุรกิจมีไว้เพื่อการเก็บบันทึกเท่านั้น นี่คือ วิธีที่แบบฟอร์ม   W-9 แตกต่างจากแบบฟอร์ม IRS อื่น ๆ:

W-9 กับ W-2 แบบฟอร์ม

ในขณะที่ผู้รับจ้าง อิสระ กรอกแบบฟอร์ม W-9 บริษัทจะกรอกและส่งแบบฟอร์ม  W-2  ไปยัง  IRS

พนักงานใช้แบบฟอร์ม  W-2  เพื่อเตรียมภาษี ก่อนจะได้รับ W-2 พนักงานต้องกรอกแบบฟอร์ม W-4 และระบุถึงข้อมูลภาษี สถานะการยื่นเอกสาร และงานอื่น ๆ หากมี คุณจะคํานวณภาษีเพื่อหักภาษี ณ ที่จ่ายตามแบบฟอร์ม W-4 ในขณะที่แบบฟอร์ม W-2 ควรตรงกับภาษีเหล่านี้

W-9 Form  ใช้สําหรับเตรียม แบบฟอร์ม1099 W-9 มีชื่อ ที่อยู่ และ TIN ของผู้รับเหมา ซึ่งแตกต่างจากพนักงาน ผู้รับเหมามีหน้าที่รับผิดชอบในการรายงานและชําระภาษีของตน โดยทั่วไปแล้ว จะไม่มีการหักภาษี ณ ที่จ่ายสําหรับผู้รับเหมา ยกเว้นในบางสถานการณ์ เช่น หากผู้รับเหมาไม่ได้ ให้ หรือรับรอง TIN ที่ถูกต้อง 

W-9 กับ 1099 แบบฟอร์ม

1099 คือชุดแบบฟอร์ม IRS ที่รายงานรายได้ประเภทต่างๆ บริษัทที่ใช้บ่อยที่สุด:

• 1099-NEC: ใช้แบบฟอร์มนี้หากคุณจ่ายเงินให้กับผู้รับจ้างอิสระของคุณตั้งแต่  USD 600 ขึ้นไปทุกปี 

• 1099-MISC: ใช้แบบฟอร์มนี้เพื่อรายงานการจ่ายเงินเบ็ดเตล็ด เช่น ค่าลิขสิทธิ์ การจ่ายเงินค่ารักษาพยาบาล และค่าเช่า หากมีมูลค่า  600  ดอลลาร์สหรัฐขึ้นไปต่อปี

บริษัทของคุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการกรอก และส่งแบบฟอร์ม 1099 ฉบับ ไปยัง IRS ในทางตรงกันข้าม ผู้รับเหมาอิสระจะกรอก  W-9 แบบฟอร์มซึ่งคุณจะเก็บไว้ในบันทึกของคุณ คุณต้องการแบบฟอร์ม  W-9  เพื่อเป็นข้อมูลอ้างอิงสําหรับการยื่นแบบฟอร์ม 1099 เท่านั้น

W-9 กับ W-8 แบบฟอร์ม

ไม่ว่าคุณจะใช้ แบบฟอร์ม W-9 หรือ W-8 ขึ้นอยู่กับ สถานะการเป็นพลเมืองของผู้รับเหมาอิสระ W-9 แบบฟอร์ม สําหรับพลเมืองสหรัฐฯ ในขณะที่พลเมืองที่ไม่ใช่สหรัฐฯ ต้องการ W-8  

W-9 Form มีประเภทเดียวเท่านั้น อย่างไรก็ตาม  มี แบบฟอร์ม  W-8 อยู่ห้าประเภทรูปแบบรูปแบบ ที่ถูกต้องขึ้นอยู่กับว่าผู้รับเหมาเป็นบุคคลหรือธุรกิจ ประเภทรายได้ และพวกเขามีคุณสมบัติที่จะได้รับการคุ้มครองภาษีแบบพิเศษหรือไม่ 

 คุณควร เก็บแบบฟอร์ม W-8 ก่อนที่คุณจะชําระเงินครั้งแรก  วิธีที่ดีที่สุดคือเก็บแบบฟอร์ม W-9 ก่อนที่ผู้รับเหมาจะทํางานใด ๆ

จะขอรับแบบฟอร์ม W-9 ได้จากที่ไหน

ผู้รับเหมาสามารถดาวน์โหลด แบบฟอร์ม W-9 ได้โดยตรงจากเว็บไซต์ IRS หรือคุณสามารถใช้ G-P Contractor เพื่อลดความซับซ้อนของวงจรการจ้างงานของผู้รับเหมาทั้งหมด ตั้งแต่การชําระเงินไปจนถึงการจัดการเอกสาร สร้างแบบฟอร์ม W-9 แบบได้อย่างง่ายดายและเข้าถึงข้อมูลแรงงานทั้งหมดของคุณบนแดชบอร์ดเดียว

