So erstellen Sie ein erstklassiges virtuelles Onboarding-Programm

Die Umsetzung eines wirkungsvollen Einarbeitungserlebnisses schafft ein positives Markenimage und einen guten Ruf – es kann sogar zu höheren Kundenbindungsraten führen.  Wenn neue Mitarbeiter sehen, dass Unternehmen diese Anstrengungen unternehmen, stärkt das von Anfang an ihr Vertrauen in die Organisation.

Welche Auswirkungen hat ein mangelhaftes Einarbeitungsprogramm?

Das Fehlen eines sorgfältig geplanten und aktuellen Einarbeitungsprogramms kann reale Konsequenzen haben. Zum Beispiel:

• Statistiken aus einem Glassdoor -Bericht zeigten, dass ein robustes und gründliches Einarbeitungsprogramm die Mitarbeiterbindung um 82 Prozent verbessern und, ebenso wichtig, die Produktivität um über 70 Prozent steigern kann.
• Einem von Gallup veröffentlichten Bericht zufolge waren lediglich 12 Prozent der Angestellten der Meinung, dass ihr Unternehmen den Einarbeitungsprozess gut durchgeführt habe. Angesichts dieser Statistik und der Tatsache, dass zwischen 90und200 Prozent der jährlichen Vergütung eines Unternehmens für Einarbeitung aufgewendet werden, wären Unternehmen deutlich besser aufgestellt, wenn sie ihre Mitarbeiter vom ersten Tag an halten könnten.

Wie unterscheidet sich die virtuelle und die persönliche Einarbeitung?

Es ist wichtig zu beachten, dass die Einstellung von Mitarbeitern für eine Präsenzstelle im Büro sich deutlich von der Einstellung aus der Ferne unterscheidet – dies bedeutet, dass die Erstellung eines virtuellen Einarbeitungsplans Schritte und Prozesse mit sich bringen wird, die für viele Unternehmen, die erst vor kurzem auf Remote-Arbeit umgestellt haben, neu sind.

Wenn jemand beispielsweise in einem Büro eingearbeitet wird, hat er mehr persönlichen Kontakt zu seinem Vorgesetzten, kann aus den sozialen Signalen der Umgebung und der Menschen um ihn herum lernen und kann direkt Fragen stellen, um sofort Antworten zu erhalten. Bei virtueller Einarbeitung gehen der persönliche Kontakt und der Zugang zu sozialen Signalen verloren und beschränken sich auf geplante Bildschirmzeiten und Vorstellungsgespräche, sodass Unternehmen ihre Vorgehensweisen anpassen müssen.

Best Practices für die virtuelle Einarbeitung

Was zeichnet ein erstklassiges virtuelles Einarbeitungsprogramm aus? Hier sind einige bewährte Vorgehensweisen, die Remote-Unternehmen bei der Entwicklung oder Verbesserung ihrer Einarbeitungsprogramme berücksichtigen sollten.

1. Erstellen Sie eine virtuelle Einarbeitungs-Checkliste

• Sorgen Sie dafür, dass neue Mitarbeiter vor ihrem ersten Arbeitstag mit der notwendigen Software und Ausrüstung ausgestattet sind – das kann das Risiko von Verzögerungen und Frustrationen während des Einarbeitungsprozesses verringern. Unternehmen, die so vorbereitet sind, zeigen ihren Mitarbeitern, dass sie eine strukturierte und prägnante Einarbeitungserfahrung erwarten können.
• Optimieren Sie einen Teil des Prozesses durch die Integration einer automatisierten Vertragserstellung. Dadurch wird den Personalverantwortlichen und Managern Zeit verschafft, sich auf die Integration neuer Mitarbeiter in die Unternehmenskultur und das Kennenlernen ihrer neuen Mitarbeiter auf persönlicher Ebene zu konzentrieren – etwas, das wichtig ist, aber in der heutigen virtuellen Geschäftswelt oft vernachlässigt wird.
• Senden Sie neuen Mitarbeitern einen Zeitplan für den ersten Arbeitstag sowie eine Liste der Kennenlern- und Schulungstermine für ihre erste Woche.

