Comment éviter la fraude aux salaires internationaux

La fraude salariale est comme un tuyau d'eau qui fuit lentement. Dans un premier temps, les dommages peuvent être difficiles à repérer ou ne pas sembler importants. Mais au fil du temps, les sommes d'argent que les voleurs peuvent dérober à une entreprise par le biais de systèmes de paie internationaux peuvent être considérables. Dans un exemple, une femme a pu voler près de300$,000 à son employeur pendant son emploi. Bien que les traces écrites aient révélé des pertes de300,000, les procureurs ont estimé que la femme aurait pu soutirer plus de trois quarts de million de dollars à son employeur, à partir du moment où elle a été employée pour la première fois en 2010 et jusqu'à ce qu'elle soit licenciée en 2013.

La fraude salariale peut toucher toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, mais elle représente un risque particulièrement important pour les petites entreprises. Dans son rapport aux nations ( 2018 ), l'Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) a constaté que les entreprises comptant moins de 100 employés étaient plus de deux fois plus susceptibles d'être victimes de fraude salariale que les entreprises plus importantes. La fraude salariale est également internationale. Des cas ont été signalés dans des entreprises du monde entier. Comprendre le risque de fraude salariale et la manière dont elle se produit peut aider votre entreprise internationale à prendre des mesures pour la prévenir.

Quelle est la gravité de la fraude salariale ?

Les montants que des personnes peuvent dérober à leur employeur par le biais de systèmes de fraude salariale sont généralement considérables. Dans un cas particulièrement remarquable, le président d'une société de traitement des salaires, qui s'occupait des salaires et des paiements pour d'autres entreprises, a volé26 millions de dollars. Un autre exemple de fraude salariale a coûté à la ville de New York600 millions de dollars.

L'ACFE signale qu'environ 7% de tous les cas de fraude sont des fraudes salariales et que l'entreprise moyenne perd63 000environ,. Le système de fraude salariale typique est de longue durée - la durée médiane d'un système est d'environ 30 mois.

Comme la fraude salariale a tendance à durer un certain temps avant d'être détectée, les entreprises qui en sont victimes peuvent avoir du mal à se faire rembourser les fonds perdus. Dans le cas de la femme reconnue coupable d'avoir volé environ300,000, le montant qu'elle doit rembourser à son ancien employeur représente près d'un tiers de la somme qu'elle est soupçonnée d'avoir effectivement prélevée dans le cadre de la combine.

La fraude salariale touche également des personnes innocentes. Lorsque le président d'une entreprise de traitement des salaires a volé des millions de dollars à ses clients, les personnes immédiatement touchées ont été les employés des clients de l'entreprise de traitement. Des milliers de salariés se sont réveillés un matin en apprenant que leur bulletins de salaire était retiré de leur compte. Dans certains cas, les retraits ont entraîné des découverts et les frais qui y sont associés. Outre le fait que des personnes ont perdu leur bulletin de salaire, la fraude a également entraîné la perte de leur emploi et de leur source de revenus pour les employés de l'entreprise de gestion des salaires.

Ne sous-estimez pas les effets de la fraude salariale sur votre entreprise et les personnes avec lesquelles vous travaillez. Une pomme pourrie peut avoir de graves conséquences sur la réputation de votre entreprise et sur sa capacité à effectuer ses paiements.

Comment la fraude salariale se produit-elle ?

Les causes de la fraude salariale internationale sont multiples. La fraude peut résulter d'actions entreprises par les employés d'une entreprise ou par l'entreprise elle-même. Selon l'étude de l'ACFE, lorsque la fraude salariale est commise par un employé, il s'agit généralement d'une personne travaillant dans le domaine de la comptabilité ou de l'assistance administrative. Bien que la fraude salariale puisse être commise par deux personnes ou plus travaillant ensemble, une seule personne est généralement responsable.

Voici quelques-uns des types de régimes internationaux de rémunération :

