Qu'est-ce que le co-emploi ?

Principaux enseignements

• Définition : On parle de coemploi lorsque deux entreprises partagent les responsabilités de l'employeur. L'accord est généralement conclu entre une entreprise cliente et une entreprise d'externalisation des ressources humaines.

• Avantages : Travailler avec un co-employeur peut simplifier l'administration des RESSOURCES HUMAINES, de la paie, de la conformité et des avantages sociaux.

• Limites : Les PEO sont centrés sur les États-Unis et ne sont pas extensibles à l'échelle mondiale. L'entreprise cliente reste responsable des erreurs de conformité.

• Co-emploi vs employeur officiel (portage salarial (EOR)) : Un portage salarial (EOR) est une alternative mondiale au co-emploi qui offre une meilleure protection contre les risques de non-conformité.

On parle de coemploi lorsque deux entreprises partagent les responsabilités en matière d'emploi. L'une des parties gère les tâches quotidiennes de l'employé, tandis que l'autre s'occupe des questions administratives telles que les salaires et la conformité. 

Il s'agit d'une solution intéressante pour les entreprises qui cherchent à simplifier l'emploi et à réduire leurs coûts administratifs. Mais le co-emploi comporte aussi des risques. La responsabilité de la conformité est partagée, et les erreurs peuvent avoir des conséquences juridiques pour les deux coemployeurs. 

Ce guide explique comment fonctionne le coemploi et comment il se compare à d'autres solutions comme le portage salarial.

Que signifie le co-emploi ?

Le coemploi est une relation contractuelle dans laquelle deux entreprises partagent les responsabilités liées à l'emploi d'un salarié. En général, la relation se fait entre un client et une entreprise d'externalisation des ressources humaines. L'entreprise d'externalisation des ressources humaines s'occupe des tâches administratives tandis que le client gère le quotidien de l'employé. L'employé relève de l'entreprise cliente et non de l'entreprise d'externalisation des ressources humaines.

Un co-contrat de travail répartit clairement les responsabilités entre l'entreprise cliente et l'entreprise d'externalisation des ressources humaines. Les responsabilités de l'entreprise cliente comprennent l'attribution des projets, la gestion des flux de travail et la supervision des performances. Il contrôle l'embauche, supervise les tâches quotidiennes des employés et guide le développement professionnel de l'équipe, de l'intégration à la gestion du départ.

L'entreprise d'externalisation des ressources humaines gère la logistique administrative. Cela inclut la paie, les avantages sociaux, l’assurance et les impôts sur l’emploi. Les PEO gèrent également les demandes d'indemnisation des travailleurs (masse salariale et chômage).

Bien que l'entreprise d'externalisation des ressources humaines assume de nombreuses responsabilités en matière de conformité, l'entreprise cliente a des obligations légales, notamment :

• Respecter la réglementation du travail en matière d'embauche, de promotion, de licenciement et de gestion des performances.

• Maintenir un environnement de travail sûr et sain

• Adopter des pratiques d’emploi équitables qui respectent les lois locales et préviennent la discrimination et le harcèlement

• Suivi du temps de travail et fixation des salaires

• Mise en œuvre des politiques internes de RESSOURCES HUMAINES 

Étant donné que les co-employeurs partagent la responsabilité de l'employé, ils partagent également la responsabilité. Une entreprise d'externalisation des ressources humaines réputée peut réduire les risques pour les clients, mais la protection juridique est limitée. 

Quels sont les avantages du co-emploi ?

Le coemploi présente plusieurs avantages : 

• Une administration simplifiée : Le coemploi simplifie les RESSOURCES HUMAINES pour l'entreprise cliente et lui permet de se concentrer sur ses activités commerciales principales. 

• Avantages concurrentiels : Une entreprise d'externalisation des ressources humaines peut également donner accès à de meilleurs avantages sociaux, notamment l'assurance maladie, la masse salariale des travailleurs et les régimes de retraite, en mettant en commun ses clients pour accéder à des régimes d'avantages sociaux collectifs.

• Paie complète : L'entreprise d'externalisation des ressources humaines s'occupe de tous les aspects de la paie. Cela garantit une précision et un traitement ponctuel.

• Conseils en matière de conformité : Les PEO disposent d'une expertise en matière de législation et de réglementation du travail. Cela peut réduire le risque d'infractions et de pénalités.

• Contrôle opérationnel : L'entreprise cliente conserve un contrôle direct sur les membres de l'équipe. Ils gèrent les activités quotidiennes des employés et l'orientation stratégique de l'équipe. 

• Réduction des responsabilités : Avec un emploi partagé et une répartition claire des obligations, une entreprise d'externalisation des ressources humaines peut réduire la responsabilité du client dans certains domaines, comme la conformité fiscale sur la paie.

Soutien à la gestion des talents : Certains PEO aident à l'intégration, à la formation et à la gestion des performances.

Quels sont les risques du coemploi ?

Une limitation du co-emploi est que les PEO traditionnels opèrent dans un même pays — le plus souvent aux États-Unis. Ce n'est donc pas une solution applicable à grande échelle pour l'emploi mondial. Le modèle comporte également des risques importants : 

1. Si votre entreprise commet une erreur de conformité dans un domaine dont vous êtes responsable, la relation de coemploi ne vous protège pas. Un contrat écrit permet de clarifier les responsabilités et d'atténuer les risques, mais il n'élimine pas la responsabilité. Les tribunaux examineront l'aménagement de travail réel pour déterminer la responsabilité de l'employeur.

