يشبه الاحتيال في الرواتب أنبوب مياه يتسرب ببطء. في البداية، قد يكون من الصعب تحديد الضرر أو قد لا يبدو كثيرًا. لكن بمرور الوقت، يمكن أن يكون المبلغ الذي يستطيع اللصوص سرقته من الشركات من خلال مخططات الرواتب الدولية كبيرًا. في أحد الأمثلة، تمكنت امرأة من سرقة ما يقرب من 300 و 000دولارات من صاحب عملها أثناء فترة عملها. على الرغم من أن الأدلة الورقية كشفت عن خسائر بقيمة 300 و 000 ، إلا أن المدعين العامين قدروا أن المرأة ربما تكون قد أخذت أكثر من ثلاثة أرباع مليون دولار من صاحب عملها، بدءًا من الوقت الذي تم توظيفها فيه لأول مرة في 2010 واستمرت حتى تم فصلها في 2013.
يمكن أن تحدث عمليات الاحتيال في الرواتب لأي شركة مهما كان حجمها، ولكنها تشكل خطراً خاصاً على الشركات الصغيرة. في تقريرهم 2018 إلى الأمم، وجدت جمعية مدققي الاحتيال المعتمدين (ACFE) أن الشركات التي تضم أقل من 100 موظفًا كانت أكثر عرضة للاحتيال في الرواتب بأكثر من الضعف مقارنة بالشركات الأكبر حجمًا. يُعدّ الاحتيال في الرواتب ظاهرة دولية أيضاً. وردت تقارير عن حدوث ذلك في شركات حول العالم. يمكن أن يساعد فهم مخاطر الاحتيال في الرواتب وكيفية حدوثه عملك العالمي على اتخاذ خطوات لمنعه.
ما مدى خطورة الاحتيال في الرواتب؟
عادة ما تكون المبالغ التي يستطيع الناس سرقتها من أصحاب العمل من خلال مخططات الاحتيال في الرواتب كبيرة. في إحدى الحالات البارزة بشكل خاص، قام رئيس شركة لمعالجة الرواتب، والتي كانت تتولى معالجة الرواتب والمدفوعات لشركات أخرى، بسرقة 26 ملايين دولار. مثال آخر على الاحتيال في الرواتب كلف مدينة نيويورك 600 مليون دولار.
تشير تقارير ACFE إلى أن حوالي 7% من جميع حالات الاحتيال هي احتيال في الرواتب وأن متوسط خسارة الشركة يبلغ حوالي 63,000. نظام الاحتيال النموذجي في الرواتب طويل الأمد - متوسط طول المخطط هو حوالي 30 شهرًا.
نظراً لأن الاحتيال في الرواتب يميل إلى الاستمرار لفترة من الوقت قبل اكتشافه، فإن الشركات المتضررة منه قد تواجه صعوبة في استرداد الأموال المفقودة. في حالة المرأة التي أدينت بسرقة حوالي 300 و 000 دولار، فإن المبلغ الذي يجب عليها سداده لصاحب عملها السابق يقارب ثلث المبلغ الذي يشتبه في أنها أخذته بالفعل خلال المخطط.
يؤثر الاحتيال في الرواتب أيضًا على المارة الأبرياء. عندما سرق رئيس شركة لمعالجة الرواتب ملايين الدولارات من عملائها، كان الأشخاص الذين تأثروا على الفور هم موظفو عملاء شركة المعالجة. استيقظ آلاف الموظفين ذات صباح ليجدوا أن رواتبهم قد سُحبت من حساباتهم. في بعض الحالات، أدت عمليات السحب إلى السحب على المكشوف والرسوم المرتبطة بالسحب على المكشوف. بالإضافة إلى فقدان الناس لرواتبهم، تسبب الاحتيال أيضاً في فقدان موظفي شركة الرواتب لوظائفهم ومصدر دخلهم.
