Guide de l'embauche en Finlande

La Finlande est l'un des pays les moins corrompus au monde, selon l'indice de perception de la corruption (IPC). Cet indice mesure la corruption du secteur public telle qu'elle est jugée par des experts et des cadres d'entreprise. Elle couvre la corruption, le détournement de fonds publics, l'abus de fonctions publiques à des fins personnelles, le népotisme dans la fonction publique et la captation de l'État.

Le pays dispose d'un paysage entrepreneurial dynamique et d'une excellente infrastructure technologique, notamment des réseaux avancés 5G. La population finlandaise est l'une des plus compétentes d'Europe dans le domaine numérique. Le personnel est fort dans les domaines techniques tels que les technologies de l'information et de la communication (TIC), l'ingénierie et les technologies de la santé.

Avant de vous implanter en Finlande, vous devrez comprendre les contrats, les taxes, les salaires, les avantages sociaux et les autres droits du travail. Notre guide vous dira tout ce que vous devez savoir sur l'embauche en Finlande.  

Ce qu'il faut savoir avant d'embaucher en Finlande

Si vous développez votre activité en Finlande pour la première fois, il existe des obligations légales importantes à connaître. Ces normes et lois influencent les pratiques d'embauche en Finlande et de nombreux aspects de la relation employeur-employé, y compris la Masse salariale et les avantages. 

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Voici cinq choses à savoir sur l'embauche en Finlande.

1. Conventions collectives (CBA)

La Finlande dispose de 160+ conventions collectives universellement contraignantes. Une convention collective universellement contraignante s'applique à tous les employeurs, qu'ils soient ou non membres d'une association d'employeurs. Cela permet de créer des conditions de concurrence équitables et de fixer des normes minimales en matière de conditions d'emploi.

En Finlande, les salaires, les heures de travail, les heures supplémentaires, les droits aux congés, les indemnités de maladie et les périodes de préavis sont couverts par les conventions collectives. Ils peuvent également aborder des questions telles que la formation, la sécurité au travail et les procédures de résolution des conflits. Si vous vous étendez à la Finlande, vérifiez la convention collective applicable à votre secteur.

2. Temps de travail et rémunération

La durée légale du travail est de huit heures par jour et de 40 heures par semaine. De nombreuses conventions collectives fixent des horaires hebdomadaires plus courts, généralement 7.5 heures par jour et 37.5 heures par semaine. La moyenne des heures de travail peut être calculée sur une période allant jusqu'à 52 semaines. Cela permet d'établir des horaires flexibles.

Les heures supplémentaires sont autorisées avec le consentement de l'employé. Les heures supplémentaires sont payées au moins 50% pour les deux premières heures et 100% pour les heures suivantes.

La Finlande n'a pas de salaire minimum national. Les conventions collectives sectorielles fixent le salaire minimum. La rémunération est mensuelle. Les salariés bénéficient d'une indemnité de congés payés, d'une indemnité de maladie et d'autres avantages prévus par la loi ou la convention collective applicable.

3. Impôts et prestations sociales

Les employés paient des impôts sur le revenu nationaux et municipaux progressifs. Le taux d'imposition national augmente avec le revenu. Les taux d'imposition municipaux se situent entre 16-23% . Les membres des églises évangéliques luthériennes et orthodoxes paient également un impôt ecclésiastique.

Tant les employeurs que les employés contribuent aux prestations sociales. Les employés paient des cotisations de retraite, de chômage et d'assurance maladie, qui sont retenues sur leur salaire. Les employeurs paient des cotisations de sécurité sociale supplémentaires, généralement 20-25% du salaire brut.

Les impôts et les cotisations de sécurité sociale financent les soins de santé universels en Finlande. 

4. Congés payés

Les salariés bénéficient d'au moins 2.5 jours de congés payés par mois de travail. Si un employé travaille pendant toute l'année de vacances (d'avril 1 à mars 31), il bénéficiera d'un total de 30 jours de congés annuels. Les samedis comptent comme des jours de congé, de sorte que cinq semaines de congé équivalent à 24-25 jours de travail. Les employés qui ont travaillé moins d'un an bénéficient d'au moins deux jours de congés payés par mois de service. 

