Leitfaden zur Einstellung von Mitarbeitern in Italien

Italien ist Mitglied der Europäischen Union. Seine geografische Lage macht es zu einem wichtigen Knotenpunkt für Handel und Logistik, insbesondere nach Südeuropa, Nordafrika und in den Nahen Osten. 

Bevor Sie in Italien Angestellte oder freie Mitarbeiter einstellen, benötigen Sie fundierte Kenntnisse in den Bereichen Verträge, Steuern, Löhne, Sozialleistungen und anderen arbeitsrechtlichen Aspekten. Unser Leitfaden verrät Ihnen alles, was Sie über die Anstellung von Mietwohnungen in Italien wissen müssen.  

Was Sie vor der Einstellung von Mitarbeitern in Italien wissen sollten

Wenn Sie Ihr Geschäft zum ersten Mal nach Italien ausweiten, müssen Sie wichtige rechtliche Anforderungen beachten. Diese Normen und Gesetze beeinflussen die Einstellungspraxis in Italien und viele Aspekte des Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnisses, einschließlich der Abfindung und der Sozialleistungen. 

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Hier sind fünf Dinge, die Sie über die Personalbeschaffung in Italien wissen sollten.

1. Sprachen

Die offizielle Sprache Italiens ist Italienisch. Italienisch wird für den Großteil der Geschäftskommunikation, Verträge, offiziellen Dokumente und den täglichen Geschäftsablauf verwendet. Englisch ist die zweithäufigste gesprochene Sprache des Landes. Während Englisch in multinationalen Unternehmen und in bestimmten Sektoren wie Finanzen, Technologie und Tourismus zunehmend verwendet wird, ist Italienisch für Geschäftsbeziehungen, die Einhaltung von Vorschriften und die Integration in den lokalen Markt unerlässlich.

Wenn Italienisch nicht Ihre Muttersprache ist, können Sie Gia nutzen, um Verträge und andere Personaldokumente auf Italienisch zu verfassen. Globale Personalprozesse und Mitarbeiterbedürfnisse lassen sich einfach und ohne den Aufwand von Übersetzung oder Lokalisierung verwalten. 

2. Italienische Beschäftigungstrends

Die Beschäftigungsquote in Italien liegt bei etwa 62.9%. Die Arbeitslosenquote liegt bei 4.9%, ist aber in den südlichen Regionen wie Kampanien, Kalabrien und Sizilien höher . Die Jugendarbeitslosigkeit bleibt mit rund 21.6% hoch. Italien weist die niedrigste Beschäftigungsquote von Hochschulabsolventen in der EU auf. 

Der italienische Arbeitsmarkt weist eine hohe Anzahl von Selbstständigen oder Arbeitnehmern mit atypischen Beschäftigungsverhältnissen auf (z. B. Teilzeitbeschäftigte oder Abrufarbeiter ohne feste Arbeitszeiten). Dies kann eine Chance für Unternehmen sein, die nach Auftragnehmern in Italien suchen.

3. Tarifverträge und Arbeitsverträge in Italien

In Italien gibt es keinen gesetzlichen Mindestlohn. Etwa 95% der Arbeitnehmer sind durch nationale Tarifverträge (CCNL) abgedeckt. Die CCNLs legen branchenspezifische Mindestlöhne, Arbeitszeiten und Beschäftigungsbedingungen fest. Arbeitgeber müssen die für ihren Sektor geltenden Bestimmungen des CCNL einhalten.

Schriftliche Arbeitsverträge sind obligatorisch und sollten die Aufgaben, die Vergütung, die Arbeitszeiten, die Vertragsdauer und die Kündigungsbedingungen genau regeln. Verträge müssen nicht in Italienisch verfasst sein, aber wenn ein Vertrag in einer anderen Sprache verfasst ist, kann für offizielle Zwecke eine italienische Übersetzung erforderlich sein. Die Verträge müssen den Bestimmungen des CCNL entsprechen und vor Arbeitsbeginn des Mitarbeiters beim Centro per l'Impiego (öffentliches Arbeitsamt) eingereicht werden.

