Cómo pagar a los contratistas. Guía sobre pagos a contratistas.

Puntos clave

• Principales desafíos de pagar a los contratistas: Pagar a los contratistas sin realizar la diligencia debida puede conllevar la clasificación errónea, la violación de las leyes laborales locales y comisiones sorpresa.

• Qué considerar al pagar a los contratistas: Para pagar correctamente a los contratistas independientes, debes conocer tus obligaciones fiscales, con cuántos contratistas puedes trabajar según tu cotización y las condiciones de pago, incluyendo tarifas y calendarios.

• Mejores prácticas para pagar a contratistas: Establece una relación contratista clara mediante acuerdos de cumplimiento de servicios. Emplea G-P Contractor™ para crear contratos y pagar a los contratistas de 195 mercados en minutos, no en horas. 

Las estables relaciones contratistas globales se construyen sobre la confianza. Y nada rompe la confianza más rápido que los pagos inexactos o retrasados. A escala global, las apuestas son aún mayores. Cada país tiene sus propios estándares fiscales y de declaración. Pero existen ciertas prácticas que pueden ayudar a garantizar pagos contratistas sin problemas. 

Aquí tienes algunas consideraciones para pagar a contratistas independientes.

Principales 3 desafíos de pagar a los contratistas

Los contratistas independientes son profesionales autónomos. A diferencia de los empleados, los contratistas tienen más control e independencia sobre la relación laboral. Los gobiernos locales tienen criterios específicos sobre cómo debería ser esta relación. Algunos incluso tienen pruebas para determinar si tienes una relación contratista o entidad empleadora-empleado.  

Crear contratos de cumplimiento global puede ayudarte a evitar litigios y fuertes sanciones. 

1. Worker clasificación errónea

La clasificación errónea de trabajadores ocurre cuando tratas a un empleado como si fuera un contratista. Esto conlleva infracciones legales y multas, además de afectar a la reputación de tu compañía.  Más importante aún, la clasificación errónea priva al trabajador de protecciones como beneficios y compensación por salario mínimo. Los contratistas son responsables de sus propios impuestos, así que también podrías acabar pagando impuestos atrasados por empleados mal clasificados.

Algunos países ofrecen recursos para determinar la clasificación de los trabajadores. En el Reino Unido, puedes emplear la herramienta Comprobar el Estado Laboral para Impuestos . Esta herramienta también te informa si cambios en los contratos alteran el estatus laboral del trabajador. 

Otros países no tienen herramientas específicas, lo que dificulta la determinación. Tus acuerdos deben definir claramente la relación laboral, el alcance del trabajo, los términos de pago y los acuerdos de confidencialidad para garantizar el cumplimiento. 

Con G-P Contractor, puedes comprobar al instante los contratos por clasificación errónea de trabajadores y recibir asesoramiento práctico para proteger tu compañía de multas costosas.

2. Leyes laborales variables

Las leyes laborales afectan tus obligaciones fiscales y relaciones laborales. En países como la India, los tribunales van más allá de los contratos escritos y examinan la verdadera naturaleza de la relación laboral para determinar la clasificación errónea. 

3. Cotización impredecible

Las fluctuaciones en los tipos de cambio y las comisiones de transferencia pueden afectar mucho tu presuposición. Para pagar a contratistas internacionales sin sacrificar tu cotización, considera tarifas intermedias y garantizadas. Un tipo de mercado medio es el punto medio entre los tipos de compra y venta de una moneda. Una tasa garantizada es una tasa fijada durante un tiempo específico. 

Además, habla con tu contratista sobre quién cubrirá las tasas de transferencia. Aunque estas comisiones pueden ser pequeñas, se acumulan con el tiempo y afectan al flujo de caja. G-P Contractor puede ayudarte a ahorrar dinero con tarifas de pago más bajas y sin comisiones sorpresa.

Principales consideraciones para pagar a contratistas

Para garantizar pagos contratistas fluidos, cotización lo siguiente:

Impuestos para contratistas

Las leyes fiscales varían según el país. Necesitas un sistema para mantenerte cumplimiento. Por ejemplo, si contratas a contratistas con sede en EE. UU., necesitas recoger el Formulario W-9 para obtener su información de contribuyente — incluyendo su número de seguridad Social o su número de identificación de empleador. Esto te permite presentar fácilmente 1099 Formularios, especialmente 1099-NEC y 1099-MISC, que reportan pagos contratistas anuales por encima de 600USD. 

A los contratistas independientes en EE. UU. a veces se les llama trabajadores 1099 debido a estos formularios. No retienes impuestos para pagar a 1099 trabajadores. Los contratistas son responsables de pagar sus impuestos. Para pagar impuestos como trabajador 1099 , los contratistas deben tener en cuenta las leyes fiscales federales, estatales y locales.

