Wichtigste Erkenntnisse

  • Lohnabrechnung für Arbeitgeber mit Sitz außerhalb des Bundesstaates: Dieser Status, auch bekannt als reine Lohnabrechnungsregistrierung, ermöglicht es Ihnen, die Lohnabrechnung durchzuführen, ohne ein vollständiges Firmenbüro zu eröffnen.

  • Vereinfachte Einstellung mit einem Employer of Record: Ein Employer of Record (Employer of Record) kümmert sich um international Steuern und Arbeitsgesetze für Sie und fungiert als rechtlicher Arbeitgeber, sodass Sie innerhalb weniger Tage eine Einstellung vornehmen können.

  • Betriebsstättenrisiken: Nichtansässige Arbeitgeber müssen ihre lokalen umsatzgenerierenden Aktivitäten einschränken, um die Entstehung einer Betriebsstätte und die damit verbundenen Körperschaftsteuern zu vermeiden.

Den perfekten Bewerber zu finden, ist nur die halbe Miete. Die andere Hälfte besteht darin, herauszufinden, wie man die Einstellungen vornimmt und die Kunden bezahlt, wenn man keine Niederlassung im jeweiligen Land hat.

Auch wenn Sie als nichtansässiger Arbeitgeber Ihre Angestellten legal bezahlen können, gibt es regionale Besonderheiten und rechtliche Hürden, die sich schnell zu einem administrativen Albtraum entwickeln können. 

Für Führungskräfte der C-Suite besteht die Herausforderung darin, Geschwindigkeit und Compliance in Einklang zu bringen. 

Was ist ein nichtansässiger Arbeitgeber?

Ein nicht ansässiger Arbeitgeber, der in einem Land außerhalb seines Heimatmarktes tätig ist. Dieser Status ist für Unternehmen gedacht, die mit lokalen Mitarbeitern zusammenarbeiten, aber keine eingetragene Niederlassung, Zweigstelle oder Tochtergesellschaft im Zielland haben.

Es ermöglicht Ihnen, einen neuen Markt zu testen, ohne den großen Aufwand der Einrichtung einer lokalen Niederlassung. 

Die wichtigsten 2 Lohnabrechnungsoptionen für ausländische Arbeitgeber

Für Unternehmen, die die hohen Kosten der Unternehmensgründung vermeiden möchten, gibt es zwei Hauptoptionen:

  1. Melden Sie sich bei den örtlichen Steuerbehörden für den Status „nur Lohnabrechnung“ an. Dies ermöglicht es Ihnen, Gehaltsschecks auszustellen, ohne ein komplettes Büro zu benötigen.

  2. Stellen Sie über einen Arbeitgeber (Employer of Record) ein. Sie können Einstellung schnell und sicher über die bestehenden Einrichtungen des Arbeitgebers der Eintragung (Employer of Record) durchführen und Rechts-, Finanz-, Gehaltsabrechnungs- und Personalangelegenheiten auslagern. 

Pfad 1: Der Status „Nur Gehaltsabrechnung“

Die erste Option ist die Lohnabrechnung durch einen nichtansässigen Arbeitgeber, oft auch als reine Lohnabrechnungsregistrierung bezeichnet. Dies ermöglicht es Ihnen, sich bei den örtlichen Behörden zu registrieren, um Gehaltsschecks auszustellen, ohne über ein vollständiges Firmenbüro zu verfügen.

Das klingt zwar einfach, der administrative Aufwand ist jedoch hoch. Sie sind weiterhin verantwortlich für:

  • Berechnung der lokalen Steuerabzüge

  • Verwaltung der gesetzlichen Rentenbeiträge

  • Sicherstellung der Einhaltung des Arbeitsrechts vor Ort

  • Meldung an die Behörden in einer Sprache, die Sie möglicherweise nicht sprechen

Für viele Finanzvorstände wird der geringe Kostenvorteil dieses Modells durch das hohe Risiko menschlicher Fehler aufgewogen. Eine einzige versäumte Meldung kann zu Prüfungen führen, die Ihr gesamtes Unternehmen offenlegen.

Pfad 2: Arbeitgeberpartnerschaft

Die zweite, besser skalierbare Lösung ist die Einstellung über einen Employer of Record. Viele Unternehmen stellen fest, dass die Verwaltung der Gehaltsabrechnung von Nichtansässigen ihren gesamten Personalbereich in Anspruch nimmt. In diesen Fällen wird ein Arbeitgeber als Arbeitgeber (Employer of Record, EOR) eingesetzt. Ein Arbeitgeber, der als Arbeitgeber fungiert, verfügt bereits über eine juristische Person im Land des Arbeitnehmers und stellt diesen in Ihrem Namen ein. 

