هناك العديد من الأسباب التي تدفع الموظفين إلى ترك الشركة - فهم يتقاعدون، أو يجدون وظيفة جديدة، أو يغادرون قسراً بسبب التسريح أو إنهاء الخدمة. بغض النظر عن هذه الأسباب، يجب على الشركات الاستعداد لجعل الخروج انتقالًا سهلاً.
يعد خروج الموظف جزءًا من رحلة تجربة الموظف عن بعد ويجب على الشركات الاستعداد مسبقًا لعملية فصل الموظفين. يتضمن ذلك استثمار الموارد في جعل العملية سلسة، لأن تجاهل عملية فصل الموظفين قد يؤدي إلى الإضرار بالعلامة التجارية لصاحب العمل لفترة طويلة بعد مغادرة الموظف. في الواقع، وفقًا لاستطلاع أجرته شركة Fractl ، ينتظر ثلث الموظفين الأمريكيين شهرًا كاملاً قبل كتابة مراجعة عن شركتهم.
إن عملية الاستغناء عن العمل لا تقل أهمية عن ضم الموظفين ، وهي عنصر أساسي في دورة التوظيف. يقول موريل دياس ، مدير عمليات الموارد البشرية في أمريكا الجنوبية والوسطى في Globalization Partners "يبدأ فصل الموظفين في اللحظة التي يتم فيها تعيين موظف، وبدون عملية فصل الموظفين المناسبة، يمكن للشركات تدمير تجربة الموظف الشاملة." يمكن أن يكون إعداد مغادرة الموظفين أمرًا صعبًا عندما تعمل في مكتب، ولكن في بيئة العمل عن بعد، يتطلب فصل الموظفين المزيد من الوقت والاهتمام.
4 أسباب أن فصل الموظفين الفعال أمر بالغ الأهمية لشركتك
لقد ثبت أن عملية فصل الموظفين المفصلة والفعالة تؤدي إلى إصلاح أفضل بالموبين. كما يضمن فصل الموظفين المنظم والمدروس جيدًا أن تتمكن فرق الموارد البشرية من تسهيل العملية لأصحاب العمل والموظفين.
يعد إنشاء عملية فصل الموظفين أمرًا بالغ الأهمية من أجل:
#1: تجنب القضايا القانونية والمالية
سيؤدي جمع جميع المستندات اللازمة وتوقيعها كجزء من عملية فصل الموظفين إلى تقليل مخاطر تعرض صاحب العمل للشكاوى أو الدعاوى القضائية. ويصدق هذا بشكل خاص أثناء حالات المغادرة غير الطوعية، مثل حالات إنهاء الخدمة، حيث توجد قوانين خاصة بكل دولة يجب على أصحاب العمل اتباعها لضمان أن تكون تصرفاتهم قانونية.
#2: منع اختراقات البيانات
يجب على فرق الأمن البشري ضمان وجود وقت كافٍ لتسجيل خروج الموظفين من النظام، وتعطيل حساباتهم، وقطع الوصول إلى أي منصات ومعلومات لم يعودوا بحاجة إليها. إذا تمكن الموظفون من الوصول إلى بيانات الشركة بعد مغادرتهم، فقد يؤدي ذلك إلى نشر معلومات سرية تعرض الشركة للخطر.
#3: تحسين سمعة الشركة
إن إنهاء علاقة الموظف بصاحب العمل بأفضل طريقة ممكنة يضمن أن يغادر الموظفون وهم يشعرون بالاحترام والتقدير للفترة التي قضوها في الشركة. تؤثر آراء الموظفين على سمعة الشركة. في الواقع، تعتبر المراجعات مهمة لـ 95 بالمائة من الباحثين عن عمل، مما يعني أن المراجعات السلبية للشركات يمكن أن تؤثر على قرارات المرشحين المحتملين بشأن التقدم لوظيفة ما من عدمه.
#4: احصل على تعليقات قيمة
يُعد الموظفون الذين يتركون الشركة طواعية مصدراً رائعاً للتعليقات. إن معرفة أسباب رحيلهم أو مجرد رأيهم الصادق سيساعد الشركة على التحسن في المستقبل.
