Was ist gemeinsame Beschäftigung?

Wichtigste Erkenntnisse

• Definition: Co-Employment liegt vor, wenn zwei Unternehmen die Arbeitgeberverantwortung teilen. Die Vereinbarung besteht typischerweise zwischen einem Kundenunternehmen und einer professionellen Arbeitgeberorganisation.

• Vorteile: Die Zusammenarbeit mit einem Co-Arbeitgeber kann die Bereiche Personalwesen, Gehaltsabrechnung, Compliance und Leistungsverwaltung vereinfachen.

• Einschränkungen: PEOs sind US-zentriert und nicht für die globale Personalbeschaffung skalierbar. Für Compliance-Fehler ist weiterhin das Kunde Unternehmen verantwortlich.

• Gemeinsame Beschäftigung vs. Arbeitgeber of Record (Employer of Record): Ein Employer of Record ist eine globale Alternative zur gemeinsamen Beschäftigung, die einen besseren Schutz vor Compliance-Risiken bietet.

Co-Employment liegt vor, wenn zwei Unternehmen die Verantwortung für die Beschäftigung teilen. Eine Partei kümmert sich um die täglichen Aufgaben der Mitarbeiter, die andere um administrative Angelegenheiten wie Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen. 

Dies ist eine attraktive Lösung für Unternehmen, die ihre Arbeitsprozesse vereinfachen und Verwaltungskosten senken möchten. Doch die gemeinsame Beschäftigung birgt auch Risiken. Die Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften wird geteilt, und Fehler können für beide Arbeitgeber rechtliche Konsequenzen haben. 

Dieser Leitfaden erklärt, wie die gemeinsame Beschäftigung funktioniert und wie sie sich von Alternativen wie einem offiziellen Arbeitgeber (Employer of Record, EOR) unterscheidet.

Was bedeutet gemeinsame Beschäftigung?

Bei einer gemeinsamen Beschäftigung handelt es sich um ein Vertragsverhältnis, bei dem zwei Unternehmen die Beschäftigungsverantwortung für einen Mitarbeiter teilen. Typischerweise besteht die Beziehung zwischen einem Kunden und einer professionellen Arbeitgeberorganisation (Professional Employer Organization). Die Personalvermittlungsorganisation übernimmt administrative Aufgaben, während der Kunde das Tagesgeschäft der Mitarbeiter leitet. Der Mitarbeiter berichtet an das Kunde Unternehmen, nicht an die Professional Employer Organization.

Ein Co-Arbeitsvertrag teilt die Verantwortlichkeiten klar zwischen dem Kundenunternehmen und der Berufsgenossenschaft auf. Zu den Aufgaben des Kundenunternehmens gehören die Zuweisung von Projekten, die Verwaltung von Arbeitsabläufen und die Überwachung der Leistung. Es steuert die Einstellung von Mitarbeitern, überwacht deren tägliche Aufgaben und begleitet die berufliche Entwicklung des Teams von der Einarbeitung bis zum Austrittsprozess.

Die Professional Employer Organization übernimmt die administrative Logistik. Dies umfasst Lohn- und Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen, Versicherungen und Lohnsteuern. PEOs verwalten auch Abfindungs- und Arbeitslosenansprüche von Arbeitnehmern.

Obwohl die Professional Employer Organization viele Compliance-Verantwortlichkeiten übernimmt, hat das Kunde Unternehmen rechtliche Verpflichtungen, wie zum Beispiel:

• Einhaltung der arbeitsrechtlichen Bestimmungen für Einstellung, Beförderung, Kündigung und Leistungsmanagement

• Aufrechterhaltung eines sicheren und gesunden Arbeitsumfelds

• Anwendung fairer Beschäftigungspraktiken, die den lokalen Gesetzen entsprechen und Diskriminierung und Belästigung verhindern

• Arbeitszeit erfassen und Löhne festlegen

• Durchsetzung interner Personalrichtlinien 

Da die Mit-Arbeitgeber die Verantwortung für die Mitarbeiter teilen, teilen sie auch die Haftung. Eine seriöse Professional Employer Organization kann die Risiken für Kunden reduzieren, der Rechtsschutz ist jedoch begrenzt. 

