بينما تتطلع الشركات إلى التكيف مع عالم ما بعد الجائحة وتلبية الاحتياجات المتغيرة لفريقها، فإن الاستثمار في أفضل الأدوات أمر بالغ الأهمية. سيضمن ذلك أن تحافظ الشركات على تواصل واضح وتشجع التعاون الوثيق، وهو أمر بالغ الأهمية للاحتفاظ بأفضل الموظفين وجذبهم ممن يسعون إلى تجربة عمل إيجابية.
على الرغم من أن التكنولوجيا تُمكّن العاملين الذين كانوا يعملون في المكاتب سابقًا من القيام بنفس العمل في أي مكان، مع زيادة الإنتاجية، إلا أن جميع أدوات العمل عن التعدد ليست متساوية. دعونا نلقي نظرة على بعض الأدوات الرقمية الأساسية لمساعدة موظفيك وفرقك على الازدهار.
ما هو التحدي الأكبر للعمل عن بعد؟
أحد التحديات التي تواجهها الفرق هو البقاء على اتصال. ولمواجهة ذلك، يجب على الشركات إيجاد واستخدام أفضل الأدوات لجعل عملية التكامل سلسة قدر الإمكان. ومع ذلك، أدى العمل الفني إلى تشبع الخدمات البرمجية. إذن، ما هي الأدوات التي تحتاجها حتى يتمكن فريقك عن من الازدهار أثناء العمل في مواقع مختلفة حول العالم؟ طلبنا من ستيفن ماكورماك، نائب رئيس قسم تكنولوجيا المعلومات في شركة Globalization Partners (G-P)، أن يشرح لنا أفضل خياراته فيما يتعلق بالاتصال وتمكين الفريق.
يسلط الضوء أدناه على بعض أفضل أدوات التحكم الآلي في فئتها، بدءًا من التوظيف وحتى ضم الموظفين إلى مؤتمرات الفيديو.
ما هي أفضل الأدوات المستخدمة في التوظيف في مجال G-P ؟
ستيفن: عند الحديث عن أدوات عن المراسل، من المهم الاعتراف بتأثيرها وفائدتها حتى قبل انضمام المراسل.
- أنابلان: على سبيل المثال، نستخدم أنابلان لتوفير تنبؤات آلية تعتمد على البيانات، مما يُمكّننا من وضع ميزانية دقيقة لاحتياجات التوظيف لدينا.
- الاحتباس الحراري: Greenhouse هي أداة عن بعد تسمح لنا بتوثيق سلوكنا وتتبع رحلة مُرشح من البداية إلى النهاية. يستخدم مديرو التوظيف وشركاء اكتساب المواهب لدينا هذه الأداة للعمل على كل دور ذي صلة وفحص المرشحين قبل مرحلة المقابلة. بمجرد إجراء المقابلة، تتم معالجة التعليقات في نظام Greenhouse، والتي ستكون مرئية لجميع الأطراف الداخلية المعنية بالوظيفة الشاغرة.
- كروشاك: يتم استخدام Crosschq عندما نتخذ قرارًا بشأن مُرشح، ويجب التحقق من التقدير الناجح للوظيفة. يُعد Crosschq مثالاً ممتازاً على أداة عبر الإنترنت حلت محل المكالمة الهاتفية التقليدية للحصول على تعليقات ذات صلة حول موضوع معين. إنها تسمح للحكم بأخذ وقته في تقديم المدخلات والقيام بذلك وفقًا لسرعته وجدوله الزمني، مما يتيح لملاحظاته أن تكون أكثر دقة وقيمة.
- DocuSign: DocuSign هي أداة البحث النهائية الجديرة بالذكر في عملية التوظيف. بمجرد تقديم العرض وقبوله، يتم إصدار العقد للموظف المحتمل. يُمكّن DocuSign المرشح المختار من توقيع عقده عن بُعد وإعادته إلى مدير التوظيف بنقرة زر واحدة.
