Wie bezahlt man Auftragnehmer. Leitfaden für Zahlungen an Auftragnehmer.

Wichtigste Erkenntnisse

• Hauptherausforderungen bei der Bezahlung von Auftragnehmern: Die Bezahlung von Auftragnehmern ohne Durchführung einer Due Diligence kann zu einer falschen Klassifizierung des Arbeitnehmers, einem Verstoß gegen das Arbeitsrecht vor Ort und zu Überraschungsgebühren führen.

• Was Sie bei der Bezahlung von Auftragnehmern beachten sollten: Um unabhängige Auftragnehmer korrekt zu bezahlen, müssen Sie Ihre Steuerpflichten kennen, wissen, mit wie vielen Auftragnehmern Sie auf Basis Ihres Budgets zusammenarbeiten können und welche Zahlungsbedingungen, einschließlich Stundensätze und Zahlungspläne, gelten.

• Bewährte Verfahren zur Bezahlung von Auftragnehmern: Schaffen Sie eine klare Beziehung durch Compliance-Serviceverträge. Mit G-P Contractor können Sie Verträge erstellen und Auftragnehmer in 195 Märkten innerhalb von Minuten statt Stunden bezahlen. 

Starke globale Auftragnehmerbeziehungen basieren auf Vertrauen. Und nichts zerstört Vertrauen schneller als ungenaue oder verspätete Zahlungen. Auf globaler Ebene steht noch mehr auf dem Spiel. Jedes Land hat seine eigenen Steuer- und Meldevorschriften. Es gibt jedoch bestimmte Vorgehensweisen, die zu reibungslosen Zahlungen beitragen können. 

Hier einige Überlegungen zur Bezahlung von unabhängigen Auftragnehmern.

Die 3 Herausforderungen bei der Bezahlung von Auftragnehmern

Unabhängige Auftragnehmer sind selbstständige Fachkräfte. Im Gegensatz zu Angestellten haben Auftragnehmer mehr Kontrolle und Unabhängigkeit über die Arbeitsbeziehung. Die Kommunen haben spezifische Kriterien dafür, wie diese Beziehung aussehen sollte. Einige bieten sogar Tests an, um festzustellen, ob es sich um ein Vertragsverhältnis oder ein Arbeitgeber-Mitarbeiter-Verhältnis handelt.  

Durch die Erstellung globaler Compliance-Verträge können Sie Rechtsstreitigkeiten und hohe Strafen vermeiden. 

1. Arbeiter falsche Klassifizierung

Eine falsche Klassifizierung des Arbeitnehmers liegt vor, wenn Sie einen Mitarbeiter wie einen Auftragnehmer behandeln. Dies führt zu Rechtsverstößen und Bußgeldern und beeinträchtigt den Ruf Ihres Unternehmens.  Noch wichtiger ist, dass der Arbeitnehmer durch eine falsche Klassifizierung Schutzmaßnahmen wie Leistungen und Mindestlohnabfindung entzieht. Auftragnehmer sind für ihre eigenen Steuern verantwortlich, daher könnten Sie am Ende auch Steuern für falsch eingestufte Mitarbeiter nachzahlen müssen.

Einige Länder bieten Ressourcen zur Ermittlung der Mitarbeitereinstufung an. In Großbritannien können Sie das Tool „Check Employment Status for Tax“ verwenden. Dieses Tool informiert Sie auch darüber, ob Vertragsänderungen den Beschäftigungsstatus des Arbeitnehmers verändern. 

Andere Länder verfügen nicht über spezifische Instrumente, was die Bestimmung erschwert. Ihre Verträge sollten die Arbeitsbeziehung, den Arbeitsumfang, die Zahlungsbedingungen und die Vertraulichkeitsvereinbarungen klar definieren, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. 

Mit G-P Contractor können Sie Verträge sofort auf falsche Einstufung von Arbeitnehmern überprüfen und erhalten konkrete Handlungsempfehlungen, um Ihr Unternehmen vor kostspieligen Bußgeldern zu schützen.

2. Unterschiedliche Arbeitsgesetze

Arbeitsgesetze wirken sich auf Ihre Steuerpflichten und Ihre Beziehungen zu Arbeitnehmern aus. In Ländern wie Indien blicken die Gerichte über schriftliche Verträge hinaus und untersuchen die wahre Natur der Arbeitsbeziehung, um eine falsche Klassifizierung festzustellen. 

3. Unvorhersehbares Budget

Schwankende Wechselkurse und Überweisungsgebühren können Ihr Budget stark belasten. Um international Auftragnehmer zu bezahlen, ohne Ihr Budget zu sprengen, sollten Sie marktübliche und garantierte Tarife in Betracht ziehen. Der Mittelkurs ist der Mittelwert zwischen An- und Verkaufskurs einer Währung. Ein garantierter Zinssatz ist ein Zinssatz, der für einen bestimmten Zeitraum festgeschrieben wird. 

