El fraude en nóminas es como una tubería de agua que se filtra lentamente. Al principio, el daño puede ser difícil de detectar o no parecer grave. Pero con el tiempo, la cantidad de dinero que los ladrones pueden robar a una compañía a través de esquemas internacionales de nómina puede ser considerable. En un ejemplo, una mujer pudo robar casi300$ ,000 a su entidad empleadora durante su empleo. Aunque el rastro documental reveló pérdidas de300dólares,000, los fiscales estimaron que la mujer pudo tomar más de tres cuartos de millón de dólares de su entidad empleadora, desde que empezó a trabajar en 2010 y hasta que fue despedida en 2013.
El fraude en nóminas puede ocurrir en cualquier empresa, pero es un riesgo, especialmente para las pequeñas empresas. En su 2018 Reporte a las Naciones, la Asociación de Examinadores Certificados de Fraude (ACFE) encontró que las empresas con menos de 100 empleados tenían más del doble de probabilidades de sufrir fraude en nómina en comparación con las empresas más grandes. El fraude en nóminas también es internacional. Se reportaron casos de que ocurre en empresas de todo el mundo. Comprender el riesgo del fraude en la nómina y cómo ocurre puede ayudar a tu compañía global a tomar medidas para prevenirlo.
¿Qué tan grave es el fraude en nóminas?
Las cantidades que la gente puede robar a sus entidades empleadoras mediante esquemas de fraude en nóminas suelen ser considerables. En un caso especialmente notable, el presidente de una empresa de procesamiento de nóminas, que gestionaba la nómina y los pagos de otras empresas, robó26 millones de dólares. Otro ejemplo de fraude en nóminas costó a la ciudad de Nueva York600 millones de dólares.
La ACFE informa que aproximadamente el 7% de todos los casos de fraude son fraude en nóminas y que la empresa media pierde alrededor de $63,000. El esquema típico de fraude en nóminas es de larga duración: la duración media de un esquema es de unos 30 meses.
Dado que el fraude en nóminas suele persistir durante un tiempo antes de ser detectado, las empresas afectadas pueden tener dificultades para obtener el reembolso de los fondos perdidos. En el caso de la mujer declarada culpable de robar alrededor de300$,000, la cantidad que debe devolver a su antigua entidad empleadora es casi un tercio de la cantidad que se sospecha que realmente recibió durante el plan.
El fraude en nóminas también afecta a testigos inocentes. Cuando el presidente de una empresa de procesamiento de nóminas robaba millones de dólares a sus clientes, las personas que se vieron afectadas de inmediato fueron los empleados de los clientes de la empresa procesadora. Miles de empleados se despertaron una mañana y se enteraron de que sus pagos estaban siendo retirados de sus cuentas. En algunos casos, las retiradas provocaron descubiertos y las comisiones asociadas a los descubiertos. Además de que la gente perdió sus nóminas, el fraude también provocó que los empleados de la empresa de nóminas perdieran sus empleos y una fuente de ingresos.
No subestimes los efectos del fraude en nóminas en tu empresa y en las personas con las que trabajas. Una manzana podrida puede tener un efecto serio en la reputación de tu empresa y en su capacidad para realizar sus pagos.
Cómo ocurre el fraude en la nómina
Existen múltiples causas de fraude internacional en nóminas. El fraude puede ser resultado de acciones tomadas por empleados de una empresa o por la propia empresa. Según el estudio de la ACFE, cuando un empleado comete fraude en nóminas, normalmente es alguien que trabaja en contabilidad o soporte administrativo. Aunque el fraude en nóminas puede ser cometido por dos o más personas trabajando juntas, normalmente una sola persona es responsable.
Algunos de los tipos de planes internacionales de nómina incluyen:
- Empleados fantasma: Los empleados fantasma reciben un pago de una empresa pero en realidad no trabajan allí. En muchos casos, los empleados no existen y nunca trabajaron para la compañía. Puede ser fácil identificar empleados fantasma en ciertos casos. Algunos estafadores no son muy creativos a la hora de nombrar a sus empleados ficticios. Pueden usar una variación de sus propios nombres, un marcador como "John Doe", o incluso algo como "X".
- Fraude en la hoja de horas: El fraude en hojas de tiempo es una forma muy común de fraude en nóminas. Un empleado puede ajustar el tiempo que reporta trabajar hacia arriba para obtener más dinero de su entidad empleadora. A menudo, los tiempos son lo suficientemente pequeños como para no detectar de inmediato. Por ejemplo, un empleado podría agregar 15 minutos extra a sus horas reportadas cada día. Como resultado, pueden trabajar más de 40 horas a la semana y recibir pagos de horas extra de la entidad empleadora, incluso si en realidad no trabajaron tantas horas.
