Alors que les entreprises cherchent à s'adapter à un monde post-pandémique et à répondre aux besoins changeants de leur équipe à distance, il est essentiel d'investir dans les meilleurs outils. Cela permettra aux entreprises de maintenir une communication claire et d'encourager une collaboration étroite, ce qui est essentiel pour retenir et attirer les meilleurs talent qui recherchent une expérience positive en tant qu'employé.

Bien que la technologie permette aux anciens employés de bureau d'effectuer le même travail n'importe où, avec une productivité accrue, tous les outils de travail à distance ne se valent pas. Passons en revue quelques outils numériques essentiels pour aider vos télétravailleurs et vos équipes à s'épanouir.

Quel est le plus grand défi du travail à distance ?

L'un des défis auxquels sont confrontées les équipes à distance est de rester connectées. Pour y remédier, les entreprises doivent trouver et utiliser les meilleurs outils pour rendre l'intégration du travail à distance aussi transparente que possible.  Cependant, le travail à distance a conduit à une saturation des services logiciels. Quels sont donc les outils dont vous avez besoin pour que votre équipe à distance puisse s'épanouir tout en travaillant dans différents endroits du monde ? Nous avons demandé à l'expert de Globalization Partners (G-P), le vice-président des technologies de l'information Stephen McCormack, de nous parler de ses meilleurs choix en matière de connectivité et d'autonomisation d'une équipe à distance.

Ci-dessous, il met en lumière quelques-uns des meilleurs outils de travail à distance, du recrutement à l'intégration en passant par la vidéoconférence.

Quels sont les meilleurs outils de recrutement dans l'expérience de G-P ?

Stephen : Lorsque l'on parle d'outils à distance, il est important de reconnaître leur impact et leur utilité avant même l'intégration d'un employé.

  • Anaplan : Par exemple, nous utilisons Anaplan pour établir des prévisions automatisées fondées sur des données, ce qui nous permet de nous rendre sur le site budget pour répondre à nos besoins en matière de recrutement.
  • Serre : Greenhouse est un outil à distance qui nous permet de documenter notre processus d'entretien et de suivre le parcours d'un candidat du début à la fin. Nos responsables du recrutement et nos partenaires en matière d'acquisition de talents l'utilisent pour passer en revue chaque rôle pertinent et présélectionner les candidats avant la phase d'entretien. Une fois l'entretien mené, le retour d'information est traité dans Greenhouse et sera visible par toutes les parties internes concernées par le poste à pourvoir.
  • Crosschq : Crosschq est utilisé lorsque nous avons choisi un candidat et que les références de ce dernier doivent être vérifiées. Crosschq est un excellent exemple d'outil en ligne qui a remplacé l'appel téléphonique traditionnel pour obtenir un retour d'information pertinent sur un candidat. Cela permet à l'arbitre de prendre le temps de donner son avis et de le faire à son propre rythme, ce qui rend son avis plus précis et plus utile.
  • DocuSign: DocuSign est un outil final à distance qui mérite d'être mentionné dans le processus de recrutement. Une fois l'offre faite et acceptée, le contrat est remis au futur employé. DocuSign permet au candidat sélectionné de signer son contrat à distance et de le renvoyer au responsable du recrutement d'un simple clic.

Quelles technologies facilitent l'intégration à distance ?

Stephen: La mise en place d'un système de gestion de l'apprentissage efficace est un élément essentiel de la constitution d'une équipe à distance. Chez G-P, nous utilisons Lessonly.

En tant qu'entreprise orientée télétravail, tous les nouveaux employés commencent généralement leur vie sur G-P depuis leur bureau à domicile. C'est pourquoi Lessonly joue un rôle crucial en aidant à comprendre :

  • L'entreprise dans son ensemble
  • Leur département concerné
  • Politiques et procédures de l'entreprise
  • Organigrammes
  • De plus, tous les différents outils à distance en fonctionnement

Lessonly est un élément clé de l'intégration réussie de nos employés. Le responsable concerné et le personnel de RESSOURCES HUMAINES travaillent en étroite collaboration avec le nouvel employé pour planifier chaque module de formation Lessonly au cours des deux premières semaines de sa nouvelle carrière sur G-P.

Quels sont les outils numériques qui permettent de mener un entretien d'évaluation à distance ?

Stephen : Lorsque vous gérez une équipe à distance, il est essentiel de disposer d'un outil qui permette à un employé d'avoir un accès régulier et structuré à son supérieur. 15Five permet aux employés de faire le point chaque semaine sur leur activité et de souligner ce qu'ils prévoient d'accomplir au cours des sept prochains jours. En outre, ils peuvent suivre leur progression vers leurs objectifs personnels, départementaux et d'entreprise.

Encore une fois, dans une entreprise orientée télétravail comme G-P, un outil comme 15Five est un excellent exemple de la meilleure façon de garder tout le monde connecté, à la fois en amont et en aval de la chaîne de commandement. Bien entendu, un manager doit également organiser des réunions 1:1 au moins une fois par semaine et informer son équipe de l'évolution de la situation.

