Expertentipps zu den besten Tools zur Unterstützung globaler Remote-Teams

Da Unternehmen bestrebt sind, sich an eine Welt nach der Pandemie anzupassen und den sich ändernden Bedürfnissen ihrer Remote-Teams gerecht zu werden, ist die Investition in die besten Tools von entscheidender Bedeutung. Dies gewährleistet eine klare Kommunikation zwischen den Unternehmen und fördert eine enge Zusammenarbeit, was für die Bindung und Gewinnung von Top-Talenten, die ein positives Mitarbeitererlebnis suchen, von entscheidender Bedeutung ist.

Obwohl die Technologie es ehemals bürogebundenen Arbeitnehmern ermöglicht, die gleiche Arbeit überall mit gesteigerter Produktivität zu erledigen, sind nicht alle Tools für die Fernarbeit gleichwertig. Werfen wir einen Blick auf einige unverzichtbare digitale Tools, die Ihren Remote-Mitarbeitern und -Teams zum Erfolg verhelfen.

Was ist die größte Herausforderung bei der Arbeit im Homeoffice?

Eine der Herausforderungen für Remote-Teams besteht darin, in Kontakt zu bleiben. Dem entgegenzuwirken, müssen Unternehmen die besten Tools finden und einsetzen, um die Integration von Remote-Arbeit so reibungslos wie möglich zu gestalten.  Die Fernarbeit hat jedoch zu einer Sättigung des Software-Dienstleistungsmarktes geführt. Welche Tools benötigen Sie also, damit Ihr Remote-Team auch an verschiedenen Standorten weltweit erfolgreich arbeiten kann? Wir haben Stephen McCormack, Vice President of Information Technology bei Globalization Partners (G-P), gebeten, uns seine Top-Empfehlungen in Bezug auf Konnektivität und die Stärkung eines Remote-Teams zu erläutern.

Im Folgenden hebt er einige der besten Remote-Tools hervor, von der Personalbeschaffung über die Einarbeitung bis hin zur Videokonferenz.

Welche Instrumente eignen sich aus Sicht der Allgemeinmedizin am besten für die Rekrutierung von G-P?

Stephen: Wenn man über Remote-Tools spricht, ist es wichtig, deren Auswirkungen und Nutzen bereits vor dem Onboarding eines Mitarbeiters anzuerkennen.

• Anaplan: Wir nutzen Anaplan beispielsweise, um datengestützte, automatisierte Prognosen zu erstellen, die es uns ermöglichen, unseren Personalbedarf präzise zu budgetieren.
• Gewächshaus: Greenhouse ist ein Remote-Tool, mit dem wir unser Vorstellungsgespräch dokumentieren und den Weg eines Bewerbers von Anfang bis Ende verfolgen können. Unsere Personalverantwortlichen und Mitarbeiterakquise-Partner nutzen es, um jede relevante Stelle durchzugehen und Kandidaten vor der Interviewphase zu screenen. Sobald ein Vorstellungsgespräch geführt wurde, wird das Feedback in Greenhouse verarbeitet und ist für alle relevanten internen Beteiligten, die mit der offenen Stelle in Verbindung stehen, sichtbar.
• Crosschq: Crosschq wird verwendet, wenn wir uns für einen Bewerber entschieden haben und die Referenzen des erfolgreichen Interviewers überprüft werden müssen. Crosschq ist ein hervorragendes Beispiel für ein Online-Tool, das den traditionellen Telefonanruf ersetzt hat, um relevantes Feedback zu einem Bewerber zu erhalten. Es ermöglicht dem Schiedsrichter, sich Zeit für seine Rückmeldung zu nehmen und diese in seinem eigenen Tempo und nach seinem eigenen Zeitplan zu geben, wodurch sein Feedback präziser und wertvoller wird.
• DocuSign: DocuSign ist ein letztes Remote-Tool, das im Einstellungsprozess Erwähnung verdient. Sobald ein Angebot unterbreitet und angenommen wurde, wird dem potenziellen Mitarbeiter der Vertrag ausgehändigt. DocuSign ermöglicht es dem ausgewählten Bewerber, seinen Vertrag per Fernzugriff zu unterzeichnen und ihn mit einem Klick an den Personalverantwortlichen zurückzusenden.

