A medida que las compañías buscan adaptar a un mundo postpandemia y satisfacer las necesidades cambiantes de su equipo remoto, invertir en las mejores herramientas es fundamental. Esto garantizará que las compañías mantengan una comunicación clara y fomente una colaboración estrecha, lo cual es crucial para retener y atraer a los mejores talentos que buscan una experiencia laboral positiva.

Aunque la tecnología permite que los trabajadores que antes trabajaban en la oficina realicen el mismo trabajo en cualquier lugar, con mayor productividad, no todas las herramientas de trabajo remoto son iguales. Echemos un vistazo a algunas herramientas digitales esenciales para ayudar a que tus trabajadores y equipos del remoto prosperen.

¿Cuál es el mayor desafío de trabajar en remoto?

Uno de los retos a los que se enfrentan los equipos de remoto es mantener conectados. Para contrarrestar esto, las compañías deben encontrar y emplear las mejores herramientas para que la integración del trabajo remoto sea lo más fluida posible.  Sin embargo, el trabajo remoto provocó una saturación de servicios de software. Entonces, ¿qué herramientas necesitas para que tu equipo remoto pueda prosperar trabajando en diferentes ubicaciones del mundo? Pedimos a Globalization Partners (G-P) experto, el vicepresidente de Tecnología de la Información Stephen McCormack, que nos explicara sus principales opciones en cuanto a conectividad y empoderamiento de un equipo remoto.

A continuación destaca algunas de las mejores herramientas de remoto, desde el reclutamiento hasta la incorporación y la videoconferencia.

¿Cuáles son las mejores herramientas para el reclutamiento en la experiencia de G-P?

Stephen: Cuando se habla de herramientas remoto, es importante reconocer su impacto y utilidad incluso antes de incorporar un empleado.

  • Anaplan: Por ejemplo, empleamos Anaplan para ofrecer previsiones automatizadas basadas en datos que nos permiten presupuestar con precisión nuestras necesidades de reclutamiento.
  • Invernadero: Greenhouse es una herramienta remota que nos permite documentar nuestro proceso de entrevista y seguir el recorrido de una candidata a persona desde el principio hasta el final. Nuestros responsables de selección y socios de adquisición de talentos lo emplean para analizar cada puesto relevante y seleccionar candidatos antes de la fase de entrevistas. Una vez realizada la entrevista, se procesa la retroalimentación en el Invernadero, que será visible para todas las partes internas correspondientes vinculadas al puesto abierto.
  • Crosschq: Crosschq se emplea cuando decidimos una persona candidata, y las referencias de la persona entrevistada exitosa deben comprobar. Crosschq es un excelente ejemplo de herramienta online que sustituyó a la llamada telefónica tradicional para obtener feedback relevante sobre un candidato a persona. Esto permite al árbitro tomar su tiempo para dar la opinión y hacerlo a su propio ritmo y horario, lo que permite que su feedback sea más preciso y valioso.
  • DocuSign: DocuSign es una última herramienta remota que merece ser mencionada en el proceso de contratación. Una vez que se hace y acepta una oferta, el contrato se emite al empleado potencial. DocuSign permite que el candidato a persona elegido firme su contrato de forma remota y lo devuelva al responsable de contratación con solo pulsar un botón.

¿Qué tipo de tecnologías ayudan a la incorporación remota?

Stephen: Una parte fundamental para construir cualquier equipo remoto es contar con un Sistema de Gestión del Aprendizaje eficaz. En G-P, usamos Lessonly.

Ser una compañía de trabajo remoto significa que todos los nuevos empleados suelen comenzar su vida en G-P desde su oficina en casa. Por lo tanto, Lessonly desempeña un papel crucial para ayudar a comprender:

  • La compañía en su conjunto
  • Su departamento correspondiente
  • Políticas y procedimientos de la compañía
  • Organigramas
  • Además, todas las diversas herramientas de remoto en funcionamiento

Lessonly es clave para incorporar con éxito a nuestros empleados. El responsable correspondiente y el personal de Recursos Humanos trabajan estrechamente con el nuevo empleado para programar cada módulo de formación de Lessonly durante las dos primeras semanas de su nueva carrera en G-P.

¿Qué herramientas digitales ayudan a realizar una evaluación de desempeño en remoto?

Stephen:  Al gestionar un equipo remoto, es esencial contar con una herramienta que proporcione al empleado un acceso regular y estructurado a su responsable. 15Five permite a los empleados dar una actualización semanal sobre su actividad y destacar lo que planean lograr en los próximos siete días. Además, pueden seguir su progreso hacia sus objetivos personales, departamentales y empresariales.

De nuevo, en una compañía de trabajo remoto como G-P, una herramienta como 15Five es un ejemplo perfecto de cómo mantener a todos conectados de la mejor manera, tanto a nivel superior como a lo largo de la cadena de mando. Por supuesto, un responsable también debe realizar 1:1 reuniones al menos una vez a la semana y proporcionar actualizaciones a su equipo.

