¿Qué son 1096 formularios fiscales?

¿Qué es un formulario 1096 ? Piénsalo como una carta de presentación que envías al IRS cuando envías formularios fiscales, como el Formulario 1099-NEC, que informan de la compensación no relacionada con empleados. Averigua dónde conseguir 1096 formularios, cómo rellenar uno y cuándo necesitas presentarlos.

¿Para qué se usa la Forma 1096 ?

El Formulario 1096, conocido como Resumen Anual y Transmisión de Declaraciones de Información de EE. UU., es un formulario resumen que se envía junto con los formularios fiscales:

• 1097
• 1098
• 1099
• 3921
• 3922
• 5498
• W-2G

Solo necesitas enviar el Formulario 1096 si envías formularios informativos de impuestos al IRS por correo. Si presentas electrónicamente, no es necesario enviar la portada junto con tus formularios. Dependiendo del número de formularios informativos de impuestos que presentes, puede que necesites rellenar y enviar varios formularios 1096. Por ejemplo, si envías 10 Formulario 1099-NEC, puedes usar un 1096 de Formulario para ellos. Si también envías cinco 1098de formularios, necesitarás usar un 1096 de formulario separado para esos formularios.

Es importante tener en cuenta que el Formulario 1096 solo se aplica a los formularios fiscales enviados por correo. Si presentas la declaración electrónicamente, el IRS tiene un proceso diferente que seguir.

¿Quién necesita presentar un formulario de impuestos 1096 ?

Si tu empresa envía declaraciones informativas al IRS por correo, necesitas usar el Formulario 1096. Puede que necesites varias copias del Formulario 1096, dependiendo del número de formularios informativos diferentes que envíes. Aquí tienes un resumen de los formularios informativos 1096 suelen acompañar:

• Formulario 1097: El Formulario 1097 informa de las distribuciones de créditos fiscales de fondos de inversión o bonos durante el año.
• Formulario 1098: El Formulario 1098 es el estado de interés hipotecario. Si tu empresa recibió más de600 $ en intereses hipotecarios de una persona durante el año, debes rellenar el formulario y enviarlo al pagador y al IRS.
• Formulario 1099: Existen 20 tipos diferentes de Formulario 1099, desde el Formulario 1099-A, que informa de deudas hipotecarias canceladas, hasta el Formulario 1099-NEC, que informa sobre la compensación no destinada a empleados. Si tu empresa trabaja con contratistas, lo más probable es que les envíes el Formulario 1099-NEC a final de año. Tu empresa necesita rellenar un formulario 1096 separado para cada tipo de 1099 que envíes. Por ejemplo, si envías cinco Formulario 1099-MISC y cinco Formulario 1099-NEC, necesitas enviar dos Formulario 1096.
• Formulario 3921: Si una persona ejerce opciones sobre acciones durante el año, su empresa debe rellenar el Formulario 3921 para informarlo.
• Formulario 3922: De manera similar, el Formulario 3922 informa de la transferencia de una acción a un empleado desde una corporación.
• Formulario 5498: Si tu empresa mantiene Cuentas Individuales de Jubilación (IRA) para las personas, debe enviarles el Formulario 5498 al final del año para que declaren cualquier contribución que hicieron a la cuenta.
• Forma W-2G: No confundas la Forma W-2G con la Forma W-2. El Formulario W-2 es la declaración de salarios e impuestos que tu compañía envía a los empleados al final del año. Resume cuánto ganaba cada persona y los impuestos que pagaba. El formulario W-2G informa de las ganancias de ciertos tipos de juego. También informa de cuánto impuesto federal, si es que hubo alguno, se retuvo de esos premios.

Cómo rellenar el formulario del IRS 1096

Las instrucciones del formulario 1096 son bastante sencillas, aunque hay dos cosas que debes tener absolutamente en cuenta al rellenar el formulario. Primero, necesitas obtener una versión oficial del formulario del IRS. No puedes imprimir una copia desde el sitio web del IRS. En segundo lugar, necesitas usar un formulario 1096 separado para cada tipo de declaración informativa que envíes.

Por eso, es recomendable completar las declaraciones informativas de tu empresa antes de comenzar el Formulario 1096. Sabrás cuántas versiones del Formulario 1096 tendrás que rellenar y enviar si primero completas tus formularios informativos. Si no, puede que tengas que volver y empezar el proceso de nuevo.

Así es como completar el Formulario 1096 para cada tipo de formulario informativo que envíes:

Introduce la información de tu empresa

El primer paso al rellenar el Formulario 1096 es bastante sencillo: introducir la información de tu empresa. Introduce el nombre de tu empresa o el del declarante en el recuadro de la parte superior izquierda del formulario. Bajo el nombre, introduce la dirección postal del presentador. Luego, agrega información sobre la persona a la que el IRS debería contactar si es necesario. Pon su nombre, así como un número de teléfono y una dirección de email. También hay un espacio para un número de fax si tu empresa lo usa.