- Colegas de apoyo: Las entidades empleadoras que emplean fichadores y tarjetas perforadas pueden experimentar fraude en nóminas en forma de fichas de colegas. Este tipo de fraude puede parecer inocente. Por ejemplo, un empleado que llega tarde podría pedirle a un colega amable que marque su tarjeta de tiempo para que parezca que llegó a tiempo. Pero sigue siendo una forma de fraude, ya que los empleados afirman estar trabajando cuando en realidad no están trabajando.
- Clasificación errónea de trabajadores: Algunos tipos de fraude en nóminas los comete la entidad empleadora, en lugar de los empleados. Un ejemplo es la clasificación errónea de empleados o trabajadores para evitar pagar impuestos o beneficios sobre la nómina. Las entidades empleadoras ocasionalmente tratan a los empleados como contratistas, incluso si no cumplen los requisitos de la definición. Otro ejemplo de clasificación errónea de trabajadores ocurre cuando una entidad empleadora paga "por la mesa" y no emite ningún documento fiscal.
- Anticipos de nómina que no se devuelven: Los empleados pueden pedir anticipos en su salario de vez en cuando, asumiendo que devolverán el anticipo. Cuando el adelanto no se devuelve, es fraude. En algunos casos, el adelanto puede no ser registrado correctamente por el personal de nóminas. Podrían listarlo como un gasto, no como un activo. Alternativamente, el equipo de nóminas puede no hacer seguimiento con el empleado para cerciorar de que el adelanto se devuelva.
- Tarifas fraudulentas: Otro ejemplo de fraude en nóminas ocurre cuando las tarifas salariales se reportan incorrectamente. Una persona del departamento de nóminas podría ajustar el sueldo horario de un empleado al alza, por ejemplo, dando a alguien21 dólares por hora en lugar de los20 que debería ganar. Para evitar ser detectados, algunos empleados ajustan la tarifa salarial por un periodo limitado, como solo un par de pagos.
- Bonificaciones no autorizadas: El fraude en nóminas puede ocurrir cuando alguien emite un cheque de bonificación a un empleado o a sí mismo sin la aprobación de la persona o departamento correspondiente.
- Licencia falsificada o tiempo libre remunerado: Si un empleado reclama tiempo libre remunerado cuando no es elegible o toma licencia remunerada cuando no debería, es una forma de fraude en nóminas.
- Retención falsificada: En algunos casos, el fraude en nóminas ocurre cuando no se descuentan cantidades que deberían deducir del pago de una persona, como impuestos, contribuciones a la jubilación y beneficios de seguro. Sin embargo, la empresa sigue pagando los gastos, lo que significa que puede perder una cantidad significativa de dinero con el tiempo.
- Gastos falsificados: Los empleados con cuentas de gastos pueden cometer fraude en la nómina reclamando gastos que no estén relacionados con el trabajo. Por ejemplo, un empleado podría invitar a su familia a cenar y gastar el dinero. También pueden crear un recibo falso de una compra que nunca se realizó.
Cómo identificar y corregir el fraude en nóminas
Algunos tipos de fraude en nómina pueden ser más fáciles de detectar que otros. Por ejemplo, puede ser complicado saber cómo identificar empleados fantasma si tu compañía tiene sucursales en todo el mundo. No tienes forma de saber exactamente quién trabaja en tu oficina en Tokio si estás basado en Estados Unidos, por ejemplo. Una forma de detectar empleados fantasma es trabajar con un tercero que tenga gente en el país para ti. Tu tercero puede ser un cazafantasmas, cerciorar de que todos los que reciben un pago de tu compañía realmente trabajen para la compañía. El tercero también puede actuar como una entidad empleadora profesional, gestionando todos los aspectos de la nómina para tus empleados internacionales, eliminando una cosa más de la lista de tareas de tu compañía.
Además de trabajar con una organización profesional de entidades empleadoras, puedes poner en marcha medidas para cerciorarte de que todos los que cobran por tu empresa realmente trabajan allí y existen. Contactar con referencias y realizar comprobaciones de antecedentes a posibles nuevas personas empleadas es una forma de cerciorar de que son reales. Exigir depósito directo a todos los empleados es otra forma de reducir el riesgo de pagar a los fantasmas.
Puedes identificar otros tipos de fraude en nóminas, como sueldos falsificados, hojas de horas y gastos, auditando y revisando la nómina antes de realizar los pagos. La persona que revisa y aprueba la nómina no debería ser la misma que la procesa. La persona que revisa la nómina debe ser responsable de cerciorar de que:
- Las horas trabajadas coinciden con el número esperado de horas que un empleado debería trabajar: Si un empleado trabaja más de 40 horas o más horas de las que fue contratado, la persona que revisa la nómina debe hacer un seguimiento con el supervisor para cerciorar de que todo está en regla. Otra opción es exigir la aprobación antes de que cualquier empleado pueda presentar una hoja de horas con más de 40 horas trabajadas en una semana.