Klären Sie außerdem mit Ihrem/Ihrer Partner/in, wer die Überweisungsgebühren übernimmt. Auch wenn diese Gebühren gering erscheinen mögen, summieren sie sich im Laufe der Zeit und wirken sich auf den Cashflow aus. G-P Contractor kann Ihnen durch niedrigere Zahlungssätze und den Verzicht auf versteckte Gebühren helfen, Geld zu sparen.

Wichtigste Kriterien für die Bezahlung von Auftragnehmern

Um einen reibungslosen Zahlungsablauf zu gewährleisten, planen Sie Folgendes ein:

Steuern für Bauunternehmer

Die Steuergesetze sind von Land zu Land unterschiedlich. Sie benötigen ein System, um die Compliance-Vorgaben einzuhalten. Wenn Sie beispielsweise in den USA ansässige Auftragnehmer einstellen, müssen Sie das Formular W-9 sammeln, um deren Steuerzahlerinformationen zu erhalten – einschließlich ihrer Social oder Arbeitgeberidentifikationsnummer. Dies ermöglicht Ihnen die einfache Einreichung 1099 Formulare, insbesondere 1099-NEC und 1099-MISC, in denen jährliche Zahlungen an Auftragnehmer über USD 600 gemeldet werden. 

In den USA werden unabhängige Auftragnehmer aufgrund dieser Formen manchmal als 1099 -Arbeiter bezeichnet. Sie behalten keine Steuern ein, um 1099 Arbeiter zu bezahlen. Auftragnehmer sind für die Zahlung ihrer Steuern selbst verantwortlich. Um als 1099 -Arbeiter Steuern zu zahlen, müssen Auftragnehmer die Steuergesetze des Bundes, der Länder und der Kommunen beachten.

In Großbritannien reichen unabhängige Auftragnehmer ihre Steuererklärungen ebenfalls mit ihrer Unique Taxpayer Reference Number ein. Allerdings gibt es in dem Land Regelungen zur Beschäftigung von Selbstständigen, die als IR35 bezeichnet werden. Wenn die Art der Tätigkeit des Arbeitnehmers ihn als Mitarbeiter einstuft, findet IR35 Anwendung, und der Arbeitgeber muss die entsprechenden Steuern abziehen. HM Revenue and Customs (HMRC) identifiziert jeden potenziellen Arbeitnehmer mit falscher Klassifizierung.

Anzahl der Auftragnehmer

Die Stundensätze von Auftragnehmern sind in der Regel höher als die Stundensätze von Angestellten, um den fehlenden Sozialleistungen Rechnung zu tragen. Eine zu geringe Budgetplanung oder eine zu hohe Personalbesetzung können zu Zahlungsverzögerungen führen und sich wiederum negativ auf den Cashflow und die Dienstleistungen des Unternehmers auswirken.

Zahlungsmethoden für Auftragnehmer

Egal, ob Sie Auftragnehmer per Direktüberweisung oder auf anderem Wege bezahlen möchten, es stehen Ihnen verschiedene Zahlungsmethoden zur Verfügung. Auftragnehmer haben möglicherweise ihre Präferenzen, aber Sie können Optionen vorschlagen, die eine Dokumentation für Steuerzwecke ermöglichen. Bedenken Sie auch die Zeit, die für die Überweisung des Geldes benötigt wird. Komfort hat oft seinen Preis. 

Zu den traditionellen Zahlungsmethoden gehören Schecks und Überweisungen. Online-Zahlungsplattformen können Ihnen dabei helfen, einfach Geld zu senden. Achten Sie jedoch auf unerwartete Gebühren und lange Bearbeitungszeiten. G-P Contractor ist die einfachste Möglichkeit, Auftragnehmer zu bezahlen und Rechnungen zu bearbeiten. Wählen Sie aus über 130 Währungen und profitieren Sie von niedrigeren Gebühren für globale Geldtransfers in über 190 Märkten.

Zahlungssätze und Häufigkeit der Auftragnehmerzahlungen

Die Zahlungsstrukturen variieren je nach Art der Tätigkeit des Unternehmers und den Vertragsbedingungen. Ihr Auftragnehmer könnte Folgendes verlangen:

• Stundensätze: Zeitbasierte Dienstleistungen wie Beratung und virtuelle Assistenzdienste können einen Stundensatz erfordern.

• Meilensteinzahlungen: Größere Projekte, deren Fertigstellung Zeit in Anspruch nimmt, wie beispielsweise Bauprojekte, benötigen meilensteinbasierte Zahlungen zur Sicherstellung des Cashflows. Hierbei handelt es sich auch um Zahlungen für den Abschluss von Projektphasen.