La Finlande compte 12 jours fériés nationaux. Les salariés bénéficient généralement de congés payés ces jours-là. En Finlande, les salariés bénéficient également de congés maladie rémunérés. Les employeurs versent le salaire intégral pendant les neuf premiers jours. L'institution d'assurance sociale verse ensuite des indemnités de maladie. 

La Finlande dispose d'un congé de maternité (appelé congé de grossesse) et d'un congé maternité ou paternité rémunérés, ainsi que d'un congé pour la garde d'enfants et les urgences familiales :

• Congé de maternité : 40 jours ouvrables qui commencent généralement 30 jours avant la date prévue de l'accouchement. 

• Le congé parental : Après le congé de maternité, chaque parent (quel que soit son sexe) a droit à 160 jours ouvrables de congé parental. Ce congé peut être divisé en quatre périodes, mais doit être utilisé avant que l'enfant n'atteigne l'âge de deux ans. Les parents peuvent transférer jusqu'à 63 jours à l'autre parent, et les parents célibataires ont droit à la totalité de 320 jours.

5. Langues locales

La Finlande a deux langues officielles: le finnois et le suédois. Le finnois est le plus répandu des deux. La plupart des personnes dont le suédois est la première langue vivent dans les îles Åland, une région autonome de la Finlande située dans la mer Baltique. 

Les autres langues courantes en Finlande sont l'anglais et l'allemand. L'anglais est particulièrement répandu dans le monde des affaires.

Principaux centres d'embauche en Finlande

Certaines villes finlandaises sont connues pour leurs industries particulières. En sachant ce que chaque ville a à offrir, vous pouvez concentrer vos efforts de recrutement au bon endroit et pourvoir les postes plus rapidement. 

Les principaux pôles de talents en Finlande sont

• Helsinki est la capitale. Helsinki a la plus grande population et la plus forte concentration d'entreprises du pays. La ville a donné naissance à plusieurs start-ups dont la valeur dépasse les 1B USD. Les entreprises comprennent le développeur de jeux Supercell et la plateforme de livraison de nourriture Wolt.

• Espoo fait partie de l'agglomération d'Helsinki. C'est un centre technologique majeur qui abrite le siège de Nokia et l'écosystème d'innovation de l'université d'Aalto. 

• Tampere est située dans le sud de la Finlande. Tampere est la troisième ville du pays et un grand centre économique. Tampere est connue pour ses secteurs de l'ingénierie, de la fabrication et des technologies de l'information. 

• Turku est une ville portuaire importante. La construction navale, la biotechnologie, les produits pharmaceutiques, l'industrie alimentaire et la logistique sont très présents à Turku.

• Oulu est située dans le nord de la Finlande. Elle est connue pour 5G technology, le développement de logiciels et d'autres industries de haute technologie. Le coût de la vie y est moins élevé que dans les centres urbains du sud.

• Vantaa fait partie de la région du Grand Helsinki. Vantaa abrite l'aéroport d'Helsinki et plusieurs entreprises de logistique, de technologie et de services.

Principaux secteurs d'activité en Finlande

Comprendre les principaux secteurs d'activité de la Finlande vous permet de comparer les salaires et les avantages. Vous pouvez utiliser ces informations pour faire des choix judicieux en matière d'investissement et de développement de votre personnel. 

Les principales industries finlandaises sont les suivantes :

• La sylviculture et le papier : Des entreprises mondiales de pâte à papier et de papier telles que Stora Enso et UPM-Kymmene ont leur siège en Finlande. Le pays produit du bois d'œuvre, du contreplaqué et divers matériaux de construction et meubles à base de bois. Les talents spécialisés comprennent des experts en bioéconomie et en bioraffinage, des professionnels de la gestion des ressources forestières et du développement durable, ainsi que des ouvriers d'usine spécialisés dans l'automatisation des processus.

• Construction maritime et navale : La Finlande est connue pour la construction de navires spécialisés, notamment des bateaux de croisière de luxe et des brise-glaces. Wärtsilä est un leader mondial en matière de solutions marines et énergétiques. Les spécialistes comprennent des experts en technologie marine arctique, des architectes navals et des ingénieurs maritimes, ainsi que des experts en transport maritime durable et en décarbonisation.