Welche Vorteile bietet die gemeinsame Beschäftigung?

Gemeinsame Beschäftigung bietet mehrere Vorteile: 

• Optimierte Verwaltung: Co-Anstellung vereinfacht die Personalressourcen für die Kundenunternehmen und gibt ihnen die Möglichkeit, sich auf den Kerngeschäftsbetrieb zu konzentrieren. 

• Wettbewerbsfähige Leistungen: Eine Professional Employer Organization kann auch Zugang zu besseren Leistungen bieten, darunter Krankenversicherung, Abfindung für Arbeitnehmer und Altersvorsorgepläne, indem sie ihre Kunden zusammenfasst, um Zugang zu Gruppenversicherungsplänen zu erhalten.

• Lohnabrechnung mit Komplettservice: Die Professional Employer Organization übernimmt alle Aspekte der Gehaltsabrechnung. Dies gewährleistet Genauigkeit und termingerechte Bearbeitung.

• Hinweise zur Einhaltung der Vorschriften: PEOs verfügen über Fachkenntnisse im Bereich Arbeitsrecht und -vorschriften. Dadurch kann das Risiko von Verstößen und Strafen verringert werden.

• Operative Kontrolle: Das Kunde Unternehmen behält die direkte Kontrolle über die TEAM-Mitglieder. Sie managen die täglichen Aktivitäten der Mitarbeiter und die strategische Ausrichtung des Teams. 

• Haftungsminderung: Durch gemeinsame Beschäftigung und eine klare Aufteilung der Pflichten kann eine professionelle Arbeitgeberorganisation die Haftung des Kunden in bestimmten Bereichen, wie z. B. der Einhaltung der Lohnsteuerbestimmungen, reduzieren.

Unterstützung im Talentmanagement: Einige PEOs helfen bei Aspekten der Einarbeitung, Schulung und des Leistungsmanagements.

Welche Risiken birgt die gemeinsame Beschäftigung?

Eine Einschränkung der gemeinsamen Beschäftigung besteht darin, dass traditionelle PEOs (Professional Employer Organizations) innerhalb eines Landes tätig sind – meistens in den USA. Dies ist also keine skalierbare Lösung für die globale Beschäftigung. Das Modell birgt auch erhebliche Risiken: 

1. Wenn Ihr Unternehmen in einem Bereich, für den Sie verantwortlich sind, einen Compliance-Fehler begeht, schützt Sie das Mitbeschäftigungsverhältnis nicht. Ein schriftlicher Vertrag trägt zur Klärung von Verantwortlichkeiten und Risiken bei, beseitigt aber nicht die Haftung. Gerichte prüfen das tatsächliche Arbeitsverhältnis, um die Verantwortung und Haftung des Arbeitgebers zu bestimmen.

2. Fehler einer professionellen Arbeitgeberorganisation bei der Klassifizierung oder der Lohnsteuerabwicklung können zu gemeinsamen Strafen führen, einschließlich Steuernachzahlungen, Bußgeldern und Anwaltskosten. 

3. Wenn Sie eine gemeinsame Beschäftigungsbeziehung eingehen, müssen Sie Ihre internen Personal- und Buchhaltungsprozesse an die Abläufe der professionellen Arbeitgeberorganisation anpassen. Jegliche Unstimmigkeiten oder Überschneidungen von Verantwortlichkeiten können Konsequenzen für beide Parteien haben. Beispielsweise teilen sich die Professional Employer Organization und Kunde die Verantwortung für die Verhinderung von Diskriminierung von TEAM-Mitgliedern.

