Leitfaden zur Personalbeschaffung in den Vereinigten Staaten

Die USA sind gemessen am nominalen Bruttoinlandprodukt (ca. USD 30.5T) in 2025. Die USA stellen auch den größten Konsummarkt der Welt dar. Es ist weiterhin ein weltweit führendes Unternehmen in den Bereichen Technologie, Finanzen und Innovation (Silicon Valley und Wall Street) und bietet Zugang zu Risikokapital und einer einkommensstarken Kundenbasis. 

Bevor Sie in den US-Markt expandieren, müssen Sie sich mit Verträgen, Steuern, Löhnen, Sozialleistungen und anderen arbeitsrechtlichen Bestimmungen vertraut machen. Unser Leitfaden erklärt Ihnen alles, was Sie über die Einstellung von Mitarbeitern in den USA wissen müssen.

Was Sie vor der Einstellung in den USA wissen sollten

Wenn Sie Ihr Unternehmen zum ersten Mal in die USA ausweiten, müssen Sie wichtige rechtliche Anforderungen beachten. Diese Normen und Gesetze beeinflussen die Einstellungspraxis in den USA und viele Aspekte des Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnisses, einschließlich der Abfindung und der Sozialleistungen. 

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Hier sind fünf Dinge, die Sie über die Einstellung von Mitarbeitern in den USA wissen sollten.

1. Beschäftigung und Kündigung nach Belieben in den Vereinigten Staaten

Die meisten US-Bundesstaaten haben at-will employment. Arbeitgeber können Mitarbeiter jederzeit und aus jedem beliebigen Grund (oder auch ohne Angabe von Gründen) kündigen, und Mitarbeiter können ihre Arbeitsstelle jederzeit und aus jedem beliebigen Grund ohne rechtliche Konsequenzen verlassen. Kündigungsfrist und Abfindungszahlung sind in den meisten Fällen nicht gesetzlich vorgeschrieben, viele Arbeitgeber bieten sie jedoch aus Kulanz oder für höherrangige Positionen an.

Arbeitsverträge sind für die meisten US-amerikanischen Arbeitnehmer nicht standardisiert, außer für Führungskräfte oder Fachkräfte. Die meisten Arbeiter werden ohne formellen Vertrag eingestellt. Montana ist der einzige Bundesstaat, der nach einer Probezeit nicht dem Grundsatz der jederzeitigen Kündigung folgt. Ausnahmen vom at-will employment gelten weiterhin, beispielsweise Kündigungen, die gegen Antidiskriminierungsgesetze, die öffentliche Ordnung oder einen bestehenden Arbeitsvertrag verstoßen.

2. Lohn- und Gehaltsabrechnung und Steuern in den Vereinigten Staaten

Arbeitgeber müssen die Angestellten in die Lohn- und Gehaltsliste aufnehmen, die Bundes- (und in der Regel auch die Landes-)Einkommensteuer einbehalten und diese an die Steuerbehörden abführen. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer zahlen 6.2% des Lohns in die Sozialversicherung ein. 

Arbeitnehmer unterliegen der Einkommensteuer-Einbehaltung des Bundes. Dies ist ein progressiver Wert, der zwischen 10und37% liegt. Die Einkommensteuersätze und -stufen der einzelnen Bundesstaaten variieren je nach Bundesstaat. Einige Bundesstaaten erheben keine Einkommensteuer, während andere einheitliche oder progressive Steuersätze haben. Arbeitgeber und Arbeitnehmer zahlen 1.45% zu Medicare, wobei für Gutverdiener zusätzlich 0.9% Medicare-Steuer nur für Arbeitnehmer anfällt.

3. Standardarbeitszeiten in den USA

Die Arbeitswoche in den USA beträgt 40 Stunden, verteilt auf acht Stunden pro Tag, fünf Tage pro Woche. Alternative Arbeitszeiten sind im Gesundheitswesen und anderen Branchen üblich. Manche Unternehmen bieten kürzere Arbeitswochen oder Teilzeitstellen an. Das US-amerikanische Gesetz unterscheidet hinsichtlich der Überstundenvergütung zwischen ausgenommenen und nicht ausgenommenen Arbeitnehmern gemäß dem Fair Labor Standards Act (FLSA):

• Mitarbeiter, die von der Überstundenvergütung ausgenommen sind (in der Regel Angestellte mit Festgehalt in leitenden, administrativen, professionellen oder bestimmten kreativen Funktionen), erhalten keine Überstundenvergütung.

