Les raisons pour lesquelles les employés quittent une entreprise sont nombreuses : ils partent à la retraite, trouvent un nouvel emploi ou quittent involontairement l'entreprise à la suite d'un licenciement ou d'une cessation d'activité. Quelles que soient ces raisons, les entreprises doivent se préparer à faire de la sortie une transition facile.

La sortie d'un salarié fait partie du parcours de l 'expérience de l'employé à distance et les entreprises doivent se préparer à l'avance au processus de gestion du départ. Il s'agit notamment d'investir des ressources pour que le processus se déroule sans heurts, car négliger le processus de gestion du départ peut nuire à l'image de marque de l'employeur longtemps après le départ de l'employé. En fait, selon une enquête menée par Fractl, un tiers des employés américains attendent un mois complet avant de laisser un avis sur leur entreprise.

La gestion du départ est aussi importante que l'intégration et constitue un élément clé du cycle de l'employé. Muryel Dias, Manager, RESSOURCES HUMAINES Operations South & Central America at Globalization Partners déclare : "La gestion du départ commence à la minute où vous intégrez un employé, et sans un processus de gestion du départ approprié, les entreprises peuvent détruire l'expérience globale de l'employé". Préparer le départ des employés peut être un défi lorsque vous travaillez dans un bureau, mais dans un environnement de travail à distance, la gestion du départ demande encore plus de temps et d'attention.

4 raisons pour lesquelles une gestion du départ efficace est essentielle pour votre entreprise

Il a été prouvé qu'un processus de gestion du départ détaillé et efficace permet une meilleure rétention talentdes s. Une gestion du départ structurée et bien pensée permet également aux équipes de RESSOURCES HUMAINES de faciliter le processus pour les employeurs et les employés.

La création d'un processus de gestion du départ est cruciale pour :

#1: Évitez les problèmes juridiques et financiers
La collecte et la signature de tous les documents nécessaires dans le cadre du processus de gestion du départ réduiront le risque de plaintes ou de poursuites de la part de l'employeur. Cela est particulièrement vrai pour les départs involontaires, tels que les licenciements, lorsque les employeurs doivent se conformer à des lois nationales spécifiques pour s'assurer de la légalité de leurs actions.

#2: Prévenir les violations de données
RESSOURCES HUMAINES Les équipes doivent s'assurer qu'il y a suffisamment de temps pour déconnecter les employés du système, désactiver leurs comptes et couper l'accès à toutes les plateformes et informations dont ils n'ont plus besoin. Si les employés ont accès aux données de l'entreprise après leur départ, cela peut conduire à la diffusion d'informations confidentielles qui mettent l'entreprise en péril.

#3: Améliorer la réputation de l'entreprise
En mettant fin à la relation employé-employeur de la meilleure façon possible, vous vous assurez que les employés quittent l'entreprise en se sentant respectés et appréciés pour le temps qu'ils y ont passé. L'opinion des employés a un impact sur la réputation de l'entreprise. En fait, les avis sont importants pour 95 pour cent des demandeurs d'emploi, ce qui signifie que les avis négatifs sur une entreprise peuvent influencer la décision des candidats potentiels de postuler ou non à un poste.

#4: Obtenez un retour d'information utile
Les employés qui quittent volontairement l'entreprise sont une source incroyable de retour d'information. Le fait d'entendre les raisons de leur départ ou simplement leur opinion honnête aidera l'entreprise à s'améliorer à l'avenir.

Selon Snapsurveys, « Les entreprises les plus performantes ne sont pas seulement douées pour accepter les retours, mais elles en demandent aussi délibérément. Et ils savent que les retours ne sont utiles que lorsqu’ils mettent en lumière à la fois les faiblesses et les forces. »

Gestion du départ en milieu de travail à distance

Le télétravail présente de nombreux avantages, mais il peut tout de même présenter certains inconvénients. Sans la possibilité d’interactions en face à face, les barrières à la connexion et à la communication peuvent devenir un énorme défi en matière de gestion du départ à distance.

"L'absence de proximité physique rend particulièrement importante la mise en œuvre d'un processus de gestion du départ réfléchi, dans lequel une communication claire est essentielle pour instaurer la confiance et éviter les malentendus au moment du départ des employés", explique Camila Torres, spécialiste des RH à l'adresse Globalization Partners.

L'objectif de la définition du processus de gestion du départ est de créer une transition en douceur pour l'employé et de protéger l'entreprise contre les violations de données et les risques de sécurité.

