關鍵資訊

  • 表格 W-9 是什麼： 表格 W-9 用於收集承包商的稅務資訊。 它讓您可以提交準確的 1099 表格，並避免備用預扣稅和罰款。

  • 表格 W-9 與其他表格的比較： 表格 W-9 僅供記錄保存，並適用於美國承包商。 W-8 表格適用於非美國公民。 W-2 員工使用表格來準備稅務。 1099 表格用於報告不同的收入類型，例如向承包商支付雜項款項。

  • 在哪裡取得 W-9 表格： 您可以在 IRS 網站上下載 W-9 表格，或使用 G-P Contractor™ 產生 102 表格。

  • 誰需要填寫 W-9： 與貴公司合作的個人和企業，例如獨立承包商和供應商，必須填寫 W-9 表格。

雇用獨立承包商可以更輕鬆地隨著需求的變化 擴大或縮小您的業務。 雖然 承包商不在您的公司薪資單上，您仍需要 遵循 某些要求，才能參與這種員工類型。

在美國，全職員工填寫 I-9 表格，而獨立承包商或  1099 名員工填寫 W-9 表格。 這些表格 有助於確保稅務合規，並降低資訊錯誤或遺漏的處罰風險。 

讓我們 細分 什麼是 W-9 稅表、 它的作用、 如何填寫以及應該避免的常見錯誤。

什麼是 W-9 表格？

A W-9 表格用於從獨立承包商和商業實體 收集納稅人資訊 ，以便您可以提交準確的申報單。 您並未向 國稅局 （IRS） 提交 W-9 。 但 您使用此表格上的資訊來準備 一份 1099 表格 ，並在年底提交給國稅局。 

W-9 從個人和實體收集稅務識別號碼 （TIN）。 對於個人而言，這通常是社會安全號碼 （SSN），對於企業而言，這通常是雇主識別號碼 （EIN）。

注意：員工沒有  W-9  表格。 W-9 僅針對獨立承包商或企業。

表格 W-9 與其他表格的比較

表單 W-9 與其他表單的比較

企業的 W-9 表格僅供記錄保存。 以下 是   W-9 與其他國稅局表格的不同之處：

W-9 vs. W-2 表格

雖然 獨立承包商填寫 了 W-9 表格，但公司仍填寫表格並將  W-2  表格傳送給  IRS。

員工使用  W-2 表格 來報稅。 在收到 W-2 之前，員工需要填寫 W-4 表格，並在適用時註明其稅務資訊、申報狀態和其他工作。 您將根據表格 W-4 計算要扣繳的稅款，而表格 W-2 應反映這些稅款。

W-9 表格 用於準備 1099 表格。 W-9 包含承包商的名稱、地址和 TIN。 與員工不同，承包商有責任申報和支付他們的稅款。 一般而言，承包商無需預扣稅款，除非在某些情況下，例如他們未能 提供 或證明正確的 TIN。 

W-9 vs. 1099 表格

1099 是一組 IRS 表格，報告各種收入類型。 公司最常使用：

  • 1099-NEC： 如果您每年向獨立承包商支付 600  美元或以上，請使用本表格。  

  • 1099-MISC： 使用此表單報告雜項付款，例如：權利金、醫療保健付款和租金，如果其金額為每年  600  美元或以上。

您的公司負責填寫 1099 表格並將其 發送給  IRS。 相反地，獨立承包商填寫  W-9 表格，您將保留在記錄中。 您只需要 W-9 表格 作為提交 1099表格的參考。

W-9 vs. W-8 表格

您要使用 W-9 或 W-8 表格 取決於獨立承包商的公民 身份。 W-9 表格 適用於美國公民，而非美國公民則需要 W-8。  

只有一種 W-9  表格類型。 但是， W-8 表格 有五種類型。 正確的表格取決於承包商是個人或企業、收入類型，以及他們是否符合特殊稅務待遇的資格。 

 您應該在第一次付款前 收集 W-8 表格。 在承包商執行任何工作前收集 W-9 表格是最佳做法。

哪裡可以取得表格 W-9

承包商可以直接從 IRS 網站 下載表格 W-9 。 或者，您可以使用  G-P Contractor 簡化承包商的整個聘僱週期，從付款到管理文書工作。 輕鬆產生 W-9 份表格，並在單一儀表板上存取您所有的勞動力資訊。

