Leitfaden für Remote-Arbeit

Wichtigste Erkenntnisse

• Das Angebot von Remote-Arbeit vervielfacht Ihre Talentmöglichkeiten: Der Aufbau einer Remote-Belegschaft ist ein Weg, um lokale Fachkräfteengpässe zu überwinden.

• Remote-Arbeit erfordert Vernetzung und Klarheit: Regelmäßige Check-ins, Kollaborationstools und klare Richtlinien machen Remote-Arbeit möglich.

• Die Einhaltung der Vorschriften ist unerlässlich: Ein Arbeitgeber of Record (Employer of Record) minimiert das Risiko bei der Einstellung von Mitarbeitern über Grenzen hinweg. 

Durch die Möglichkeit der Fernarbeit können Sie die beste Person für den Job auswählen, unabhängig davon, wo sie wohnt. Wenn die Welt zu Ihrem Talentpool wird, stehen Ihnen gefragte Fähigkeiten zur Verfügung.

Schauen wir uns genauer an, was es bedeutet, einen Remote-Job zu haben und warum es sich lohnt, diese Option anzubieten.

Was ist Fernarbeit?

Fernarbeit bedeutet, Arbeitsaufgaben außerhalb eines herkömmlichen Büros zu erledigen. Remote-Mitarbeiter können von überall aus arbeiten – zu Hause, in einem Café oder in einer Bibliothek. Einige Mitglieder von Remote-Teams nutzen Coworking-Spaces, die sie sich mit Mitarbeitern anderer Unternehmen teilen.

Während viele Tätigkeiten aus der Ferne erledigt werden können, erfordern bestimmte Positionen, dass die Mitarbeiter zeitweise vor Ort anwesend sind.

Warum entscheiden sich Menschen für Remote-Arbeit?

Viele Menschen bevorzugen die Fernarbeit, weil sie flexibel ist, ihnen erlaubt, zu leben, wo sie wollen, und den Arbeitsweg überflüssig macht.

Laut einer Umfrage der Harvard Business School würden 2025 40der Arbeitnehmer einen Gehaltsverzicht von 5% oder mehr in Kauf nehmen, um aus der Ferne arbeiten zu können. In Großbritannien würden Arbeitnehmer 8% ihrer jährlichen Vergütung für ein flexibles Arbeitsmodell opfern.

Arten von Fernarbeitsstrukturen

Unternehmen, die Fernarbeit anbieten möchten, können aus verschiedenen Modellen wählen:

1. Vollständig remote: Mitarbeiter, die vollständig remote arbeiten, betreten nie ein Büro. Sie arbeiten stets an ihrem bevorzugten Arbeitsplatz. In manchen Fällen verfügt das Unternehmen möglicherweise nicht einmal über ein zentrales Büro oder einen Hauptsitz.

2. Hybrid: Hybrid-Mitarbeiter teilen ihre Arbeitszeit zwischen ihrem persönlichen Arbeitsplatz und dem Büro auf. Wie häufig Mitarbeiter im Homeoffice oder im Büro arbeiten, hängt von ihren Präferenzen und den Unternehmensrichtlinien ab.

3. Fernarbeit optional: Einige Unternehmen bieten die Möglichkeit, unter bestimmten Umständen von zu Hause aus zu arbeiten, bevorzugen es aber nachdrücklich, wenn die Mitarbeiter so oft wie möglich im Büro anwesend sind. Die Option der Fernarbeit könnte für Mitarbeiter interessant sein, wenn sie ein krankes Kind zu Hause haben oder anderen häuslichen Verpflichtungen nachkommen müssen.

4. Vorübergehend Fernarbeit: Unternehmen können je nach Bedarf remote arbeiten. In einer vorübergehend im Homeoffice arbeitenden Umgebung herrscht die Übereinkunft, dass die Mitarbeiter irgendwann ins Büro zurückkehren werden.

Welche Aufgaben kann ein Remote-Mitarbeiter übernehmen?

Die meisten Berufe, die mit Computern zu tun haben, wie z. B. Finanzen, Technologie und digitales Marketing, können von zu Hause aus erledigt werden. Laut FlexJobs gehören folgende Stellen zu den am häufigsten ausgeschriebenen Remote-Jobs :

• Softwareentwickler

• Buchhalter

• Produktmanager

• Assistent/in der Geschäftsleitung

• Finanzanalyst

• Kundenservice

• Kundenerfolgsmanager

• Buchhaltungsleiter

• Produktdesigner

• Schriftsteller

Viele Tätigkeiten, die früher die persönliche Anwesenheit erforderten, können dank der Technologie heute aus der Ferne erledigt werden. Personal Trainer können ihre Klienten über Zoom betreuen. Reiseleiter können virtuelle Museumsrundgänge anbieten. Therapeuten können Videosprechstunden anbieten.

