Kürzlich hatte ich die Ehre,gemeinsam mit Sara Dhooge von SD Worx im Podcast „Pangeo Perspectives“ von G-P über die Modernisierung der Gehaltsabrechnung zu sprechen und darüber, warum dieser wichtige Prozess dringend einen Paradigmenwechsel benötigt. Die vollständige Folge „Gehaltsabrechnung: Der neue Schlüssel zum globalen Wachstum“ können Sie hier ansehen oder jederzeit über Ihre bevorzugte Podcast-Plattform anhören.
Nachfolgend finden Sie vier wichtige Erkenntnisse aus dem Gespräch sowie einige „Profi-Tipps“ zur Erschließung des strategischen Wertpotenzials Ihres Lohnabrechnungsmodells.
Die Lohnbuchhaltung ist nicht mehr das, was sie einmal war…
Nach dem Ende der Pandemie stellten Organisationen jeder Größe fest, dass ihre Notfallpläne für die Lohn- und Gehaltsabrechnung den extremen Umständen standgehalten hatten. Die Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme weltweit, die mit veralteter Technologie nur noch schleppend vorankamen, mussten am eigenen Leib erfahren, dass die Modernisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht länger ein Problem sein konnte, das man auf die lange Bank schieben konnte.
Der Zugang zu strategischen Belegschafts-Einblicken, die einfache Abwicklung grenzüberschreitender Geldtransfers in eine global verteilte Belegschaft und ein Compliance-„Ziel“, das sich ständig verändert, prägen die neue Realität der Gehaltsabrechnung. Hinzu kommen die Komplexität der sich rasch wandelnden Wahrnehmung der Mitarbeitererfahrung und die zentrale Rolle der Gehaltsabrechnung – die das Vertrauen, die Transparenz und das Wohlbefinden fördert, die vom modernen Arbeitsplatz erwartet werden.
Profi-Tipp: Für eine zeitnahe, korrekte und gesetzeskonforme Gehaltsabrechnung weltweit benötigt dieser kritische Prozess eine moderne Infrastruktur aus Mitarbeitern, Prozessen und Technologie. Das moderne Betriebsmodell für die Gehaltsabrechnung muss agil, skalierbar und ausfallsicher sein und die strategischen Ziele des Unternehmens unterstützen. Um die Organisation bei der Umsetzung ihrer strategischen Ziele zu unterstützen, muss die Gehaltsabrechnung ihre Daten erschließen und aktivieren, damit sie zu einem zentralen und synergistischen Element innerhalb der Personalmanagementstrategie wird.
…und es wird immer schwieriger.
Obwohl Lohnbuchhaltungsexperten weltweit den Eindruck erwecken, es handle sich um einen einfachen Prozess, ist die Realität, dass Lohnbuchhaltung alles andere als einfach ist und zunehmend an Komplexität und Risiko zunimmt.
Meine Recherchen unter Führungskräften im Bereich der Gehaltsabrechnung haben ergeben, dass die Einhaltung von Vorschriften ein zentraler Faktor für Unternehmen ist, die in die Modernisierung ihrer Gehaltsabrechnung investieren. Die Komplexität der globalen Vorschriften nimmt immer schneller zu, was die Lohnbuchhaltungsteams vor immer größere Herausforderungen stellt, da sie eine sich ständig verändernde Menge an gesetzlichen Anforderungen bewältigen müssen, die sich mit dem Wachstum des Unternehmens noch verstärken.
Da umfassende Talentstrategien (eine flexible Mischung aus Vollzeitäquivalenten, ICs, Freiberuflern usw.) ein Muss sind, um weltweit Zugang zu qualifizierten Talenten zu erhalten und wettbewerbsfähig zu bleiben, sehen sich Organisationen jeder Größe zunehmend gezwungen, ihre Aktivitäten auf neue Länder und „Long-Tail“-Beschäftigungsbedürfnisse auszudehnen, was die Komplexität nur noch erhöht.