Welche Technologien helfen bei der Remote-Einarbeitung?

Stephen: Ein wesentlicher Bestandteil beim Aufbau eines jeden Remote-Teams ist ein effektives Lernmanagementsystem. Bei G-P nutzen wir Lessonly.

Als Unternehmen mit Remote-First-Ansatz beginnen alle neuen Mitarbeiter ihre Tätigkeit bei G-P in der Regel von ihrem Homeoffice aus. Daher spielt Lessonly eine entscheidende Rolle beim Verständnis von:

• Das Unternehmen als Ganzes
• Ihre zuständige Abteilung
• Unternehmensrichtlinien und -verfahren
• Organigramme
• Hinzu kommen alle verschiedenen Remote-Tools, die im Einsatz sind.

Lessonly ist ein Schlüssel zur erfolgreichen Einarbeitung unserer Mitarbeiter. Der zuständige Manager und die Mitarbeiter der Personalabteilung arbeiten eng mit den neuen Mitarbeitern zusammen, um jedes Lessonly-Schulungsmodul in den ersten zwei Wochen ihrer neuen Tätigkeit bei G-P zu planen.

Welche digitalen Tools helfen bei der Durchführung einer Remote-Leistungsbeurteilung?

Stephen: Bei der Führung eines Remote-Teams ist es unerlässlich, ein Tool zur Hand zu haben, das den Mitarbeitern einen regelmäßigen und strukturierten Zugang zu ihrem Vorgesetzten ermöglicht. 15Five ermöglicht es den Mitarbeitern, jede Woche über ihre Aktivitäten zu berichten und hervorzuheben, was sie in den nächsten sieben Tagen erreichen wollen. Darüber hinaus können sie ihre Fortschritte bei der Erreichung ihrer persönlichen, abteilungsbezogenen und unternehmensweiten Ziele verfolgen.

Gerade in einem Unternehmen mit Remote-First-Ansatz wie G-P ist ein Tool wie 15Five ein Paradebeispiel dafür, wie man alle Beteiligten optimal miteinander verbindet, sowohl auf der Ebene der Hierarchie nach oben als auch nach unten. Selbstverständlich sollte ein Manager auch mindestens einmal pro Woche 1:1 Besprechungen abhalten und sein TEAM auf dem Laufenden halten.

Aber die Arbeit ist immer so stressig, und die Zeit vergeht wie im Flug. 15Die Zahl Fünf fördert eine automatische Reflexionsphase, typischerweise am Ende der Woche, in der wir unsere Ziele überdenken und wie wir sie in der kommenden Woche erreichen können. Das ist natürlich sehr wichtig.

Wie sieht es mit Instrumenten für das Finanzmanagement aus?

Stephen: Wir haben Workday im Juli dieses Jahres bei G-P eingeführt. Workday ist unser primäres kombiniertes System für Personalmanagement und Finanzen. Es ist im Grunde unser Enterprise-Resource-Planning-Tool.

Bisher nutzten wir mehrere separate Anwendungen für diese Aufgaben. Seit der Einführung von Workday haben wir all diese Systeme unter einem Dach zusammengeführt.

Kurz gesagt, dient Workday als zentrale Datenquelle für Mitarbeiter in Bezug auf Urlaub, Ausgaben, Gehaltsabrechnung und alle Arten von Personalinformationen. Sie dient außerdem als finanzielle Aufzeichnungsquelle und mündet in der Erstellung unseres monatlichen Finanzberichts.

Welches ist das beste Tool für Videokonferenzen?

Stephen: G-P nutzt Zoom für unsere Videokonferenzen. Es wird sowohl intern als auch mit externen Partnern genutzt. Wir nutzen Zoom für alle unsere Konferenzen, wichtigen Veranstaltungen, Webinare usw., und es hat sich stets als großer Erfolg erwiesen.

