Comment payer les prestataires au Canada

Avec son économie forte, sa situation géographique favorable, ses conditions fiscales idéales et son accès à de nombreux marchés internationaux grâce à des traités commerciaux, le Canada est un endroit attrayant pour les entreprises qui souhaitent se développer à l'échelle mondiale. Toutefois, à mesure que votre entreprise constitue des équipes au Canada, vous devrez connaître la différence entre les employés et les prestataires indépendants et savoir comment les embaucher, les gérer et les rémunérer.

Il est essentiel de classer et de payer correctement vos prestataires indépendants. Définissons donc ce qui distingue les prestataires indépendants au Canada et explorons quelques options pour les payer.

La différence entre un employé et un prestataire au Canada

Au Canada, comme dans de nombreux autres pays, la différence entre un employé et un prestataire se résume à des différences essentielles en matière de travail et d'avantages sociaux. Au Québec, c'est le Code civil québécois qui détermine le statut du travailleur. Dans d'autres juridictions, l'Agence du revenu du Canada (ARC) examine les facteurs ci-dessous de manière globale.

1. Gestion de la paie et impôts

Lorsque vous embauchez des salariés au Canada, vous les payez généralement régulièrement et prélevez des charges sociales sur leurs bulletins de salaire. Ces taxes sont généralement affectées aux programmes de sécurité sociale, auxquels l'employeur et les employés contribuent tous deux.

D'autre part, lorsque vous embauchez des prestataires, ceux-ci soumettent généralement des factures pour paiement à la fin de leur travail. Lorsque vous les payez, vous ne prélevez pas de charges sociales sur leur bulletin de salaire et vous ne cotisez pas à une Caisse de sécurité sociale. Les prestataires sont responsables de leurs propres contributions à la sécurité sociale par le biais de leurs impôts, sans bénéficier des contributions de l'employeur.

2. Avantages

Au Canada, les **employés** reçoivent généralement une rémunération et des avantages spécifiques de la part de leur employeur. Ils bénéficient de vacances payées, de jours fériés payés et de congés supplémentaires tels que le congé maladie et le congé maternité. Au Canada, les salariés bénéficient généralement d'une assurance maladie dans leur province de résidence. Néanmoins, de nombreux employeurs choisissent d'offrir à leurs salariés des prestations supplémentaires pour compléter l'assurance maladie provinciale gratuite.

Les prestataires n'ont droit à aucun des avantages que les employés canadiens reçoivent habituellement de leur employeur. S'ils tombent malades et doivent prendre un congé, ce congé n'est pas rémunéré. Ils ne bénéficient pas de congés payés officiels, de retraite ou de prestations de santé de la part des entreprises.

Parce qu'ils doivent payer leurs propres charges sociales et ne bénéficient pas des avantages sociaux de l'employeur, les prestataires au Canada demandent et reçoivent souvent un salaire plus élevé que les employés. La rémunération plus élevée qu'ils peuvent obtenir contribue à compenser certains des inconvénients financiers du travail en tant que prestataire.

3. Préavis et indemnités de licenciement

Étant donné que le Canada ne connaît pas l'emploi de gré à gré, les salariés canadiens ont généralement droit à une période de préavis si l'entreprise souhaite mettre fin à leur contrat. Dans de nombreuses juridictions, ils ont également droit à une indemnité de licenciement.

Par ailleurs, au Canada, les prestataires ne bénéficient généralement pas d'une période de préavis ou d'une indemnité de licenciement, de sorte que les entreprises peuvent mettre fin à leurs relations avec les prestataires plus facilement qu'avec les employés. Les relations avec les prestataires sont également plus susceptibles d'être des accords à court terme qui se terminent naturellement.

4. Type de relation de travail

Une autre différence essentielle entre les prestataires et les employés au Canada est que les employés ont généralement un lien de subordination avec l'entreprise, ce qui n'est pas le cas des prestataires.