 หากคุณกําลังปรับขนาดและสร้างทีมระดับโลก G-P Gia™ ซึ่งเป็น  AI สาระประเภทแรกของเราสําหรับ HR ให้ข้อมูลเชิงลึกโดยละเอียดเกี่ยวกับ กฎหมาย แรงงาน ข้อบังคับด้านภาษี และผลประโยชน์ในกว่า 50 ประเทศและทั้ง 50 รัฐในสหรัฐอเมริกา

ใครจําเป็นต้องกรอก W-9

บุคคลและ  องค์กรธุรกิจบางรายที่ได้รับรายได้จากบริษัทของคุณจําเป็นต้องกรอกแบบฟอร์ม W-9   ซึ่งรวมถึงแต่ไม่จํากัดเพียงผู้รับจ้างอิสระ ผู้ขาย ห้างหุ้นส่วน บริษัทจํากัดความรับผิด (LLC) บริษัท ทรัสต์ และอสังหาริมทรัพย์

นี่คือตัวอย่างสถานการณ์บางส่วนที่จําเป็นสําหรับ W-9 :

1. คุณ เป็นบริษัทขนาดเล็กที่ว่าจ้างผู้รับเหมาในบริษัทขนาดเล็กในสหรัฐฯ  ที่ไม่มีทีมในบริษัทขนาดใหญ่มักจะจ้างผู้รับเหมาอิสระ  ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้ G-P Contractor เพื่อจ้างและจ่ายค่าจ้างให้กับผู้รับเหมาสําหรับโครงการออกแบบกราฟิก คนงานสามารถใช้คุณลักษณะการสร้างแบบฟอร์ม W-9 เพื่อกรอกแบบฟอร์มก่อนที่จะเริ่มงาน 

2. คุณเป็นธนาคารที่มีลูกค้าเปิดบัญชีใหม่ ธนาคารใช้ W-9 แบบฟอร์ม เพื่อรวบรวมข้อมูลผู้เสียภาษีที่จําเป็นในการรายงานดอกเบี้ยและรายได้อื่น ๆ ไปยัง IRS

3. คุณยกเลิกหนี้ หนี้ที่ถูกยกเลิกมักจะถือว่าเป็นรายได้ที่ต้องเสียภาษี แบบฟอร์ม W-9 ช่วยในการส่งข้อมูลที่จําเป็น

4. คุณเป็นบริษัทลงทุน คุณจะรวบรวมแบบฟอร์ม W-9 จากลูกค้าของคุณ แล้วรายงานรายได้ของคุณต่อ IRS ในแบบฟอร์ม 1099 ที่เหมาะสม

เมื่อใดและเพราะเหตุใด W‑9 จึงได้รับการร้องขอ

ต้องใช้ แบบฟอร์ม  W-9 เฉพาะสําหรับผู้ขายที่คุณชําระค่าบริการเท่านั้น ซึ่งไม่รวมถึงบริษัท เนื่องจากมักจะได้รับการยกเว้นจากการรายงาน 1099 คุณไม่จําเป็นต้องใช้เลข W-9 สําหรับผู้ขายใด ๆ ที่คุณชําระเงินด้วยบัตร เนื่องจากผู้ประมวลการชําระเงินจะรายงานการชําระเงินเหล่านั้น

แบบฟอร์ม W-9   ช่วยให้คุณสามารถรายงานการชําระเงินของผู้รับเหมาไปยัง IRS ได้อย่างถูกต้อง แม้ว่าคุณไม่จําเป็นต้องยื่นเอกสารนี้ แต่การเก็บเอกสารไว้ในมือก็ทําให้การเตรียมแบบฟอร์ม 1099 ง่ายขึ้น นอกจากนี้ คุณจะหลีกเลี่ยงค่าปรับจากการไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบและบทลงโทษทางแพ่งหรือทางอาญาหากไม่เก็บแบบฟอร์มดังกล่าว

วิธีการกรอกแบบฟอร์ม W-9

ผู้รับเหมาต้องกรอกแบบฟอร์ม W-9   อย่างถูกต้องเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามกฎระเบียบ พวกเขาสามารถทําตามคําแนะนําเหล่านี้ W-9 :

1. ระบุชื่อผู้รับเหมาหรือชื่อธุรกิจ: ผู้รับเหมาใส่ชื่อของตนลงในบรรทัดที่ 1 ตามที่ปรากฏในการคืนภาษีของพวกเขา นิติบุคคล เช่น ห้างหุ้นส่วน LLC หรือบริษัท ใส่ชื่อของตนใน Line 2 โดยใช้ข้อมูล “การทําธุรกิจเป็น” หากผู้รับเหมาดําเนินงานภายใต้ชื่อธุรกิจที่เฉพาะเจาะจง พวกเขาควรป้อนข้อมูลนี้ในบรรทัด “ชื่อธุรกิจ”

2. เลือกการจําแนกประเภทภาษีของรัฐบาลกลาง: ผู้รับเหมาทําเครื่องหมายที่ช่องที่เกี่ยวข้องสําหรับการจําแนกประเภทภาษี บางตัวเลือกรวมถึงบุคคล บริษัท C บริษัท S ห้างหุ้นส่วน ทรัสต์หรืออสังหาริมทรัพย์ หรือ LLC