• Nicht von der Überstundenregelung ausgenommene Angestellte haben Anspruch auf Überstundenvergütung in Höhe des 1.5 -fachen ihres regulären Stundenlohns. Ein Mitarbeiter, der USD 10 pro Stunde verdient, würde durch Überstunden USD 15 pro Stunde verdienen.

4. Sozialleistungen für Arbeitnehmer in den USA

Private Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, bezahlten Urlaub, bezahlten Erholungsurlaub oder bezahlten Elternurlaub zu gewähren. 

Der Affordable Care Act (ACA) verpflichtet Arbeitgeber mit 50 oder mehr Vollzeitbeschäftigten, eine erschwingliche, minimale Krankenversicherung anzubieten. Kleinere Arbeitgeber können auf das Small Business Health Options Program (SHOP) zugreifen und haben Anspruch auf Steuergutschriften. Die arbeitgeberfinanzierte Krankenversicherung ist ein wichtiger Bestandteil von Abfindung. Die direkten Kosten für US-amerikanische Arbeitnehmer gehören weiterhin zu den höchsten weltweit. 

Der Family and Medical Leave Act (FMLA) sieht bis zu 12 Wochen unbezahlten, arbeitsplatzgeschützten Urlaub aus bestimmten familiären und medizinischen Gründen vor, jedoch nur für Arbeitnehmer in Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern, die die Anspruchsvoraussetzungen erfüllen.

Die USA haben 10 bundesweite Feiertage. Private Arbeitgeber sind gesetzlich nicht verpflichtet, diese freien Tage zu gewähren oder für Arbeit an Feiertagen einen Zuschlag zu zahlen.

5. Staatliche und bundesstaatliche Vorschriften in den Vereinigten Staaten

Die US-amerikanischen Beschäftigungsbestimmungen stellen eine Mischung aus Landes- und Bundesgesetzen dar. Beispielsweise schreibt das Bundesgesetz einen Mindestlohn von derzeit USD 7.25 pro Stunde vor. Einzelne Bundesstaaten können jedoch höhere Mindestlohngesetze erlassen, wenn sie dies wünschen.

In Montana beträgt der Mindestlohn USD 8.75 pro Stunde. In New York sind es 15 US-Dollar pro Stunde. In Wyoming sind es USD 5.15 pro Stunde. 

Nach US-Bundesrecht müssen Arbeitnehmer nachweisen, dass sie berechtigt sind, in den USA zu arbeiten. Unabhängig davon, in welchem Bundesstaat sie arbeiten möchten, müssen internationale Arbeitnehmer gültige Arbeitsvisa vorweisen können.

2026 Erwartungen der Mitarbeiter in den Vereinigten Staaten

Der Stresspegel steigt bei Arbeitnehmern in den USA. Unsere Forschung ergab, dass 70% der US-amerikanischen Arbeitnehmer aufgrund makroökonomischer Faktoren um ihren Arbeitsplatz fürchten und 64% befürchten, dass ihre Fähigkeiten in einer von künstlicher Intelligenz geprägten Arbeitswelt nicht ausreichen werden. 

Rund 55% der Beschäftigten sind aktiv auf der Suche nach einem neuen Job oder werden dies voraussichtlich in den nächsten sechs Monaten tun. Für Unternehmen, die in den USA Mitarbeiter einstellen, sind Arbeitsplatzsicherheit und berufliche Weiterentwicklung entscheidende Faktoren für die Mitarbeiterbindung und -gewinnung. Betonen Sie die Stabilität Ihres Unternehmens und bauen Sie starke Fortbildungsprogramme für künstliche Intelligenz auf, um Ängste vor der Veralterung von Fähigkeiten auszuräumen.