ما نوع التقنيات التي تساعد في مجال الموظفين؟
ستيفن: جزء حيوي من بناء أي فريق هو وجود نظام إدارة تعلم فعال. في G-P ، نستخدم Lessonly.
إن كونك شركة تعمل في مجال السياحة الريفية يعني أن جميع الموظفين الجدد يبدأون عادةً حياتهم لدى G-P من مكاتبهم المنزلية. لذلك، يلعب Lessonly دورًا مهمًا في المساعدة على فهم:
- الشركة ككل
- إدارتهم ذات الصلة
- سياسات وإجراءات الشركة
- مخططات تنظيمية
- بالإضافة إلى جميع الأدوات المختلفة عن قيد التشغيل
الدرس هو المفتاح لضم موظفينا بنجاح. يعمل المدير المختص وموظفو الضمانة البشرية بشكل وثيق مع الموظف الجديد لجدولة كل وحدة تدريبية من وحدات Lessonly خلال الأسبوعين الأولين من مسيرته المهنية الجديدة في G-P.
ما هي الأدوات الرقمية التي تساعد في إجراء مراجعة الأداء عن بُعد؟
ستيفن: عند إدارة فريق، من الضروري أن يكون لديك أداة في ترسانتك توفر للموظف وصولاً منتظماً ومنظماً إلى مديره. يسمح 15Five للموظفين بتقديم تحديث كل أسبوع عن نشاطهم وتسليط الضوء على ما يخططون لتحقيقه خلال الأيام السبعة المقبلة. بالإضافة إلى ذلك، يمكنهم تتبع تقدمهم نحو تحقيق أهدافهم الشخصية وأهداف أقسامهم وأهداف الشركة.
مرة أخرى، في إحدى الشركات التي تساعد في مكافحة العناكب مثل G-P ، تعد أداة مثل 15Five مثالًا رئيسيًا على أفضل السبل لإبقاء الجميع على اتصال، سواء في أعلى أو أسفل سلسلة القيادة. بالطبع، يجب على المدير أيضًا عقد اجتماعات 1:1 مرة واحدة على الأقل في الأسبوع وتقديم تحديثات لفريقه.
لكن العمل دائمًا ما يكون مزدحمًا للغاية، والوقت يميل إلى أن يمر بسرعة. يروج 15Five لفترة تلقائية من التفكير عادةً في نهاية الأسبوع، حيث يمكننا النظر في أهدافنا وكيفية تحقيقها خلال الأسبوع المقبل. من الواضح أن هذا مهم للغاية.
ماذا عن أدوات الإدارة المالية؟
ستيفن: أطلقنا Workday في G-P في يوليو من هذا العام. يُعدّ نظام Workday نظامنا الأساسي لإدارة رأس المال البشري والنظام المالي المدمج. إنها أداة تخطيط موارد المؤسسة الخاصة بنا بشكل فعال.
كان لدينا سابقًا العديد من التطبيقات المنفصلة التي تقوم بهذه المهام. منذ تطبيق نظام Workday، قمنا بتوحيد كل هذه الأنظمة تحت مظلة واحدة.
باختصار، يعمل Workday كمصدر سجل للموظف فيما يتعلق بالإجازات والمصروفات وكشوف المرتبات وجميع أنواع المعلومات المتعلقة بالموظف. كما أنها بمثابة مصدر مالي للتسجيل بلغ ذروته في إنتاج مجموعتنا المالية من الكتب كل شهر من العام.
ما هي أفضل أداة لعقد مؤتمرات الفيديو؟
ستيفن: يستخدمG-P تطبيق زووم لعقد اجتماعات الفيديو الخاصة بنا. يتم استخدامه داخليًا ومع شركاء خارجيين. نحن نستخدم Zoom لجميع اجتماعات المؤتمرات والأحداث الهامة والندوات عبر الإنترنت وما إلى ذلك، وقد أثبت دائمًا نجاحه الكبير.