• Technologie et TIC : La Finlande est connue pour son secteur des TIC. Le développement de logiciels, les télécommunications et l'électronique sont les principaux domaines. Des entreprises comme Nokia sont implantées dans le pays. Les talents spécialisés comprennent des spécialistes de la cybersécurité, du développement de logiciels et du cloud, 5G et des ingénieurs en télécommunications.

• L'énergie : La Finlande est un leader en matière d'énergie propre. Une grande partie de son électricité provient de l'énergie nucléaire. Le pays vise la neutralité carbone d'ici à 2035. Les talents spécialisés comprennent des experts en efficacité énergétique et en réseaux intelligents, des ingénieurs en énergies renouvelables et des spécialistes de la combustion et du contrôle des émissions.

• Produits chimiques : La Finlande possède un important secteur chimique. Elle produit des produits chimiques, des plastiques et des produits pharmaceutiques. Les spécialistes comprennent des scientifiques spécialisés dans les produits chimiques et les matériaux d'origine biologique, des ingénieurs des procédés, des chimistes analytiques et des professionnels du contrôle de la qualité.

Coût de l'embauche d'un employé en Finlande

Que vous embauchiez un seul employé ou toute une équipe en Finlande, les dépenses sont inévitables. Prévoyez un budget pour les éléments suivants :

• Création d'une entité (sauf si vous vous associez à un portage salarial (EOR))

• Promotion des postes à pourvoir

• Verser des primes de parrainage aux employés ayant des relations en Finlande

• Paiement d’un comité de recrutement en interne

• Voyage vers et depuis la Finlande, y compris les séjours à l'hôtel, les repas et le transport.

• Partenariat avec un traducteur pour rédiger des documents ou faciliter les conversations (le cas échéant)

• Utilisation d'un service de vérification des antécédents pour la sélection des candidats

• Rédaction de contrats de travail conformes, examen JURIDIQUE et consultation d'experts JURIDIQUES et de RESSOURCES HUMAINES

• Coûts liés à la fourniture d'ordinateurs, de téléphones et de licences de logiciels

• Matériel d'intégration et formation initiale

• Coûts liés à la tenue des registres et de la documentation fiscale et salariale

Selon les sources vérifiées de G-P, le taux de charges patronales en Finlande, qui comprend les coûts déclenchés en plus des salaires, se situe entre 20et25% , à l'exclusion de l'assurance accident, qui peut varier. 

Que doit faire une entreprise pour embaucher des employés en Finlande ?

Assurez-vous de couvrir ces points essentiels avant d'agrandir votre équipe en Finlande :

• Inscrivez votre entreprise au registre du commerce finlandais.

• Obtenez une carte d'identité professionnelle.

• Inscrivez-vous auprès de l'administration fiscale finlandaise. 

• S'inscrire en tant qu'employeur.

• Inscrivez-vous au registre des revenus.

• Ouvrez un compte bancaire local et déposez le capital minimum requis.

• Obtenez les codes d'identité personnels des employés à des fins fiscales, de sécurité sociale et de paie.

• Souscrivez des polices auprès d'entreprises d'assurance autorisées par la loi finlandaise.

• Informez le service d'immigration finlandais (pour les employés internationaux).

• Tenez des registres complets de l'emploi et des salaires.

La création d'une filiale en Finlande peut prendre des semaines ou des mois. Utilisez G-P portage salarial (EOR) pour embaucher des salariés à temps plein en Finlande sans créer votre propre entité. Constituez votre équipe à moindre coût et en toute sérénité, en sachant que vous le faites en toute conformité.

Les étapes de l'embauche en Finlande

La processus de recrutement en Finlande est similaire à celle que vous connaissez probablement dans votre propre pays. Le processus de recrutement suit cinq étapes de base : publication de l'offre d'emploi, évaluation des candidatures, entretien avec les candidats, envoi de l'offre d'emploi et intégration des nouveaux employés.