• Projektgebühren: Hierbei handelt es sich um Pauschalgebühren für bestimmte Liefergegenstände, wobei die Zahlung auf der Grundlage des Projektabschlusses erfolgt.

• Vorauszahlungen: Vorauszahlungen werden typischerweise für die fortlaufende Zusammenarbeit mit einem Auftragnehmer geleistet. Es handelt sich um eine Reservierungsgebühr, die es einem Auftragnehmer ermöglicht, Zeit in seinem Terminkalender für Ihre Projekte zu reservieren. 

Die vereinbarte Zahlungsstruktur, der Rechnungsstellungszeitraum und die Zahlungsmethoden sollten im Vertrag klar angegeben werden. Manche Auftragnehmer stellen zwar ihre eigenen Verträge zur Verfügung, am besten ist es jedoch, wenn Sie Ihren eigenen Vertrag aufsetzen. Egal ob Sie einen oder ein ganzes Team einstellen, G-P Contractor können Sie Verträge in wenigen Minuten erstellen und ausstellen. 

Zahlungsplan für Auftragnehmer

Auftragnehmer sollten ihre Zahlung gemäß dem vereinbarten Zeitplan erhalten, ungeachtet etwaiger Zeitunterschiede. Pünktliche Zahlungen schaffen Vertrauen und halten die Auftragnehmer motiviert. G-P Contractor unterstützt schnellere Zahlungsabwicklungen. Automatisierte Zahlungen gewährleisten, dass Auftragnehmer pünktlich bezahlt werden, während gleichzeitig Ihre Verwaltungskosten gesenkt werden.

Bewährte Verfahren zur Bezahlung von Auftragnehmern

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie Auftragnehmer am besten bezahlen, haben wir einige bewährte Vorgehensweisen für Sie zusammengestellt:

1. Bestätigen Sie den Status des Benutzers: Dieser wird üblicherweise durch den Grad der Kontrolle und die Art Ihrer Arbeitsbeziehung bestimmt. Informieren Sie sich über die Landesgesetze und Mitarbeitereinstufungskriterien des Auftragnehmers. In den USA werden Auftragnehmer nach den Regeln des Common Law klassifiziert. In Deutschland gibt es hingegen mehrere Schwellenwerttests zur Klassifizierung von Auftragnehmern. Das Land kategorisiert Bauunternehmer außerdem entweder als Gewerbetreibende oder als Freie Berufe .

2. Erstellen Sie einen Dienstleistungsvertrag: Ihr Vertrag sollte die Zahlungsstruktur, den Betrag, die Rechnungsstellungsmethode und die Zahlungshäufigkeit angeben. Sie können auch Mahngebühren oder Strafen für verspätete Zahlungen oder das Verpassen von Fristen einbeziehen.

Nutzen Sie Technologie zur Arbeitszeiterfassung: Durch den Einsatz von Technologie zur Erfassung von Arbeitsstunden und Arbeitsfortschritt können Sie detaillierte Rechnungen erstellen.

Wie man Zahlungen an unabhängige Auftragnehmer meldet

Die korrekte Art der Meldung von Zahlungen an Auftragnehmer hängt vom jeweiligen Land ab. In den USA ist beispielsweise der Internal Revenue Service (IRS) die Hauptbehörde, die für Steuern zuständig ist. Sie müssen die entsprechenden 1099 Formulare für Zahlungen über USD 600 pro Jahr einreichen. Auftragnehmer sollten Ihnen ein W-9 -Formular aushändigen, damit Sie alles haben, was Sie zur Vorbereitung von Steuerformularen wie dem 1099-NEC benötigen. 

Vereinfachen Sie Zahlungen mit G-P Contractor

Egal ob Sie Angestellte oder Auftragnehmer einstellen, unsere KI-gestützten globalen Beschäftigungsprodukte – Employer of Record, Contractor und Gia – decken alle Ihre Belegschaftsbedürfnisse ab.

G-P Contractor verkürzt Ihre Rechnungsstellungsprozesse von Stunden auf Minuten. Optimieren Sie Ihre Zahlungen, indem Sie in einer Währung bezahlen, während Ihre Auftragnehmer die Zahlung in ihrer bevorzugten Währung erhalten – dank unserer flexiblen Zahlungsoptionen. 

Und wenn Sie Vollzeitbeschäftigte einstellen möchten, ist G-P Employer of Record die richtige Wahl. Stellen Sie schnell und rechtskonform in 180+ Ländern ein, ohne Niederlassungen gründen zu müssen. 

Vereinbaren Sie noch heute eine Demo .