Befristete Verträge sind auf 24 Monate begrenzt. Wenn Sie einen befristeten Vertrag verlängern möchten, müssen Sie besondere Verfahren einhalten. Die Nichteinhaltung von Verträgen kann zu Strafen führen, bis hin zur Geschäftsunterbrechung. 

G-P Employer of Record verfügt über einen Employment Contract Generator , der Ihnen bei der Erstellung von Compliance-Arbeitsverträgen hilft, die allen rechtlichen Anforderungen und Best Practices in Italien entsprechen.

4. Die Arbeitswoche und arbeitsfreie Zeiten in Italien

Das Gesetz und die CCNLs regeln die Arbeitszeit und die Ansprüche auf arbeitsfreie Zeiten. Die durchschnittliche Arbeitswoche beträgt 40 Stunden, verteilt auf fünf oder sechs Tage, abhängig von der Branche und der Unternehmenspolitik.

Überstunden dürfen acht Stunden pro Woche bzw. 250 Stunden pro Jahr nicht überschreiten, sofern im jeweiligen CCNL nichts anderes festgelegt ist. Überstunden werden mit Zuschlägen vergütet. Die Mitarbeiter erhalten täglich eine Mindestruhezeit von 11 aufeinanderfolgenden Stunden alle 24 Stunden und mindestens einen vollen Ruhetag pro Woche (in der Regel Sonntag).

Die Mitarbeiter erhalten mindestens vier Wochen (20 Arbeitstage) bezahlten Jahresurlaub pro Jahr. Viele CCNLs gewähren zusätzliche Urlaubstage. Italien hat 12 nationale Feiertage, und einige Regionen oder Gemeinden haben mehr. Arbeitnehmer haben an diesen Tagen Anspruch auf bezahlte arbeitsfreie Zeiten. 

Mit G-P Employer of Record können Sie ganz einfach Leistungspläne verwalten. Unsere internen Experten überwachen kontinuierlich das Arbeitsrecht, um die landesspezifischen Vorschriften und Normen einzuhalten. Erstellen und verwalten Sie Leistungspläne über unsere Plattform, um ein reibungsloses Mitarbeitererlebnis zu bieten. 

5. Italienische Lohnsteuern und Sozialversicherung

Arbeitnehmer unterliegen einer progressiven Einkommensteuer (IRPEF). Die Zinssätze liegen je nach Einkommensgruppe zwischen 23und43Prozent. Die zusätzlichen regionalen und kommunalen Ausgaben belaufen sich auf 1.2–3.3%. Die kommunalen Zuschläge können sich auf bis zu 0.9% summieren. Arbeitgeber behalten diese Steuer vom Gehalt der Angestellten ein.

Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer zahlen in das italienische Sozialversicherungssystem ein. Hiermit werden Renten, Arbeitslosengeld, Krankengeld, Mutterschaftsgeld und andere Sozialleistungen finanziert. Der Gesamtbeitragssatz zur Sozialversicherung liegt zwischen 30und33% der Bruttovergütung. Den größeren Anteil trägt der Arbeitgeber, etwa 24–28%. Den Rest zahlt der Mitarbeiter. Die genauen Sätze variieren je nach Branche, Unternehmensgröße und Mitarbeiterklassifizierung. 

Die wichtigsten Rekrutierungszentren in Italien

Einige Städte in Italien sind für bestimmte Industriezweige bekannt. Wenn man weiß, was jede Stadt zu bieten hat, kann man seine Einstellungsbemühungen auf den richtigen Ort konzentrieren und Stellen schneller besetzen. 

Die wichtigsten Talentzentren in Italien sind:

• Mailand ist Italiens Finanz- und Wirtschaftshauptstadt. Hier befinden sich die Borsa Italiana (italienische Börse), 121 Bankinstitute und Tausende von Brokerfirmen. Die Stadt ist außerdem eine globale Mode- und Designhauptstadt. Renommierte Marken wie Gucci, Prada und Armani sind hier vertreten. 