Darüber hinaus sind Flexibilität, die entscheidende Währung im „Kampf um die Talente“, sowie moderne Praktiken wie die Wahl der Rolle, der Projekte, der Schichten, des Arbeitsortes wie Homeoffice (WFH) oder Arbeit von überall (WFA), der Vergütungsmethode und vieles mehr Grundvoraussetzungen für die Gestaltung der modernen Mitarbeitererfahrung. Die Ermöglichung einer hochgradig personalisierten Mitarbeitererfahrung ist unerlässlich, um qualifizierte Talente zu gewinnen, die Arbeitserfahrungen gestalten möchten, die ihren Bedürfnissen und Zielen entsprechen. Die Gehaltsabrechnung spielt dabei eine zentrale Rolle.
In diesem Sinne werden Remote-Arbeit und WFA die Unternehmen weiterhin immer stärker über die Landesgrenzen hinausführen und die Komplexität und das Risiko noch weiter erhöhen. Digitale Zahlungsmethoden wie der Zugriff auf verdientes Gehalt werden zunehmend als Standardbestandteil globaler Gehaltsabrechnungsmodelle und des „modernen Zahlungserlebnisses“ erwartet werden.
Profi-Tipp: Managed Payroll Services bieten ein Instrument zur Einhaltung der Compliance-Vorgaben und beschleunigen die globale Transformation der Gehaltsabrechnung. Unternehmen erhalten Zugang zu modernster Payroll-Technologie und kontinuierlicher Innovation, fundierter Expertise im Bereich länderspezifischer Compliance sowie Best-Practice-Prozessdesign. All dies trägt zur Modernisierung der Gehaltsabrechnung bei und sorgt für mehr Resilienz, Agilität und Skalierbarkeit. Da die Gehaltsabrechnung immer komplexer, hochtechnischer und globaler wird, suchen immer mehr Unternehmen nach Managed-Service-Partnern, insbesondere angesichts des Fachkräftemangels – ein ernstzunehmendes Problem angesichts des stetig schrumpfenden Pools an qualifizierten Payroll-Experten.
Suchen Sie nach Lösungen, die hochflexible Einführungsmethoden bieten und es Ihrem Unternehmen ermöglichen, technologiegestützte Dienstleistungen schrittweise zu nutzen (von Punktlösungen über umfassende bis hin zu vollständig verwalteten Dienstleistungen). Der Fokus sollte auf erstklassigen Lohnabrechnungsdienstleistern liegen, deren Lösungen ergänzen und erweitern, anstatt auf einen kompletten Austausch. So können bestehende Lohnabrechnungsressourcen und Investitionen erhalten und ergänzt werden, und es besteht die Möglichkeit, bei sich ändernden Bedürfnissen zu expandieren.
Vom einfachen Prozessor zum strategischen Partner
Mit dem Fortschritt der Künstlichen Intelligenz (Künstliche Intelligenz) stehen Backoffice-Prozesse vor einem massiven Wandel von der Automatisierung hin zur Erweiterung, und nirgendwo ist dies so willkommen und notwendig wie in der Lohnbuchhaltung. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die historisch gesehen ein stark manueller, reaktiver und oft statischer Prozess und Beruf ist, wird durch den Einsatz künstlicher Intelligenz tiefgreifend beeinflusst werden. Künstliche Intelligenz wird den manuellen Aufwand für die berührungslose Lohnabrechnung eliminieren, wertvolle Erkenntnisse sowie präskriptive Anleitungen liefern, den umfangreichen Datensatz der Lohnabrechnung durch Echtzeitanalysen nutzen und verbesserte Geschäftsergebnisse und Mitarbeitererfahrungen erzielen, während gleichzeitig den Anwendern wertvolle Zeit für die Unterstützung strategischer Initiativen zur Verfügung gestellt wird.
Mit zunehmender Verbreitung von Augmentationslösungen wird sich die Rolle des Lohnbuchhalters von einem einfachen Sachbearbeiter zu einem strategischen Partner weiterentwickeln. Durch die Auswertung seiner Daten und Erkenntnisse kann die Lohnbuchhaltung wesentliche Veränderungen bewirken, indem sie mit ihren Daten Geschichten erzählt und als strategischer Berater für das Unternehmen fungiert, während dieses seinen Wachstumskurs beschreitet.
