¿Qué es el coempleo?

Puntos clave

• Definición: El coempleo es cuando dos compañías comparten responsabilidades de entidad empleadora. El acuerdo suele ser entre una compañía cliente y una organización profesional de empleo (entidad profesional de empleo).

• Beneficios: Trabajar con una co-entidad empleadora puede simplificar Recursos Humanos, nóminas, cumplimiento normativo y administración de beneficios.

• Limitaciones: Las PEOs están centradas en EE. UU. y no son escalables para contrataciones globales. La compañía cliente sigue siendo responsable de los errores de cumplimiento.

• Coempleo vs. entidad empleadora de registro (Plataforma global de empleo ): Una Plataforma global de empleo (Empleador de Registro) es una alternativa global al coempleo que ofrece mejor protección frente a riesgos de cumplimiento.

El coempleo es cuando dos compañías comparten responsabilidades laborales. Una parte gestiona las tareas diarias del empleado y la otra se encarga de asuntos administrativos como nóminas y cumplimiento. 

Esta es una solución atractiva para las compañías que buscan simplificar el empleo y reducir costos administrativos. Pero el coempleo también conlleva riesgos. La responsabilidad de cumplimiento se comparte y los errores pueden tener consecuencias legales para ambos coempleadores. 

Esta guía explica cómo funciona el coempleo y cómo se compara con alternativas como una entidad empleadora de registro (Plataforma global de empleo (Employer of Record).

¿Qué significa coempleo?

El coempleo es una relación contractual en la que dos compañías comparten responsabilidades laborales para un empleado. Normalmente, la relación es entre un cliente y una organización profesional de empleo. La organización profesional de empleo se encarga de las tareas administrativas mientras que el cliente gestiona el día a día del empleado. El empleado reporta al cliente compañía, no a la organización profesional de empleo.

Un co-contrato de empleo divide claramente las responsabilidades entre la compañía cliente y la organización profesional de empleo. Las responsabilidades de la compañía cliente incluyen asignar proyectos, gestionar flujos de trabajo y monitorear el rendimiento. Controla la contratación, monitorear las tareas diarias de los empleados y guía el desarrollo profesional del equipo desde la incorporación hasta el proceso de desvinculación.

La organización profesional de empleo gestiona la logística administrativa. Esto incluye nóminas, beneficios, seguros e impuestos laborales. Los PEO también gestionan las reclamaciones de compensación laboral y de desempleo.

Aunque la organización profesional de empleo asume muchas responsabilidades de cumplimiento, la compañía cliente tiene obligaciones legales, como:

• Seguir las normativas laborales para contratación, ascenso, despido y gestión del rendimiento

• Mantener un entorno laboral seguro y saludable

• Emplear prácticas laborales justas que cumplan las leyes locales y previenen la discriminación y el acoso

• Seguimiento del tiempo de trabajo y fijar salarios

• Aplicación de las políticas internas de Recursos Humanos 

Dado que los coempleadores comparten la responsabilidad sobre el empleado, también comparten la responsabilidad. Una organización profesional de empleo de buena reputación puede reducir riesgos para los clientes, pero la protección legal es limitada. 

¿Cuáles son los beneficios de la coempleo?

El coempleo ofrece varios beneficios: 

• Administración simplificada: El coempleo simplifica Recursos Humanos para la compañía cliente y les libera para centrar en la operación empresarial principal. 

• Beneficios competitivos: Una organización profesional de empleo también puede ofrecer acceso a mejores beneficios, incluyendo seguro médico, compensación laboral y planes de jubilación, agrupando a sus clientes para acceder a planes de beneficios para grandes grupos.

• Nóminas de servicio completo: La organización profesional de empleo se encarga de todos los aspectos de la remuneración. Esto garantiza precisión y procesamiento puntual.

• Orientación de cumplimiento: Los PEO tienen experiencia en leyes y normativas laborales. Esto puede reducir el riesgo de infracciones y sanciones.

• Control operativo: La compañía cliente mantiene el control directo sobre los miembros del equipo. Gestionan las actividades diarias de los empleados y la dirección estratégica del equipo. 

• Mitigación de responsabilidad: Con el empleo compartido y una clara división de responsabilidades, una organización profesional de empleo puede reducir la responsabilidad del cliente en ciertas áreas, como el cumplimiento del impuesto sobre la nómina.

Apoyo a la gestión del talento: Algunos PEOs ayudan con aspectos de incorporación, formación y gestión del rendimiento.

¿Cuáles son los riesgos del coempleo?

Una limitación del coempleo es que los PEO tradicionales operan dentro de un solo país — más comúnmente, Estados Unidos. Así que esto no es una solución escalable para el empleo global. El modelo también conlleva riesgos significativos: 

1. Si tu compañía comete un error de cumplimiento en un área de la que eres responsable, la relación de coempleo no te protege. Un contrato escrito ayuda a aclarar la responsabilidad y mitigar el riesgo, pero no elimina la responsabilidad. Los tribunales analizarán el contrato laboral real para determinar la responsabilidad y responsabilidad de la entidad empleadora.