وفقًا لـ SnapsURVEYS، «لا تجيد الشركات الأفضل أداءً قبول التعليقات فحسب، بل تطلب أيضًا التعليقات عن عمد. وهم يعرفون أن التعليقات مفيدة فقط عندما تسلط الضوء على نقاط الضعف وكذلك نقاط القوة».
الخروج من الطائرة في بيئة العمل الحر
يتمتع العمل عن بُعد بالعديد من المزايا، ولكن لا يزال هناك بعض العيوب. بدون إمكانية التفاعلات وجهاً لوجه، يمكن أن تصبح حواجز التواصل والترابط تحدياً كبيراً عندما يتعلق الأمر بعنا عن فصل الموظفين.
"إن عدم وجود تقارب جسدي يجعل من المهم بشكل خاص تطبيق عملية مدروسة لإنهاء خدمة الموظفين، حيث يكون التواصل الواضح هو المفتاح لبناء الثقة وتجنب سوء الفهم في وقت مغادرة الموظفين"، كما تقول كاميلا توريس ، أخصائية العلاقات الإنسانية في Globalization Partners.
إن الغرض من تحديد عملية الفصل للموظفين هو خلق انتقال سلس للموظفين وحماية الشركة من اختراقات البيانات والمخاطر الأمنية.
العوامل التي تحدد عملية فصل الموظفين
هناك عاملان يحددان الخطوات التي يجب اتخاذها في عملية فصل الموظفين: سبب المغادرة ووظيفة الموظف.
سبب المغادرة
اعتمادًا على سبب المغادرة، قد تصبح بعض مراحل العملية أكثر أهمية من غيرها. ولهذا السبب، يجب أن يتم تصميم عملية فصل الموظفين بما يتناسب مع ظروف كل حالة. هناك أربعة أسباب رئيسية للمغادرة:
1. استقالة
من المهم لفرق التوظيف البشري تحديد عملية تساعد على منع المغادرات غير المتوقعة وتوفر وقتًا كافيًا لملء الشواغر. يجب أن يتلقى الموظفون إرشادات تحدد المتطلبات لضمان الخروج السهل. يمكن أن تجعل هذه الإرشادات الحد الأدنى من بطارية التنبيهات وملاحظات التسليم والتقارير والوصول إلى البيانات أمرًا ضروريًا.
2. التقاعد
يجب على فرق الموارد البشرية التخطيط لتقاعد الموظفين مسبقًا. ينبغي عليهم ضمان الامتثال لأنظمة التقاعد وتحديد الدفعة النهائية للموظفين. من أفضل الممارسات لضمان رحيل ممتع إقامة حفل وداع لائق للموظفين المتقاعدين وتكريمهم في شكل جائزة أو هدية، خاصة إذا كانوا قد عملوا في الشركة لفترة طويلة.
3. تسريح
تسريح الموظفين أمر صعب، ولكن في بعض الأحيان لا مفر منه. في هذه الحالات، من الأفضل معاملة الموظف باحترام وتعاطف وتوضيح سبب تسريحه من العمل بشكل واضح للغاية.
4. فسخ العقد
تعد عمليات إنهاء الخدمة من أصعب مهام الموارد البشرية، وفي هذه الحالات، يجب التخطيط لعملية فصل الموظفين بدقة. ينبغي أن يتلقى الموظف إشعاراً كتابياً يوضح الحقائق التي تحفز الفصل والمواد القانونية التي تستند إليها الشركة في اتخاذ هذا القرار لتجنب أي مشاكل.
ضع في اعتبارك أن المكونات الأساسية مثل المستندات المطلوبة وفترة الاختبار تختلف باختلاف الدولة. إن السماح للموظفين بتوديع زملائهم، وتلبية طلباتهم الأخيرة، وإظهار صورة وحدة الشركة طوال العملية هي بعض المفاتيح لضمان الفصل السلس.