Welches ist das beste Kommunikationstool für Remote-Teams?

Stephen: Was Instant Messaging angeht, ist Slack das beliebteste Kollaborationstool unter den Kollegen bei G-P. Unserer Erfahrung nach eignet sich Slack hervorragend für die Zusammenarbeit zwischen Einzelpersonen und Teams. Slack bietet vielfältige Möglichkeiten zur Zusammenarbeit und Kommunikation, von allgemeinen Kanälen über spezifische Projektkanäle und TEAM-Kanäle bis hin zu individuellen Direktnachrichten zwischen Kollegen.

Was eignet sich am besten für die Dokumentation und Dateispeicherung?

Stephen: Wir verwenden viele Tools für die strukturierte Dateispeicherung, von Confluence und SharePoint bis hin zu OneDrive. SharePoint und OneDrive gehören zur Microsoft 365 Produktpalette und bedürfen keiner großen Vorstellung.

Confluence ist Teil der Atlassian-Produktpalette. Wir nutzen Confluence in G-P als Ad-hoc-Dokumentationsforum, das sehr flexibel auf die spezifischen Anforderungen des jeweiligen Teams abgestimmt ist.

Welche Remote-Tools nutzt G-P für Cybersicherheit?

Stephen: Eine meiner Hauptaufgaben bei G-P ist die Verwaltung der Informationssicherheit. Ein Unternehmen mit Remote-first-Ansatz zu sein bringt in diesem Bereich Herausforderungen mit sich.

Wenn Ihre Mitarbeiter im Büro arbeiten, haben Sie in Bezug auf die Informationssicherheit viel Kontrolle. Aus der Perspektive des Remote-Arbeitens betrachtet, ist unser Netzwerk im Grunde das Zuhause jedes einzelnen unserer 1,300 Mitarbeiter. Daher kann es eine Herausforderung sein, in diesem Umfeld sicherzustellen, dass unsere Benutzer und Systeme aus Sicht der Informationssicherheit geschützt sind. Um dies zu erreichen, setzen wir verschiedene Remote-Tools ein, die uns auf mögliche Probleme aufmerksam machen und es uns ermöglichen, bei Bedarf entsprechend und präzise zu reagieren. Dazu gehören unter anderem Barracuda, Inky, Crowdstrike und Netskope .

Neben den Remote-Tools, die zu unserer Sicherheit beitragen, ist auch die Aufklärung unserer Nutzer von entscheidender Bedeutung. Wir führen interne Phishing-Übungen durch, um die Cybersicherheitskompetenz unserer Mitarbeiter zu fördern. Wir schaffen Bewusstsein durch Schulungsprogramme, die regelmäßig auf Lessonly und über Knowbe4 verfügbar sind.

Da Hacker zusammenarbeiten können, ist es unerlässlich, dass auch die Mitarbeiter eines Unternehmens zusammenarbeiten, um dem entgegenzuwirken – es braucht ein Netzwerk, um ein anderes Netzwerk zu besiegen.

Stelle noch heute ein globales Remote-Team zusammen.

Beim Aufbau eines Remote-Teams kann es schwieriger sein, zu gewährleisten, dass alle in Verbindung bleiben. Doch mit dem Einsatz der besten Kommunikations- und digitalen Tools lässt sich eine solide Grundlage schaffen. Mit den richtigen Werkzeugen für die Zusammenarbeit ausgestattet, erzielt ein Remote-Team eine höhere Produktivität als Praktikanten, was zum Erfolg eines Unternehmens beiträgt.

Weitere Tipps und Strategien finden Sie in unserem E-Book „ Der vollständige Leitfaden zum Aufbau eines globalen Remote-Teams“.

• Wie man die besten international Talente findet.
• Wie man ein effektives Fernverwaltungssystem erstellt.
• Wie Sie die Produktivität steigern können, indem Sie eine solide Arbeitskultur aufbauen, die es Ihrem Unternehmen ermöglicht, remote zu wachsen.