Prestataires et employés

L'embauche de prestataires internationaux plutôt que d'employés détermine vos responsabilités fiscales et vos obligations légales. Pour les entreprises internationales, la décision a également un impact sur la vitesse d'entrée sur le marché et la flexibilité du personnel. De nombreux éléments doivent être pris en compte pour choisir le type de travailleur qui convient à votre entreprise.

Quelle est la différence entre un prestataire indépendant et un employé ?

Les employés travaillent selon les règles de l'entreprise, suivent des horaires fixes et bénéficient d'avantages sociaux. Aux États-Unis, un salarié à temps plein travaille en moyenne au moins 40 heures par semaine. Les prestataires travaillent de manière indépendante, gèrent leurs propres calendriers et fournissent des services dans le cadre d'un contrat. Les principales différences entre les prestataires et les employés sont les suivantes

• Rôle et autonomie : Les employés travaillent sous la supervision et la direction de l'entreprise. L'employeur gère les heures de travail, les méthodes d'exécution du travail et leur travail est intégré dans les activités principales de l'entreprise. Les prestataires travaillent de manière indépendante, déterminant comment et quand effectuer le travail, et leur travail peut être distinct de l'activité principale de l'entreprise. Ils peuvent également travailler avec plusieurs clients simultanément. 

• Outils et équipements de travail : Les employeurs fournissent aux salariés les outils et équipements nécessaires à l'exécution de leur travail et remboursent les frais de travail. Les prestataires indépendants fournissent leur propre matériel et leurs propres outils et couvrent leurs frais. 

• Avantages : Les employés bénéficient d'avantages tels que les congés payés, l'assurance maladie et les plans de retraite. La plupart des prestataires indépendants ne bénéficient d'aucun avantage social fourni par l'entreprise. Ils sont responsables de leur propre assurance et de la planification de leur retraite.

• Statut juridique : Les employés sont couverts par le droit du travail local et bénéficient des droits et avantages prévus par cette législation. L'employeur gère les impôts sur les salaires, les cotisations sociales et les avantages sociaux prévus par la loi. Les entrepreneurs indépendants sont considérés comme des travailleurs indépendants et ne sont pas soumis aux lois sur l'emploi et le droit du travail. Ils sont responsables de leurs propres impôts, assurances et obligations de conformité.

Pourquoi embaucher un salarié plutôt qu'un prestataire ?

L'embauche d'un employé peut être plus avantageuse si vous avez besoin de stabilité et d'un engagement à long terme. Les employés soutiennent la continuité des activités et contribuent à la culture de l'entreprise. Donnez la priorité à l'embauche d'un employé pour :

• Rôles fondamentaux dans l'entreprise : Les postes qui ont un impact sur les opérations quotidiennes ou la qualité des produits bénéficient d'une supervision cohérente et d'un alignement des processus de l'entreprise.

• Accès aux données sensibles : Les employés suivent des protocoles de confidentialité et de sécurité plus stricts, ce qui réduit le risque de violation des données.

• Les postes en contact avec les clients : Ces personnes doivent instaurer la confiance et s'aligner sur les valeurs de l'entreprise.

• Industries réglementées : Dans les secteurs de la finance, de la santé et de la défense, les employés à temps plein aident à respecter les obligations de conformité spécifiques à l'industrie.

Les employés à long terme acquièrent une connaissance approfondie de vos produits, de vos processus et de vos relations avec les clients. Cette expertise renforce la résilience pendant les transitions ou les perturbations du marché. Les employés bénéficient également d'avantages en matière d'atténuation des risques et de conformité :

• Une classification claire : Les employés correspondent à des cadres juridiques définis dans la plupart des pays, ce qui réduit les risques d'erreur de classification des travailleurs.

• Respect de la réglementation : Les employeurs peuvent respecter les obligations légales en matière d'avantages sociaux, de temps de travail et de sécurité sur le lieu de travail.

Un contrôle plus strict de la production de travail : La législation du travail confère aux employeurs une plus grande autorité sur les méthodes de travail, la qualité et la formation des employés.

En savoir plus sur la transformation d'un prestataire en employé.

Pourquoi embaucher un prestataire indépendant plutôt qu'un employé temporaire ?

Les prestataires indépendants et les employés temporaires offrent des solutions de personnel à court terme. Un employé temporaire est embauché pour une période déterminée. Ils travaillent sous votre supervision et suivent les politiques de votre entreprise. Ils se distinguent des prestataires indépendants par les points suivants :

• L'autonomie : L'employé temporaire travaille sous la direction de l'employeur et suit les procédures établies.

• Statut de l'emploi : Les employés temporaires sont inscrits sur la liste de paie de votre entreprise.