Sofern Sie über eine stabile Internetverbindung verfügen, können die meisten Arbeiten zumindest teilweise aus der Ferne erledigt werden.

Vor- und Nachteile der Fernarbeit

Wenn Sie daran interessiert sind, eine verteilte Belegschaft aufzubauen, finden Sie hier die Vor- und Nachteile des Remote-Arbeitens.

Vorteile des Angebots von Remote-Arbeit

1. Lockt mehr Bewerber an: Die meisten Arbeitssuchenden möchten zumindest teilweise von zu Hause aus arbeiten. Sie werden wahrscheinlich mehr Bewerbungen von qualifizierten Kandidaten erhalten, wenn Sie eine Remote-Option anbieten. Durch die Arbeit aus der Ferne entfallen außerdem die Logistik des Standortwechsels, die Visabearbeitung – wie beispielsweise H-1B-Visa – und Verzögerungen bei der Einwanderung, sodass Sie qualifizierte Mitarbeiter viel schneller überall auf der Welt einstellen können.

2. Führt zu höherer Produktivität: Fernmitarbeiter können während ihrer produktivsten Stunden arbeiten und sich ausruhen, wenn ihre Energie nachlässt. Sie werden oft weniger von Kollegen abgelenkt und können den Tag stressfrei ohne Pendelstress beginnen.

3. Kostensenkung: Durch die teilweise oder vollständige Umstellung auf Remote-Arbeit können Sie Geld sparen, indem Sie Büromietkosten und Visa-Sponsoringkosten reduzieren.

4. Bietet Ihnen mehr Flexibilität bei der Personalsuche: Durch die Arbeit im Homeoffice erweitern Sie Ihren Einstellungsradius. Sie sind nicht länger auf lokale Talentpools und physische Büros beschränkt.

5. Fördert die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben: Viele Faktoren tragen zum Burnout bei, aber fehlende Erholung und lange Pendelzeiten sind zwei Hauptfaktoren. Die durch den Wegfall des Pendelns eingesparte Zeit kann für Sport, Hausarbeit, Schlaf und andere gesunde Gewohnheiten genutzt werden, die das Wohlbefinden fördern.

Nachteile des Angebots von Fernarbeit

1. Technische Schwierigkeiten: Mitarbeiter können möglicherweise nicht arbeiten, wenn sie die Internetverbindung verlieren oder das System Ihres Unternehmens ausfällt.

2. Mangelnder persönlicher Kontakt: Manche Remote-Mitarbeiter treffen ihre Kollegen nie persönlich. Der Mangel an persönlichem Kontakt kann dazu führen, dass sich Teams isoliert oder einsam fühlen, was das Beschäftigungsverhältnis beeinträchtigen kann.

3. Verzögerte Antworten: Wenn Mitarbeiter persönlich zusammenarbeiten, können sie Fragen in Echtzeit stellen. In einer Arbeitsumgebung, in der Ferne gearbeitet wird, kommt es häufig zu Verzögerungen.

4. Vertrauensprobleme: Fernarbeit erfordert Vertrauen. Die Vorgesetzten dürfen nicht durch das Büro gehen und sehen, woran ihre Mitarbeiter arbeiten. Der Übergang von der Messung der Präsenz zur Messung der Leistung kann für manche Manager eine Herausforderung darstellen.

Bewährte Verfahren für den Aufbau und die Verwaltung eines Remote-Teams

Befolgen Sie diese bewährten Methoden, um Remote-Teams überall aufzubauen und zu verwalten:

1. Erstellen Sie eine Homeoffice-Richtlinie

Legen Sie klare Richtlinien für die Arbeit von zu Hause aus fest. Nehmen Sie Ihre Homeoffice-Richtlinie in das Mitarbeiterhandbuch auf, damit alle globalen Remote-Mitarbeiter leicht darauf zugreifen können. Richtlinien können Folgendes umfassen:

• Zulassungsvoraussetzungen

• Reaktionszeiten 

• Verfügbarkeitsanforderungen

• Überlappungszeiten für die Zusammenarbeit über Zeitzonen hinweg

• Ausrüstungsregeln

• Datensicherheitsprotokolle

• Überstunden- und Pausenregeln

Bei der Erstellung der Richtlinie sollten Sie das Arbeitsrecht vor Ort berücksichtigen und sicherstellen, dass sie mit jedem Standort, an dem Sie die Einstellung vornehmen, übereinstimmt. Viele Länder haben Gesetze zur Fernarbeit, die eingehalten werden müssen, um Bußgelder zu vermeiden.