• Rom ist die Hauptstadt und ein wichtiges Zentrum für Regierung, öffentliche Verwaltung und Tourismus. Internationale Organisationen wie die Ernährungs- und Landwirtschaftsorganisation (FAO), das Welternährungsprogramm (WFP) und der Internationale Fonds für landwirtschaftliche Entwicklung (IFAD) haben hier ihren Sitz. Auch Life-Science-Unternehmen wie Eli Lilly, Pfizer und GlaxoSmithKline haben ihren Sitz in Rom.

• Turin ist bekannt für seine Automobil-, Maschinenbau- und Luftfahrtindustrie. Turin ist wesentlich günstiger als Mailand und Rom. Die durchschnittlichen Mietpreise können bis zu 38.5% niedriger sein als in Rom.

• Bologna beherbergt ein Verpackungstal , das Hightech-Verpackungsmaschinen herstellt. Es ist auch als Motor Valley bekannt, da es berühmte Marken wie Ducati, Lamborghini und Maserati beherbergt. Die Universität Bologna ist eine der ältesten Universitäten des Landes und stellt eine Quelle für aufstrebende Talente dar.

• Florenz ist bekannt für seine Kunst, Kultur und Geschichte. Das Unternehmen verfügt über Produktionsstätten, vor allem in den Bereichen Textilien, Pharmazeutika und Maschinenbau. Florenz gilt als eine der teureren Städte Italiens.

Schlüsselindustrien in Italien

Kenntnisse über die wichtigsten Branchen Italiens ermöglichen es Ihnen, Gehälter und Sozialleistungen zu vergleichen. Sie können diese Erkenntnisse nutzen, um kluge Entscheidungen darüber zu treffen, wo Sie investieren und Ihre Belegschaft ausbauen sollten. 

Zu den wichtigsten Wirtschaftszweigen Italiens gehören:

• Automobilindustrie: Italien ist ein bedeutender Produzent und Exporteur von Spezialmaschinen. Das Land ist die Heimat von Automarken wie Ferrari, Fiat, Alfa Romeo, Lamborghini und Maserati. Zu den Spezialisten gehören Automobildesigner, verschiedene Ingenieure und Automatisierungsexperten.

• Mode: Italien ist weltweit führend in den Bereichen Mode, Luxusgüter und Design. Große Marken wie Versace, Armani, Gucci und Prada haben ihren Hauptsitz in dem Land. Zu den Spezialisten gehören Designer, Meisterhandwerker und Marketingexperten.

• Lebensmittel und Getränke: Italien ist ein führender Produzent von Lebensmitteln, darunter Wein, Olivenöl, Käse und Pasta. Es verfügt über Universitäten und spezialisierte Koch- und Hotelfachschulen, die sich der Ausbildung von Fachkräften widmen. Zu den Spezialisten gehören Lebensmitteltechnologen, Agronomen und Weinexportspezialisten.

• Chemikalien: Italien ist der drittgrößte Chemieproduzent in Europa. Das Unternehmen ist führend in den Bereichen Spezialchemikalien und Konsumchemikalien. Die Branche beschäftigt über 112,000 Personen und hat eine noch größere indirekte Beschäftigungsbasis. Zu den Spezialisten gehören verschiedene Ingenieursberufe, F&E-Fachkräfte sowie Mitarbeiter im Bereich Qualitätskontrolle und -sicherung.

• Bank- und Finanzdienstleistungen: Mailand ist das Finanzzentrum des Landes. In der Stadt sind große Banken, Versicherungsgesellschaften und Finanzinstitute ansässig. Zu den Spezialisten gehören Compliance-Beauftragte, Kreditrisikoanalysten und Portfoliomanager.

Die Kosten für die Einstellung eines Mitarbeiters in Italien

Ob Sie einen Mitarbeiter oder ein ganzes Team in Italien einstellen, Kosten sind unvermeidlich. Budget für Folgendes:

• Gründung einer Firma (es sei denn, Sie arbeiten mit einem Employer of Record)

• Stellenangebote schalten

• Zahlung von Empfehlungsprämien an Mitarbeiter mit Verbindungen nach Italien

• Bezahlung eines internen Einstellungsausschusses

• Reise nach und von Italien, einschließlich Hotelaufenthalt, Mahlzeiten und Transport

• Zusammenarbeit mit einem Übersetzer, um Dokumente zu verfassen oder Gespräche zu erleichtern (falls zutreffend)

• Einen Dienst zur Leumundsprüfung für das Screening von Bewerbern verwenden

Laut von G-P Verified Quellen von Gia liegt der Arbeitgeberbelastungssatz in Italien, der Kosten umfasst, die zusätzlich zu den Gehältern anfallen, bei 28–33%. 