Pero el trabajo siempre es tan ajetreado y el tiempo suele volar. 15Five promueve un periodo automático de reflexión, normalmente al final de la semana, en el que podemos considerar nuestros objetivos y cómo los alcanzaremos durante la próxima semana. Obviamente, eso es muy importante.

¿Qué tal herramientas para la gestión financiera?

Stephen: Lanzamos Workday at G-P en julio de este año. Workday es nuestra principal combinación de Gestión de Capital Humano y Sistema Financiero. Es efectivamente nuestra herramienta de Planeación de Recursos Empresariales.

Antes teníamos varias aplicaciones separadas haciendo esas tareas. Desde que lanzamos Workday, reunimos todo eso bajo un mismo paraguas.

En resumen, Workday actúa como fuente de registro para un empleado en términos de días festivos, gastos, nóminas y todo tipo de información de Recursos Humanos. También sirve como fuente financiera de registro, culminando en la elaboración de nuestro conjunto de libros financieros cada mes del año.

¿Cuál es la mejor herramienta para videoconferencias?

Stephen: G-P emplea Zoom para nuestras reuniones por videoconferencia. Se emplea tanto internamente como con socios externos. Empleamos Zoom para todas nuestras reuniones de conferencias, eventos importantes, seminarios sitio web, etc., y siempre resultó ser un éxito considerable.

¿Cuál es la mejor herramienta de comunicación para equipos de remoto?

Stephen: En cuanto a la mensajería instantánea, Slack es la principal herramienta de colaboración preferida por los colegas de G-P. En nuestra experiencia , Slack es excepcional por la actividad colaborativa entre individuos y equipos. Slack ofrece diversas oportunidades de colaboración y comunicación, desde canales generales hasta canales específicos de proyectos, canales de equipo y mensajes directos individuales entre colegas.

¿Qué es lo mejor para documentación y almacenamiento de archivos?

Stephen: Empleamos muchas herramientas para el almacenamiento estructurado de archivos, desde Confluence y SharePoint hasta OneDrive. SharePoint y OneDrive forman parte de la suite de productos Microsoft 365 y requieren poca presentación.

Confluence forma parte de la gama de productos de Atlassian. Usamos Confluence en G-P como un foro de documentación ad hoc, muy flexible según los requisitos específicos del equipo.

¿Qué herramientas remotas emplea G-P para la ciberseguridad?

Stephen: Una de mis principales tareas en G-P es gestionar la seguridad de la información. Ser una compañía de trabajo remoto conlleva desafíos en este ámbito.

Cuando tu personal trabaja en oficina, tienes mucho control en cuanto a seguridad de la información. Pero desde el punto de vista del remoto primero, nuestra red es prácticamente la casa de cada uno de nuestros 1300 empleados. Por tanto, puede ser un entorno desafiante para garantizar que nuestros usuarios y sistemas estén seguros desde una perspectiva de seguridad de la información. Para ayudar a lograrlo, desplegamos varias herramientas de remoto que pueden alertarnos de cualquier posible problema y permitirnos reaccionar en consecuencia y con precisión cuando sea necesario. Entre ellos se encuentran Barracuda, Inky, Crowdstrike y Netskope , por nombrar algunos.

Además del conjunto de herramientas remotas que nos ayudan a mantenernos seguros, también es fundamental educar a nuestros usuarios. Realizamos ejercicios internos de phishing para desarrollar la madurez en el ámbito de la ciberseguridad para nuestro personal. Fomentamos la concienciación a través de programas de formación que están disponibles de manera regular en Lessonly y a través de Knowbe4.

Los hackers pueden operar juntos, así que para contrarrestar eso es esencial que el personal de una compañía también trabaje en equipo: se necesita una red para superar a una red.

Crea hoy un equipo remoto global

Al construir un equipo remoto, puede ser más difícil garantizar que todos estén conectados. Pero cuando implementas las mejores herramientas de comunicación y digitales, puedes cerciorarte de que hay una base estable. Cuando se disponen de las herramientas adecuadas para trabajar en equipo, un equipo remoto aumenta la productividad en comparación con el personal interno, lo que contribuye al éxito de una compañía.

Para otros consejos y estrategias, descarga nuestro eBook, La Guía Completa para Construir un Equipo Global Remoto, para aprender:

  • Cómo encontrar al mejor talento internacional.
  • Cómo crear un sistema eficaz de gestión de remotos.
  • Cómo aumentar la productividad construyendo una cultura laboral estable que permita a tu compañía crecer de forma remota.
  • Uno de los retos a los que se enfrentan los equipos de remoto es mantener conectados.
  • Para contrarrestar esto, las compañías deben encontrar y emplear las mejores herramientas para que la integración del trabajo remoto sea lo más fluida posible.