Beispielsweise haben Fernarbeiter in Spanien das „Recht auf Kostenerstattung und Abfindung“. Das bedeutet, dass Arbeitgeber die Ausrüstung und Werkzeuge bezahlen müssen, die der Mitarbeiter für die Arbeit aus der Ferne verwendet. Auch Arbeitgeber in Polen sind verpflichtet, die Werkzeuge und Materialien für die Durchführung von Fernarbeit bereitzustellen.

Die Aufnahme länderspezifischer Regeln in Ihr Mitarbeiterhandbuch hilft Ihnen bei der Einhaltung der Arbeitsgesetze. Möglichkeiten demokratisieren, für alle, überall. Nutzen Sie G-P Gia^™, unsere agentenbasierte Künstliche Intelligenz für globale HUMAN RESOURCES Compliance, um in wenigen Minuten eine Homeoffice-Richtlinie zu erstellen.

2. Richten Sie einen Remote-Einarbeitungsprozess ein 

Einen Einarbeitungsprozess für Remote-Mitarbeiter entwickeln. Ein Einarbeitungsprozess optimiert den Arbeitsablauf im Personalwesen und gewährleistet die Einhaltung der Arbeitsgesetze. Es bietet neuen Mitarbeitern außerdem die nötige Klarheit und die Werkzeuge, um schneller produktiv zu sein.

Legen Sie Zeitpläne für die Lieferung von Ausrüstung wie Laptops fest, damit diese vor dem Arbeitsbeginn des neuen Mitarbeiters eintreffen. Sie können auch Videoanrufe planen, um neue Mitarbeiter dem TEAM vorzustellen.

Geben Sie neuen Mitarbeitern Zugang zu einer benutzerfreundlichen Schulungsplattform, damit sie alles haben, was sie für den Erfolg in ihrer Rolle benötigen.

Achten Sie bitte darauf, dass Ihr Personalteam während der Einarbeitung genau auf die Einhaltung der Vorschriften achtet. Schwerpunkte sind Mitarbeiterklassifizierung, Arbeitsrecht vor Ort und Datenschutzbestimmungen. Stellen Sie außerdem sicher, dass der mögliche neue Mitarbeiter während der Einarbeitung die Anstellungsbedingungen, seine Vorteile und die Arbeitserwartungen versteht.

3. Standardisierung der Kommunikationsmittel

Eine gute Kommunikation ist für Remote-Teams unerlässlich, um zusammenzuarbeiten, sich zu vernetzen und gute Arbeit zu leisten. Geben Sie Ihrem Team die Ressourcen, die es für die Zusammenarbeit benötigt.

Nutzen Sie Videoplattformen für persönliche Gespräche, wie Google Meet oder Zoom. Richten Sie weitere wichtige Kommunikationsmittel wie E-Mail, cloudbasierte Dateifreigabe, Projektmanagement und Instant-Messaging-Tools ein.

Jeder Mensch sollte Zugang zu derselben Technologie haben, unabhängig von seinem Standort.

4. Klare Erwartungen und ergebnisorientierte KPIs festlegen

Jedes Teammitglied sollte wissen, was von ihm erwartet wird. Legen Sie von Anfang an wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) fest. Diese Kennzahlen können sich auf Ergebnisse wie die Anzahl der abgeschlossenen Projekte oder Qualitätsbewertungen konzentrieren. 

Wichtig ist es, den Erfolg an den Ergebnissen zu messen, nicht an der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden. Indem Sie den Fokus auf Ergebnisse legen, zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass Sie ihnen zutrauen, Verantwortung selbstständig zu übernehmen.

Nutzen Sie regelmäßige Check-ins und Leistungsbeurteilungen , um den Fortschritt zu verfolgen. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter über die nötigen Ressourcen verfügen, um ihre Ziele zu erreichen.

5. Pflegen Sie die Verbindung

Nehmen Sie täglich per E-Mail oder Sofortnachricht Kontakt zu Ihren Teammitgliedern auf. Nutzen Sie regelmäßige Videokonferenzen, um Feedback zu geben, Unterstützung anzubieten und auf persönlicher Ebene in Kontakt zu treten.

