Comment payer les prestataires. Guide des paiements aux prestataires.

Principaux enseignements

• Principaux défis liés au paiement des sous-traitants : Payer des entrepreneurs sans faire preuve de diligence raisonnable peut entraîner une erreur de classification des travailleurs, une violation du droit du travail local et des frais imprévus.

• Ce qu'il faut prendre en compte pour payer les entrepreneurs : Pour payer correctement les entrepreneurs indépendants, vous devez connaître vos obligations fiscales, le nombre d'entrepreneurs avec lesquels vous pouvez travailler en fonction de votre budget et les modalités de paiement, y compris les taux et les calendriers.

• Meilleures pratiques pour le paiement des entrepreneurs : Établissez une relation claire avec le prestataire par le biais d'accords de services de conformité. Utilisez G-P Contractor™ pour créer des contrats et payer des entrepreneurs sur les marchés 195 en quelques minutes, et non en quelques heures. 

Les relations solides avec les prestataires mondiaux reposent sur la confiance. Et rien ne brise la confiance plus rapidement que des paiements inexacts ou retardés. À l'échelle mondiale, les enjeux sont encore plus importants. Chaque pays a ses propres normes en matière de fiscalité et de déclaration. Mais certaines pratiques peuvent contribuer à garantir le bon déroulement des paiements du prestataire. 

Voici quelques éléments à prendre en compte pour rémunérer les entrepreneurs indépendants.

Top 3: les défis de la rémunération des entrepreneurs

Les entrepreneurs indépendants sont des professionnels autonomes. Contrairement aux salariés, les entrepreneurs ont plus de contrôle et d'indépendance sur la relation de travail. Les collectivités locales ont des critères spécifiques pour définir cette relation. Certains proposent même des tests pour déterminer si vous avez une relation de prestataire ou d'employeur-employé.  

La création de contrats de conformité à l’échelle mondiale peut vous aider à éviter les litiges et les lourdes pénalités. 

1. Erreur de classification des travailleurs

L’erreur de classification des travailleurs, c’est lorsque vous traitez un employé comme un prestataire. Cela entraîne des infractions légales et des amendes, tout en nuisant à la réputation de votre entreprise.  Plus important encore, l’erreur de classification prive le travailleur de protections telles que les avantages sociaux et le salaire minimum. Les entrepreneurs sont responsables de leurs propres impôts, donc vous pourriez aussi devoir des impôts arriérés pour des employés mal classés.

Certains pays proposent des ressources pour déterminer la classification des travailleurs. Au Royaume-Uni, vous pouvez utiliser l'outil Check Employment Status for Tax. Cet outil vous permet également de savoir si les changements de contrat modifient le statut d'emploi du travailleur. 

D’autres pays n’ont pas d’outils spécifiques, ce qui rend la détermination plus difficile. Vos accords doivent clairement définir la relation de travail, le champ de travail, les conditions de paiement et les accords de confidentialité afin d’assurer la conformité. 

Avec G-P Contractor, vous pouvez vérifier instantanément si les contrats contiennent une erreur de classification des travailleurs et obtenir des conseils pratiques pour protéger votre entreprise contre des amendes coûteuses.

2. Des législations du travail différentes

Les lois du travail influencent vos obligations fiscales et vos relations avec les travailleurs. Dans des pays comme l'Inde, les tribunaux ne se contentent pas d'examiner les contrats écrits ; ils analysent la véritable nature de la relation de travail pour déterminer s'il y a eu erreur de classification. 

3. budgetimprévisible

Les fluctuations des taux de change et les frais de transfert peuvent grever votre budget. Pour rémunérer les entrepreneurs de international sans sacrifier votre budget, envisagez le mi-marché et les taux garantis. Le taux moyen du marché est le point médian entre les taux d'achat et de vente d'une devise. Un taux garanti est un taux bloqué pour une durée déterminée. 

De plus, communiquez avec votre prestataire pour savoir qui prend en charge les frais de transfert. Bien que ces frais puissent être minimes, ils s'accumulent au fil du temps et ont un impact sur le flux de trésorerie. G-P Contractor peut vous aider à économiser de l'argent grâce à des taux de paiement plus bas et à l'absence de frais surprises.

Principaux éléments à prendre en compte pour la rémunération des contractants

Pour garantir le bon déroulement des paiements aux prestataires, budget pour les éléments suivants :

Impôts pour les entrepreneurs

Les lois fiscales varient d'un pays à l'autre. Vous avez besoin d'un système pour rester en conformité. Par exemple, si vous embauchez des sous-traitants basés aux États-Unis, vous devez collecter le formulaire W-9 pour obtenir leurs informations fiscales, notamment leur numéro de sécurité Social ou leur numéro d'identification d'employeur. Cela vous permet de remplir facilement 1099 les formulaires, en particulier 1099-NEC et 1099-MISC, qui déclarent les paiements annuels de prestataires supérieurs à 600 USD. 

Les travailleurs indépendants aux États-Unis sont parfois appelés 1099 travailleurs en raison de ces formulaires. Vous ne retenez pas d’impôts pour payer 1099 travailleurs. Les entrepreneurs sont responsables du paiement de leurs impôts. Pour payer des impôts en tant que travailleur 1099 , les entrepreneurs doivent tenir compte des lois fiscales fédérales, étatiques et locales.