Unternehmen in stark regulierten Branchen und solche, die eine Niederlassung in mehreren Ländern anstreben, haben eine sicherere Option zur Auswahl – einen Arbeitgeber of Record (Employer of Record).

Was ist keine gemeinsame Beschäftigung?

Lasst uns das Modell der gemeinsamen Beschäftigung mit anderen Vereinbarungen vergleichen, um zu sehen, worin die Unterschiede bestehen. 

1. Gemeinsame Beschäftigung vs. Arbeitnehmerüberlassung

Sowohl bei der gemeinsamen Beschäftigung als auch beim Arbeitnehmerüberlassungsmodell geht es um die Aufteilung der Beschäftigungsverantwortung. Technische Unterschiede fallen unter lokale Gesetze. In den USA betrachten einige Bundesstaaten, wie beispielsweise New Jersey, die gemeinsame Beschäftigung und die Arbeitnehmerüberlassung als ein und dasselbe. In Kanada ist die Arbeitnehmerüberlassung eine Form der gemeinsamen Beschäftigungsvermittlung.

Beide Vorgehensweisen können die Zusammenarbeit mit PEOs beinhalten. Unternehmen können sich bei administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit dem Urlaub, wie der Lohn- und Gehaltsabrechnung, der Steuerabwicklung und der Abfindungsversicherung der Arbeitnehmer, auf PEOs verlassen. Viele verwechseln Arbeitnehmerüberlassung mit befristeter Personalbeschaffung. Bei der Arbeitnehmerüberlassung handelt es sich jedoch um ein fortlaufendes Arbeitsverhältnis. Zeitarbeiter werden nur in Ausnahmefällen eingesetzt.

2. Gemeinsame Beschäftigung vs. Personalvermittlungsagenturen

PEOs sind keine Talentscouts oder Personalvermittlungsagenturen. Sie rekrutieren keine Teammitglieder für Kunden und treffen keine Entscheidungen darüber, wer eingestellt wird. Eine professionelle Arbeitgeberorganisation greift ein, nachdem das Kunde Unternehmen einen Bewerber eingestellt hat, und unterstützt ihn bei Einarbeitungsprozessen, wie z. B. der Erstellung der Gehaltsabrechnung und der Sozialleistungen des neuen Mitarbeiters. 

3. Mitbeschäftigung vs. gemeinsame Beschäftigung

Obwohl beide Begriffe eine gemeinsame Verantwortung beinhalten, unterscheiden sich Mitbeschäftigung und gemeinsame Beschäftigung. Bei der gemeinsamen Beschäftigung leitet ausschließlich das Kunde-Unternehmen die Arbeit des Teammitglieds, während die professionelle Arbeitgeberorganisation die administrativen Aufgaben übernimmt. Bei einer gemeinsamen Anstellung teilen sich beide Parteien die direkte und fortlaufende Kontrolle über Arbeitsbelastung, Arbeitszeiten und tägliche Aktivitäten. Das bedeutet, dass der Mitarbeiter für beide Unternehmen arbeitet und an beide Unternehmen berichtet.

Eine Vereinbarung wird als gemeinsame Beschäftigung und nicht als Mitbeschäftigung eingestuft, wenn beide Parteien:

• Führen Sie die Mitarbeiterüberwachung durch.

• Verfolgen Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter.

• Arbeitnehmerabfindung und Löhne aushandeln.

• Die Befugnis haben, Mitarbeiter zu disziplinieren und zu entlassen.

Gemeinsame Arbeitgeber haften gemeinsam für Verstöße gegen Gesetze wie den Fair Labor Standards Act (FLSA) und den Family and Medical Leave Act (FMLA) in den USA. Wenn beispielsweise ein nicht von der Überstundenregelung ausgenommener Mitarbeiter über seine maximal zulässige wöchentliche Arbeitszeit hinaus arbeitet, sind beide Arbeitgeber dafür verantwortlich, die ordnungsgemäße Zahlung der Überstunden sicherzustellen. 