Sie kümmern sich um Steuern, Gehaltsabrechnung, Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und Sozialleistungen. Mit diesem System können Sie Mitarbeiter in einem neuen Land innerhalb von Minuten, nicht Monaten, einarbeiten. Es ist der effizienteste Weg, global tätig zu werden, ohne den Aufwand, in jedem Land lokale Niederlassungen zu gründen.

Seien Sie jedoch vorsichtig bei der Bewertung potenzieller Employer-of-Record-Partner. Fragen Sie unbedingt nach, ob sie ihre globalen Niederlassungen selbst betreiben oder mit Drittanbietern zusammenarbeiten. G-P besitzt beispielsweise 100+ hundertprozentige Tochtergesellschaften auf der ganzen Welt. Wir vereinfachen die gesamte Mitarbeitererfahrung, vom ersten Angebotsschreiben bis zum abschließenden Gehaltsscheck. 

Hier finden Sie die wichtigsten Fragen, die Sie sich bei der Auswahl Ihres Employer-of-Record-Partners stellen sollten. 

„
Die Wahl eines Employer of Record ist in der frühen Wachstumsphase eines Unternehmens definitiv die beste Option. Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens können Sie durch die Einstellung über einen Employer of Record nahtlos weiterwachsen, bis Sie die kritische Größe erreichen, die die Gründung einer juristischen Person rechtfertigt.“

Rosalind Lee

Unternehmensfinanzierung und Business Controller, Ecolex

Die dauerhafte Niederlassungsfalle

Wenn Ihre Mitarbeiter vor Ort umsatzgenerierende Tätigkeiten ausüben – wie z. B. das Unterzeichnen von Verträgen oder die Abwicklung von Verkäufen –, können die lokalen Behörden dies als ausreichend erachten, um eine dauerhafte Präsenz zu begründen.

Bei einer dauerhaften Niederlassung unterliegen Sie der Körperschaftsteuer auf einen Teil Ihres weltweiten Umsatzes. 

Die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record verringert die Wahrscheinlichkeit, dass eine dauerhafte Niederlassung ausgelöst wird, da Ihr Unternehmen keine lokale Niederlassung gründen oder ein direktes Beschäftigungsverhältnis unterhalten muss.

Globale Beispiele für die Besteuerung von Arbeitgebern mit Wohnsitz außerhalb des Bundesstaates

1. Vereinigtes Königreich

Im Vereinigten Königreich steht der physische Standort im Vordergrund, nicht der Sitz des Unternehmens. Wenn Sie in Spanien leben und für ein in London ansässiges Unternehmen arbeiten, sind Sie in der Regel nicht in Großbritannien steuerpflichtig, da die Arbeit in Spanien stattfindet. Sobald Sie jedoch für eine Woche zu Besprechungen nach London reisen, gelten alle während dieser wenigen Tage verdienten Gelder als „aus Großbritannien stammend“, und das Finanzamt (HMRC) wird seinen Anteil einfordern.

2. Australien

Nichtansässige werden auf jeden Dollar besteuert, der aus australischen Quellen stammt. Im Gegensatz zu den Einwohnern haben sie keinen Steuerfreibetrag. Das bedeutet, dass die Besteuerung ab dem ersten verdienten Dollar mit einem Pauschalsatz von 32.5% beginnt. Die hohen Einstiegskosten machen Australien zu einem schwierigen Markt für Experimente, die sich ausschließlich auf die Lohnabrechnung konzentrieren.

3. Deutschland

In Deutschland gilt die beschränkte Steuerhaftung. Wenn Sie Einkünfte aus deutschen Quellen beziehen, müssen Sie diese Einkünfte versteuern. Die Herausforderung für ausländische Arbeitgeber liegt hier im Sozialversicherungssystem. Es ist komplex und birgt hohe Beitragsanforderungen, die einen unvorbereiteten Finanzchef überraschen können.

4. Singapur

Singapur ist bekannt für seine unternehmensfreundliche Atmosphäre. Wenn Sie dort weniger als 183 Tage arbeiten, gelten Sie als Nichtansässiger und zahlen in der Regel einen einheitlichen Steuersatz von 15% auf Ihr Erwerbseinkommen. Dies macht es zu einem idealen Markt für kurzfristige strategische Projekte.

4 Hürden, auf die ausländische Arbeitgeber achten sollten

Die Expansion birgt Hindernisse, die Ihr Unternehmen zum Scheitern bringen können. Nur durch Vorbereitung lassen sich diese Gefahren vermeiden.