- El sueldo por hora es preciso: La persona que revisa la nómina debería comparar el sueldo horario esperado de los empleados con el sueldo que realmente reciben. Si hay alguna discrepancia, debería realizar una investigación más profunda.
- Se retienen las cantidades adecuadas: Los impuestos y otras retenciones deben deducir de los pagos de los empleados. Si no es así, la persona que revisa la nómina debe averiguar por qué.
- Los gastos son apropiados: La persona responsable de auditar o revisar la nómina también debe revisar cualquier gasto reclamado por los empleados y verificar que sea apropiado o legítimo. La revisión puede incluir revisar recibos para cerciorar de que los gastos reclamados coinciden con los recibos. Los gastos también deben estar relacionados con el trabajo.
Cómo prevenir el fraude en nóminas
El fraude en nómina global no tiene por qué costar a tu negocio cientos de miles de dólares. Saber cómo prevenir el fraude en nóminas puede detenerlo en seco o incluso antes de que empiece. Aquí tienes pasos que puedes seguir para evitar que el fraude en nóminas afecte a tu negocio.
- Revisa a fondo a todos antes de contratarlos: Idealmente, las personas que contrates serán honestas y de confianza. Seleccionar a las nuevas personas empleadas comprobando sus antecedentes penales, verificando referencias y confirmando su formación y empleos previos te ayudará a evitar contratar a personas deshonestas. Puedes externalizar el proceso de selección al contratar empleados internacionalmente.
- Emplea hojas de horas eléctricas y requiere aprobación: Es fácil para los empleados ajustar hojas de horas en papel, pero más difícil para ellos modificar hojas de horas eléctricas. El uso de hojas de horas eléctricas y la exigencia de la aprobación del supervisor para el tiempo entregado puede ayudar a evitar reportes falsificados de horas trabajadas.
- Emplea biometría para eliminar los puntos de entrada de colegas: Exigir a los colegas que fichen ellos mismos, si usas un reloj físico, evitará que los colegas fichen. Una forma de hacerlo es emplear huellas dactilares u otros datos biométricos para verificar la identidad del empleado antes de fichar.
- Limita quién puede acceder a los datos de nóminas: Cuantas menos personas tengan acceso a la nómina de tu empresa y que puedan hacer ajustes o cambios en ella, mejor. Limitar el acceso a la nómina reduce el riesgo de que alguien ajuste las horas trabajadas o la tarifa de pago.
- Requiere una segunda mirada en los reportes de nómina: Todos los reportes de nóminas deben ser revisados y aprobados antes de emitir los pagos. También debería existir un proceso para pausar los pagos y emitir correcciones si se detectan inexactitudes.
- Sabe qué debes buscar al revisar la nómina: Cerciórate de que tu empresa no esté pagando a personas con nombres muy similares y direcciones idénticas. Además, ten cuidado con los pagos realizados a personas que viven en la misma dirección o con los pagos realizados en la misma cuenta bancaria para empleados diferentes.
- Tener un sistema para identificar y eliminar a los empleados despedidos: Una forma de evitar pagos a empleados fantasma, especialmente a personas que ya no trabajan para tu empresa, es marcar registros o expedientes tras la salida de un empleado. Un archivo marcado no debería seguir recibiendo pagos.
- Elimina los pagos de cheques: El fraude en nóminas es más fácil de cometer cuando se trata de cheques en papel. Con la transferencia bancaria, cada pago se envía a una cuenta bancaria. Puedes verificar que la información de la cuenta es correcta y que pertenece al empleado correspondiente. Si es necesario, puedes revertir los pagos enviados si sospechas que hay fraude en juego.
- Establecer una política de tolerancia cero: Puedes disuadir el fraude estableciendo una política de tolerancia cero. Informar a los empleados de las normas y de las posibles consecuencias de cometer fraude en nóminas puede impedir que la gente lo haga.
Externaliza tus necesidades de nómina internacional a Globalization Partners
Cuando tu negocio se expande en el extranjero, puede ser complicado estar al tanto de lo que ocurre en todo el mundo. Necesitas un equipo que te apoye tanto en el terreno como en el país. Globalization Partners puede ser ese equipo para ti. Nuestra solución integral agiliza el proceso de contratación internacional y también ayuda a garantizar que tu nómina, impuestos y asuntos legales sigan cumpliendo con el país donde operas. Nuestros servicios de nómina global cercioran que tu equipo internacional reciba el pago puntual, al tiempo que reduce el riesgo de fraude en nóminas. Contacta con nosotros hoy mismo para obtener más información.
Para más información sobre nóminas internacionales, descargue nuestra Lista Global de Cumplimiento de Nóminas.