Les tribunaux canadiens et les autorités fiscales prennent souvent en compte de multiples facteurs pour déterminer le type de relation qui existe entre une entreprise et ses travailleurs :

1. Les intentions subjectives des parties : Ce critère évalue les projets initiaux des deux parties à la relation, y compris ce que stipule l'accord écrit ou le contrat.
2. Les faits objectifs concernant la relation : Ce critère consiste à évaluer la relation dans la pratique afin de déterminer si elle est conforme aux intentions déclarées des deux parties.
3. Le contrôle du travail : Ce facteur indique si les travailleurs disposent d'une certaine flexibilité dans l'exécution de leur travail, c'est-à-dire s'ils reçoivent des instructions de l'entreprise ou s'ils sont en mesure de travailler de manière autonome. Les travailleurs qui bénéficient d'une plus grande flexibilité et d'un meilleur contrôle sont plus susceptibles d'être des prestataires.
4. Propriété des outils : Les prestataires fournissent et utilisent leurs propres outils plus souvent que les employés. Les travailleurs qui utilisent des ressources fournies par l'entreprise sont plus susceptibles d'être dans une relation employeur-employé.
5. Les chances de profit : Ce facteur évalue la possibilité pour le travailleur de tirer un meilleur profit d'un travail de meilleure qualité. Les employés, qui reçoivent un salaire horaire fixe, ont généralement moins de chances de faire des bénéfices. Les prestataires peuvent souvent augmenter leurs profits en travaillant plus efficacement ou en ayant la réputation et l'expérience nécessaires pour facturer des honoraires plus élevés.
6. Risque de perte : Ce facteur évalue le risque que le travailleur perde de l'argent en effectuant le travail. Les employés qui reçoivent une rémunération prédéterminée courent généralement peu de risques de perte dans leur travail quotidien. D'autre part, les prestataires perdent de l'argent si les dépenses liées à l'exécution d'un travail sont supérieures à la rémunération qu'ils recevront pour ce travail.

En général, les employés travaillent directement pour une entreprise. Le travail leur est confié par l'entreprise et ils reçoivent une formation et une supervision de la part d'un supérieur.

D'autre part, les prestataires travaillent pour eux-mêmes. Ils ont généralement un portefeuille de clients, et votre entreprise est l'un de ces clients. Ils peuvent choisir le travail qu'ils souhaitent entreprendre, souvent en soumettant une estimation de la durée et du coût du travail.

Importance d'une classification correcte des prestataires et des employés au Canada

Il est essentiel de déterminer si les travailleurs que vous embauchez au Canada sont légalement des employés ou des prestataires. La classification erronée de vos employés en tant que prestataires au Canada a souvent de graves conséquences juridiques et financières pour une entreprise.

Si l'ARC enquête sur une entreprise et détermine qu'elle a illégalement classé ses employés en tant que prestataires, l'entreprise devra verser des réparations financières à ces employés et payer des arriérés d'impôts au gouvernement. Elle devra également verser à ses employés l'équivalent des congés payés et des avantages sociaux qu'ils n'ont pas pu obtenir du fait de leur classification erronée. Une entreprise basée dans un pays autre que le Canada peut également rendre ses travailleurs canadiens personnellement responsables d'une partie des impôts dus.

Heureusement, vous pouvez éviter ces pertes financières en faisant les recherches nécessaires pour classer correctement vos employés et vos prestataires. Vous pourrez ainsi leur offrir le salaire et les avantages qu'ils méritent.

Cependant, dans de nombreux cas, le travail que vous devez faire exécuter est véritablement un travail contractuel. Dans ce cas, vous devez connaître les principes de base de l'embauche et de la rémunération des prestataires afin de respecter la loi.

Comment embaucher des prestataires au Canada

L'embauche d'un prestataire indépendant au Canada relève souvent plus de l'art que de la science. Lorsque vous embauchez des prestataires au Canada, vous devez vous poser quelques questions :

• Allez-vous payer vos prestataires par l'intermédiaire de votre entreprise, en retenant la retenue des charges sociales conformément à la loi, ou seront-ils responsables de leurs propres impôts ?
• Vos prestataires bénéficieront-ils d'avantages de la part de votre entreprise, tels que des congés payés, des plans de retraite financés par l'employeur ou une assurance maladie complémentaire ?
• Vos prestataires recevront-ils leurs missions par l'intermédiaire de votre entreprise ou pourront-ils soumissionner pour leur travail ?
• Vos prestataires seront-ils gérés et dirigés par votre entreprise ou pourront-ils choisir où, quand et comment ils effectuent leur travail ?