Die wichtigsten Rekrutierungszentren in den USA

Einige Städte in den USA sind für bestimmte Industriezweige bekannt. Wenn man weiß, was jede Stadt zu bieten hat, kann man seine Einstellungsbemühungen auf den richtigen Ort konzentrieren und Stellen schneller besetzen. 

Die wichtigsten Talentzentren in den USA sind:

• New York City ist die größte Stadt der USA und ein globales Zentrum für Finanzen, Technologie, Gesundheitswesen, Medien und professionelle Dienstleistungen.

• Los Angeles ist ein Zentrum für Unterhaltung, Technologie, Gesundheitswesen und Welthandel.

• Chicago ist bekannt für seine Finanz-, Produktions-, Logistik- und Gesundheitssektoren.

• Houston ist ein führender Standort in den Bereichen Energie, Gesundheitswesen, Luft- und Raumfahrt sowie Fertigung.

• Dallas-Fort Worth ist eine schnell wachsende Region in den Bereichen Technologie, Finanzen und Logistik.

• Die San Francisco Bay Area ist das Zentrum der Technologiebranche und umfasst San Francisco, San Jose und Oakland.

• Atlanta ist ein bedeutendes Zentrum für Logistik, Medien, Technologie und Unternehmenszentralen.

• Boston ist bekannt für Gesundheitswesen, Bildung, Biotechnologie und Finanzen.

• Seattle beherbergt große Arbeitgeber wie Amazon, Microsoft und Boeing.

• Die Metropolregion Washington DC umfasst DC, Nord-Virginia und Maryland und zeichnet sich durch starke Regierungs-, Technologie- und Beratungssektoren aus.

• Miami ist ein Tor für globale Wirtschaft, Tourismus und Finanzen.

• Austin ist ein schnell wachsendes Technologie- und Innovationszentrum.

Schlüsselindustrien in den USA

Kenntnisse über die wichtigsten Branchen in den USA ermöglichen es Ihnen, Gehälter und Sozialleistungen zu vergleichen. Sie können diese Erkenntnisse nutzen, um kluge Entscheidungen darüber zu treffen, wo Sie investieren und Ihre Belegschaft ausbauen sollten. 

Zu den wichtigsten Branchen in den USA gehören:

• Finanzwesen, Versicherungen und Immobilien: Diese Branche ist der größte Beitragszahler zum Bruttoinlandprodukt in den USA. Dies umfasst das kommerzielle Bankwesen (USD 1.42T), die Krankenversicherung (USD 1.54T), die Sach- und Unfallversicherung sowie den Markt für gewerbliche Immobilien (USD 1.48T). 

• Professionelle, wissenschaftliche und technische Dienstleistungen: Zu dieser Branche gehören Rechts-, Buchhaltungs-, Beratungs-, Ingenieur- und Architekturdienstleistungen. 

• Gesundheitswesen und Sozialwesen: Die US-amerikanische Gesundheitsbranche ist gemessen am Umsatz eine der umsatzstärksten Einzelbranchen weltweit. Krankenhäuser und Krankenversicherungen erwirtschaften Billionen von Dollar. 

• IT: Obwohl der Informationssektor nur einen Teil des gesamten Dienstleistungssektors ausmacht, ist er (einschließlich Software, Datenverarbeitung und IT-Dienstleistungen) für alle anderen Branchen von Bedeutung. 

• Energie und Bergbau: Die USA sind der weltweit größte Produzent von Erdöl und Erdgas.

Kosten für die Einstellung eines Mitarbeiters in den Vereinigten Staaten

Ob Sie einen Mitarbeiter oder ein ganzes Team in den USA einstellen, Kosten sind unvermeidlich. Budget für Folgendes:

• Unternehmenseinrichtung (es sei denn, Sie arbeiten mit einem Arbeitgeber zusammen , der als Arbeitgeber registriert ist)

• Stellenausschreibungen

• Arbeitskosten für die Überprüfung von Bewerbern

• Lohnabrechnung

• Steuern

• Vergütungen

• Vorteile

• Boni

• Zulagen

• Versicherung

• Reisen

Laut von G-P verifizierten Quellen beträgt die Arbeitgeberbelastungsrate in den USA, die Kosten umfasst Gia die zusätzlich zu den Gehältern anfallen, ungefähr 7.65–10%. 