لا تستهين بآثار الاحتيال في الرواتب على شركتك وعلى الأشخاص الذين تعمل معهم. قد يكون لموظف واحد سيئ تأثير خطير على سمعة شركتك وقدرتها على سداد مدفوعاتها.
كيف يحدث الاحتيال في الرواتب
هناك أسباب متعددة للاحتيال في الرواتب الدولية. قد يكون الاحتيال نتيجة لأفعال قام بها موظفو الشركة أو الشركة نفسها. وفقًا لدراسة ACFE، عندما يرتكب موظف عملية احتيال في الرواتب، فعادة ما يكون ذلك من قبل شخص يعمل في مجال المحاسبة أو الدعم الإداري. على الرغم من أن الاحتيال في الرواتب يمكن أن يرتكبه شخصان أو أكثر يعملون معًا، إلا أن فردًا واحدًا عادة ما يكون مسؤولاً.
تتضمن بعض أنواع أنظمة الرواتب الدولية ما يلي:
- الموظفون الوهميون: يتلقى الموظفون الوهميون رواتبهم من الشركة لكنهم لا يعملون فيها فعلياً. في كثير من الحالات، لا يوجد موظفون ولم يعملوا قط في الشركة. قد يكون من السهل التعرف على الموظفين الوهميين في بعض الحالات. بعض المحتالين ليسوا مبدعين للغاية عندما يتعلق الأمر بتسمية موظفيهم الوهميين. قد يستخدمون صيغة مختلفة لأسمائهم الخاصة، أو عنصرًا نائبًا مثل «John Doe»، أو حتى شيئًا مثل «X».
- الاحتيال في الجدول الزمني: الاحتيال في الجدول الزمني هو شكل شائع جدًا من الاحتيال في كشوف المرتبات. قد يقوم الموظف بتعديل مقدار الوقت الذي يبلغه عن العمل في وظيفة أعلى للحصول على المزيد من المال من صاحب العمل. غالبًا ما تكون المبالغ الزمنية صغيرة بما يكفي لعدم اكتشاف الإشعار على الفور. على سبيل المثال، قد يضيف الموظف دقيقة 15 إلى ساعات عمله المبلغ عنها كل يوم. ونتيجة لذلك، قد يحصلون على أكثر من 40 في الأسبوع ويتلقون مدفوعات العمل الإضافي من صاحب العمل، حتى لو لم يعملوا فعلياً كل هذه الساعات.
- تسجيل الحضور بالنيابة: قد يتعرض أصحاب العمل الذين يستخدمون أجهزة تسجيل الحضور وبطاقات التثقيب للاحتيال في الرواتب على شكل تسجيل حضور بالنيابة. قد يبدو هذا النوع من الاحتيال بريئًا. على سبيل المثال، قد يطلب الموظف المتأخر من زميل في العمل ودود أن يقوم بتسجيل حضوره وانصرافه نيابة عنه حتى يبدو الأمر كما لو أنه وصل إلى العمل في الوقت المحدد. لكنها لا تزال شكلاً من أشكال الاحتيال، حيث يدعي الموظفون أنهم في ساعات العمل بينما هم ليسوا في العمل فعلياً.
- سوء تصنيف العمال: بعض أنواع الاحتيال في الرواتب يرتكبها صاحب العمل، وليس الموظفون. ومن الأمثلة على ذلك سوء تصنيف الموظفين أو العمال لتجنب دفع ضرائب الرواتب أو المزايا. قد يعامل أصحاب العمل الموظفين أحيانًا كمقاولين مستقلين، حتى لو لم يستوفوا متطلبات التعريف. مثال آخر على سوء تصنيف العمال يحدث عندما يدفع صاحب العمل "خارج الجدول" ولا يصدر أي مستندات ضريبية على الإطلاق.