Les facteurs qui définissent le processus de gestion du départ

Deux facteurs déterminent les étapes de la gestion du départ : le motif du départ et le poste de l'employé.

Motif du départ

En fonction de la raison du départ, certaines étapes du processus peuvent être plus importantes que d'autres. C'est pourquoi le processus de gestion du départ doit être adapté aux conditions de chaque cas. Il y a quatre raisons principales au départ :

1. démission
Il est important que les équipes RESSOURCES HUMAINES définissent un processus permettant de prévenir les départs inattendus et de disposer de suffisamment de temps pour pourvoir le poste vacant. Les employés doivent recevoir des directives qui établissent les conditions nécessaires à une sortie aisée. Ces lignes directrices pourraient imposer une période de préavis minimale, des notes de transfert, des rapports et l'accès aux données.

2. Retraite
Les équipes de RESSOURCES HUMAINES doivent planifier à l'avance la retraite des employés. Ils doivent veiller au respect des régimes de pension et déterminer le paiement final aux employés. L'une des meilleures pratiques pour garantir un départ agréable consiste à organiser une fête d'adieu digne de ce nom pour les employés qui partent à la retraite et à leur offrir une reconnaissance sous la forme d'une récompense ou d'un cadeau, en particulier s'ils ont travaillé longtemps pour l'entreprise.

3. Licenciement
Licencier des employés est difficile, mais parfois inévitable. Dans ce cas, il est préférable de traiter l'employé avec respect et empathie et de lui expliquer clairement les raisons de son licenciement.

4. Licenciement
La cessation d'activité est l'une des tâches les plus difficiles de RESSOURCES HUMAINES. Dans ce cas, le processus de gestion du départ doit être minutieusement planifié. Pour éviter tout problème, l'employé doit recevoir une notification écrite indiquant les faits qui motivent le licenciement et les articles de loi sur lesquels l'entreprise s'appuie pour prendre cette décision.

Gardez à l'esprit que les éléments essentiels de la conformité, tels que les documents requis et la période d'essai, varient d'un pays à l'autre. Permettre aux employés de dire au revoir à leurs collègues, répondre à leurs dernières demandes et montrer une image d'unité de l'entreprise tout au long du processus sont quelques-unes des clés d'un licenciement sans heurts.

Selon Dias et Torres, quelle que soit la raison du départ, il est essentiel que les employés se sentent à l'aise. Les RESSOURCES HUMAINES ne doivent jamais oublier qu'elles ont affaire à des êtres humains ; l'empathie, la communication et la solidarité sont donc fondamentales, surtout lorsqu'il s'agit d'un processus de gestion du départ à distance.

Il est également essentiel de veiller à ce que les employés reçoivent tous les paiements et indemnités de licenciement auxquels ils ont droit. Les employeurs doivent être conscients que les lois et réglementations locales concernant les indemnités de départ et les paiements en cas de licenciement varient d'un pays ou d'une région à l'autre.

Type de poste
Les étapes de la gestion du départ varient également en fonction du poste occupé par l'employé. Par exemple, le licenciement d'un employé de la comptabilité peut nécessiter une vérification de son dossier financier avant son départ, tandis que des contrôles de sécurité peuvent être nécessaires pour les membres du service informatique afin d'éviter qu'ils n'emportent avec eux des données sensibles.

Comment créer un processus de gestion du départ à distance efficace
Les équipes de RESSOURCES HUMAINES doivent créer un processus de gestion du départ personnalisé en fonction des besoins spécifiques de leur entreprise. La procédure dépendra fortement du type de départ, notamment si le départ est volontaire ou involontaire, ainsi que de facteurs de base comme la taille de l'entreprise.

Dans un environnement de travail à distance, le processus de gestion du départ exige des entreprises qu'elles mènent des communications de base dans un cadre virtuel, ce qui nécessitera probablement de nouvelles étapes et des réflexions approfondies. Voici quelques conseils pour vous assurer que le processus de gestion à distance du départ se déroule en toute légalité et avec succès.

1. Élaborer un plan de communication
Le processus de gestion du départ commence dès que l'équipe de RESSOURCES HUMAINES est informée d'un départ, qu'il s'agisse d'un licenciement ou d'une démission. Il est particulièrement important d'élaborer un plan de communication à distance qui précise comment le reste de l'équipe sera informé. Établissez un canal de communication commun et planifiez à l'avance les réunions et les appels vidéo. Selon Edwina Tan, directrice des opérations mondiales APAC chez Globalization Partners, il est essentiel de prêter attention au ton utilisé dans les courriels et les conversations avec les employés.