2. Vertrauen und Zugehörigkeitsgefühl aufbauen

• Die Einarbeitungsphase ist der perfekte Zeitpunkt, um ein Zugehörigkeitsgefühl und ein Vertrauensverhältnis zwischen den Mitarbeitern und ihrem neuen Arbeitgeber aufzubauen. Planen Sie informelle Gespräche und gesellige Veranstaltungen, um sich nach dem Wohlbefinden der Mitarbeiter zu erkundigen und ein gutes Verhältnis aufzubauen. Dies unterstreicht, dass dem Unternehmen neben der Leistungsfähigkeit seiner Mitarbeiter auch deren Wohlbefinden am Herzen liegt.
• Zeigen Sie neuen Mitarbeitern, dass Sie ihnen zutrauen, regelmäßig anfallende Projekte selbstständig zu erledigen – niemand mag es, sich täglich überwacht zu fühlen, da dies das Vertrauen zwischen Mitarbeitern und Arbeitgeber untergräbt.
• Unterstützen Sie die psychische Gesundheit und das Wohlbefinden Ihrer Teammitglieder vom ersten Arbeitstag an. Raum für informelle Gespräche zu Beginn von Meetings zu schaffen, um sich nach dem Befinden aller zu erkundigen, gegenseitige Anerkennung zu fördern und bestimmte Meetings optional oder ohne feste Tagesordnung zu gestalten, um einen informellen Ideenaustausch zu ermöglichen, sind hervorragende Beispiele für Strategien, die Teams zeigen, dass ihre Zeit und ihre Anstrengungen geschätzt werden. Der Zugang zu Ressourcen und Programmen, die die psychische Gesundheit unterstützen, kann ebenfalls ein einfacher, aber wirkungsvoller Schritt sein, insbesondere während der virtuellen Einarbeitung, wenn sich die Mitarbeiter isoliert fühlen könnten.

3. Führen Sie ein Buddy- oder Mentorensystem ein.

Wenn die einstellenden Manager nicht in der Lage sind, bei wichtigen Aspekten der Einarbeitung anwesend zu sein, können sie den neuen Mitarbeitern einen „Buddy“ innerhalb des Unternehmens zuweisen, der ihnen als Ratgeber und Unterstützung bei der Einarbeitung in ihre neue Rolle dienen kann. Dies bietet neuen Mitarbeitern die Möglichkeit, Fragen zu stellen und sich in einem informellen Rahmen auszutauschen. In ähnlicher Weise können Unternehmen neuen Mitarbeitern einen professionellen Mentor zuweisen, der ihnen vom ersten Tag an strukturiertes Feedback und Ratschläge zur beruflichen Weiterentwicklung bietet. Dies kann durch einfaches, konstruktives Feedback zu ihren ersten Aufgaben oder durch weniger formelle, soziale Aktivitäten geschehen, die darauf abzielen, neue Mitarbeiter in ihre Position einzuführen.

4. Nutzen Sie Technologie, um Ihre Talente einzuarbeiten

Durch den Einsatz von Technologie während des Einarbeitungsprozesses wird eine schnellere Skalierbarkeit ermöglicht. Es bietet Unternehmen außerdem die Möglichkeit, Daten über zukünftige Verbesserungspotenziale ihres Einarbeitungsprogramms zu sammeln. Hochwertige Einarbeitung-Technologie gewährleistet auch die Einhaltung des Arbeitsrechts vor Ort, was beim Aufbau globaler Teams in verschiedenen Ländern der Welt von entscheidender Bedeutung ist.

Wie können Globalization Partners helfen?

Die erfolgreiche Führung von Remote-Teams beginnt mit der Einarbeitung. Auch wenn es ohne die Möglichkeit, jemanden persönlich kennenzulernen und zu integrieren, eine Herausforderung sein kann, ist es mit intuitiver, durchgängiger Technologie nicht unmöglich, neue Mitarbeiter zu unterstützen.

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