Profi-Tipp: Kleiden Sie sich so, wie Sie es sich wünschen, nicht wie Sie es aktuell tun. Die Lohnbuchhaltung muss sich vom reinen Sachbearbeiter im Backoffice hin zu einem strategischen Berater und Kompetenzzentrum entwickeln. Da Automatisierung zunehmend durch Unterstützung ersetzt wird, ist es für Lohnbuchhalter jetzt an der Zeit, sich aktiv einzubringen, Technologien zu nutzen und ihre zukunftsweisenden Kompetenzen (z. B. analytisches Denken, Anpassungsfähigkeit, Kreativität, Belastbarkeit, Flexibilität, Agilität) in Verbindung mit ihren fundierten Daten und Erkenntnissen einzusetzen, um sich als strategische Berater des Unternehmens neu zu positionieren.
Die Aufwertung der Gehaltsabrechnung erfordert auch, dass Führungskräfte das Wertpotenzial der Gehaltsabrechnung erkennen und sowohl „investiert“ (Priorisierung und kulturelle Förderung der Gehaltsabrechnung) als auch „investiert“ (ausreichendes Budget und Investitionen) in den kritischen Prozess sind, der Gehaltsabrechnung und ihren Mitarbeitern angemessene Unterstützung und Investitionen bieten und eine Kultur schaffen, in der die Gehaltsabrechnung ein vertrauenswürdiger Berater des Unternehmens ist.
Ein wesentlicher Bestandteil organisatorischer Agilität
Die wohl wertvollste und strategisch wirkungsvollste Ressource der Lohnbuchhaltung liegt in den umfangreichen, aber oft unterschätzten Datensätzen, die sie sammelt. Die Tiefe und das Potenzial der in der Gehaltsabrechnung enthaltenen Daten, gepaart mit dem Fachwissen und dem Verständnis für die Organisation und die Einhaltung von Vorschriften im großen Maßstab, können immens wertvoll sein, wenn sie aktiviert werden. In Kombination mit umfassenderen Datensätzen aus den Bereichen Personalwesen, Geschäft und Betrieb kann das Unternehmen seine Daten nutzen, um scheinbar um die nächste Ecke zu blicken und mithilfe von Hinweisen, Anstößen und präskriptiven Erkenntnissen zu planen, sich vorzubereiten und kalkulierte Kurskorrekturen entlang seines strategischen Weges vorzunehmen.
Um diese Erkenntnisse zu gewinnen, bedarf es einer modernen globalen Gehaltsabrechnungsinfrastruktur auf Basis von Cloud-Technologie, bidirektionalen APIs und Integrationen, künstlicher Intelligenz und Analytik. Dies ermöglicht einen hochzuverlässigen, skalierbaren, agilen und resilienten Gehaltsabrechnungsprozess und erlaubt es der Gehaltsabrechnungsabteilung, ihre Expertise auf die Unterstützung strategischer Veränderungen und Initiativen (z. B. Fusionen, Veräußerungen, Länderexpansionsinitiativen usw.) zu konzentrieren.
Profi-Tipp: Nutzen Sie umfangreiche Gehaltsabrechnungsdaten, um Geschichten zu erzählen und nachhaltige Veränderungen zu ermöglichen. Fangen Sie klein an und wachsen Sie, nutzen Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Tools und versuchen Sie nicht, alles auf einmal zu bewältigen. Beginnen Sie damit, die verfügbaren Daten zu identifizieren und ein eigenes Dashboard mit aussagekräftigen Kennzahlen zusammenzustellen.
Führen Sie regelmäßig Gespräche mit Ihren Führungskräften und nutzen Sie dabei 2-3 wichtige Kennzahlen, KPIs oder Datenpunkte, die Ihrer Meinung nach für diese besonders relevant sind. Konzentrieren Sie die Diskussionen auf Daten (nicht auf Emotionen) und beginnen Sie einen Dialog darüber, was die Daten Ihnen sagen. Arbeiten Sie zusammen, um auf Basis der wichtigsten Erkenntnisse Maßnahmen zu ergreifen und darauf aufbauend die Beziehungen zu den Interessengruppen zu verbessern, Vertrauen aufzubauen und einen Dialog für wesentliche Veränderungen und Fortschritte zu eröffnen.