Le plan doit également prendre en compte les clients de l'employé et la manière de les informer correctement. Ce plan de communication doit contenir des informations claires sur le départ afin d'éviter tout malentendu.

2. Préparez la paperasserie
La paperasserie pour la gestion du départ d'un employé à distance n'est pas différente de la procédure pour les départs en personne, sauf qu'elle doit être effectuée numériquement. Les équipes de RESSOURCES HUMAINES doivent rassembler toute la documentation nécessaire pour s'assurer que tout est en ordre et conduit légalement. Il est nécessaire d'examiner les contrats et les accords de non-divulgation pour clarifier les conditions de départ et répondre à toutes les questions. Les RESSOURCES HUMAINES doivent également préparer les documents relatifs aux packages salariaux de la Masse, aux avantages sociaux, aux remboursements et aux impôts. Tous ces documents peuvent être partagés grâce à des systèmes de gestion des documents et de signature numérique afin de garantir la fluidité et la sécurité du processus.

3. Planifier le processus de transition
L'étape la plus importante à ce stade du processus est de créer un plan pour assurer une transition harmonieuse du travail et des responsabilités suite au départ de l'employé à distance. Ce plan devrait prévoir des points de contrôle réguliers en ligne pour examiner l'état d'avancement des projets, réaffecter les tâches déjà commencées par l'employé et mettre en place les bases nécessaires pour que le nouvel employé puisse assumer les fonctions requises. RESSOURCES HUMAINES doit clairement indiquer aux équipes concernées à quoi ressemblera cette transition et où le travail de l'employé sera finalement effectué.

4. Programmer des sessions de transfert de connaissances en ligne
Ceci est l'un des éléments essentiels d'une gestion à distance efficace du départ pour les départs volontaires. Lors des séances de transfert de connaissances en ligne, les employés qui quittent l'entreprise partagent des informations avec leurs collègues ou leurs subordonnés directs, et avec le candidat à l'embauche, si possible. Ces informations doivent inclure un registre des responsabilités et des tâches, l’état des projets, ainsi que l’accès aux informations, logiciels et documents.

5. Récupérer les actifs de l'entreprise
Si l'entreprise a fourni du matériel et des actifs aux employés pendant leur ancienneté, il est important que ceux-ci soient renvoyés à l'employeur avant le départ. Les équipes RESSOURCES HUMAINES doivent établir une liste de contrôle numérique et prendre les dispositions nécessaires pour collecter ces actifs dans les derniers jours précédant le départ de l'employé. Cette liste de contrôle peut inclure des éléments tels que des ordinateurs, des téléphones portables, des clés, des badges d'identification et des cartes de crédit d'entreprise, et elle doit être envoyée à l'employé partant accompagnée d'une lettre numérique de restitution des biens de l'entreprise.

6. Supprimer des comptes d'utilisateurs
Le travail à distance exige le partage d'informations en ligne. Par conséquent, les employés ont accès à des outils internes tels que des comptes de messagerie, des lecteurs, des bases de données et des sources d'informations sensibles. Le déprovisionnement à distance de l'accès des employés à ces informations et la récupération de tous les actifs numériques, y compris les mots de passe et les codes clés, contribuent à prévenir les failles de sécurité. Quelle que soit la qualité de la relation entre l'employeur et l'employé, les employés qui quittent l'entreprise ne doivent avoir accès à aucune information une fois qu'ils ne font plus partie de l'équipe.

7. Réalisez un entretien de sortie virtuel
Bien qu'ils ne s'appliquent qu'aux départs volontaires, les entretiens de départ virtuels sont essentiels pour garantir une gestion du départ efficace. L'objectif de ces entretiens est d'obtenir un retour d'information précieux sur l'expérience de l'employé au sein de l'entreprise. Ce sera la dernière occasion de laisser aux employés une impression positive avant leur départ. C'est aussi un excellent moyen de recueillir des informations qui aideront le département RESSOURCES HUMAINES à prendre de meilleures décisions à l'avenir. Profitez de l'occasion pour vous faire une idée du rôle, de leur point de vue sur le travail à distance et de leur expérience globale.

La mise en place d'un processus efficace de gestion à distance du départ est aussi bénéfique pour les entreprises que pour les employés. Cependant, il peut être difficile de s'y retrouver dans les complexités liées au départ d'un employé, en particulier lorsqu'il n'est pas possible de communiquer en personne.

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