Les réponses à ces questions vous aideront à déterminer si vous avez besoin d'un employé ou d'un prestataire.

Une fois que vous avez déterminé que vos prestataires sont vraiment des prestataires, vous devez les intégrer officiellement dans votre entreprise. Les meilleures pratiques en matière d'embauche de prestataires au Canada consistent à mettre en place un contrat écrit solide de prestataire indépendant afin de définir et de clarifier les conditions de la relation.

La loi ne l'exige pas, mais un tribunal ou une autorité telle que l'ARC peut examiner la relation à tout moment à la demande du prestataire ou de l'entreprise. Un contrat écrit solide est vivement conseillé - il délimite les attentes et les exigences et permet de s'assurer que les deux parties comprennent clairement leurs responsabilités.

Votre entreprise doit également tenir compte des conventions collectives qui s'appliquent à votre secteur d'activité. Au Canada, si une convention collective permet à un syndicat de contrôler les droits de négociation pour une catégorie particulière de travailleurs, le fait de confier le travail à des prestataires indépendants peut constituer une violation de la loi. Vous devrez vérifier les règles de toute convention collective concernée.

Où embaucher des prestataires au Canada

Maintenant que vous savez comment embaucher des prestataires au Canada, vous devez connaître les meilleurs endroits où trouver des candidats qualifiés.

Certaines entreprises se tournent vers des sites tels que LinkedIn ou Craigslist pour entrer en contact avec des prestataires qualifiés. Lorsqu'elles cherchent à trouver des prestataires au Canada, d'autres entreprises utilisent des annuaires en ligne ou des tableaux d'appels d'offres numériques adaptés à des secteurs tels que la construction. Ces annuaires contiennent des listes exhaustives de prestataires de services que les entreprises peuvent consulter pour déterminer les services qui répondent à leurs besoins.

Considérations fiscales pour le paiement des prestataires au Canada

L'embauche de prestataires au Canada implique des pratiques fiscales différentes de celles qui s'appliquent à l'embauche d'employés. N'oubliez pas que lorsque vous payez vos prestataires au Canada, vous n'avez généralement pas à retenir ou à payer les charges sociales comme vous le feriez pour vos employés.

Avec vos employés, vous prélèverez des impôts et vous paierez des cotisations à l'assurance-emploi (AE) et au Régime de pensions du Canada. Pour l'assurance emploi, le taux de cotisation de l'employeur est de CAD 2.212 par CAD 100 de rémunération assurable, soit 2.212 pour cent. Pour le Régime de pensions du Canada, le taux de cotisation pour les gains ouvrant droit à pension est de 11.4 pour cent, réparti entre l'employeur et l'employé.

Avec les prestataires indépendants, la procédure est plus simple : vous les payez sans effectuer de retenues d'impôts. Vos prestataires seront responsables du paiement de leurs impôts et de leurs cotisations de sécurité sociale s'ils choisissent d'adhérer à un programme non parrainé par l'employeur ou s'ils remplissent les conditions requises pour en bénéficier.

Paiements d'impôts sur le revenu

Lorsque vous embauchez des prestataires au Canada, vous devez également vous assurer qu'ils n'auront pas à payer deux séries d'impôts sur le revenu pour le même revenu.

Si votre pays d'origine est les États-Unis, sachez que la Convention fiscale entre le Canada et les États-Unis élimine la nécessité pour les prestataires canadiens de payer l'impôt sur le revenu de l'Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis en plus des impôts de l'ARC du Canada. Dans ce cas, les prestataires canadiens devront soumettre le formulaire IRS W-8 BEN à l'entreprise pour laquelle ils ont travaillé. Si votre pays d'origine n'est pas les États-Unis, vérifiez si des conventions fiscales similaires s'appliquent pour protéger les prestataires de la double fiscalité.