2. El error de una organización profesional de empleo en la clasificación o gestión de impuestos sobre nóminas puede conllevar sanciones compartidas, incluyendo impuestos atrasados, multas y honorarios legales. 

3. Si entablas una relación de coempleo, debes alinear tus procesos internos de Recursos Humanos y contables con las operaciones de la organización profesional de empleo. Cualquier desalineación o solapamiento de responsabilidades puede tener consecuencias para ambas partes. Por ejemplo, la organización profesional de empleo y el cliente comparten la responsabilidad de prevenir la discriminación contra los miembros del equipo.

Las compañías en sectores altamente regulados y aquellas que buscan contratar en varios países tienen una opción más segura que considerar: una entidad empleadora de registro (Plataforma global de empleo (Employer of Record)).

¿Qué no es coempleo?

Comparemos el modelo de coempleo con otros acuerdos para ver en qué difieren. 

1. Coempleo vs. alquiler de empleo

El coempleo y el alquiler de empleo implican compartir responsabilidades laborales. Las diferencias técnicas se encuentran bajo las leyes locales. En EE. UU., algunos estados, como Nueva Jersey, consideran el coempleo y el alquiler de empleo como lo mismo. En Canadá, el alquiler de empleo es un tipo de servicio de coempleo.

Ambos acuerdos pueden implicar trabajar con PEOs. Las compañías pueden depender de los PEOs para tareas administrativas de licencias, como nóminas, impuestos y seguro de compensación laboral. Muchos confunden el alquiler laboral con el personal temporal. Sin embargo, el leasing de empleo implica una relación empleado continua. Los trabajadores temporales solo cubren situaciones especiales.

2. Coempleo vs. agencias de contratación

Los PEOs no son cazatalentos ni agencias de contratación. No reclutan miembros para el equipo para los clientes ni toman decisiones sobre a quién contratar. Una organización profesional de empleo interviene después de que la compañía cliente contrata a una persona candidata y ayuda en los procesos de incorporación, como la organización de la nómina y los beneficios del nuevo empleado. 

3. Coempleo vs. empleo conjunto

Aunque ambos términos implican responsabilidades compartidas, el coempleo y el empleo conjunto son diferentes. El coempleo significa que solo el cliente compañía dirige el trabajo del miembro del equipo, mientras que la organización profesional de empleo se encarga de las funciones administrativas. En el empleo conjunto, ambas entidades comparten el control directo y continuo sobre las cargas de trabajo, las horas y las actividades diarias. Esto significa que el empleado trabaja para ambas compañías y reporta a ambas.

Un acuerdo se clasifica como trabajo conjunto en lugar de coempleo si ambas partes:

• Realizar supervisión empleada.

• Track empleado performance.

• Negociar la compensación laboral y los salarios.

• Tener la autoridad para sancionar y despedir empleados.

Los empleadores conjuntos comparten la responsabilidad por infracciones de leyes como la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) y la Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA) en EE. UU. Por ejemplo, si un empleado no exento trabaja más allá de su horario semanal máximo habitual, ambos empleadores son responsables de garantizar los pagos adecuados de horas extra. 

El empleo conjunto puede desencadenar accidentalmente si tu compañía y otra compañía, como un proveedor, tienen un control significativo sobre las condiciones laborales o la gestión del empleado, incluso sin un acuerdo escrito.

4. Coempleo vs. Plataforma global de empleo (Empleador de Registro)

Las compañías suelen ver a los PEO y EORs como soluciones competidoras. Ambos simplifican las funciones de Recursos Humanos, pero estas soluciones tienen estructuras, ámbitos y fortalezas diferentes. Esta tabla muestra las diferencias principales.

¿Cómo reducen los PEOs y los EORs los riesgos laborales?

Tanto los PEO como los EORs mitigan los riesgos laborales. Simplifican la incorporación, gestionan el cumplimiento normativo y ofrecen orientación en sus áreas de especialización. Ambos acuerdos dividen claramente las responsabilidades para evitar confusiones y mitigar la responsabilidad.

Los PEO son socios expertos en empleo para las necesidades de contratación en EE. UU. Reducen la probabilidad de incumplimiento gestionando la logística de Recursos Humanos. Los PEO gestionan los requisitos regulatorios nacionales para la nómina e impuestos del empleado. Esto incluye la gestión de la compensación laboral y los beneficios colectivos. 

Como única entidad legal empleadora, una Plataforma global de empleo ofrece una reducción de riesgos más integral que una organización profesional de empleo. También ofrece muchas de los mismos beneficios, pero las extiende más allá de las fronteras. 

Asociar con una Plataforma global de empleo (Empleador de Registro) elimina la necesidad de establecer tus propias entidades locales. Mantienes el control sobre el trabajo diario, el desarrollo profesional y la estrategia. Y la Plataforma global de empleo gestiona la administración y el cumplimiento de Recursos Humanos con las leyes laborales locales. Una Plataforma global de empleo (Empleador de Registro) puede ayudarte a ofrecer beneficios competitivos y de cumplimiento en cualquier parte del mundo para atraer al mejor talento.

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