وفقًا لدياس وتوريس، بغض النظر عن سبب المغادرة، من الأهمية بمكان أن يشعر الموظفون بالراحة. يجب ألا تنسى الموارد البشرية أبدًا أنها تتعامل مع بشر، لذا فإن التعاطف والتواصل والتضامن أمر أساسي، خاصة عندما تتعامل مع عملية فصل الموظفين عن بعد.
ومن الضروري أيضاً ضمان حصول الموظفين على جميع المدفوعات وحزم فصل عن العمل التي يحق لهم الحصول عليها. يجب على أصحاب العمل أن يدركوا أن القوانين واللوائح المحلية المتعلقة بحزم فصل العمل والمدفوعات أثناء عمليات التسريح تختلف باختلاف الدولة أو المنطقة.
نوع الوظيفة
تختلف الخطوات المتبعة في عملية فصل الموظفين أيضًا اعتمادًا على الوظيفة التي يحملها الموظف. على سبيل المثال، قد يتطلب تسريح موظفي المحاسبة فحص السجلات المالية قبل مغادرتهم، في حين قد تكون الفحوصات الأمنية ضرورية لأعضاء قسم تكنولوجيا المعلومات لمنعهم من أخذ البيانات معهم.
كيفية إنشاء عملية فصل موظفين فعالة عن بعد
يجب على فرق الموارد البشرية إنشاء عملية فصل موظفين مخصصة بناءً على احتياجات الشركة المحددة. ستعتمد العملية بشكل كبير على نوع المغادرة، وخاصة ما إذا كان الموظف يغادر طواعية أو قسراً، بالإضافة إلى أساسيات مثل حجم الشركة.
في بيئة العمل عن الآخرين، تتطلب عملية فصل الموظفين من الشركات إجراء اتصالات أساسية في بيئة افتراضية، الأمر الذي من المرجح أن يتطلب خطوات جديدة ودراسات متأنية. فيما يلي بعض النصائح لضمان تنفيذ عملية فصل الموظفين بشكل قانوني وبنجاح.
1. صياغة خطة اتصال
تبدأ عملية فصل الموظفين في اللحظة التي يعلم فيها فريق الموارد البشرية بالمغادرة، بغض النظر عما إذا كان ذلك ينطوي على تسريح العمال أو استقالة. من المهم بشكل خاص وضع خطة اتصال تحدد كيفية إبلاغ بقية أعضاء الفريق. قم بإنشاء قناة مشتركة للاتصال وجدولة الاجتماعات ومكالمات الفيديو مسبقًا. بحسب إدوينا تان ، مديرة العمليات العالمية لمنطقة آسيا والمحيط الهادئ في شركة Globalization Partners، من الضروري الانتباه إلى النبرة المستخدمة في رسائل البريد الإلكتروني والمحادثات مع الموظفين.
ينبغي أن تتضمن الخطة أيضاً مراعاة عملاء الموظف وكيفية إخطارهم بشكل صحيح. يجب أن تحتوي خطة الاتصال هذه على معلومات واضحة حول المغادرة لتجنب سوء الفهم.
2. إعداد الأوراق
لا تختلف الأوراق الخاصة بفصل موظفي موظف عن إجازة عن عملية المغادرة وجهاً لوجه، باستثناء أنه يجب القيام بها رقمياً. يجب على فرق العمل البشرية جمع جميع الوثائق اللازمة للتأكد من أن كل شيء على ما يرام ويتم تنفيذه بشكل قانوني. من الضروري مراجعة العقود واتفاقيات عدم الإفشاء لتوضيح شروط المغادرة والإجابة على أي أسئلة. يجب على الموارد البشرية أيضًا إعداد الأوراق المتعلقة بحزم التعويضات والمزايا والتعويضات والضرائب. يمكن مشاركة جميع هذه المستندات من خلال إدارة المستندات وأنظمة التوقيع الرقمي لضمان أن تكون العملية سلسة وآمنة.