- السلف على الرواتب التي لا يتم سدادها: قد يطلب الموظفون سلفًا على رواتبهم من وقت لآخر، على افتراض أنهم سيسددون السلفة. عندما لا يتم سداد السلفة، فهذا احتيال. في بعض الحالات، قد لا يتم تسجيل السلفة بشكل صحيح من قبل موظفي الرواتب. قد يدرجونها كمصروف وليس كأصل. أو قد يفشل فريق الرواتب في متابعة الأمر مع الموظف للتأكد من سداد السلفة.
- معدلات الدفع الاحتيالية: مثال آخر للاحتيال في الرواتب يحدث عندما يتم الإبلاغ عن معدلات الدفع بشكل غير صحيح. قد يقوم شخص في قسم الرواتب بتعديل الأجر بالساعة للموظف بالزيادة، على سبيل المثال، بمنح شخص ما مبلغ 21 دولار في الساعة بدلاً من 20 دولار التي من المفترض أن يكسبها. ولتجنب اكتشاف الأمر، يقوم بعض الموظفين بتعديل معدل الأجر لفترة محدودة، مثل بضعة شيكات الراتب فقط.
- المكافآت غير المصرح بها: يمكن أن يحدث الاحتيال في الرواتب عندما يقوم شخص ما بإصدار شيك مكافأة لموظف أو لنفسه دون موافقة من الشخص أو القسم المختص.
- تزوير الإجازات أو الإجازات المدفوعة: إذا ادعى الموظف الحصول على إجازة مدفوعة الأجر عندما لا يكون مؤهلاً لها أو أخذ إجازة مدفوعة الأجر عندما لا يكون من المفترض أن يحصل عليها، فهذا شكل من أشكال الاحتيال في الرواتب.
- الضرائب المقتطعة المزورة: في بعض الحالات، يحدث الاحتيال في الرواتب عندما لا يتم خصم المبالغ التي يجب خصمها من شيك الراتب، مثل الضرائب ومساهمات التقاعد ومزايا التأمين. ومع ذلك، لا تزال الشركة تدفع النفقات، مما يعني أنها قد تخسر مبلغاً كبيراً من المال بمرور الوقت.
- تزوير المصاريف: يمكن للموظفين الذين لديهم حسابات مصاريف ارتكاب عمليات احتيال في الرواتب عن طريق المطالبة بمصاريف غير متعلقة بالعمل. على سبيل المثال، قد يصطحب الموظف عائلته لتناول العشاء في الخارج ويسجل ذلك كنفقة. يمكنهم أيضًا إنشاء إيصال مزيف لعملية شراء لم تحدث أبدًا.
كيفية تحديد وتصحيح الاحتيال في الرواتب
يمكن أن يكون اكتشاف بعض أنواع الاحتيال في الرواتب أسهل من غيرها. على سبيل المثال، قد يكون من الصعب معرفة كيفية تحديد الموظفين الوهميين إذا كان لشركتك فروع حول العالم. ليس لديك طريقة لمعرفة من يعمل بالضبط في مكتبك في طوكيو إذا كنت مقيمًا في الولايات المتحدة، على سبيل المثال. إحدى طرق الكشف عن الموظفين الوهميين هي العمل مع طرف ثالث لديه أشخاص في الدولة نيابة عنك. يمكن أن يكون الطرف الثالث بمثابة صائد أشباح، للتأكد من أن كل من يتلقى رسالة تأكيد من شركتك يعمل بالفعل لدى الشركة. يمكن للطرف الثالث أيضاً أن يعمل كمنظمة محترفة لإدارة شؤون الموظفين، حيث يدير جميع جوانب الرواتب لموظفيك، مما يزيل عبئاً آخر من قائمة مهام شركتك.
إلى جانب العمل مع منظمة توظيف مهنية، يمكنك وضع تدابير للتأكد من أن كل من يتقاضى أجراً من شركتك يعمل بالفعل هناك وموجود بالفعل. يُعد الاتصال بالمراجع وإجراء فحوصات الخلفية للموظفين المحتملين إحدى الطرق للتأكد من مصداقيتهم. يُعدّ اشتراط الإيداع المباشر لجميع الموظفين طريقة أخرى للحد من مخاطر دفع رواتب وهمية.