Mais le travail est toujours très prenant et le temps passe vite. 15Cinq promeut une période de réflexion automatique, généralement à la fin de la semaine, au cours de laquelle nous pouvons réfléchir à nos objectifs et à la manière dont nous les atteindrons au cours de la semaine suivante. C'est évidemment très important.

Qu'en est-il des outils de gestion financière ?

Stephen : Nous avons lancé Workday chez G-P en juillet de cette année. Workday est notre principal système de gestion du capital humain et de gestion financière. Il s'agit en fait de notre outil de planification des ressources de l'entreprise.

Auparavant, nous avions plusieurs applications distinctes pour effectuer ces tâches. Depuis le déploiement de Workday, nous avons consolidé tous ces éléments sous un même toit.

En bref, Workday sert de source d'enregistrement pour un employé en ce qui concerne les congés, les dépenses, les salaires et toutes sortes d'informations RESSOURCES HUMAINES. Il sert également de source d'enregistrement financier, qui aboutit à la production de notre série de livres financiers chaque mois de l'année.

Quel est le meilleur outil pour la vidéoconférence ?

Stephen : G-P utilise Zoom pour ses réunions vidéo. Il est utilisé à la fois en interne et avec des partenaires externes. Nous utilisons Zoom pour toutes nos conférences, événements importants, webinaires, etc. et le succès est toujours au rendez-vous.

Quel est le meilleur outil de communication pour les équipes à distance ?

Stephen : En ce qui concerne la messagerie instantanée, Slack est l'outil de collaboration préféré des collègues de G-P. D'après notre expérience, Slack est remarquable pour les activités de collaboration entre les individus et les équipes. Slack offre diverses possibilités de collaboration et de communication, qu'il s'agisse de canaux généraux, de canaux spécifiques à un projet, de canaux d'équipe ou de messages individuels directs entre collègues.

Quelle est la meilleure solution pour la documentation et le stockage des dossiers ?

Stephen : Nous utilisons de nombreux outils pour le stockage de fichiers structurés, de Confluence à SharePoint en passant par OneDrive. SharePoint et OneDrive font partie de la suite de produits Microsoft 365 et n'ont pas besoin d'être présentés.

Confluence fait partie de la suite de produits Atlassian. Nous utilisons Confluence dans G-P comme un forum de documentation ad hoc qui est très flexible en fonction des besoins spécifiques de l'équipe.

Quels sont les outils à distance utilisés par G-P en matière de cybersécurité ?

Stephen : L'une de mes principales tâches chez G-P est la gestion de la sécurité de l'information. Le fait d'être une entreprise orientée télétravail pose des défis dans ce domaine.

Lorsque votre personnel est basé au bureau, vous avez beaucoup de contrôle en termes de sécurité de l'information. Mais du point de vue de l'accès à distance, notre réseau est en fait le domicile de chacun de nos employés 1,300. Il peut donc s'agir d'un environnement difficile pour garantir la sécurité de nos utilisateurs et de nos systèmes du point de vue de la sécurité de l'information. Pour y parvenir, nous déployons plusieurs outils à distance qui peuvent nous alerter sur tout problème potentiel et nous permettre de réagir en conséquence et avec précision lorsque cela est nécessaire. Il s'agit notamment de Barracuda, Inky, Crowdstrike et Netskope, pour n'en citer que quelques-uns.

Outre la panoplie d'outils de contrôle à distance qui contribuent à assurer notre sécurité, la formation de nos utilisateurs est également cruciale. Nous menons des exercices internes de phishing pour développer la maturité de notre personnel dans le domaine de la cybersécurité. Nous sensibilisons à travers des programmes de formation régulièrement disponibles sur Lessonly et via Knowbe4.

Les pirates informatiques peuvent agir ensemble ; pour contrer ce phénomène, il est donc essentiel que le personnel d'une entreprise travaille également ensemble - il faut un réseau pour battre un réseau.

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Lorsque vous constituez une équipe à distance, il peut être plus difficile de garantir que tout le monde reste connecté. Mais lorsque vous mettez en œuvre les meilleurs outils de communication et outils numériques, vous pouvez vous assurer qu'une base solide est en place. Lorsqu'elle dispose des outils adéquats pour travailler ensemble, une équipe à distance augmente sa productivité par rapport au personnel interne, ce qui contribue à la réussite de l'entreprise.

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  • Comment trouver le meilleur international talent.
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  • Comment stimuler la productivité en créant une culture de travail solide qui permettra à votre entreprise de se développer à distance.
  • L'un des défis auxquels sont confrontées les équipes à distance est de rester connectées.
  • Pour y remédier, les entreprises doivent trouver et utiliser les meilleurs outils pour rendre l'intégration du travail à distance aussi transparente que possible.