ما هي أفضل أداة اتصال لفرق العمل؟
ستيفن: فيما يتعلق بالمراسلة الفورية، يعتبر Slack أداة التعاون المفضلة لدى الزملاء في G-P. من واقع خبرتنا، يعد Slack متميزًا للنشاط التعاوني بين الأفراد والفرق. يوفر Slack فرصًا متنوعة للتعاون والتواصل، بدءًا من القنوات العامة وصولًا إلى قنوات المشاريع المحددة وقنوات الفريق والرسائل المباشرة الفردية بين الزملاء.
ما هو الأفضل للوثائق وتخزين الملفات؟
ستيفن: نحن نستخدم العديد من الأدوات لتخزين الملفات المهيكلة، من Confluence وSharePoint إلى OneDrive. يعد كل من SharePoint وOneDrive جزءًا من مجموعة منتجات Microsoft 365 ولا يتطلبان سوى القليل من المقدمة.
كونفلوينس هي جزء من مجموعة منتجات Atlassian. نستخدم Confluence في G-P كمنتدى توثيق مخصص يتميز بمرونة عالية بناءً على متطلبات الفريق المحددة.
ما هي الأدوات التي يستخدمها G-P للأمن السيبراني؟
ستيفن: إحدى مهامي الرئيسية في G-P هي إدارة أمن المعلومات. إن كونك شركة تعمل في مجال السياحة الريفية يجلب التحديات في هذا المجال.
عندما يعمل موظفوك في المكتب، يكون لديك الكثير من التحكم فيما يتعلق بأمن المعلومات. لكن من وجهة نظر "عن التفضيل أولاً"، فإن شبكتنا هي في الواقع منازل كل واحد من موظفينا 1 و 300 . لذلك، يمكن أن تكون هذه بيئة صعبة لضمان سلامة مستخدمينا وأنظمتنا من منظور أمن المعلومات. وللمساعدة في تحقيق ذلك، نقوم بنشر العديد من الأدوات التي يمكنها تنبيهنا إلى أي مشكلات محتملة وتسمح لنا بالاستجابة وفقًا لذلك وبدقة عند الحاجة. وتشمل هذه الشركات باراكودا وإنكي وكراود سترايك ونتسكوب على سبيل المثال لا الحصر.
إلى جانب مجموعة أدوات عن ماس التي تساعدنا في الحفاظ على سلامتنا، فإن تثقيف مستخدمينا أمر بالغ الأهمية أيضاً. نجري تمارين تصيد داخلية لتطوير النضج في مجال الأمن السيبراني لموظفينا. نحن نبني الوعي من خلال البرامج التدريبية المتوفرة بانتظام على Lessonly وعبر Knowbe4.
يمكن للمتسللين العمل معًا، لذا لمواجهة ذلك، من الضروري أن يعمل موظفو الشركة معًا أيضًا - فالتغلب على شبكة يتطلب شبكة.
قم ببناء فريق عالمي للملاحة اليوم
عند بناء فريق، قد يكون من الصعب ضمان بقاء الجميع على اتصال. ولكن عند تنفيذ أفضل أدوات الاتصال والأدوات الرقمية، يمكنك التأكد من وجود أساس متين. عند تزويد فريق العمل بالأدوات الصحيحة للعمل معًا، فقد زادت الإنتاجية مقارنة بموظفي الشركة، مما يضيف إلى رحلة الشركة الناجحة.
للحصول على نصائح واستراتيجيات أخرى، قم بتنزيل كتابنا الإلكتروني، الدليل الكامل لبناء فريق عالمي عن بُعد، لمعرفة:
- كيفية العثور على أفضل إيرلندي موهوب.
- كيفية إنشاء نظام إدارة فعال عن بعد.
- كيفية تعزيز الإنتاجية من خلال بناء ثقافة عمل متينة تمكن شركتك من النمو عن بعد.
- أحد التحديات التي تواجهها الفرق هو البقاء على اتصال.
- ولمواجهة ذلك، يجب على الشركات إيجاد واستخدام أفضل الأدوات لجعل عملية التكامل سلسة قدر الإمكان.