يمكنك تحديد أنواع أخرى من الاحتيال في الرواتب، مثل الأجور المزورة، وجداول الدوام، والمصروفات، من خلال تدقيق ومراجعة الرواتب قبل إجراء المدفوعات. يجب ألا يكون الشخص الذي يراجع كشوف المرتبات ويوافق عليها هو نفس الشخص الذي يعالجها. يجب أن يكون الشخص الذي يراجع كشوف المرتبات مسؤولاً عن ضمان ما يلي:
- تتطابق ساعات العمل مع عدد الساعات المتوقعة التي يجب أن يعملها الموظف: إذا عمل الموظف أكثر من 40 ساعة أو عمل أكثر من عدد الساعات التي تم تعيينه من أجلها، فيجب على الشخص الذي يراجع كشوف المرتبات متابعة الأمر مع مشرف الموظف للتأكد من أن كل شيء على ما يرام. خيار آخر هو اشتراط الحصول على موافقة قبل أن يتمكن أي موظف من تقديم جدول زمني يتضمن أكثر من 40 عمل في أسبوع واحد.
- يجب أن يكون الأجر بالساعة دقيقاً: ينبغي على الشخص الذي يراجع كشوف المرتبات مقارنة الأجر المتوقع للموظفين بالساعة مع الأجر الذي يتلقونه فعلياً. إذا كان هناك تناقض، يجب إجراء مزيد من التحقيق.
- يتم اقتطاع المبالغ المناسبة: يجب خصم الضرائب والضرائب المقتطعة الأخرى من شيكات الرواتب الموظفين. إذا لم يكن الأمر كذلك، فإن الشخص الذي يراجع كشوف المرتبات يحتاج إلى معرفة السبب.
- المصاريف مناسبة: يجب على الشخص المسؤول عن تدقيق أو مراجعة كشوف المرتبات أن ينظر أيضًا في أي مصاريف يطالب بها الموظفون ويتحقق من أنها مناسبة أو مشروعة. يمكن أن تشمل المراجعة النظر في الإيصالات للتأكد من تطابق النفقات المطالب بها مع الإيصالات. يجب أن تكون النفقات أيضًا مرتبطة بالعمل.
كيفية منع الاحتيال في الرواتب
لا يجب أن يكلف احتيال كشف رواتب الموظفين العالميين شركتك مئات الآلاف من الدولارات. إن معرفة كيفية منع الاحتيال في الرواتب يمكن أن يوقفه في مساره أو قبل أن يبدأ. فيما يلي الخطوات التي يمكنك اتخاذها لمنع الاحتيال في الرواتب من التأثير على عملك.
- قم بفحص كل شخص بدقة قبل توظيفه: من الأفضل أن يكون الأشخاص الذين توظفهم صادقين وجديرين بالثقة. سيساعدك فحص الموظفين المحتملين من خلال التحقق من سجلهم الجنائي، والتحقق من المراجع، والتأكد من تعليمهم ووظائفهم السابقة على تجنب توظيف أشخاص غير أمناء. يمكنك الاستعانة بمصادر خارجية لعملية الفرز عند توظيف موظفين دوليين.
- استخدم جداول الدوام الإلكترونية واطلب الموافقة: من السهل على الموظفين تعديل جداول الدوام الورقية، ولكن من الصعب عليهم تعديل جداول الدوام الإلكترونية. يمكن أن يساعد استخدام الجداول الزمنية الكهربائية وطلب موافقة المشرف على الوقت المقدم في منع التقارير المزيفة لساعات العمل.