La dirección y la información de contacto que proporciones en el Formulario 1096 deben coincidir con la dirección y la información que pongas en los formularios informativos.

Hay un recuadro en el lado derecho del formulario marcado como "solo para uso oficial". Deja esa sección en blanco.

Agrega tu número de identificación fiscal

Luego de introducir el nombre y la información de contacto de tu empresa, hay dos espacios donde puedes poner tu número de identificación fiscal. Si tu empresa tiene un número de identificación de empleador (EIN), introdúcelo en la casilla 1. Si eres empresario individual o autónomo, puede que no tengas un EIN. En ese caso, introduce tu número de seguro social en la casilla 2.

Solo necesitas poner un número en cualquiera de las casillas 1 o en cajas 2. Si tienes tanto un número de seguro social como un EIN, usa solo el EIN.

Cerciórate de que el número que introduzcas coincida con el que pongas en los formularios informativos.

Suma el número de formularios

La caja 3 es donde escribes el número de formularios que envías con este formulario en individuo 1096. Por ejemplo, si envías 20 de la Forma 1099-NEC, escribe 20. Si envías 20 del Formulario 1099-MISC y 20 del Formulario 1099-NEC, escribe 20, no 40, ya que tendrás que completar un formulario separado para cada tipo de 1099.

Además, cerciórate de contar el número de formularios individuales que envías en lugar del número de páginas que envías.

Informa de la cantidad de impuestos retenidos

Tu empresa podría retener el impuesto sobre los ingresos federal de ciertos pagos realizados, como ganancias de juego o pagos a no empleados. Si es así, suma el total de cada formulario e introduce la cantidad en la casilla 4 del Formulario 1096. Si no retenías ningún impuesto federal, escribe "0" en el recuadro.

Reporte del importe total de los formularios

Puede que necesites hacer un poco de matemáticas en este siguiente paso. En la Casilla 5, se te pide que reportes el importe total de los formularios que envías con el Formulario 1096. Puedes dejar la caja 5 en blanco si envías los siguientes formularios:

• 1098-T
• 1099-A
• 1099-G

De lo contrario, tendrás que mirar en ciertas casillas de cada formulario y sumar los totales antes de enviarlo. Algunos formularios requieren que sumes varias casillas. Las cajas que hay que revisar son:

• Formulario 1097-BTC: Caja 1
• Formulario 1098: Caja 1 y Caja 6
• Forma 1098-C: Caja 4c
• Forma 1098-E: Caja 1
• Forma 1098-F: Caja 1
• Forma 1098-P: Caja 4
• Forma 1099-B: Caja 1d y Caja 13
• Forma 1099-C: Caja 2
• Formulario 1099-CAP: Caja 2
• Formulario 1099-DIV: Caja 1a, Caja 2a, Caja 3, Caja 9, Caja 10y Caja 11
• Forma 1099-INT: Caja 1, Caja 3, Caja 8, Caja 10, Caja 11y Caja 13
• Forma 1099-K: Caja 1una
• Forma 1099-LS: Caja 1
• Formulario 1099- LTC: Caja 1 y Caja 2
• Formulario 1099-MISC: Caja1, Caja 2, Caja 3, Caja 5, Caja 6, Caja 7, Caja 8, Caja 10, Caja 13y Caja 14
• Formulario 1099-OID: Caja 1, Caja 2, Caja 5, Caja 6y Caja 8
• Formulario 1099-PATR: Caja 1, Caja 2, Caja 3y Caja 6
• Forma 1099-P: Caja 1
• Formulario 1099-QA: Caja 1
• Formulario 1099-R: Caja 1
• Formulario 1099-S: Caja 2
• Formulario 1099-SA: Caja 1
• Formulario 1099-SB: Caja 1 y Caja 2
• Formulario 3921: Caja 3 y Caja 4
• Formulario 3922: Caja 3, Caja 4y Caja 5
• Formulario 5498: Caja 1, Caja 2, Caja 3, Caja 4, Caja 5, Caja 8, Caja 9, Caja 10, Caja 12b, Caja 13a y Caja 14a
• Formulario 5498-ESA: Caja 1 y Caja 2
• Formulario 5498-QA: Caja1 y Caja 2
• Formulario 5498-SA: Caja 1
• Forma W-2G: Caja 1

Revisa bien tus cálculos antes de poner la cantidad en la Casilla 5 para cerciorarte de que es correcta. Además, recuerda poner solo el total del formulario concreto para el que presentas el Formulario 1096 , no el importe total de todas las declaraciones informativas.