3. التخطيط لعملية الانتقال
إن أهم خطوة في هذه المرحلة من العملية هي وضع خطة لجعل عملية انتقال العمل والمسؤوليات بعد مغادرة موظف عن إجازة سلسة. ينبغي أن تتضمن هذه الخطة عمليات تسجيل دخول منتظمة عبر الإنترنت لمراجعة حالة المشاريع، وإعادة تعيين المهام التي بدأها الموظف بالفعل، ووضع الأساس اللازم حتى يتمكن الموظف الجديد من أداء الواجبات الضرورية. يجب على الموظفين البشريين أن يوضحوا للفرق المتأثرة كيف سيبدو هذا الانتقال وأين سينتهي عمل الموظف.
4. جدولة جلسات نقل المعرفة عبر الإنترنت
يعد هذا أحد أهم الأجزاء الفعالة عن فصل الموظفين للمغادرة الطوعية. خلال جلسات نقل المعرفة عبر الإنترنت، يتبادل الموظفون المغادرون المعلومات مع زملائهم في العمل أو مرؤوسيهم المباشرين، ومع الموظف المسؤول، إن أمكن. يجب أن تتضمن هذه المعلومات سجلاً للمسؤوليات والمهام وحالة المشاريع والوصول إلى المعلومات والبرامج والمستندات.
5. استرداد أصول الشركة
إذا قدمت الشركة المعدات والأصول للموظفين أثناء وظيفتهم الوظيفية، فمن المهم أن يتم إرسالها بالبريد إلى صاحب العمل قبل المغادرة. يجب على فرق المراسلات البشرية إعداد قائمة مرجعية رقمية وترتيبات لجمع هذه الأصول في الأيام الأخيرة قبل مغادرة المراسل. قد تتضمن هذه القائمة عناصر مثل أجهزة الكمبيوتر والهواتف المحمولة والمفاتيح وبطاقات الهوية وبطاقات ائتمان الشركة، ويجب إرسالها إلى الموظف المغادر مع خطاب رقمي لإعادة ممتلكات الشركة.
6. حذف حسابات المستخدمين
يتطلب العمل عن بُعد مشاركة المعلومات عبر الإنترنت. لذلك، يمكن للموظفين الوصول إلى الأدوات الداخلية مثل حسابات البريد الإلكتروني ومحركات الأقراص وقواعد البيانات ومصادر المعلومات الحساسة. يساعد إلغاء وصول الموظفين إلى هذه المعلومات واستعادة أي أصول رقمية، بما في ذلك كلمات المرور ورموز المفاتيح، على منع الاختراقات الأمنية. بغض النظر عن مدى جودة العلاقة بين صاحب العمل والموظف، لا ينبغي أن يكون للموظفين المغادرين حق الوصول إلى أي معلومات بمجرد أن يصبحوا خارج الفريق.
7. قم بإجراء مقابلة خروج افتراضية
على الرغم من أن المقابلات الافتراضية للخروج تنطبق فقط على حالات المغادرة الطوعية، إلا أنها تعتبر أساسية لضمان مغادرة مؤثرة للموظفين. الهدف من هذه المقابلات هو الحصول على تعليقات قيّمة حول تجربة الموظفين داخل الشركة. ستكون هذه هي الفرصة الأخيرة لترك الموظفين بانطباع إيجابي قبل مغادرتهم. كما أنها وسيلة رائعة لجمع المعلومات التي ستساعد قسم الشؤون الإنسانية على اتخاذ قرارات أفضل في المستقبل. انتهز الفرصة لاكتساب نظرة ثاقبة حول الدور، ورأيهم في العمل عن الخلاص، وخبرتهم الشاملة.
يعد إنشاء عملية فعالة للموظفين عن فصل الشتاء مفيدًا للشركات كما هو الحال بالنسبة للموظفين. ومع ذلك، قد يكون من الصعب التعامل مع التعقيدات التي ينطوي عليها رحيل الموظف، لا سيما عندما لا يكون التواصل المباشر خيارًا متاحًا.
سيساعدك برنامج التوظيف Globalization Partnersعلى ضمان عدم توفره خلال فصل الموظفين لديك.
لمعرفة المزيد عن G-P Recruit ، تفضل بزيارة موقعنا الإلكتروني وأخبرنا كيف يمكننا مساعدتك في العثور على أفضل شخص موهوب، في الموقع المناسب، وبالتكلفة المناسبة.