Was muss ein Unternehmen mit Einstellungsmitarbeitern in Italien tun?

Bevor Sie Ihr Team in Italien erweitern, sollten Sie diese wichtigen Punkte unbedingt beachten:

• Registrierung Ihres Unternehmens beim italienischen Handelsregister (Registro delle Imprese) und beim Nationalen Institut Social Sicherheit (INPS)

• Online-Beantragung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bei der Agenzia delle Entrate

• Beantragung einer italienischen Steueridentifikationsnummer bei der Agenzia delle Entrate für Ihre Geschäftsführer und Aktionäre

• Eröffnung eines örtlichen Bankkontos

• Einzahlung des erforderlichen Mindestkapitals

• Beratung durch eine italienische Anwaltskanzlei, um die Einhaltung der Vorschriften während des gesamten Einstellungsprozesses sicherzustellen

Die Gründung einer Tochtergesellschaft in Italien kann Wochen oder Monate dauern. Nutzen Sie G-P Employer of Record, um Vollzeitbeschäftigte in Italien einzustellen, ohne eine eigene Niederlassung zu gründen. Stellen Sie Ihr TEAM kostengünstiger zusammen und mit der Gewissheit, dass Sie dabei alle Vorschriften einhalten.

Die Schritte zur Einstellung in Italien

Der Einstellungsprozess in Italien ähnelt dem, den Sie wahrscheinlich aus Ihrem Heimatland kennen. Der Einstellungsprozess umfasst fünf grundlegende Schritte: die Veröffentlichung der Stellenanzeige, die Auswertung der Bewerbungen, die Durchführung von Vorstellungsgesprächen, das Versenden von Stellenangeboten und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

1. Stellenausschreibungen ausschreiben

Die Stellenbeschreibung, die Verantwortlichkeiten und die erforderlichen Qualifikationen sollten klar dargelegt werden. Stellen Sie sicher, dass Stellenanzeigen den Antidiskriminierungsgesetzen entsprechen. Vermeiden Sie die Nennung geschützter Merkmale wie Geschlecht, Alter oder ethnische Zugehörigkeit, es sei denn, dies ist rechtlich gerechtfertigt. Bitte geben Sie das Bewerbungsverfahren, die Fristen, die erforderlichen Unterlagen und die Kontaktdaten an.

InfoJobs, Jobrapido, EURES, Trovolavoro, LinkedIn und Indeed sind beliebte Jobportale in Italien.

2. Bewerbungen auswerten

Sammeln Sie Lebensläufe und Bewerbungsformulare. Bewerber werden anhand ihrer Qualifikationen und Erfahrungen ausgewählt, wobei die Einhaltung der Datenschutz- und Antidiskriminierungsbestimmungen sicherzustellen ist.

Unternehmen mit 50oder mehr Mitarbeitern müssen sicherstellen, dass mindestens 4% ihrer Belegschaft Menschen mit Behinderungen umfasst.

3. Interviews mit Bewerbern

Interviewen Sie die Kandidaten, die es auf Ihre Auswahlliste geschafft haben. Diese Interviews können Sie persönlich oder virtuell führen. Verwenden Sie strukturierte, nichtdiskriminierende Interviewfragen. Gia kann Ihnen dabei helfen, Fragen zu formulieren, die den Antidiskriminierungsgesetzen in Italien entsprechen, damit Sie die am besten geeignete Person für die Stelle finden und gleichzeitig die lokalen Vorschriften einhalten können.