Es ist außerdem wichtig, Zeit einzuplanen, damit sich die Teammitglieder untereinander austauschen können. Fördern Sie die Zusammenarbeit oder veranstalten Sie Teambuilding-Aktivitäten, um die Beziehungen zu stärken und die Moral zu steigern.

Versuchen Sie, Besprechungen zu einem Zeitpunkt zu planen, an dem die Mitarbeiter nicht über ihre reguläre Arbeitszeit hinaus arbeiten müssen. Das kann bedeuten, dass man verschiedene Zeitzonen in Betracht ziehen oder Überschneidungszeiten finden muss. 

Häufige Fallstricke der Fernarbeit

Die Verwaltung einer Remote-Belegschaft kann Überraschungen mit sich bringen. Beachten Sie Folgendes:

1. Nichteinhaltung der Arbeitsgesetze

Die Einstellung von Remote-Mitarbeitern in anderen Ländern erfordert die Einhaltung unterschiedlicher Arbeitsgesetze. In Frankreich gibt es beispielsweise Gesetze zum „Recht auf Nichterreichbarkeit“, die es Arbeitnehmern erlauben, außerhalb der Arbeitszeit E-Mails und Anrufe zu ignorieren. In Mexiko müssen Arbeitgeber ihren Angestellten die anteiligen Internet- und Stromkosten erstatten.

Arbeitsgesetze können komplex und schwer zu überblicken sein. G-P Employer of Record können Sie Ihr globales Team in 180+ Ländern aufbauen, ohne sich Gedanken über die Einhaltung von Vorschriften machen zu müssen.

2. Lohnabrechnungsfehler

Die Lohnabrechnung mit Mitarbeitern im Ausland ist schwieriger als die Lohnabrechnung im Inland. Sie müssen sich mit verschiedenen Währungen, Steuergesetzen, Wechselkursen und Bonuszahlungen, wie z. B. dem Gehalt im 13Monat, auseinandersetzen.

Fehler bei der Lohnabrechnung können zu Bußgeldern und Unzufriedenheit der Mitarbeiter führen. G-P Employer of Record löst dieses Problem durch die Automatisierung der globalen Gehaltsabrechnung mit einer Genauigkeit von 99%. Wir sorgen dafür, dass Ihr Team korrekt und pünktlich bezahlt wird.

3. Stress und Burnout bei Mitarbeitern

Laut Gallup leiden Mitarbeiter, die vollständig im Homeoffice oder in Hybridmodellen arbeiten, eher unter Stress als Mitarbeiter, die vor Ort arbeiten.

Auch Fernmitarbeiter arbeiten häufig über die geplanten Arbeitszeiten hinaus. Dies bringt ihr Gleichgewicht zwischen Berufs- und Privatleben durcheinander und verstärkt Erschöpfung und Burnout.

Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, die Herausforderungen der Fernarbeit zu meistern, indem Sie sie dazu ermutigen, einer Routine zu folgen und geplante Pausen einzulegen. Fördern Sie soziale Interaktion, um Einsamkeit zu verringern und das Wohlbefinden zu unterstützen.

4. Missverständnisse

Nachrichten können verloren gehen, wenn Teams zur Kommunikation auf Instant Messaging und E-Mail angewiesen sind.

Fördern Sie Videogespräche als Mittel, um Unklarheiten oder komplexe Themen schnell zu klären. Machen Sie deutlich, wann welches Tool verwendet werden soll, und ermutigen Sie Remote-Mitarbeiter, sich klar auszudrücken. Beispielsweise sollten E-Mails präzise sein und klar das „Was“ und das „Warum“ eines Themas erläutern.

5. Missmanagement Mitarbeiter Standortwechsel

Ein Standortwechsel eines Mitarbeiters kann rechtliche Probleme auslösen. Arbeitnehmer müssen vor Arbeitsaufnahme im Ausland ein Standardvisum oder ein Visum für Fernarbeit beantragen.

Ein Employer of Record kann bei der Verwaltung globaler Mobilität helfen. Bei G-P sponsern wir Standard-Arbeitsvisa an wichtigen Standorten weltweit und kümmern uns um den Papierkram, sodass Sie sich darum nicht kümmern müssen.

Nutzen Sie G-P Employer of Record, um Remote-Mitarbeiter weltweit einzustellen

Fernarbeit ist gekommen, um zu bleiben. Mit G-P Employer of Record können Sie Ihre Remote-Belegschaft ausbauen – ohne die damit verbundenen Wachstumsschmerzen.

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