• Avantages : Les employés temporaires peuvent avoir droit à des avantages sociaux prévus par la loi, en fonction de la législation locale et de la durée de l'emploi.

• Conformité : Les prestataires indépendants sont régis par les termes de leur contrat. Les employés temporaires sont couverts par les lois locales sur le travail et l'emploi.

• Structure des coûts : Alors que les prestataires indépendants sont payés par projet ou par prestation, les employés temporaires sont payés à l'heure ou au salaire. Vous pouvez leur devoir des prestations et des cotisations.

• Flexibilité : l' embauche d'un prestataire vous permet de pénétrer un nouveau marché mondial sans avoir à vous engager dans un emploi à temps plein.

Comment les pays définissent-ils les prestataires par rapport aux employés ?

Les définitions de prestataire et d'employé varient d'un pays à l'autre, mais de nombreuses lois se concentrent sur le degré d'indépendance et d'intégration de l'entreprise. La plupart des juridictions appliquent ces critères pour déterminer le statut :

• Test de contrôle : Qui dirige comment, quand et où le travail est effectué ?

• Test d'intégration : Le travailleur fait-il partie des activités commerciales ?

• Test de dépendance économique : Le travailleur tire-t-il l'essentiel de ses revenus d'un seul client ?

• Responsabilité en matière d'équipement et de dépenses : Qui fournit les outils et couvre les frais ?

Aux États-Unis, les deux principales agences fédérales, l'Internal Revenue Service (IRS) et le Department of Labor (DOL), utilisent actuellement des tests différents pour la classification des travailleurs, ce qui peut conduire à des résultats différents pour un même travailleur. L'IRS se réfère au statut d'emploi aux fins de l'impôt fédéral. Le test du DOL détermine le statut de l'emploi au regard du Fair Labor Standards Act (FLSA), qui régit le salaire minimum et les heures supplémentaires. En règle générale, vous devez d'abord examiner le test DOL. Aux États-Unis, l'IRS utilise un test en trois catégories - contrôle comportemental, contrôle financier et type de relation - pour définir les prestataires et les employés. Actuellement, le ministère américain du travail (DOL) applique un test de "réalité économique" qui prend en compte différents facteurs pour déterminer si un travailleur est indépendant ou dépendant de l'entreprise qui l'embauche.

Dans l'Union européenne (UE), la classification des travailleurs est axée sur le contrôle, l'intégration et la dépendance. Des pays comme l'Allemagne prévoient des pénalités sévères en cas de faux travail indépendant. Les définitions varient dans la région Asie-Pacifique. L'Australie donne la priorité aux conditions contractuelles, tandis que l'Inde et Singapour se concentrent sur la supervision et le respect de la législation. En Amérique latine, la plupart des pays, y compris le Brésil et le Mexique, considèrent que vous avez le statut de salarié, à moins que vous ne puissiez prouver clairement votre indépendance.

Avec G-P Contractor™, vous pouvez vérifier instantanément les contrats pour détecter toute erreur de classification et obtenir des conseils pratiques pour protéger votre entreprise contre des amendes coûteuses. G-P Contractor rassemble tous les prestataires et contrats en un seul endroit afin que vous puissiez gérer des cycles de paiement rapides et précis dans plus de 190pays et plus de 130 devises. 

Implications pour les entreprises

Un seul modèle de contrat ne répondra pas à toutes les normes juridiques si votre entreprise opère dans différents pays. Suivez ces bonnes pratiques pour que votre entreprise reste conforme :

• Effectuez des examens de classification spécifiques à la juridiction avant de procéder à l'embauche.

• Aligner les contrats sur les conditions de travail réelles.

• Conservez les preuves à l'appui des décisions de classification.

• Réexaminez périodiquement le statut du travailleur en fonction de l'évolution des rôles.

Considérations relatives au permis de travail pour les prestataires et les employés internationaux

Obtenir les bons permis de travail pour vos travailleurs internationaux permet à votre entreprise de fonctionner sans heurts. Sans l'autorisation de travail adéquate, vous risquez de subir des retards dans vos projets, d'encourir des amendes et de compromettre votre capacité à opérer sur des marchés clés.

Besoins en matière de visa et de permis de travail

Les salariés ont généralement besoin d'un visa de travail parrainé par l'employeur, lié à un rôle et à un lieu spécifiques. Ces permis peuvent être assortis de conditions strictes, telles que des contrats de travail et des preuves de qualifications. 