1. Publier les postes vacants

Décrivez clairement la description du poste, les responsabilités et les qualifications. Assurez-vous que la publicité n'est pas discriminatoire et qu'elle est conforme aux lois finlandaises sur l'égalité et la lutte contre la discrimination. Tous les critères de l'annonce d’emploi doivent être objectivement justifiés et pertinents pour le poste. 

À partir de 2025, les employeurs doivent publier les offres d'emploi sur la plateforme officielle de services en ligne Job Market Finland. La plateforme fournit des modèles structurés et des conseils pour assurer la conformité avec les lois sur la transparence et la non-discrimination. 

Duunitori, Jobly, Oikotie Työpaikat, Indeed et Marché du travail Finlande sont d'autres sites d'emploi populaires en Finlande.

2. Évaluer les candidatures

Rassemblez les curriculum vitae et les formulaires de candidature. Établissez une liste restreinte de candidats sur la base de critères objectifs en rapport avec la description du poste. Obtenir un consentement explicite pour toute évaluation psychologique ou liée à la santé.

Bien qu'il n'y ait pas de période de conservation légale pour les dossiers de recrutement, nous vous recommandons de les conserver pendant au moins un an après la fin du processus.

3. Entretiens avec les candidats

Interrogez les candidats qui ont été retenus sur votre liste de présélection. Utilisez des questions d'entretien structurées et non discriminatoires. Gia peut vous aider à créer des questions qui respectent les lois antidiscriminatoires en Finlande afin que vous puissiez trouver la meilleure personne pour le poste tout en respectant les réglementations locales.

4. Faites des offres d'emploi

Contactez le candidat que vous avez choisi pour lui proposer un poste dans votre entreprise. Préparez un contrat de travail écrit conforme à la loi finlandaise sur les contrats de travail. Les deux parties doivent signer le contrat avant le début de l'emploi.

5. Intégrer les nouveaux employés

Vous pouvez désormais accueillir de nouveaux employés. Enregistrez le nouvel employé auprès de l'administration fiscale finlandaise et des autorités compétentes en matière de sécurité sociale. Fournir les documents nécessaires à l'intégration, à l'orientation sur le lieu de travail et à la formation en matière de santé et de sécurité.

Si vous travaillez avec un portage salarial (EOR) comme G-P, vous n'aurez pas à vous soucier du fardeau administratif de l'intégration. Nous rationaliserons le processus afin que vous puissiez vous concentrer sur la formation de votre nouveau candidat à l’embauche et sur son intégration dans la culture de votre entreprise. 

Embaucher des prestataires en Finlande

Travailler avec des prestataires indépendants en Finlande peut être un moyen rentable de tester le marché et d'établir une présence sans l'engagement d'employés à plein temps. Les prestataires basés en Finlande comprennent le comportement des consommateurs, les règles et les pratiques commerciales locales. Ils seront prêts à commencer à travailler rapidement avec leur propre équipement et des processus de travail établis. 

L'embauche de prestataires vous permet d'ajuster facilement votre personnel en fonction des besoins de votre entreprise, sans les complexités et les coûts liés à l'emploi. 

Avant de conclure un accord avec un prestataire indépendant en Finlande, tenez compte des points suivants :

1. Employés vs. prestataires indépendants

It’s important to understand the difference between employees and independent contractors. In Finland, employers hire employees to do work and, in return, pay them a regular salary and benefits. Independent contractors provide services. Unlike employees, contractors set their schedules, use their own equipment, and work on specific projects, rather than having an ongoing role.

2. Pénalités en cas d'erreur de classification

Qualifier quelqu'un de prestataire alors qu'il ne l'est pas peut entraîner des pénalités sévères. En cas d'erreur de classification, vous devrez :

• Payer les cotisations de sécurité sociale, les impôts et les prestations d'emploi impayés. 

• Payer les amendes administratives.

• encourir des sanctions pénales en cas de faute intentionnelle ou de négligence grave.

3. Comment payer les prestataires en Finlande

G-P Contractor™ vous débarrasse du processus fastidieux et fastidieux d'embauche et de paiement des prestataires internationaux. Vous pouvez créer et émettre des contrats et payer des prestataires en quelques clics, tout en garantissant un processus conforme.

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