• Employés fantômes : Les employés fantômes reçoivent un salaire d'une entreprise mais n'y travaillent pas. Dans de nombreux cas, les employés n'existent pas et n'ont jamais travaillé pour l'entreprise. Dans certains cas, il peut être facile d'identifier les employés fantômes. Certains fraudeurs ne sont pas très créatifs lorsqu'il s'agit de nommer leurs employés fictifs. Ils peuvent utiliser une variante de leur propre nom, un espace réservé comme "John Doe", ou même quelque chose comme "X".
• La fraude aux feuilles de temps : La fraude aux feuilles de temps est une forme très courante de fraude salariale. Un salarié peut ajuster à la hausse le nombre d'heures de travail qu'il déclare pour obtenir plus d'argent de la part de son employeur. Souvent, les délais sont suffisamment courts pour ne pas être détectés immédiatement. Par exemple, un employé peut ajouter 15 minutes à ses heures déclarées chaque jour. Par conséquent, ils peuvent travailler plus de 40 heures par semaine et recevoir des paiements d'heures supplémentaires de la part de l'employeur, même s'ils n'ont pas réellement travaillé autant d'heures.
• Les poinçonnages en binôme : Les employeurs qui utilisent des pointeuses et des cartes de pointage peuvent être confrontés à des fraudes salariales sous la forme de poinçonnages entre collègues. Ce type de fraude peut sembler innocent. Par exemple, un employé en retard peut demander à un collègue amical de pointer sa carte de pointage à sa place afin de donner l'impression qu'il est arrivé à l'heure au travail. Mais il s'agit toujours d'une forme de fraude, car les employés prétendent être à l'heure alors qu'ils ne sont pas réellement au travail.
• Erreur de classification des travailleurs : Certains types de fraude salariale sont commis par l'employeur plutôt que par les employés. Un exemple est l'erreur de classification d'employés ou de travailleurs pour éviter de payer les charges sociales ou les avantages sociaux. Les employeurs traitent parfois leurs employés comme des prestataires indépendants, même s'ils ne répondent pas aux exigences de la définition. Un autre exemple de classification erronée des travailleurs se produit lorsqu'un employeur paie "au noir" et ne délivre aucun document fiscal.
• Avances sur salaire non remboursées : Les employés peuvent demander de temps à autre des avances sur leur salaire, en partant du principe qu'ils les rembourseront. Lorsque l'avance n'est pas remboursée, il s'agit d'une fraude. Dans certains cas, l'avance peut ne pas être enregistrée correctement par le personnel chargé de la paie. Il se peut qu'ils l'inscrivent comme une dépense plutôt que comme un actif. Il se peut aussi que l'équipe chargée de la paie n'assure pas le suivi auprès du salarié pour s'assurer que l'avance est remboursée.
• Taux de rémunération frauduleux : Un autre exemple de fraude salariale se produit lorsque les taux de rémunération sont déclarés de manière incorrecte. Une personne du service des salaires peut ajuster le salaire horaire d'un employé à la hausse, par exemple en lui donnant21 $ de l'heure au lieu des20 $ qu'il est censé gagner. Pour éviter d'être repérés, certains employés ajustent le taux de rémunération pour une période limitée, par exemple pour quelques bulletins de salaire seulement.
• Primes non autorisées : La fraude salariale peut se produire lorsqu'une personne émet un chèque de prime à un employé ou à elle-même sans l'approbation de la personne ou du service compétent.
• Falsification de congés ou de congé rémunéré : Si un employé demande des congés payés alors qu'il n'y a pas droit ou prend des congés payés alors qu'il n'est pas censé le faire, il s'agit d'une forme de fraude salariale.
• Retenue falsifiée : Dans certains cas, la fraude salariale se produit lorsque des montants qui devraient être déduits du bulletin de salaire d'une personne ne le sont pas, comme les impôts, les cotisations de retraite et les prestations d'assurance. L'entreprise continue cependant à payer les dépenses, ce qui signifie qu'elle peut perdre beaucoup d'argent au fil du temps.
• Dépenses falsifiées : Les employés disposant de comptes de dépenses peuvent commettre des fraudes salariales en déclarant des dépenses qui ne sont pas liées au travail. Par exemple, un employé peut inviter sa famille à dîner et le dépenser. Ils peuvent également créer un faux reçu pour un achat qui n'a jamais eu lieu.

Comment identifier et corriger la fraude salariale ?

Certains types de fraude salariale sont plus faciles à repérer que d'autres. Par exemple, il peut être difficile de savoir comment identifier les employés fantômes si votre entreprise a des succursales dans le monde entier. Vous n'avez aucun moyen de savoir qui travaille exactement dans votre bureau de Tokyo si vous êtes basé aux États-Unis, par exemple. L'un des moyens de détecter les employés fantômes est de travailler avec une tierce partie qui dispose de personnel dans le pays pour vous. Votre tiers peut être un chasseur de fantômes et s'assurer que toutes les personnes qui reçoivent un bulletin de salaire de votre entreprise travaillent effectivement pour celle-ci. La tierce partie peut également faire office d'employeur professionnel et gérer tous les aspects de la paie de vos employés ( international ), ce qui allège d'autant la liste des tâches à accomplir par votre entreprise.

En plus de travailler avec une organisation professionnelle d'employeurs, vous pouvez mettre en place des mesures pour vous assurer que toutes les personnes rémunérées par votre entreprise y travaillent et existent réellement. Contacter des personnes de référence et vérifier les antécédents des potentiels candidats à l’embauche est un moyen de s'assurer qu'ils sont réels. Exiger le dépôt direct de tous les employés est un autre moyen de réduire le risque de payer des fantômes.