2. Une erreur de classification ou de traitement des charges sociales d'une entreprise d'externalisation des ressources humaines peut entraîner des pénalités partagées, notamment des arriérés d'impôts, des amendes et des frais juridiques. 

3. Si vous entrez dans une relation de co-emploi, vous devez aligner vos processus internes de RESSOURCES HUMAINES et de comptabilité avec les opérations de l'entreprise d'externalisation des ressources humaines. Tout désalignement ou chevauchement des responsabilités peut avoir des conséquences pour les deux parties. Par exemple, l'entreprise d'externalisation des ressources humaines et le client partagent la responsabilité de la prévention de la discrimination à l'encontre des membres de l'équipe.

Les entreprises des secteurs très réglementés et celles qui souhaitent embaucher dans plusieurs pays disposent d'une option plus sûre : le portage salarial (EOR).

Qu'est-ce qui n'est pas du co-emploi ?

Comparons le modèle de co-emploi à d’autres arrangements pour voir en quoi ils diffèrent. 

1. Co-emploi ou location d'emploi

Le coemploi et la location d'emploi impliquent tous deux le partage des responsabilités en matière d'emploi. Les différences techniques relèvent de la législation locale. Aux États-Unis, certains États, comme le New Jersey, considèrent le coemploi et la location d'emploi comme une seule et même chose. Au Canada, la location d'emploi est un type de service de co-emploi.

Dans les deux cas, il peut s'agir de travailler avec des PEO. Les entreprises peuvent faire appel à des PEO pour les tâches administratives liées aux congés, telles que la gestion des salaires, des impôts et de l'assurance Masse salariale. Nombreux sont ceux qui confondent location d'emploi et recrutement temporaire. Toutefois, la location d'emploi implique une relation permanente avec l'employé. Les travailleurs temporaires ne couvrent que des situations particulières.

2. Co-emploi vs. agences de recrutement

Les PEO ne sont pas des recruteurs talent ni des agences de recrutement. Ils ne recrutent pas de membres d'équipe pour les clients et ne prennent pas de décisions concernant les personnes à embaucher. Une entreprise d'externalisation des ressources humaines intervient après l'embauche d'un candidat par l'entreprise cliente et l'assiste dans les processus d'intégration, comme la mise en place de la paie et des avantages sociaux du nouvel employé. 

3. Co-emploi vs. co-emploi

Bien que les deux termes impliquent un partage des responsabilités, le coemploi et l'emploi conjoint sont différents. Le co-emploi signifie que seule l'entreprise cliente dirige le travail du membre de l'équipe, tandis que l'entreprise d'externalisation des ressources humaines s'occupe des fonctions administratives. Dans le cas d'un emploi conjoint, les deux entités partagent le contrôle direct et permanent de la charge de travail, des horaires et des activités quotidiennes. Cela signifie que l'employé travaille pour les deux entreprises et leur rend compte.

Un accord est considéré comme un emploi conjoint plutôt que comme un coemploi si les deux parties.. :

• Effectuer la supervision des employés.

• Suivre les performances des employés.

• Négocier la masse salariale et les salaires des travailleurs.

• Avoir le pouvoir de discipliner et de licencier les employés.

Les employeurs conjoints partagent la responsabilité des violations de lois telles que le Fair Labor Standards Act (FLSA) et le Family and Medical Leave Act (FMLA) aux États-Unis. Par exemple, si un employé non exonéré travaille au-delà de son nombre d'heures hebdomadaires normales, les deux employeurs sont responsables du paiement des heures supplémentaires. 

L'emploi conjoint peut être déclenché accidentellement si votre entreprise et une autre entreprise, telle qu'un vendeur, exercent toutes deux un contrôle important sur les conditions de travail ou la gestion d'un employé, même en l'absence d'accord écrit.

4. Co-emploi vs. portage salarial (EOR)

Les entreprises considèrent souvent les PEO et les EOR comme des solutions concurrentes. Elles rationalisent toutes deux les fonctions de RESSOURCES HUMAINES, mais ces solutions ont des structures, des champs d'application et des atouts différents. Ce tableau présente les principales différences.

Comment les PEO et les EOR réduisent-ils les risques liés à l'emploi ?

Les PEO et les EOR atténuent les risques liés à l'emploi. Ils simplifient l'intégration, s'occupent de la conformité et offrent des conseils dans leurs domaines d'expertise. Dans les deux cas, les responsabilités sont clairement réparties afin d'éviter toute confusion et d'atténuer la responsabilité.

Les PEO sont des partenaires experts en matière d'emploi qui répondent aux besoins de recrutement des États-Unis. Ils réduisent la probabilité de non-conformité en gérant la logistique des RESSOURCES HUMAINES. Les PEO gèrent les exigences réglementaires nationales relatives aux salaires et aux impôts des employés. Il s'agit notamment de gérer la masse salariale et les avantages collectifs des travailleurs. 

En tant qu'unique employeur légal, le portage salarial (EOR) offre une atténuation des risques plus complète que l'entreprise d'externalisation des ressources humaines. Il offre également un grand nombre des mêmes avantages, mais les étend au-delà des frontières. 

Le partenariat avec une société de portage salarial (EOR) vous évite d'avoir à créer vos propres entités locales. Vous gardez le contrôle sur le travail quotidien, le développement professionnel et la stratégie. Et le portage salarial (EOR) gère l'administration de RESSOURCES HUMAINES et le respect du droit du travail local. Un portage salarial (EOR) peut vous aider à offrir des avantages compétitifs et conformes partout dans le monde pour attirer les meilleurs talent.

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