שיתוף פעולה הוא אתגר עבור ארגונים רבים. זו הסיבה שרוב השיטות האג'יליות שהוצגו בשנים 20 נועדו לשבור מחיצות ולשפר את שיתוף הפעולה בין צוותים, מחלקות, פונקציות ואפילו מוצרים.

ב- G-P, אנחנו חברה עם עבודה מרחוק. מהנדסים, מעצבים ומנהלי מוצר ממוקמים ברחבי אמריקה, אירופה ואסיה. המיקוד שלנו: ליצור מערכות יחסים, לפנות זמן לשיחות, להשיג יישור קו וטיפוח קשר כאשר חברי הצוות עשויים להיות מופרדים על ידי אוקיינוסים או באזורי זמן שונים לחלוטין. עבודה מרחוק שינתה את כללי המשחק. ותמיד יש אפשרות לפגוש את חברי הצוות באופן אישי.

טוב יותר ביחד

אנו מרבים לאסוף צוותים לאירועים פנים אל פנים. המטרה היא בדרך כלל תכנון, ואנחנו גם מצליחים להסתנן זמן כדי להתרועע ולהתחבר. ב- 2024, שמנו לב שפעילות התכנון הפריעה לשיחות שלנו. הלקח: קשר חשוב לא פחות מתכנון אסטרטגי.

ניסויים - האקתון אנשים

אנחנו אוהבים ניסויים. למרות שאין תהליך רשמי, אנו משתמשים במודל OODA (Observe, Orient, Decise, Act). לולאות OODA תמיד פעילות בזמן שהצוותים שלנו עובדים, כי שום דבר לא נשאר קבוע בטכנולוגיה.

ב- 2025, יצאנו לדרך להשפיע באופן משמעותי על ידי איחוד אנשים באמצעות טכנולוגיית חלל פתוח (OST).

הצגת OST

OST הוא פורמט של פגישה ללא ועידה או פגישה בהנחיית משתתפים שאני משתמש בו במשך 10 השנים האחרונות. אנו משתתפים לעתים קרובות בכנסים ומגלים שהחוויות הזכורות ביותר אינן ההרצאות עצמן, אלא השיחות הנלהבות עם משתתפים אחרים במהלך הפסקות הקפה. 

OST נועד לשכפל הפסקות קפה לא פורמליות בכנסים. קצת ארגון וכמה כללים פשוטים מאפשרים לקבוצות גדולות להתארגן באופן עצמאי ולכל משתתף לתרום.

הכללים של OST

OST צריך כמה גבולות כדי לעבוד. ישנם חמישה עקרונות וחוק אחד בלבד. העקרונות הם:

  • מי שיגיע הם האנשים הנכונים. עבדו עם כל מי שמגיע לפגישה שלכם, בין אם מדובר בחמישה אנשים או 50. אכפת להם והם יהיו מעורבים.

  • מתי שזה מתחיל זה הזמן הנכון. ליצירתיות לא אכפת מהשעון. תנו לקבוצה זמן להתאקלם.

  • איפה שאתה נמצא זה המקום הנכון. ייתכן שתכננת להשתתף בפגישה, אבל אתה כבר שקוע בשיחה מעניינת. הישאר איפה שאתה.

  • כשזה נגמר, זה נגמר. אם השיחה או הפגישה הגיעו לסיומה הטבעי לפני המתוכנן, הודו לקבוצה וסיימו אותה.

  • מה שלא יקרה, זה הדבר היחיד שיכול היה לקרות. תסמכו על התהליך ותראו לאן הדברים מתקדמים. תנצלו את מה שקרה עד תום ותקבלו את העובדה שלא תמיד דברים הולכים לפי התוכנית. 

חוק שתי הרגליים הוא פשוט: אם אתם מרגישים שאתם לא לומדים או תורמים כלום, השתמשו בשתי רגליכם כדי ללכת למקום אחר.

חוק שתי הרגליים נותן לכל אחד את הסוכנות לעשות שינוי. במהלך יום העבודה, אנחנו יושבים בפגישות משעממות ומרגישים שאין לנו ברירה - לא במופע אוסט.

