随着企业寻求适应后疫情时代并满足远程团队不断变化的需求，投资最好的工具至关重要。这将确保公司保持清晰的沟通，并鼓励密切合作，这对于留住和吸引寻求积极员工体验的顶尖人才至关重要。

虽然科技使以前在办公室工作的员工能够在任何地方完成同样的工作，并提高生产力，但并非所有远程办公工具都一样有效。 让我们来看看一些能够帮助您的远程员工和团队取得成功的必备数字工具。

远程办公最大的挑战是什么？

远程团队面临的挑战之一是保持联系。为了应对这种情况，公司必须找到并使用最好的工具，使远程办公的整合尽可能无缝。 然而，远程工作导致软件服务饱和。 那么，你需要哪些工具才能让你的远程团队在全球不同地点高效协作呢？我们请Globalization Partners ( G-P ) 专家、信息技术副总裁Stephen McCormack 为我们讲解他在连接性和赋能远程团队方面的首选方案。

下面他重点介绍了一些一流的远程工具，涵盖招聘、入职培训和视频会议等领域。

根据G-P的经验，最佳的招聘工具是什么？

斯蒂芬：在谈到远程工具时，即使在员工入职之前，也应该认识到它们的影响和作用。

  • Anaplan：例如，我们使用Anaplan提供数据驱动的自动化预测，使我们能够准确地为招聘需求制定预算。
  • 温室： Greenhouse 是一款远程工具，使我们能够记录面试过程并跟踪候选人从开始到结束的整个过程。我们的招聘经理和人才招募合作伙伴使用它来梳理每个相关职位，并在面试阶段之前筛选候选人。 面试结束后，反馈信息会在 Greenhouse 系统中处理，所有与该职位相关的内部人员都可以看到这些信息。
  • Crosschq： Crosschq用于在确定候选人后，需要核实成功面试者的推荐人信息时。 Crosschq 是一个很好的例子，它是一款在线工具，可以取代传统的电话沟通方式，获取有关候选人的相关反馈。这样一来，裁判员就可以从容地给出意见，并按照自己的节奏和时间安排进行，从而使他们的反馈更加准确和有价值。
  • DocuSign ： DocuSign是聘用流程中最后一个值得一提的远程工具。 一旦发出录用通知并被接受，就会向未来的员工发放合同。DocuSign 使选定的候选人能够远程签署合同，并只需点击一个按钮即可将其返回给招聘经理。

哪些类型的技术有助于远程入职？

Stephen ：构建任何远程团队的关键部分是拥有一个有效的学习管理系统。在G-P ，我们使用Lessonly。

作为一家远程优先公司，意味着所有新员工通常都会在家庭办公室开始G-P的生活。 因此，Lessonly在帮助理解方面发挥着至关重要的作用：

  • 公司整体
  • 他们的相关部门
  • 公司政策和程序
  • 组织结构图
  • 此外，所有正在运行的各种远程工具

Lessonly 是我们成功完成员工入职流程的关键。相关经理和人力资源人员与新员工密切合作，安排他们在G-P开始新职业生涯的前两周内完成每个 Lessonly 培训模块。

哪些数字化工具可以帮助进行远程绩效考核？

斯蒂芬：在管理远程团队时，拥有一个能够让员工定期、有条不紊地与经理沟通的工具至关重要。15Five允许员工每周汇报他们的最新活动，并强调他们计划在未来七天内实现的目标。此外，他们还可以跟踪自己在实现个人、部门和公司目标方面的进展情况。

再次强调，在像G-P这样的远程优先公司中， 15 Five这样的工具是保持指挥链上上下下所有人联系的最佳范例。 当然，经理也应该每周至少召开一次1 : 1会议，并向他的团队提供最新情况。

但工作总是那么忙，时间往往过得飞快。15五是促进自动反思，通常在一周结束时，我们可以考虑我们的目标，以及如何在下一周实现这些目标。显然，这一点非常重要。

财务管理工具如何？

Stephen：我们于今年7月在G-P推出了Workday 。 Workday是我们主要的人力资本管理和财务系统。它实际上是我们的企业资源规划工具。

我们之前使用过几个独立的应用程序来完成这些任务。自从部署 Workday 以来，我们已经将所有这些整合到一个平台下。

简而言之，Workday 是员工假期、费用、工资和各种人力资源信息的记录来源。它还作为财务记录来源，最终形成我们每年每个月的财务账簿。

视频会议的最佳工具是什么？

Stephen： G-P使用Zoom进行视频会议。 它既可在内部使用，也可与外部合作伙伴一起使用。我们在所有会议、重大活动、网络研讨会等场合都使用Zoom，事实证明它一直非常成功。

远程团队的最佳沟通工具是什么？

Stephen：说到即时通讯， Slack是G-P同事们最喜欢的协作工具。 根据我们的经验， Slack在个人和团队之间的协作方面非常出色。Slack 提供各种协作和沟通机会，从通用频道到特定项目频道，再到团队频道和同事之间的个人直接消息。

什么最适合文件和档案存储？

斯蒂芬：我们使用许多工具来存储结构化文件，从Confluence和SharePoint到OneDrive。SharePoint和OneDrive是 Microsoft365 产品套件的一部分，无需过多介绍。

Confluence是 Atlassian 产品套件的一部分。我们在G-P中使用 Confluence 作为临时文档论坛，它可以根据特定团队的需求进行灵活调整。

G-P使用哪些远程工具进行网络安全防护？

Stephen：我在G-P主要任务之一是管理信息安全。 成为远程优先公司在这方面带来了挑战。

当你的员工在办公室工作时，你在信息安全方面有很大的控制权。但从远程优先的角度来看，我们的网络实际上就是我们每一位1 、 300员工的家。因此，要从信息安全的角度确保用户和系统的安全，这可能是一个具有挑战性的环境。为了实现这一目标，我们部署了多种远程工具，这些工具可以提醒我们注意任何潜在问题，并允许我们在需要时做出相应的、精确的反应。其中包括Barracuda、 Inky、Crowdstrike 和Netskope等。

除了帮助我们保持安全的一系列远程工具之外，对用户进行教育也至关重要。我们进行内部网络钓鱼演习，以培养员工在网络安全领域的成熟度。我们通过定期在 Lessonly 和Knowbe4 上提供的培训计划来培养意识。

黑客可以协同作战，因此为了应对这种情况，公司员工也必须协同工作——只有团结协作才能战胜网络。

立即组建全球远程团队

组建远程团队时，要保证每个人都保持联系可能比较困难。但是，当你运用最佳的沟通和数字工具时，就能确保奠定坚实的基础。如果配备了合适的工具进行协作，远程团队的生产力将高于公司内部员工，这有助于公司取得成功。

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  • 如何找到最好的国际化人才。
  • 如何创建高效的远程管理系统。
  • 如何通过建立稳固的工作文化来提高生产力，从而使您的公司能够远程发展壮大。
  • 远程团队面临的挑战之一是保持联系。
  • 为了应对这种情况，公司必须找到并使用最好的工具，使远程办公的整合尽可能无缝。