4. Jobangebote machen

Nehmen Sie Kontakt mit dem von Ihnen ausgewählten Bewerber auf, um ihm eine Stelle in Ihrem Unternehmen anzubieten. Erstellen Sie einen schriftlichen Arbeitsvertrag, der alle obligatorischen Klauseln enthält: 

• Stellenbezeichnung

• Pflichten

• Vergütung

• Arbeitszeit

• Laufzeit (befristet oder unbefristet)

• Kündigungsfristen

• Verweis auf die anwendbare CCNL

Beide Parteien müssen den Vertrag unterzeichnen, bevor das Arbeitsverhältnis beginnt.

5. Neue Mitarbeiter einstellen

Jetzt können Sie neue Mitarbeiter einarbeiten. Sammeln Sie die Unterlagen des erfolgreichen Bewerbers ein. Dazu gehören Personalausweis, Steuerkennziffer, Sozialversicherungsnummer und gegebenenfalls branchenspezifische Zertifikate. Staatsangehörige von Nicht-EU-Ländern benötigen eine gültige Arbeitserlaubnis, und ihre Beschäftigung unterliegt dem jährlichen Quotensystem, das als „Decreto Flussi“ bekannt ist.

Benachrichtigen Sie das örtliche Arbeitsamt (Centro per l'Impiego) mindestens 24 Stunden bevor der Mitarbeiter seine Arbeit aufnimmt. Diese Mitteilung umfasst auch die Anmeldung bei der Sozialversicherung (INPS) und der Arbeitsunfallversicherung (INAIL). Reichen Sie die Unterlagen über das Online-System des Arbeitsministeriums ein.

Wenn Sie mit einem Employer of Record wie G-P arbeiten, müssen Sie sich keine Gedanken über den Verwaltungsaufwand bei der Einarbeitung machen. Wir optimieren den Prozess, sodass Sie sich darauf konzentrieren können, Ihren neuen Mitarbeiter zu schulen und ihn in Ihre Unternehmenskultur zu integrieren.

Einstellung von unabhängigen Auftragnehmern in Italien

Die Zusammenarbeit mit unabhängigen Auftragnehmern in Italien kann eine kostengünstige Möglichkeit sein, den Markt zu testen und eine Präsenz aufzubauen, ohne die Verpflichtung von Vollzeitbeschäftigten. In Italien ansässige Auftragnehmer kennen das lokale Konsumverhalten, die Regeln und die Geschäftspraktiken. Sie werden mit ihrer eigenen Ausrüstung und ihren etablierten Arbeitsprozessen schnell einsatzbereit sein. 

Durch die Einstellung von Auftragnehmern können Sie Ihre Belegschaft ganz einfach an Ihre Geschäftsanforderungen anpassen, ohne die Komplexität und die Kosten einer Anstellung. 

Bevor Sie einen Vertrag mit einem unabhängigen Auftragnehmer in Italien abschließen, sollten Sie Folgendes beachten:

1. Angestellte vs. freie Mitarbeiter in Italien

Es ist wichtig, den Unterschied zwischen Angestellten und unabhängigen Auftragnehmern zu verstehen. In Italien stellen Arbeitgeber ihre Angestellten ein, damit diese Arbeit verrichten und zahlen ihnen im Gegenzug eine regelmäßige Vergütung und Sozialleistungen. Die Dienstleistungen werden von unabhängigen Auftragnehmern erbracht. Im Gegensatz zu Angestellten legen Auftragnehmer ihre Arbeitszeiten selbst fest, verwenden ihre eigene Ausrüstung und arbeiten an spezifischen Projekten, anstatt eine dauerhafte Rolle zu haben.

2. Strafen für Auftragnehmer falsche Klassifizierung

Jemanden als Auftragnehmer einzustufen, obwohl er es nicht ist, kann zu schweren Strafen führen. Falls es zu einer falschen Klassifizierung kommt, müssen Sie:

• Alle Einbehaltungssteuern für die Zeit, in der die Person beschäftigt war, sind zu entrichten.

• Nachzahlung der Beiträge zur Altersvorsorge, einschließlich Zinsen.

• Bei einer Verurteilung Ihres Unternehmens wegen vorsätzlicher Täuschung drohen hohe Geldstrafen.

3. Wie man in Italien unabhängige Auftragnehmer bezahlt

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