יושבים במעגל

הפורמט של מוזיקה אולטימטיבית תמיד כיף. אנחנו מתחילים ומסיימים את היום במעגל. זה נשמע נורמלי, עד שאתה מבין שחיבור של 180 אנשים למעגל הוא סוג אחר של פגישה. השאלה הראשונה היא תמיד: "איפה המסך?" אין אחד כזה. ואחריו, "תוכל לשלוח לי את סדר היום?" גם אין אחד מאלה.

מעגל הפתיחה מכין את היום. וסגירת המעגל נותנת לנו זמן להרהר. את רוב היום מבלים בישיבות - בדרך כלל קהל של אנשים סביב לוח לבן שדנים בנימוס בנושא. משך כל מפגש הוא 30 דקות, וישנם מסלולים מקבילים הפועלים בין 3 ל- 5 . יש שפע של מבחר. הנושאים הם לעתים קרובות שאלות, כמו, "איך אנחנו בודקים סוכני בינה מלאכותית?"

האווירה

מנקודת מבטו של מנהיג, יש סיכון. אתה מוציא את כולם מהאתר ליום אחד, אתה מוציא הרבה כסף על התהליך, ואתה רוצה תשואה על ההשקעה שלך. זה מובן. עבור המשתתפים, ייתכן שיש את הרעיון שיש אג'נדה נסתרת, ואנחנו מעמידים פנים שהיא ספונטנית.  אנחנו לא מעמידים פנים. כמובן, הכנה מדוקדקת נחוצה כדי להבטיח תחושת ספונטניות. 

כשמישהו אומר, "אין סדר יום, זה יהיה בסדר," צוות ניהול מתעצבן. זה מובן.

האנרגיה של כל OST זהה. סקרנות, עצבנות בגלל היעדר מסכים, התרגשות משבירת הקרח, עניין אמיתי בנושאים המועלים, ציפייה להצטרפות לדיון, והפתעה בסוף היום כשהכל עובד. הרהורים מעמיקים יעלו לאחר מכן - הוכחה ש-OST היא חוויה טרנספורמטיבית.

המפתח הוא למידה ואותנטיות. למידה דורשת מרחב בטוח לחקירה. אנשים צריכים לשאול שאלות. והם צריכים מרחב לחלוק רעיונות מטורפים ולפגוש אחד את השני.

בהרבה פגישות עבודה, יש פוליטיקה ולחץ להסכים. שאלות מציקות זוכות לתשובות לא מדויקות כמו "בואו נשים את זה בחניון". אולי שטח פתוח הוא מגרש החניה. והחניון חשוב בדיוק כמו הבניין הראשי (הנושאים לדיון). אתה צריך את שניהם.

תחושת ביטחון

מרחבים פתוחים עובדים משום שהם יוצרים סביבה של ביטחון פסיכולוגי. זה נשמע קל, אבל זה לא. חשוב ליישם את הרעיונות המוצעים במרחב הפתוח. שיחה בלי מעשים לא עוזרת לאף אחד. 

חשיבות המעקב

השנה נקטנו בגישה שונה. קיימנו מעל 30 מפגשים במרחב הפתוח, ורושם או כותב ליווה כל מפגש. הם כתבו נקודות מעניינות על עמוד A3 במהלך הישיבה. בדרך כלל אנחנו יוצרים קיר מצב רוח בסוף היום כדי להרהר במחשבות שלנו. הפעם, צילמנו כ- 60 תמונות של פתקים, הזנו אותם לתוך Gemini, והמרנו אותם ל-Markdown. לאחר מכן מיזגנו והעלינו אותו ל-NotebookLM. כפי שאתם יכולים לתאר לעצמכם, הוא קלט רגשות, נקודות מבט, נושאים, פעולות ותובנות תוך דקות ספורות.

תבזבזו את הזמן בחוכמה

לניהול מרחוק יש יתרונות רבים, אך קשה לנהל סדנה גדולה בשיחת וידאו. לא בלתי אפשרי, אבל קשה. גילינו שזמן משותף פנים אל פנים יוצר התרגשות, ביטחון, קשרים ותוכניות שלא היו מתקיימות בשיחת וידאו.

לפני עשר שנים, היה לוקח שבוע לסנתז את כל הממצאים מאירוע בחלל פתוח. בימים אלה, זה לוקח כמה שעות. איך זה יהיה בעתיד? דבר אחד בטוח: האנרגיה והחיוניות של תוכנית טלוויזיה אולטרה סאונד - בשילוב עם הכוח של חיבור אנשים - ימשיכו להיות בעלי ערך.