Les prestataires peuvent entrer dans certains pays avec un visa de visiteur d'affaires pour des activités de courte durée (comme assister à des réunions ou négocier des contrats). De nombreuses juridictions réglementent strictement ce qui constitue une activité autorisée pour les visiteurs de "business", et l'exécution de travaux réels peut nécessiter un permis spécifique au prestataire ou même une entité locale. La violation de ces règles peut entraîner des amendes, des expulsions ou des interdictions. Les règles varient d'un pays à l'autre et certains marchés, comme l'UE, exigent un enregistrement supplémentaire, même pour les séjours de courte durée. Il convient de noter que les prestataires n'ont pas besoin de visa de travail s'ils travaillent à distance depuis leur pays pour une entreprise internationale.

Risques de non-conformité

L'embauche de personnes sans l'autorisation requise peut entraîner des amendes, des arriérés d'impôts, des annulations de visa et des interdictions de voyager. Vous pouvez même vous voir imposer des restrictions sur les futurs parrainages de permis de travail. Dans les cas les plus graves, les cadres peuvent être tenus personnellement responsables. L'atteinte à la réputation peut affecter la confiance des clients et le moral du personnel.

Comment les solutions de portage salarial (EOR) rationalisent la mobilité internationale

Les solutions de Portage salarial (Employer of Record, EOR), telles que G-P portage salarial (EOR), gèrent la conformité, ce qui vous évite d'avoir à le faire. Un fournisseur de portage salarial (EOR) dispose d'une expertise dans le pays et réduit le risque d'erreur de classification des travailleurs. Les EOR s'occupent de la préparation des documents et adaptent les processus à la législation locale, ce qui permet à votre entreprise d'embaucher des talents rapidement et en toute légalité.

Les risques d'une mauvaise classification des prestataires internationaux et les moyens de les atténuer

Les entreprises qui classent mal leurs travailleurs s'exposent à des pénalités financières, à des poursuites judiciaires et à une atteinte à leur réputation. Au niveau international, la classification est encore plus complexe. 

Dans certains pays, comme la France, l'employé mal classé peut prétendre à des avantages sociaux. Si le travailleur mal classé possède un visa qui exige le statut d'employé, l'entreprise peut se voir interdire d'embaucher à l'avenir dans ce pays.

Les pénalités dépendent de la taille de votre entreprise, de la durée de l'erreur de classification et de son caractère intentionnel ou non.

Prenez les mesures suivantes pour réduire les risques :

1. Examinez la réglementation du travail qui s'applique à votre équipe.

2. Mener des audits réguliers. 

3. Veillez à ce que les contrats soient clairs et actualisés.

4. Consultez des experts juridiques et des Experts RH tout au long du processus. 

Avec G-P™, vous pouvez embaucher des employés et des prestataires internationaux rapidement et en toute conformité.

Paiement et considérations fiscales pour les prestataires indépendants et les employés

L'embauche d'employés au niveau international s'accompagne de diverses obligations fiscales. Par exemple, la plupart des pays exigent des employeurs qu'ils retiennent l'impôt sur le revenu sur les salaires des employés. 

La sécurité sociale est un autre élément à prendre en compte. Souvent, les employés qui travaillent à l'étranger contribuent au système du pays où ils vivent et travaillent, plutôt qu'à celui dont ils sont citoyens. Il est rare que les salariés cotisent à la sécurité sociale d'un pays dans lequel ils ne vivent pas et ne travaillent pas. Les accords de totalisation, tels que celui conclu entre les États-Unis et le Royaume-Uni, sont conçus pour éviter la double fiscalité de la sécurité sociale et aider à déterminer à quel système national un employé doit cotiser. 

Les entreprises peuvent également déclencher un établissement stable dans les pays où elles embauchent. Cela signifie que votre entreprise est considérée comme ayant une présence imposable dans le pays, même si vous n'y avez pas de succursale officielle.

De nombreuses entreprises embauchent des prestataires pour explorer de nouveaux marchés sans s'engager à les employer à plein temps. Si vous optez pour cette solution, veillez à classer vos travailleurs conformément au droit du travail local.

Embauchez des employés et des prestataires avec G-P

Alors que les prestataires offrent une certaine flexibilité, les employés favorisent la stabilité opérationnelle et l'alignement culturel. Avec G-P, vous pouvez embaucher ces deux types de travailleurs rapidement et en toute conformité. 

En tant que leader reconnu dans le domaine de l'emploi international, G-P aide les entreprises de toutes tailles à recruter, à intégrer et à gérer des équipes internationales dans plus de 180pays, quel que soit le statut de l'entité. Nos produits de portage salarial (EOR) et prestataire alimentés par l'IA sont soutenus par la plus grande équipe d'experts en ressources humaines, juridique et en conformité dans les pays, afin de rationaliser et de simplifier l'ensemble du cycle de vie de l'emploi à l'échelle mondiale. 

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