Elige el tipo de formulario que envías

Box 6 presenta una lista de todos los formularios informativos con los que podrías usar el Formulario 1096 . Selecciona el formulario al que anexas el formulario 1096 y luego pon una "X" en la casilla debajo. Solo pon una X en una casilla, ya que usarás un formulario 1096 separado para cada tipo de formulario informativo. Además, cerciórate de seleccionar el formulario correcto antes de marcar la casilla correspondiente.

Firma el formulario

El último paso al rellenar el Formulario 1096 es firmarlo, verificando que la información es correcta. Incluye tu firma y título, así como la fecha en que completaste el formulario al enviarlo.

Antes de firmar, tómate un minuto para revisar el documento y cerciorarte de que toda la información es correcta y legible. Pon el formulario encima de los formularios informativos que envías y prepárate para rellenar formularios adicionales 1096según sea necesario.

¿Dónde enviar el formulario 1096

Si estás rellenando el Formulario 1096, es porque estás rellenando y enviando declaraciones informativas por correo. Tendrás que enviar los formularios por correo al IRS. La dirección a emplear depende de la ubicación de tu negocio. Si estás en los siguientes estados:

• Alabama
• Arizona
• Arkansas
• Delaware
• Florida
• Georgia
• Kentucky
• Maine
• Massachusetts
• Misisipi
• Nuevo Hampshire
• Nueva Jersey
• Nuevo México
• Nueva York
• Carolina del Norte
• Ohio
• Texas
• Vermont
• Virginia

Envía tus formularios al Centro de Procesamiento de Envíos del IRS Austin en Austin, Texas.

Si tu empresa está en:

• Alaska
• Colorado
• Hawái
• Idaho
• Illinois
• Indiana
• Iowa
• Kansas
• Michigan
• Minnesota
• Misuri
• Montana
• Nebraska
• Nevada
• Dakota del Norte
• Oklahoma
• Oregón
• Carolina del Sur
• Dakota del Sur
• Tennessee
• Utah
• Washington
• Wisconsin
• Wyoming

Envía tus formularios al Centro del IRS en Kansas City, Misuri.

Por último, si tu empresa está en:

• California
• Connecticut
• Distrito de Columbia
• Luisiana
• Maryland
• Pensilvania
• Rhode Island
• Virginia Occidental

Envía tus formularios al Centro del IRS en Ogden, Utah.

Dado que las direcciones postales pueden cambiar, es buena idea consultar con el IRS antes de presentar el Formulario 1096. Además, ten en cuenta que si tu empresa envía más de 250 de cualquier formulario en individuo, no puedes usar la opción por correo y debes presentarla electrónicamente.

¿Por qué no puedes imprimir el formulario 1096?

Cuando envías el Formulario 1096 al IRS, emplea un escáner para leer rápidamente la información del formulario. Escanear los formularios agiliza el proceso para la agencia. De lo contrario, tendría que introducir toda la información a mano. Aunque el IRS proporciona copias del Formulario 1096 en línea, insiste en que no puedes usar una copia impresa del formulario al presentarlo.

El equipo que usa el IRS no puede escanear copias impresas. Para obtener una copia escaneable del Formulario 1096, tienes que aplicar al IRS. Por suerte, los formularios son gratis. Deberías recibir el tuyo unos 10 días luego de enviar tu solicitud, así que cerciórate de dejar suficiente tiempo antes de las fechas de entrega.

Puede que te resulte más fácil presentar tus declaraciones informativas en línea. Para presentar electrónicamente, necesitas emplear el Sistema IRS FIRE. Aunque la presentación electrónica es obligatoria para las empresas con más de 250 formularios, el IRS también anima a las empresas con menos formularios a emplear la opción de presentación electrónica.

1096 fechas de parto

Las fechas de entrega del Formulario 1096 dependen en gran medida del tipo de formularios informativos que envíes. En términos generales, la fecha límite es el 28 de febrero del año siguiente al año fiscal. Así que, para el año fiscal 2021 , la fecha límite para el Formulario 1096 es el 28de febrero de 2022.

La fecha límite del 28 de febrero se aplica a los siguientes formularios:

• 1097
• 1098
• La mayoría de los tipos de 1099
• 3921
• 3922
• W-2G

Sin embargo, hay una excepción para algunos tipos de 1099de forma . Si vas a presentar el Formulario 1099-NEC, tienes que presentarlo antes de 31de enero.

Para el Formulario 5498, la fecha límite es el 31de mayo.

Hay penalidades si tu empresa no presenta los formularios informativos a tiempo. Las penalidades se basan en el tamaño de tu negocio y comienzan en50 $ por devolución.

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