Was braucht ein Unternehmen zur Einstellung von Mitarbeitern in den USA?

Bevor Sie Ihr Team in den USA erweitern, sollten Sie diese wichtigen Punkte unbedingt berücksichtigen:

• Wählen Sie eine Rechtsform.

• Datei Gründungsdokumente.

• Besorgen Sie sich eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN).

• Registrieren Sie sich bei den staatlichen Steuerbehörden.

• Anmeldung zur lokalen Steuererhebung (einige Städte/Landkreise erfordern zusätzliche Anmeldungen).

• Ein System zur Berechnung, Einbehaltung und Abführung der Bundes- und Landes-Einkommensteuer, der Sozialversicherung und der Medicare-Beiträge einrichten.

• Melden Sie sich für die Arbeitslosenversicherung an.

• Melden Sie sich für die Arbeitnehmer-Abfindungsversicherung an.

• Entwürfe von Compliance-Angebotsbriefen und Arbeitsverträgen.

• Entwickeln Sie Mitarbeiterhandbücher und -richtlinien.

• Füllen Sie das Formular I-9 für jeden möglichen neuen Mitarbeiter aus und bewahren Sie die Dokumentation auf.

• Neueinstellungen müssen dem Staat gemeldet werden. In den meisten Bundesstaaten ist eine Meldung innerhalb von 20 Tagen nach Einstellung erforderlich.

Die Gründung einer US-Tochtergesellschaft kann Wochen oder Monate dauern. Nutzen Sie G-P Employer of Record, um Vollzeitbeschäftigte in den USA einzustellen, ohne eine eigene Niederlassung zu gründen. Bauen Sie Ihr Team in den USA zu geringeren Kosten auf und mit der Gewissheit, dass Sie dies gesetzeskonform tun.

Schritte zur Personalbeschaffung in den USA

Schritte zur Personalbeschaffung in den USA

Der Einstellungsprozess in den USA ähnelt dem, den Sie wahrscheinlich aus Ihrem Heimatland kennen. Der Einstellungsprozess umfasst fünf grundlegende Schritte: die Veröffentlichung der Stellenanzeige, die Auswertung der Bewerbungen, die Durchführung von Vorstellungsgesprächen, das Versenden von Stellenangeboten und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

1. Stellenangebote in den USA schalten

Erstellen Sie eine detaillierte Stellenbeschreibung und definieren Sie die Rolle anhand von Verantwortlichkeiten und Qualifikationen. Verfassen Sie eine klare Stellenbeschreibung, in der die Aufgaben, Qualifikationen und erforderlichen Fähigkeiten aufgeführt sind. Abfindung und Nutzen ermitteln. Es empfiehlt sich, eine Erklärung zum Thema Chancengleichheit (Equal Opportunity Employer, EOE) aufzunehmen, um Ihr Engagement für faire Einstellungspraktiken zu signalisieren.

Landes- und Kommunalgesetze können die Angabe der Gehaltsspanne in Stellenanzeigen vorschreiben (z. B. Kalifornien, Colorado, New York, New Jersey ab Juni 2025). Indeed und LinkedIn sind beliebte Jobportale in den USA.

2. Bewertung von Anträgen in den Vereinigten Staaten

Bewerbungen sammeln und Lebensläufe prüfen. Die Kandidaten werden anhand ihrer Qualifikationen, ihrer Erfahrung und ihrer Eignung für die Stelle ausgewählt. Arbeitgeber mit 15+ Mitarbeitern müssen Bewerbern mit Behinderungen angemessene Vorkehrungen treffen (z. B. barrierefreie Bewerbungsformate, Dolmetscher für Vorstellungsgespräche usw.). 