- استخدم القياسات الحيوية للقضاء على تسجيل الدخول عن طريق الزميل: إن مطالبة زملاء العمل بتسجيل دخولهم بأنفسهم، إذا كنت تستخدم ساعة حضور وانصراف فعلية، سيمنع تسجيل الدخول عن طريق الزميل. إحدى طرق القيام بذلك هي استخدام بصمات الأصابع أو البيانات البيومترية الأخرى للتحقق من هوية الموظف قبل تسجيل دخوله.
- تقييد من يمكنه الوصول إلى بيانات الرواتب: كلما قل عدد الأشخاص الذين يمكنهم الوصول إلى رواتب شركتك والذين يمكنهم إجراء تعديلات أو تغييرات عليها، كان ذلك أفضل. إن تقييد الوصول إلى كشوف المرتبات يقلل من خطر قيام شخص ما بتعديل ساعات العمل أو معدل الأجر.
- اطلب مجموعة ثانية من العيون على تقارير الرواتب: يجب مراجعة جميع تقارير الرواتب والموافقة عليها قبل إصدار المدفوعات. يجب أيضًا أن تكون هناك عملية لإيقاف المدفوعات وإصدار التصحيحات في حالة ملاحظة أي أخطاء.
- اعرف ما الذي يجب البحث عنه عند مراجعة كشوف المرتبات: تأكد من أن شركتك لا تدفع رواتب لأشخاص يحملون أسماء متشابهة للغاية وعناوين متطابقة. كذلك، توخ الحذر من المدفوعات التي تتم للأشخاص الذين يعيشون في نفس العنوان أو المدفوعات التي تتم إلى نفس الحساب المصرفي لموظفين مختلفين.
- ضع نظامًا لتحديد الموظفين الذين فُسخ عقدهم وإزالتهم: إحدى طرق منع المدفوعات للموظفين الوهميين، وخاصة الأشخاص الذين لم يعودوا يعملون في شركتك، هي وضع علامة على السجلات أو الملفات بعد مغادرة الموظف للشركة. يجب ألا يستمر الملف الذي تم وضع علامة عليه في تلقي المدفوعات.
- القضاء على مدفوعات الشيكات: من السهل ارتكاب الاحتيال في الرواتب عندما يتعلق الأمر بالشيكات الورقية. مع الإيداع المباشر، يتم إرسال كل دفعة إلى حساب مصرفي. يمكنك التحقق من صحة معلومات الحساب وأنها تخص الموظف المناسب. إذا لزم الأمر، يمكنك إلغاء المدفوعات المرسلة إذا كنت تشك في وجود احتيال.
- ضع سياسة عدم التسامح مطلقًا: يمكنك ردع الاحتيال من خلال وضع سياسة عدم التسامح مطلقًا. إن إعلام الموظفين بالقواعد والعواقب المحتملة لارتكاب الاحتيال في الرواتب يمكن أن يمنع الناس من القيام بذلك.
الاستعانة بمصادر خارجية في كشوف المرتبات الدولية التي تحتاج إليها Globalization Partners
عندما يتوسع نشاطك التجاري في الخارج، قد يكون من الصعب متابعة ما يحدث في جميع أنحاء العالم. أنت بحاجة إلى فريق لدعمك على أرض الواقع وفي الدولة. يمكن أن يكون فريق Globalization Partners هو الفريق المناسب لك. يعمل حلنا الشامل على تبسيط عملية التوظيف دوليًا ويساعد أيضًا على ضمان أن تظل كشوف المرتبات والضرائب والمسائل القانونية الخاصة بك ممتثلة للبلد الذي تعمل فيه. تضمن خدمات كشف رواتب الموظفين العالميين حصول فريقك الدولي على رواتبهم في الوقت المحدد مع تقليل مخاطر الاحتيال في الرواتب. تواصل معنا اليوم لمعرفة المزيد.
للحصول على مزيد من المعلومات حول الرواتب الدولية، قم بتنزيل قائمة التحقق الخاصة بنا بشأن الامتثال لقوانين الرواتب العالمية.