Les entreprises qui travaillent avec des prestataires doivent soumettre plusieurs formulaires fiscaux à leurs travailleurs et à l'ARC :

• T5018, en raison des sous-traitants de la construction
• T4 Un glissement, dû à des services de sous-traitance
• T4 Un résumé, dû à l'ARC
• T4 A-NR, en raison des prestataires transfrontaliers

Les nuances concernant les formulaires à envoyer et le moment où ils doivent l'être peuvent être délicates, c'est pourquoi vous pouvez faire appel aux services de fiscalistes ou d'autres experts pour vous assurer que vos pratiques sont correctes.

Comment payer les prestataires au Canada

Lorsque vient le moment de payer les prestataires au Canada, plusieurs options s'offrent à vous. Examinons les méthodes de paiement les plus courantes afin de déterminer celles qui conviennent le mieux au paiement des prestataires :

1. Services de paie : En général, vous n'utiliserez pas le service de paie de votre entreprise pour payer vos prestataires au Canada. Comme vous ne prélevez pas d'impôts sur les salaires de vos prestataires et que vous ne cotisez pas à des programmes de sécurité sociale pour eux, vos prestataires ne peuvent pas faire partie de votre masse salariale traditionnelle. Au lieu de cela, ils soumettront des factures pour paiement par l'intermédiaire de votre service des comptes créditeurs. Toutefois, certains services de paie tiers proposent des solutions qui permettent à votre entreprise de payer vos prestataires par l'intermédiaire de leurs plateformes. Si vous utilisez ces services, sachez qu'ils peuvent être relativement coûteux et qu'ils peuvent ne pas être efficaces pour toutes les transactions internationales.
2. Les banques : Votre entreprise peut choisir d'ouvrir un compte bancaire canadien et de l'utiliser pour déposer des fonds sur les comptes de vos prestataires, ou vous pouvez utiliser votre banque pour envoyer des paiements par l'intermédiaire d'un service mondial de virement électronique. Pour bénéficier de la première option, vous devrez peut-être enregistrer officiellement votre entreprise au Canada, ce qui peut s'avérer une procédure complexe et fastidieuse. Les formalités administratives et les délais souvent associés à la constitution et à l'enregistrement d'une société peuvent amener votre entreprise à préférer des options plus efficaces.
3. Mandats internationaux : Les mandats internationaux sont traditionnels et fiables, mais ils sont relativement lents par rapport aux autres options de paiement des prestataires au Canada. L'entreprise doit les acheter physiquement et les prestataires doivent les déposer physiquement, ce qui peut être plus gênant que les solutions numériques. Les frais et les taux de change défavorables peuvent également en faire des options coûteuses.
4. Portefeuilles numériques : Les portefeuilles numériques sont parfois des alternatives intéressantes aux mandats internationaux. En utilisant un portefeuille numérique, tel que PayPal, votre entreprise peut transférer de l'argent rapidement et facilement. Vos prestataires apprécieront de recevoir des paiements rapides, c'est donc une option idéale si vous voulez faire une impression positive sur vos prestataires grâce à votre rapidité d'exécution. PayPal et d'autres plateformes numériques font l'objet de restrictions dans certains pays, mais nombre d'entre elles devraient fonctionner au Canada, bien qu'elles puissent imposer des frais pour les transactions internationales.
5. Services de transfert d'argent : Dans certains cas, les services de transfert d'argent constituent une solution idéale pour payer vos prestataires au Canada. Ils offrent des options flexibles, une sécurité fiable et des limites de transfert élevées, ce qui vous permet d'envoyer des paiements importants et de vous assurer qu'ils parviennent à vos prestataires comme prévu. Les transferts s'effectuent rapidement, ce qui permet de gagner du temps et de garantir des paiements rapides. Cependant, les services de transfert d'argent imposent souvent des frais de transfert de devises élevés si vous payez vos prestataires dans une devise autre que le dollar canadien.
6. Les crypto-monnaies : Les crypto-monnaies sont légales au Canada. Toutefois, les autorités canadiennes ne le considèrent pas comme une monnaie légale et ne le soumettent pas aux lois et réglementations fiscales. Officiellement, les transactions en crypto-monnaies sont des transactions de troc. Les crypto-monnaies peuvent compliquer les finances de vos prestataires s'ils souhaitent déclarer tous leurs revenus comme des revenus imposables. Ils peuvent également ne pas être familiarisés avec le maniement des crypto-monnaies.

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