1. Sich in unbekannten Arbeitsgesetzen zurechtfinden

Jedes Land hat seine eigenen Regeln für Überstunden, Urlaub und Kündigung. In manchen Ländern kann man jemanden nicht ohne sechsmonatige Kündigungsfrist entlassen. Bei anderen ist ein 13-Monatsbonus üblich. Verstöße gegen diese Gesetze ziehen hohe Geldstrafen nach sich.

2. Der Albtraum der Schattenlohnabrechnung

Bei der Schattenlohnabrechnung handelt es sich um einen Compliance-Prozess, bei dem ein Unternehmen im Gastland eine parallele Lohnabrechnung durchführt – neben der Lohnabrechnung im Heimatland –, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge im Gastland ordnungsgemäß gemeldet und gezahlt werden, auch wenn der Mitarbeiter von seinem Heimatland aus bezahlt wird. Ziel der Schattenlohnabrechnung ist es, die Einhaltung der lokalen Steuer- und Arbeitsgesetze für international entsandte Mitarbeiter zu gewährleisten.

3. Falsche Klassifizierung von Arbeitnehmern

Eine Fehlklassifizierung liegt vor, wenn Sie jemanden als unabhängigen Auftragnehmer einstellen, ihn aber wie einen Vollzeitmitarbeiter führen. Wenn Sie erwischt werden, drohen Ihnen zivilrechtliche Klagen und die Verpflichtung, jahrelang rückwirkend Leistungen nachzuzahlen.

4. Der administrative Papierkram

Um legal tätig zu werden, benötigen Sie die entsprechenden, von der Regierung genehmigten Dokumente und Arbeitsgenehmigungen. In den USA umfasst der Prozess die Beantragung einer Zertifizierung beim Arbeitsministerium und eines Arbeitsvisums bei der USCIS. Es ist ein langsamer Prozess, der Präzision erfordert.

Lohnabrechnung für Nichtansässige vs. Arbeitgeber des Arbeitgebers

Besonderheit

Lohnregistrierung für Nichtansässige

Arbeitgeber der Eintragung (Arbeitgeber der Eintragung)

Geschwindigkeit

Langsam (Wochen oder Monate)

Fasten (Tage)

Bemühung

Du übernimmst die schwere Arbeit.

Sie leisten die schwere Arbeit.

Einhaltung

Du bist verantwortlich

Sie sind verantwortlich

Kosten

Niedrigere monatliche Gebühren, höhere interne Gemeinkosten

Höhere monatliche Gebühren, geringere interne Gemeinkosten

Steuerrisiko

Risiko einer dauerhaften Niederlassung

Geringeres Risiko einer dauerhaften Niederlassung

Ratschläge für Führungskräfte der C-Suite

 Berücksichtigen Sie die „Opportunitätskosten“ bei der Abwägung der Lohnkostenoptionen. Für jeden Monat, den Sie mit der Registrierung für die reine Lohnabrechnung verbringen, ist Ihr Konkurrent bereits bei Einarbeitung Talent.

Der Erfolg in einem neuen Markt hängt davon ab, wie schnell man vom unterzeichneten Arbeitsvertrag zum produktiven Mitarbeiter gelangen kann. Hier macht es den Unterschied, einen Partner mit einer globalen, vollständig im Besitz befindlichen Infrastruktur zu haben. 

GP wurde von der Everest Group zum vierten Mal in Folge als1 Arbeitgeber G-P . Diesen Rang haben wir uns nicht allein durch die Bearbeitung von Gehaltsschecks verdient. Wir haben uns das verdient, indem wir Unternehmen dabei geholfen haben, die globale Personalbeschaffung in einen Wettbewerbsbeschleuniger zu verwandeln.

Vom riskanten Rätselraten zur strategischen Expansion

Unabhängig davon, welchen Weg Sie wählen, hat die Einhaltung der Vorschriften stets oberste Priorität. 

Mehr über Einstellungsrisiken und -strategien erfahren Sie in unserem Leitfaden zur globalen Expansion . Gewinnen Sie die Erkenntnisse, die Sie benötigen, um zu entscheiden, ob Ihr Unternehmen bereit für die Expansion ist, welche Märkte Sie zuerst anvisieren sollten und wie Sie die Expansion ohne teure Fehler durchführen können.

Was ist enthalten?

  • Rahmen für die Marktauswahl: Hören Sie auf, Märkte nach Bauchgefühl auszuwählen, und nutzen Sie stattdessen eine systematische Bewertung.

  • Leitfaden zur Ausrichtung der Führungsebene: Gewinnen Sie alle Führungskräfte für Strategien, die auf ihre spezifischen Anliegen eingehen.

  • 150-Punkte-Bereitschafts-Scorecard: Nutzen Sie unser Bewertungsinstrument, um Lücken zu erkennen, bevor sie Ihre Expansion gefährden.