Eine gemeinsame Beschäftigung kann unbeabsichtigt entstehen, wenn Ihr Unternehmen und ein anderes Unternehmen, wie beispielsweise ein Anbieter, beide maßgeblichen Einfluss auf die Arbeitsbedingungen oder die Führung eines Mitarbeiters ausüben, selbst ohne schriftliche Vereinbarung.

4. Gemeinsame Beschäftigung vs. eingetragener Arbeitgeber

Unternehmen betrachten PEOs und EORs oft als konkurrierende Lösungen. Beide Lösungen optimieren die Funktionen des Personalwesens, weisen jedoch unterschiedliche Strukturen, Anwendungsbereiche und Stärken auf. Diese Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede.

Wie reduzieren PEOs und EORs Beschäftigungsrisiken?

Sowohl PEOs als auch EORs mindern Beschäftigungsrisiken. Sie vereinfachen die Einarbeitung, kümmern sich um Compliance und bieten Beratung in ihren Fachgebieten an. Beide Regelungen trennen die Verantwortlichkeiten klar, um Verwirrung zu vermeiden und das Haftungsrisiko zu minimieren.

PEOs sind kompetente Partner für die Personalbeschaffung in den USA. Sie verringern die Wahrscheinlichkeit der Nichteinhaltung, indem sie die Logistik im Bereich Personalwesen übernehmen. PEOs erfüllen die nationalen regulatorischen Anforderungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Steuern der Mitarbeiter. Dies umfasst die Verwaltung der Abfindung für Arbeitnehmer und der Gruppenleistungen. 

Als alleiniger rechtlicher Arbeitgeber bietet ein Employer of Record eine umfassendere Risikominimierung als eine Professional Employer Organization. Es bietet auch viele der gleichen Vorteile, weitet diese aber über die Landesgrenzen hinaus aus. 

Durch die Partnerschaft mit einem Employer of Record entfällt die Notwendigkeit, eigene lokale Niederlassungen zu gründen. Sie behalten die Kontrolle über Ihre tägliche Arbeit, Ihre berufliche Weiterentwicklung und Ihre Strategie. Der Arbeitgeber ist für die Personalverwaltung und die Einhaltung des Arbeitsrechts vor Ort zuständig. Ein Employer of Record kann Ihnen dabei helfen, wettbewerbsfähige und Compliance-konforme Leistungen überall auf der Welt anzubieten, um Top-Talente zu gewinnen.

Stellen Sie weltweit mit G-P ein

Mit G-P Employer of Record ist die weltweite Personalbeschaffung ganz einfach. Mit unseren branchenführenden Employer-of-Record-Lösungen können Sie Top-Talente in 180Ländern gewinnen, ohne lokale Niederlassungen gründen zu müssen. Wir nutzen agentenbasierte künstliche Intelligenz,um Ihnen in Echtzeit Anleitungen zu geben und Compliance-Dokumente im Personalbereich innerhalb von Minuten zu erstellen. Unsere Lösungen werden vom größten Team aus Personal- und Rechtsexperten der Branche unterstützt. 

Wir bieten auch ein Auftragnehmerangebot an, sodass Sie die benötigten Talente für spezialisierte Projekte auswählen können. Eine Partnerschaft mit G-P bedeutet absolute Sicherheit – egal wohin Sie gehen möchten.

Kisha Thompson, Chief People Officer bei ClickDimensions, formuliert es so: „Ein Personalprofi kann seine Zeit viel besser mit der Umsetzung von Aufgaben verbringen, als mit der Recherche nach den Feinheiten länderspezifischer Arbeitsgesetze, Steuerrichtlinien, Mitarbeitervergünstigungen und mehr.“ Wir haben beschlossen, diese Details den Experten von G-P zu überlassen.

Fordern Sie noch heute eine Demo an und vereinfachen Sie die globale Personalbeschaffung.