3. เพิ่ม TIN: ผู้รับเหมาควรเพิ่ม SSN หากเป็นบุคคล ธุรกิจควรเพิ่ม EIN   ขึ้นอยู่กับสถานะพลเมืองหรือนิติบุคคล ผู้รับเหมาสามารถสมัคร  TIN และเขียน “สมัครสําหรับ” ภายใต้ส่วนที่ 1 ได้ พวกเขาจะต้องสํารองการหัก ณ ที่จ่ายจนกว่าจะได้รับ TIN หลังจากนั้น พวกเขาต้องส่ง W-9 ที่อัปเดตแล้ว

4. ป้อนที่อยู่: ใต้บรรทัด “ที่อยู่” ให้เพิ่มที่อยู่ที่เกี่ยวข้องกับ TIN 

5. รับรองแบบฟอร์ม: ข้อมูลทั้งหมดควรถูกต้องและตรงกับบันทึก IRS บุคคลที่กรอกแบบฟอร์มควรลงนามและลงวันที่ในพื้นที่ที่กําหนดเพื่อรับรอง คุณสามารถใช้ โปรแกรมการจับคู่ TIN IRS เพื่อตรวจสอบบันทึก

G-P Contractor ทําให้การกรอกและการรวบรวมแบบฟอร์มง่ายขึ้น ผู้รับเหมาสามารถสร้างแบบฟอร์มบนแพลตฟอร์ม ซึ่งคุณสามารถเข้าถึงได้ตลอดเวลา

วิธีการส่งและจัดเก็บ แบบฟอร์ม W-9

ผู้รับจ้างอิสระหรือนิติบุคคลควรส่งแบบฟอร์มที่กรอกข้อมูลครบถ้วนแล้วเพื่อการเก็บบันทึก คุณต้องจัดเก็บแบบฟอร์ม W-9 แบบฟอร์ม เป็นเวลา อย่างน้อยสี่ปี การเก็บบันทึกที่ยาวขึ้นยังช่วยยืดระยะเวลาการตรวจสอบออกไปอีกด้วย 

3 ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย W-9 ข้อและวิธีการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเหล่านั้น

แม้ว่าคุณไม่จําเป็นต้อง ส่งแบบฟอร์ม  W-9 แบบฟอร์มไปยัง IRS แต่แบบฟอร์มเหล่านี้ ยังคง ต้องถูกต้องเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาทางกฎหมายและการเงิน ระวังความผิดพลาดที่พบบ่อยเหล่านี้:

1. การเพิ่มข้อมูล ที่ไม่ถูกต้อง: ความผิดพลาดรวมถึงการใช้ TIN และประเภทเอนทิตีที่ไม่ถูกต้อง TIN ที่ไม่ถูกต้องอาจนําไปสู่การแจ้ง IRS ในขณะที่ประเภทธุรกิจที่เหมาะสมจะทําให้แน่ใจว่ารายงาน 1099 ฉบับของคุณถูกต้อง 

2. การเก็บรวบรวมแบบฟอร์มล่าช้า: คุณต้องเก็บรวบรวม W-9 แบบฟอร์ม ก่อนที่ผู้รับเหมาหรือหน่วยงานจะ เริ่มทํางาน และก่อนที่คุณจะชําระเงินครั้งแรก ด้วยวิธีนี้ คุณจึงเตรียมพร้อมสําหรับการรายงานสิ้นปี

3. ไม่สามารถอัปเดต: สร้างระบบสําหรับการตรวจสอบและอัปเดตข้อมูล W-9 เป็นประจํา ใช้วิธีการที่ผู้รับเหมาสามารถอัปเดตข้อมูลของตนได้อย่างง่ายดาย

ว่าจ้างพนักงานและ ผู้รับเหมาด้วย G-P

 ผู้นําธุรกิจกว่า 80%  ประสบปัญหาในการหาบุคลากรที่มีทักษะในตลาดที่มีอยู่ของตน G-P นําเสนอโซลูชันที่รวดเร็วและสอดคล้องกับกฎระเบียบในการจ้างพนักงานและ ผู้รับเหมาทั่วโลก โดยไม่ต้องจัดตั้งองค์กรใหม่

 โซลูชันที่ขับเคลื่อนด้วย AIEOR และผู้รับจ้าง ของเราได้รับการสนับสนุนจากทีมผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคล ฝ่ายกฎหมาย และการปฏิบัติตามกฎระเบียบในประเทศที่ใหญ่ที่สุด เพื่อลดความซับซ้อนของวงจรชีวิตการจ้างงานทั่วโลกทั้งหมด เพิ่มความสามารถระดับโลกให้กับทีมของคุณโดยไม่ต้องเครียดกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านภาษีระหว่างประเทศ

จองการสาธิตวันนี้

คําถามที่พบบ่อยของแบบฟอร์ม W-9