Au Royaume-Uni, les entrepreneurs indépendants déclarent également leurs impôts à l'aide de leur numéro de référence unique de contribuable. Toutefois, le pays dispose de règles de travail hors salaire connues sous le nom d'IR35. Si la nature des services du travailleur le qualifie d'employé, l'IR35 s'applique et l'employeur doit déduire les impôts applicables. HM Revenue and Customs (HMRC) identifie toute erreur de classification potentielle des travailleurs.

Nombre de contractants

Les taux horaires des entrepreneurs sont généralement plus élevés que ceux des employés pour compenser l'absence d'avantages sociaux. Un budget insuffisant ou un sureffectif peuvent entraîner des retards de paiement et, par conséquent, impacter la trésorerie et les services du prestataire.

Méthodes de paiement des entrepreneurs

Que vous souhaitiez payer les entrepreneurs par dépôt direct ou par d'autres moyens, il existe de nombreuses méthodes de paiement. Les entrepreneurs peuvent avoir leurs préférences, mais vous pouvez suggérer des options qui fournissent une documentation à des fins fiscales. Tenez également compte du temps nécessaire à l'envoi de l'argent. La commodité s'accompagne souvent de frais plus élevés. 

Les méthodes de paiement traditionnelles comprennent les chèques et les virements bancaires. Les plateformes de paiement en ligne peuvent vous aider à envoyer de l'argent facilement. Attention toutefois aux frais imprévus et aux délais de traitement. G-P Contractor est le moyen le plus simple de payer les entrepreneurs et de traiter les factures. Choisissez parmi plus de 130 devises et bénéficiez de frais de transfert d'argent moins élevés sur plus de 190 marchés.

Taux et fréquence des paiements des contractants

Les structures de paiement varient en fonction du type de travail du prestataire et des termes du contrat. Votre prestataire peut vous demander :

• Tarifs horaires : Les services basés sur le temps, comme les services de conseil et d'assistant virtuel, peuvent nécessiter un taux horaire.

• Paiements échelonnés : Les projets de plus grande envergure qui prennent du temps à se réaliser, comme les projets de construction, nécessitent des paiements échelonnés pour les flux de trésorerie. Il s'agit également de paiements pour l'achèvement des phases du projet.

• Honoraires de projet : Il s'agit d'honoraires forfaitaires pour des prestations spécifiques, la rémunération étant basée sur l'achèvement du projet.

• Honoraires : Les honoraires sont généralement liés à la poursuite du travail avec un prestataire. Il s'agit d'une commission d'engagement qui permet au prestataire de réserver du temps dans son emploi du temps pour vos projets. 

Indiquez clairement dans le contrat la structure de paiement convenue, le calendrier de facturation et les méthodes de paiement. Bien que certains entrepreneurs fournissent leurs propres contrats, il est préférable que vous puissiez rédiger le vôtre. Que vous engagiez un prestataire ou une équipe entière, G-P Contractor vous permet de créer et d'émettre des contrats en quelques minutes. 

Calendrier de paiement des entrepreneurs

Les contractants doivent recevoir leur paiement selon le calendrier convenu, indépendamment des décalages horaires. Le respect des délais de paiement permet d'instaurer un climat de confiance et de motiver les entrepreneurs dans leur travail. G-P Contractor permet d'accélérer les paiements. Les paiements automatisés garantissent que les entrepreneurs sont payés à temps tout en réduisant les coûts administratifs pour vous.

Meilleures pratiques pour rémunérer des entrepreneurs

Si vous ne savez pas quelles sont les meilleures façons de payer les entrepreneurs, nous avons rassemblé quelques bonnes pratiques :

1. Vérifiez le statut du prestataire : celui-ci est généralement déterminé par le degré de contrôle et la nature de votre relation de travail. Recherchez les lois du pays du prestataire et les critères de classification des travailleurs. Aux États-Unis, les règles de la common law déterminent la classification des prestataires. Parallèlement, l’Allemagne dispose de plusieurs tests de seuil pour classer les contractants. Le pays classe également les entrepreneurs en Gewerbetreibende (entrepreneurs du secteur commercial) ou Freie Berufe (professionnels libéraux).

2. Rédigez un contrat de services : Votre contrat doit indiquer la structure de paiement, le montant, le mode de facturation et la fréquence des paiements. Vous pouvez également inclure des frais de retard ou des pénalités pour les paiements retardés ou les échéances non respectées.

Utilisez la technologie pour suivre le travail : L'utilisation de la technologie pour suivre les heures de travail et l'avancement des travaux vous permet de créer des factures détaillées.

Comment déclarer les paiements des travailleurs indépendants

La méthode appropriée pour déclarer les paiements aux prestataires dépend du pays. Par exemple, aux États-Unis, l’Internal Revenue Service (IRS) est l’organisme principal responsable des impôts. Vous devez remplir les formulaires 1099 pertinents pour les paiements aux prestataires supérieurs à 600USD par an. Les entrepreneurs devraient vous fournir un formulaire W-9 , afin que vous ayez tout ce qu’il vous faut pour préparer des formulaires fiscaux comme le 1099-NEC. 

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