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誰需要填寫 W-9？

某些人需要填寫表格 W-9

某些從貴公司獲得收入的個人和 商業 實體需要填寫 W-9 表格。 其中 包括但不限於獨立承包商、供應商、合夥企業、有限責任公司 （LLC）、公司、信託和遺產。

以下是一些需要 W-9 的範例情境：

  1. 您 是一家小型公司，在美國聘僱承包商。 沒有大型內部團隊的小型公司通常聘僱獨立承包商。 例如，如果您使用  G-P Contractor 來聘僱平面設計專案並支付承包商費用，員工可以在開始工作前使用 W-9 表格生成功能完成表格。 

  2. 您是銀行，客戶開立新帳戶。 銀行使用 W-9 表格 收集向國稅局申報利息和其他收益所需的納稅人資訊。

  3. 您取消了債務。 取消的債務通常被視為應稅收入。 表格 W-9 有助於提交所需資訊。

  4. 您是一家投資公司。 您將向客戶收集 W-9 表格，然後在適當的 1099 表格上向國稅局報告您的收入。

何時及為何要求 W‑9

The W-9 Form is only required for vendors you pay for services. 這不包括企業，因為企業通常免於 1099 報告。 您也不需要 W-9 即可透過卡片支付的任何廠商，因為這些款項是由付款處理商所回報。

W-9 表格 可讓您向國稅局準確報告承包商的付款。 雖然您不需要提交此文件，但將其放在手邊讓準備 1099 份表格變得更容易。 您亦須避免因未能收取表格而遭受不合規罰款及民事或刑事處罰。

如何填寫 W-9 表格

如何填寫 W-9 表格

承包商必須 準確填寫 W-9  表格，以確保合規。 他們可以遵循以下 W-9 指示：

  1. 請指明承包商或企業名稱： 承包商將姓名寫在第 1 行，如其報稅表所示。 法人實體，例如合夥企業、有限責任公司或公司，使用其作為“做生意”的資訊將其名稱放在 2 行上。 如果承包商以特定企業名稱經營業務，他們應在“企業名稱”行中輸入此資訊。

  2. 選擇聯邦稅務分類： 承包商勾選稅務分類的相關方塊。 某些選項包括個人、C 公司、S 公司、合夥企業、信託或遺產或 LLC。

  3. 新增 TIN： 如果承包商是個人，應新增其 SSN。 企業應新增 EIN。 承包商可根據 其國籍或實體狀態申請 TIN ，並依據第 I 部分撰寫申請。他們必須繳納預扣稅，直到收到其 TIN。 之後，他們需要提交更新的 W-9。

  4. 輸入地址： 在地址行下，新增與 TIN 相關的地址。 

  5. 認證表格： 所有資訊應準確且符合國稅局記錄。 填表人應於要證明的指定區域簽名並註明日期。 您可以使用  IRS TIN Matching 程式 來驗證記錄。

G-P Contractor 讓填寫和收集表格變得更容易。 承包商可以在平台上產生表單，您可以隨時存取。

如何提交和儲存 W-9  表格

獨立承包商或實體應將填妥的表格寄給您，以供記錄留存。 您必須儲存 W-9  份表格  至少四年。 更長的記錄保存也有助於延長稽核期間。 

3 個常見 W-9 個錯誤以及如何避免

雖然您不需要向美國國稅局 提交 W-9 表格，但表格 仍然 需要準確以避免法律和財務問題。 注意這些常見錯誤：

  1. 新增 錯誤資訊： 錯誤包括使用錯誤的 TIN 和實體類型。 不正確的 TIN 可能導致 IRS 通知，而正確的業務類型可確保您的 1099 份報告準確無誤。 

  2. 延遲收集表格： 您需要在承包商或實體開始 工作 之前 以及支付第一筆款項之前收集 W-9 表格。 這樣，您就準備好進行年終報告。

  3. 無法更新： 建立系統以定期檢閱和更新 W-9 資訊。 使用承包商可以輕鬆更新其資訊的方法。

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W-9 表格常見問題