3. Bewerberinterviews in den Vereinigten Staaten

Interviewen Sie die Kandidaten, die es auf Ihre Auswahlliste geschafft haben. Diese Interviews können Sie persönlich oder virtuell führen. Verwenden Sie strukturierte, nichtdiskriminierende Interviewfragen. Gia kann Ihnen dabei helfen, Fragen zu formulieren, die den Antidiskriminierungsgesetzen in den USA entsprechen, damit Sie die am besten geeignete Person für die Stelle finden und gleichzeitig die lokalen Vorschriften einhalten können. 

4. Stellenangebote in den Vereinigten Staaten

Nehmen Sie Kontakt mit dem von Ihnen ausgewählten Bewerber auf, um ihm eine Stelle in Ihrem Unternehmen anzubieten. Lassen Sie die Mitarbeiter das Formular I-9 (Überprüfung der Arbeitsberechtigung) und das Formular W-4 (Steuereinbehaltung) ausfüllen. Stellen Sie alle vom Staat vorgeschriebenen Formulare und Mitteilungen bereit. Melden Sie den möglichen neuen Mitarbeiter im Register „möglicher neuer Mitarbeiter“ des Bundesstaats (in allen Bundesstaaten erforderlich, normalerweise innerhalb von 20 Tagen).

5. Einarbeitung neuer Mitarbeiter in den Vereinigten Staaten

Jetzt können Sie neue Mitarbeiter einarbeiten. Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Sozialleistungen einrichten. Stellen Sie Orientierung, Ihr Mitarbeiterhandbuch und erforderliche Arbeitsrecht-Poster zur Verfügung.

Wenn Sie mit einem Employer of Record wie G-P™ zusammenarbeiten, müssen Sie sich keine Sorgen um den administrativen Aufwand der Einarbeitung machen. Wir werden den Prozess vereinfachen, damit Sie sich auf die Schulung Ihrer potenziellen neuen Mitarbeiter und deren Integration in Ihre Unternehmenskultur konzentrieren können. 

Einstellung von Auftragnehmern in den USA

Die Zusammenarbeit mit unabhängigen Auftragnehmern in den USA kann eine kostengünstige Möglichkeit sein, den Markt zu testen und eine Präsenz aufzubauen, ohne die Verpflichtung von Vollzeitbeschäftigten. In den USA ansässige Auftragnehmer kennen das lokale Konsumverhalten, die Regeln und die Geschäftspraktiken. Sie werden mit ihrer eigenen Ausrüstung und ihren etablierten Arbeitsprozessen schnell einsatzbereit sein. 

Durch die Einstellung von Auftragnehmern können Sie Ihre Belegschaft ganz einfach an Ihre Geschäftsanforderungen anpassen, ohne die Komplexität und die Kosten einer Anstellung. 

Bevor Sie einen Vertrag mit einem unabhängigen Auftragnehmer in den USA abschließen, sollten Sie Folgendes beachten:

1. Angestellte vs. unabhängige Auftragnehmer in den USA

Es ist wichtig, den Unterschied zwischen Angestellten und unabhängigen Auftragnehmern zu verstehen. In den USA stellen Arbeitgeber ihre Angestellten ein, damit diese Arbeit verrichten und zahlen ihnen im Gegenzug eine regelmäßige Vergütung und Sozialleistungen. Die Dienstleistungen werden von unabhängigen Auftragnehmern erbracht. Im Gegensatz zu Angestellten legen Auftragnehmer ihre Arbeitszeiten selbst fest, verwenden ihre eigene Ausrüstung und arbeiten an spezifischen Projekten, anstatt eine dauerhafte Rolle zu haben.

2. Strafen für falsche Klassifizierung in den USA

Jemanden als Auftragnehmer einzustufen, obwohl er es nicht ist, kann zu schweren Strafen führen. Falls es zu einer falschen Klassifizierung kommt, müssen Sie:

• Nachzahlung von Löhnen, Überstundenvergütung und Sozialleistungen, die dem falsch eingestuften Arbeitnehmer zustehen.

• Bezahlen Sie unbezahlte Lohnsteuern (Sozialversicherung, Medicare, Arbeitslosenversicherung), zuzüglich Zinsen und Strafen.

• Es drohen zusätzliche Strafen auf Landesebene.

3. Wie man Auftragnehmer in den USA bezahlt

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