Vous pouvez identifier d'autres types de fraude salariale, comme la falsification des salaires, des feuilles de temps et des dépenses, en auditant et en examinant les fiches de paie avant d'effectuer les paiements. La personne qui examine et approuve la paie ne doit pas être la même que celle qui la traite. La personne chargée de la révision des fiches de paie doit s'assurer que

• Les heures travaillées correspondent au nombre d'heures qu'un employé devrait travailler : Si un employé travaille plus de 40 heures ou travaille plus que le nombre d'heures pour lequel il a été embauché, la personne chargée de l'examen de la paie doit contacter le superviseur de l'employé pour s'assurer que tout est en ordre. Une autre option consiste à exiger une approbation avant qu'un employé puisse soumettre une feuille de temps contenant plus de 40 heures travaillées au cours d'une semaine.
• Le salaire horaire est exact : La personne chargée d'examiner la paie doit comparer le salaire horaire attendu par les employés au salaire qu'ils perçoivent réellement. En cas de divergence, il convient de procéder à une enquête plus approfondie.
• Les montants appropriés sont retenus : Les impôts et autres retenues doivent être déduits des bulletins de salaire des employés. Si ce n'est pas le cas, la personne chargée de l'examen de la paie doit en trouver la raison.
• Les dépenses sont appropriées : La personne chargée de l'audit ou de la révision des salaires doit également examiner les dépenses déclarées par les employés et vérifier qu'elles sont appropriées ou légitimes. L'examen peut comprendre la vérification des reçus pour s'assurer que les dépenses déclarées correspondent aux reçus. Les dépenses doivent également être liées au travail.

Comment prévenir la fraude salariale

La fraude à la gestion de la paie internationale ne doit pas nécessairement coûter des centaines de milliers de dollars à votre entreprise. Savoir comment prévenir la fraude salariale permet de l'arrêter avant qu'elle ne commence. Voici les mesures que vous pouvez prendre pour éviter que la fraude salariale n'affecte votre entreprise.

• Examinez minutieusement chaque personne avant de l'embaucher : Idéalement, les personnes que vous embauchez sont honnêtes et dignes de confiance. Le contrôle des candidats à l’embauche en vérifiant leurs antécédents criminels, leurs références et en confirmant leur formation et leurs emplois antérieurs vous aidera à éviter d'embaucher des personnes malhonnêtes. Vous pouvez externaliser le processus de sélection lorsque vous recrutez des employés à l'étranger.
• Utilisez des feuilles de temps électriques et exigez une approbation : Il est facile pour les employés d'ajuster les feuilles de temps papier, mais plus difficile pour eux de modifier les feuilles de temps électriques. L'utilisation de feuilles de temps électriques et l'obligation pour le superviseur d'approuver les heures soumises peuvent contribuer à empêcher la falsification des rapports d'heures travaillées.
• Utilisez la biométrie pour éliminer les poinçonnages par les collègues : Si vous utilisez une pointeuse physique, le fait d'exiger des collègues qu'ils pointent eux-mêmes permet d'éviter les poinçonnages en binôme. L'une des solutions consiste à utiliser les empreintes digitales ou d'autres données biométriques pour vérifier l'identité d'un employé avant qu'il ne pointe.
• Limitez l'accès aux données salariales : Moins il y a de personnes qui ont accès aux données salariales de votre entreprise et qui peuvent y apporter des ajustements ou des modifications, mieux c'est. En limitant l'accès aux fiches de paie, vous réduisez le risque que quelqu'un modifie les heures travaillées ou le taux de rémunération.
• Exigez un deuxième regard sur les rapports de paie : Tous les rapports de paie doivent être examinés et approuvés avant que les paiements ne soient effectués. Une procédure doit également être mise en place pour interrompre les paiements et émettre des corrections si des inexactitudes sont constatées.
• Sachez ce qu'il faut vérifier lors de l'examen des fiches de paie : Assurez-vous que votre entreprise ne paie pas des personnes ayant des noms très similaires et des adresses identiques. Méfiez-vous également des paiements effectués à des personnes qui vivent à la même adresse ou des paiements effectués sur le même compte bancaire pour différents employés.
• Mettez en place un système permettant d'identifier et de supprimer les employés licenciés : L'un des moyens d'empêcher les paiements à des employés fantômes, en particulier à des personnes qui ne travaillent plus pour votre entreprise, consiste à marquer les registres ou les dossiers après le départ d'un employé de l'entreprise. Un dossier marqué ne doit pas continuer à recevoir des paiements.
• Éliminez les paiements par chèque : La fraude salariale est plus facile à commettre lorsqu'il s'agit de chèques papier. Avec le dépôt direct, chaque paiement est envoyé sur un compte bancaire. Vous pouvez vérifier que les informations relatives au compte sont correctes et qu'elles appartiennent à l'employé concerné. Si nécessaire, vous pouvez annuler les paiements envoyés si vous soupçonnez une fraude.
• Établissez une politique de tolérance zéro : Vous pouvez décourager la fraude en établissant une politique de tolérance zéro. Informer les employés des règles et des conséquences possibles de la fraude salariale peut empêcher les gens de la commettre.

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