En el Reino Unido, los contratistas independientes también presentan sus impuestos con su Número de Referencia Único de Contribuyente. Sin embargo, el país tiene normas de trabajo fuera de nómina conocidas como IR35. Si la naturaleza de los servicios del trabajador lo clasifica como empleado, se aplica el35 IR y la entidad empleadora debe deducir los impuestos aplicables. HM Revenue and Customs (HMRC) identifica cualquier posible clasificación errónea de trabajadores.

Número de contratistas

Las tarifas por hora de los contratistas suelen costar más que las tarifas por hora de empleado para compensar la falta de beneficios. Presupuestar poco o contratar en exceso puede provocar pagos atrasados y, a su vez, afectar al flujo de caja y a los servicios del contratista.

Métodos de pago para contratistas

Tanto si desea pagar a los contratistas mediante depósito directo como por otros medios, existen múltiples métodos de pago disponibles. Los contratistas pueden tener sus preferencias, pero usted puede sugerir opciones que proporcionen documentación para fines fiscales. Además, ten en cuenta el tiempo que tarda en enviar el dinero. La comodidad suele conllevar tarifas más elevadas. 

Los métodos de pago tradicionales incluyen cheques y transferencias bancarias. Las plataformas de pago en línea pueden ayudarte a enviar dinero fácilmente. Sin embargo, ten cuidado con los cargos inesperados y los tiempos de procesamiento lentos. G-P Contractor es la forma más sencilla de pagar a los contratistas y tramitar facturas. Elige entre más de 130 monedas y accede a comisiones globales más bajas por transferencias de dinero en más de 190 mercados.

Tarifas de pago y frecuencia de los contratistas

Las estructuras de pago varían según el tipo de trabajo del contratista y los términos del contrato. Tu contratista puede aplicar:

• Tarifas por hora: Los servicios basados en el tiempo, como la consultoría y los servicios de asistente virtual, pueden requerir una tarifa por hora.

• Pagos por hitos: Los proyectos de mayor envergadura que requieren tiempo para completar, como los proyectos de construcción, necesitan pagos basados en hitos para mantener el flujo de caja. Estos también son pagos por completar fases del proyecto.

• Tarifas del proyecto: Son tarifas fijas para entregables específicos, donde el pago se basa en la finalización del proyecto.

• Comisiones de anticipación: Las tarifas de retención suelen ser por continuar con el trabajo con un contratista. Es una comisión de compromiso que permite a un contratista reservar tiempo en su agenda para tus proyectos. 

Indica claramente la estructura de pago acordada, el plazo de facturación y los métodos de pago en el contrato. Aunque algunos contratistas hacen sus propios contratos, lo mejor es que tú puedas redactar los tuyos propios. Ya sea que contrates a un solo contratista o a todo un equipo, G-P Contractor te permite crear y emitir contratos en cuestión de minutos. 

Calendario de pagos a contratistas

Los contratistas deben recibir su pago en el calendario acordado, independientemente de las diferencias horarias. Los pagos puntuales generan confianza y mantienen a los contratistas motivados en su trabajo. G-P Contractor ayuda a realizar pagos más rápidos. Los pagos automatizados garantizan que los contratistas reciban el pago puntual mientras reducen los costos administrativos por tu parte.

Mejores prácticas para pagar a contratistas

Si no tienes claro cuáles son las mejores formas de pagar a los contratistas, recopilamos algunas buenas prácticas:

1. Confirma el estado del contratista: Esto suele estar determinado por el grado de control y la naturaleza de vuestra relación laboral. Investiga las leyes del país contratista y los criterios de clasificación de los trabajadores. En Estados Unidos, las normas del common law determinan la clasificación contratista. Mientras tanto, Alemania tiene múltiples pruebas de umbral para clasificar contratistas. El país también categoriza a los contratistas como Gewerbetreibende (contratistas de la industria comercial) o Freie Berufe (profesionales liberales).

2. Redacta un contrato de servicios: Tu contrato debe indicar la estructura de pago, el importe, el método de facturación y la frecuencia de pago. También puedes incluir penalizaciones por retraso o penalidades por pagos retrasados o plazos incumplidos.

Emplea la tecnología para el seguimiento del trabajo: Emplear la tecnología para seguir las horas de trabajo y el progreso te permite crear facturas detalladas.

Cómo informar de los pagos de contratistas independientes

La forma correcta de informar los pagos contratistas depende del país. Por ejemplo, en EE. UU., el Servicio de Impuestos Internos (IRS) es el principal organismo responsable de los impuestos. Debes presentar los formularios de 1099 correspondientes para pagos contratistas superiores a 600USD en un año. Los contratistas deberían entregarte un formulario W-9 para que tengas todo lo necesario para preparar formularios fiscales como el 1099-NEC. 

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